談高校檔案信息資源建設(shè)

【摘要】按照中央領(lǐng)導(dǎo)同志“深入落實(shí)數(shù)字化帶動(dòng)戰(zhàn)略，加快紙質(zhì)檔案整理步伐，逐步實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的指示精神，高校檔案館（室）的信息資源建設(shè)已經(jīng)發(fā)生根本的變化。傳統(tǒng)的檔案資源建設(shè)已不能適應(yīng)形勢(shì)的變化，網(wǎng)絡(luò)信息資源和紙質(zhì)檔案資源的并存與發(fā)展、構(gòu)成與變化，制定科學(xué)的檔案信息資源發(fā)展策略，已成為擺在我們面前的一個(gè)新課題。

【關(guān)鍵詞】檔案 資源 建設(shè)

【中圖分類(lèi)號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2014）03-0030-01

一、高校檔案信息資源的特點(diǎn)

高校檔案蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，是高校教育事業(yè)的重要組成部分。高校檔案信息資源建設(shè)應(yīng)注重信息資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，突出檔案館藏特點(diǎn)，準(zhǔn)確定位，集中優(yōu)勢(shì)，形成特色信息資源。主要體現(xiàn)在：（一）學(xué)校特色。高校檔案館可以將本校的優(yōu)質(zhì)資源，包括學(xué)報(bào)編輯的雜志、研究（院）所科研項(xiàng)目、教師的論文、科研報(bào)告、專(zhuān)著、等和分散的學(xué)術(shù)交流信息集中起來(lái)，建立本校特色教師文獻(xiàn)庫(kù)。還可以將學(xué)生的學(xué)位論文收集起來(lái)，建立本校學(xué)位論文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）專(zhuān)業(yè)特色。根據(jù)本校特定學(xué)科領(lǐng)域的性質(zhì)，以學(xué)校的發(fā)展為目標(biāo)、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、特色專(zhuān)業(yè)設(shè)置、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)為依據(jù)，結(jié)合教學(xué)科研的實(shí)際需求，對(duì)各類(lèi)檔案文獻(xiàn)信息進(jìn)行收集、分析、研究、建立具有自己本校專(zhuān)業(yè)特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、高校檔案信息資源的現(xiàn)狀

現(xiàn)代檔案資源信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取的電子信息，往往比以往通過(guò)查看、借閱、復(fù)印、看展覽而來(lái)的資源更新、更快、更為豐富。信息的獲取，不僅可通過(guò)館藏查找、借閱、復(fù)印外還可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)免費(fèi)查等等這些新的信息資源獲取方式。但還是有不少的高校還存在著以下幾方面的問(wèn)題：

（一）高校檔案信息資源建設(shè)不重視。由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，認(rèn)為高校的重要工作是以教學(xué)為中心，長(zhǎng)期存在“重抓教學(xué)、忽視檔案”，缺乏資金支持，沒(méi)有把檔案信息資源建設(shè)工作作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，是多年來(lái)一直困擾高校檔案信息資源建設(shè)發(fā)展的難題。

（二）檔案信息資源建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善。主要是檔案信息資源建設(shè)工作缺乏有效機(jī)制。在貫徹落實(shí)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《國(guó)家檔案局關(guān)于發(fā)布（電子公文歸檔管理暫行辦法）》的通知精神力度不強(qiáng)，沒(méi)有全面實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“誰(shuí)專(zhuān)管”。雖然檔案信息資源建設(shè)工作已在各高校推進(jìn)多年，但始終效果不明顯。由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，認(rèn)為紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)有著固有的讀者群體，檔案信息資源建設(shè)建設(shè)項(xiàng)目可以緩建，甚至擱置，建設(shè)資金遲遲得到解決，缺乏嚴(yán)格的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致設(shè)施建設(shè)不完善。高校檔案館（室）的檔案目錄不能實(shí)現(xiàn)全部的計(jì)算機(jī)檢索，檔案數(shù)據(jù)不能集中統(tǒng)一。導(dǎo)致高校檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)普及水平、信息資源開(kāi)發(fā)利用水平和信息安全無(wú)法得到保障，給檔案資源信息建設(shè)造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（三）檔案信息資源建設(shè)工作相對(duì)滯后。高校檔案信息化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件、技術(shù)等基本條件。高校的檔案信息資源建設(shè)和現(xiàn)代化管理方式相對(duì)于當(dāng)前的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展來(lái)說(shuō)，還是相對(duì)滯后的。一方面，雖然許多高校已根據(jù)本校實(shí)際情況建立起相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，但不夠完善，使得這些檔案管理機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)，未能真正發(fā)揮其監(jiān)督和指導(dǎo)的重要作用。另一方面是對(duì)檔案管理設(shè)備的投資不足，缺少現(xiàn)代管理所需要的技術(shù)設(shè)備，檔案工作信息化基礎(chǔ)設(shè)建設(shè)施相對(duì)薄弱、數(shù)字化進(jìn)程速度慢，有的高校檔案（館）室主要還是完成新增手工編目和應(yīng)付日常利用工作，至于說(shuō)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案編目自動(dòng)化、檔案編研等等工作只是設(shè)想，暫時(shí)尚沒(méi)有條件開(kāi)展。

（四）檔案信息人才隊(duì)伍建設(shè)不穩(wěn)定。因長(zhǎng)期待遇低，職稱(chēng)難上、個(gè)人的切身利益問(wèn)題得不到解決：沒(méi)有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化知識(shí)培訓(xùn)和信息技術(shù)技能培訓(xùn)，缺乏一批精通檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

三、高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)的對(duì)策

（一）建立專(zhuān)門(mén)工作小組。統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地做好檔案信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化工作。分析查找高校檔案信息資源建設(shè)中存在的主要問(wèn)題，初步建立健全檔案信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)框架，使檔案信息資源建設(shè)的各項(xiàng)工作按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案信息資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)完善檔案信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系。各高校認(rèn)真學(xué)習(xí)和宣傳貫徹國(guó)家檔案局制定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，優(yōu)先制訂本校電子文件歸檔及檔案信息采集、交換、整合和安全管理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在一定程度上保證傳統(tǒng)的館藏體系，確保文獻(xiàn)的系統(tǒng)性和連續(xù)性。根據(jù)本校的實(shí)際情況，對(duì)館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，使各類(lèi)館藏比例趨于合理，形成合理的館藏體系。應(yīng)以檔案信息資源建設(shè)為契機(jī)，建設(shè)一個(gè)最有特色的、最有價(jià)值的信息資源平臺(tái)。

（三）加強(qiáng)高校檔案（館）室的信息資源基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在黨政綜合信息網(wǎng)絡(luò)及地方政府門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的統(tǒng)一平臺(tái)下進(jìn)行“三網(wǎng)一庫(kù)”（內(nèi)部局域網(wǎng)、行業(yè)廣域網(wǎng)、社會(huì)公眾網(wǎng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，基本建成高校數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公文、信息、會(huì)務(wù)、督查及檔案采集、整理、管理、鑒定、檢索、編研、利用、數(shù)字化等主要業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理，為最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案館”鋪設(shè)道路。在網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)中，高校檔案館應(yīng)從本館實(shí)際情況出發(fā)，在客觀全局的基礎(chǔ)上堅(jiān)持目標(biāo)，突出重點(diǎn)，集中人才、物力、財(cái)力。實(shí)行重點(diǎn)扶持的思想，遵循全館統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，避免低起點(diǎn)重復(fù)，有序開(kāi)發(fā)，使資金集中利用。

（四）加強(qiáng)高校館（室）藏檔案信息資源建設(shè)。充分利用信息化手段，以省、市、檔案館館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為重點(diǎn)，按照科學(xué)、系統(tǒng)、持續(xù)的發(fā)展原則，建設(shè)有利于管理利用的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等各級(jí)各類(lèi)分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)群。各高校檔案（館）室也都本著“先重點(diǎn)，后一般”的原則，盡快開(kāi)展重要、珍貴、易損、利用率高的檔案數(shù)字化工作，逐步形成以省級(jí)檔案館檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)為中心，各高校檔案（館）室檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)分中心、各專(zhuān)業(yè)檔案（館）室信息數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)群，扎實(shí)推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程。逐步形成分層次的檔案館信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

（五）加強(qiáng)高校檔案信息人才隊(duì)伍建設(shè)。努力提高高校檔案（館）室檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用能力，做好有針對(duì)性地信息化知識(shí)培訓(xùn)和信息技術(shù)技能培訓(xùn)。以崗位培訓(xùn)為重點(diǎn)，把信息化知識(shí)培訓(xùn)納入干部職工的培訓(xùn)內(nèi)容，對(duì)檔案人員進(jìn)行不同類(lèi)型和不同層次的信息技術(shù)教育。要培養(yǎng)一批精通檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才。完善人才政策，大力引進(jìn)人才，創(chuàng)建一個(gè)有利于檔案信息技術(shù)人才發(fā)展的良好環(huán)境。研究吸引、穩(wěn)定信息化人才的政策、措施，在職務(wù)晉級(jí)、職稱(chēng)評(píng)審中關(guān)注長(zhǎng)期在檔案信息化一線(xiàn)工作而又肩負(fù)重要責(zé)任的人員，建立起一支掌握和運(yùn)用信息化檔案技術(shù)的骨干隊(duì)伍。

總之，為適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，實(shí)現(xiàn)信息資源共建、共知、共享。分工協(xié)作、資源共享是檔案文獻(xiàn)信息資源建設(shè)的大趨勢(shì)。高校的檔案館應(yīng)根據(jù)本校館宗旨和讀者的需求特點(diǎn)來(lái)建設(shè)自己的館藏信息資源庫(kù)，以便最大限度的滿(mǎn)足讀者需求。

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作者簡(jiǎn)介：

肖永菊（1961-），女，漢族，湖北十堰市人，湖北醫(yī)藥學(xué)院，本科，副研究館員，從事檔案管理學(xué)研究。