高校財務(wù)管理困境——基于內(nèi)部控制的思考

陳燕妮

隨著教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校各項經(jīng)濟活動日漸復(fù)雜，近年來違法違紀(jì)案例頻發(fā)。因此，在高等教育普遍取得顯著成效后，越來越多的高校管理者和學(xué)者就如何提高高校財務(wù)管理能力提出了更高的要求，其中不乏將高校財務(wù)管理與內(nèi)部控制緊密結(jié)合的舉措，但仍然沒能獲得突破性進展。本文在分析當(dāng)前高校財務(wù)管理部門同時承擔(dān)財務(wù)管理與內(nèi)部控制建設(shè)工作雙重任務(wù)及存在困境的同時，力求厘清兩者關(guān)系并在高校財務(wù)管理工作與內(nèi)部控制活動之間尋找共通點和融合點，利用制度化、智能化、信息化手段搭建起銜接二者的橋梁，為建設(shè)高校綠色財務(wù)環(huán)境提出實施策略。

一、引言

習(xí)近平總書記指出：“高等教育是一個國家發(fā)展水平和發(fā)展?jié)摿Φ闹匾獦?biāo)志”。近年來，高校發(fā)展逐漸從外延擴張、快速發(fā)展轉(zhuǎn)向內(nèi)涵建設(shè)和戰(zhàn)略發(fā)展，在國家重點增加對高等教育的經(jīng)費投入后，對高校教育經(jīng)費使用狀況的監(jiān)管力度相應(yīng)日益加大。然而，在高校深入貫徹落實各項財務(wù)制度和會計制度之時，各方面利益矛盾的出現(xiàn)加劇了高校財務(wù)環(huán)境的嚴(yán)峻性，思考和探討高校財務(wù)管理思路和內(nèi)部控制建設(shè)顯得尤為重要。

二、當(dāng)下高校財務(wù)管理工作存在的困境

（一）高校財務(wù)管理與內(nèi)部控制職責(zé)范圍的差異

高校財務(wù)管理主要涉及預(yù)算管理、收支管理、結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余管理、專用基金管理、資產(chǎn)管理、負(fù)債管理、成本費用管理、財務(wù)清算、財務(wù)報告和財務(wù)分析、財務(wù)監(jiān)督十個部分。不難發(fā)現(xiàn)，高校財務(wù)管理的工作內(nèi)容大多由財務(wù)部門主導(dǎo)，兼有其他部門輔助。內(nèi)部控制制度要求圍繞內(nèi)控五要素內(nèi)容，通過設(shè)計一系列的制度、約束、控制措施，實現(xiàn)高校內(nèi)部各項活動的效率性、經(jīng)濟性、合規(guī)性，保證資產(chǎn)合理的配置和各項活動順利的進行。由此得知，內(nèi)部控制覆蓋面遠大于財務(wù)管理范疇，且能深入各部門活動事項。

（二）財務(wù)管理工作與內(nèi)部控制實施主體一致

眾所周知，高校財務(wù)管理的責(zé)任部門是財務(wù)部門，而內(nèi)部控制的責(zé)任部門為誰存在不同答案。有的認(rèn)為，內(nèi)部控制的核心是資金控制，則應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部門負(fù)責(zé)建設(shè)，有的認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)設(shè)置校級的內(nèi)部控制管理辦公室，由專業(yè)人員組成，統(tǒng)領(lǐng)全校建設(shè)完成內(nèi)控制度，或由其他對學(xué)?？傮w發(fā)展方向起決定性作用的高層管理部門領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)，如校黨委辦公室或校長辦公室。

然而，大多數(shù)高校的現(xiàn)實局面是由財務(wù)部門同時承擔(dān)財務(wù)管理工作和內(nèi)部控制建設(shè)“兩大任務(wù)”，在部門職責(zé)上兼具財務(wù)管理與內(nèi)部控制建設(shè)“雙重身份”。特別是在內(nèi)部控制建設(shè)初期，試圖依靠非專業(yè)的財務(wù)人員完成內(nèi)控建設(shè)是不現(xiàn)實的。另外，內(nèi)部控制制度作為需要全員遵守的規(guī)則，從崗位設(shè)置上看，由財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)同級的其他部門和學(xué)院是不合理的，一方面可能造成內(nèi)部控制建設(shè)和實施推進受阻，另一方面加重了財務(wù)部門的工作負(fù)擔(dān)。因此，設(shè)置正確內(nèi)部控制職能部門和人員是開展高校內(nèi)部控制工作的基礎(chǔ)。

（三）信息數(shù)據(jù)實時共享程度有待提升

當(dāng)前會計核算人工操作在實際工作中逐漸弱化，取代的是便捷的信息化操作系統(tǒng)，而各部門獨立分散的操作系統(tǒng)使得信息無法及時共享，如：學(xué)生在財務(wù)平臺上已成功繳納學(xué)費，而教務(wù)系統(tǒng)中仍然顯示其未繳納學(xué)費，不能辦理相關(guān)手續(xù);教工在財務(wù)平臺上已成功繳納宿舍房租，而后勤系統(tǒng)中仍然顯示欠費信息。

三、高校財務(wù)管理與內(nèi)部控制管理間的聯(lián)系

（一）將內(nèi)部控制深度融入高校財務(wù)管理的重要性

早期的內(nèi)部控制管理主要應(yīng)用于會計核算領(lǐng)域，黨的十八大以來，要求加強制度建設(shè)，將權(quán)力關(guān)進制度的籠子，希望在運行過程中通過內(nèi)部控制管理加強監(jiān)督，規(guī)范行政事業(yè)單位經(jīng)濟活動，提高財政資金使用效率。隨著高等教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校財務(wù)管理工作協(xié)同推進，多元化的業(yè)務(wù)種類使現(xiàn)階段高校內(nèi)部控制管理存在較高風(fēng)險，所以除繼續(xù)建立健全財務(wù)管理制度之外，建立全面的現(xiàn)代化內(nèi)部控制制度也勢在必行。高校資源因財政支持相對而言比較充足，所以如何配置資金資產(chǎn)使用、保證使用效率是財務(wù)管理和內(nèi)部控制共同的責(zé)任。例如，在國有資產(chǎn)管理問題上注重橫向協(xié)調(diào)，引入內(nèi)部控制制度，利于最大程度減少各部門間因橫向協(xié)調(diào)欠缺造成資源配置獨立占有、專門控制的現(xiàn)實問題，，利于綜合全校資源效益，減少資源浪費現(xiàn)象。

（二）內(nèi)部控制加速高校財務(wù)管理發(fā)展

政府會計制度下，與高校教學(xué)科研等相關(guān)的經(jīng)濟活動都被賦予了更高要求，同時實行預(yù)算會計和財務(wù)會計雙軌核算即是對財務(wù)信息質(zhì)量提出高要求的體現(xiàn)。內(nèi)部控制制度要求在原有的財務(wù)管理流程基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險點。例如，預(yù)算管理是高校教學(xué)經(jīng)費中的重要組成部分，根據(jù)內(nèi)部控制制度要求，在項目立項前應(yīng)通過由教務(wù)、財務(wù)、國資、審計等部門領(lǐng)導(dǎo)組成的預(yù)算管理小組審批，把財務(wù)、審計工作前置，起到幫助項目申報人員在項目啟動前對預(yù)算有清晰認(rèn)識并在項目過程中合理合規(guī)使用預(yù)算的作用。

四、應(yīng)用建設(shè)方案

（一）厘清財務(wù)管理與內(nèi)部控制工作程序

1.明確財務(wù)管理與內(nèi)部控制工作范圍

財務(wù)管理是一個較早形成的完善體系，注重經(jīng)濟、財務(wù)方面。主要面向資金、資產(chǎn)等具體的工作，詳細到現(xiàn)金流、風(fēng)險、成本控制、預(yù)算管理等模塊，其目標(biāo)是優(yōu)化資源配置，控制成本費用，保證支出合理化。而內(nèi)部控制的核心是“控制”，利用系列健全的相互制約的工作程序，起到防止差錯和預(yù)防舞弊的作用。高校要擁有一個健康的經(jīng)濟運營環(huán)境，前提是需要所有的財務(wù)信息真實有效且能真實反映財務(wù)狀況，最終以達到維護資產(chǎn)、資金合法使用，提高效率的目標(biāo)。

2.落實各項工作的責(zé)任部門

由于財務(wù)管理涉及面廣，根據(jù)財務(wù)管理涉及的四個主要方面（籌資管理、投資管理、資金運營、利潤分配）劃分主要責(zé)任承擔(dān)部門，其中多數(shù)責(zé)任分別與財務(wù)處的會計科、資金科、預(yù)算科相關(guān)聯(lián)，另外還與基建處、國有資產(chǎn)管理處相關(guān)聯(lián)。反觀內(nèi)部控制的責(zé)任歸屬，最合理的責(zé)任劃分應(yīng)當(dāng)是由高層管理者成立內(nèi)部控制建設(shè)辦公室，辦公室將各個子任務(wù)項具體劃分到二級單位。例如，不同等級的支付金額需要不同行政級別的人來審批;特殊品的采購需要額外的走專用流程;不同類別的項目報銷需要專門指定人員審批。因而，單筆業(yè)務(wù)出現(xiàn)跨部門的多人審批必將是常態(tài)。

（二）全方位推進電子檔案

隨著高校財務(wù)管理逐漸向精細化發(fā)展，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)有所提高，現(xiàn)有的檔案室空間難以保存大幅增加的業(yè)務(wù)憑證材料，需要的人手也越來越多。足見，電子檔案的全面推進已迫在眉睫。

全方位的電子檔案突破了傳統(tǒng)的檔案儲存方式，從信息填報步驟開始到之后的每一個審批環(huán)節(jié)，將信息以數(shù)字、代碼、圖片等形式上傳并保存在數(shù)據(jù)中心，便于信息使用者在任何時間、任何地點及時的上傳和接收信息，打破了小范圍共享的局限性，最大程度的增加了檔案使用便捷性。在全面信息化的時代，無紙化辦公早已在全國推廣開來，電子發(fā)票的出現(xiàn)更加讓會計憑證信息化成為可能。全方位的電子檔案能免去紙質(zhì)檔案繁瑣的打印、粘貼、裝訂等工作，不僅明顯提高了工作效率，還大大節(jié)省了檔案的存儲空間，就現(xiàn)行檔案的歸檔方式而言有著實質(zhì)性的進步意義。

（三）搭建全校唯一的信息化共享平臺

當(dāng)前大部分高校均以財務(wù)部門作為財務(wù)管理和內(nèi)部控制建設(shè)的核心牽頭部門，但如何有效統(tǒng)籌整合兩方面工作仍然處于探索時期。在內(nèi)部控制理念提出初期，為盡可能不改變原有操作方式，部分高校試圖在保留校內(nèi)各模塊原系統(tǒng)的基礎(chǔ)上搭建一個能兼容各系統(tǒng)的總控系統(tǒng)，以滿足所有數(shù)據(jù)實時交換的需求。但雖經(jīng)多方努力，受制于各領(lǐng)域的專業(yè)化水平和系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換效率問題，難以由一家信息技術(shù)企業(yè)設(shè)計出可以同時兼容多個不同企業(yè)所開發(fā)系統(tǒng)的集成系統(tǒng)。因而，當(dāng)務(wù)之急是建立一個能囊括教務(wù)、財務(wù)、人事、基建、后勤、學(xué)工等多部門的平臺，將整個高校的數(shù)據(jù)匯集在同一個數(shù)據(jù)共享中心，形成一體化的閉環(huán)式管理，既要保證從各端口輸入的數(shù)據(jù)能及時的傳遞到數(shù)據(jù)中心，又要保證從任何環(huán)節(jié)抓取數(shù)據(jù)時都是實時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

當(dāng)前階段，在暫無其他部門替代財務(wù)部門在高校內(nèi)部控制建設(shè)中的主導(dǎo)地位情況下，高校財務(wù)管理和內(nèi)部控制建設(shè)均需要配備完善的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)置作為支持。只有信息化建設(shè)前期的基礎(chǔ)扎實，后續(xù)在此基礎(chǔ)上擴張衍生至能覆蓋全校各部門的其他操作模塊才能更加穩(wěn)固。根據(jù)高校的實際需求，首先，應(yīng)聘請外部專業(yè)團隊建設(shè)數(shù)據(jù)中心并做到定期維護，確保信息數(shù)據(jù)安全使用;其次，將原財務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一次性導(dǎo)入新系統(tǒng)，保證新舊數(shù)據(jù)信息的連貫，嚴(yán)格實施全面預(yù)算，明確高校日常運行和教學(xué)科研工作的關(guān)鍵把控點，并將全校各類基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)，便于日后內(nèi)部控制制度與各類業(yè)務(wù)的銜接;再次，待新財務(wù)系統(tǒng)基本運行平穩(wěn)后，先后開始建設(shè)教務(wù)、人事、基建、后勤、學(xué)工等平臺板塊，逐步實現(xiàn)全校各業(yè)務(wù)板塊信息一體化建設(shè)目標(biāo)。例如，在信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)完全建成后，高校的學(xué)費收繳情況將進一步得到改善，未足額繳費的學(xué)生將無法在教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)參與選課，待繳費成功后即時開放選課通道，這就體現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)實時共享優(yōu)越性。

五、結(jié)語

內(nèi)部控制制度建設(shè)和實施對高校而言是促進財務(wù)管理工作規(guī)范化的一個重大手段，不僅能快速提高高校財務(wù)管理工作的效率，同時針對高校各項業(yè)務(wù)活動中可能發(fā)生的違規(guī)操作產(chǎn)生了有效的遏制作用，突出的提升了高校整體管理水平。在全球信息化發(fā)展新的形勢下，高校財務(wù)管理工作必須要認(rèn)識并給予信息化技術(shù)充分的發(fā)揮空間，必須團結(jié)全?？蓤F結(jié)的力量，調(diào)動一切積極的因素共同完成高校內(nèi)部控制建設(shè)，為建成高校綠色財務(wù)環(huán)境和促進高校長遠發(fā)展規(guī)劃打下堅實的基礎(chǔ)。

（作者單位：桂林市七星區(qū)卓然小學(xué)）