對(duì)地鐵工程檔案管理工作的一些思考

付玲玲 李勇伶

[摘 要] 本文從地鐵工程檔案管理的重要性及特點(diǎn)入手，分析了地鐵工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了加強(qiáng)地鐵工程檔案管理的相關(guān)措施。

[關(guān)鍵詞] 地鐵工程； 檔案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 060

[中圖分類(lèi)號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）04- 0115- 02

1 前 言

目前，我國(guó)已經(jīng)迎來(lái)了城市軌道交通建設(shè)的新高潮，在全國(guó)范圍內(nèi)，軌道交通無(wú)論是在建線路里程還是規(guī)劃線路里程，其規(guī)模都是史無(wú)前例的。地鐵工程作為軌道交通工程的重要組成部分，具有投資大、風(fēng)險(xiǎn)高、建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及面廣、系統(tǒng)復(fù)雜、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。

地鐵工程檔案管理工作作為地鐵工程建設(shè)中的一部分，是一項(xiàng)系統(tǒng)化的長(zhǎng)期工作，在地鐵工程管理中占有重要的地位，在這種形勢(shì)下，如何加強(qiáng)對(duì)地鐵工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，應(yīng)做進(jìn)一步的思考與研究。

2 地鐵工程檔案的重要性及其特點(diǎn)

地鐵工程檔案如實(shí)反映了地鐵工程建設(shè)管理的全過(guò)程，貫穿工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估決策、勘測(cè)設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理、到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等各個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映，是地鐵工程全生命周期中各項(xiàng)計(jì)劃、決策的重要憑證和依據(jù)，對(duì)地鐵工程的安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1） 檔案數(shù)量多、載體多樣、保存價(jià)值高。

（2） 涉及工作面廣，來(lái)源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位共同完成，而不是建設(shè)單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就會(huì)影響檔案材料的完整性。

（3） 形成時(shí)間長(zhǎng)。地鐵工程的工期較長(zhǎng)，從一條線路開(kāi)始立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收，往往需要3～5年的時(shí)間，工序復(fù)雜，環(huán)節(jié)較多，因此在建設(shè)過(guò)程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時(shí)間也相應(yīng)較長(zhǎng)。

（4） 門(mén)類(lèi)繁多，所涉及的學(xué)科和專(zhuān)業(yè)技術(shù)面廣。地鐵工程涉及線路、軌道與路基、車(chē)站建筑、結(jié)構(gòu)、區(qū)間、車(chē)站配線及聯(lián)絡(luò)線、車(chē)輛段與停車(chē)場(chǎng)、控制中心、主變電站以及車(chē)輛、供電、通信、信號(hào)、通風(fēng)空調(diào)與采暖、給排水及水消防、自動(dòng)售檢票、屏蔽門(mén)、防災(zāi)與報(bào)警、環(huán)境與設(shè)備控制、自動(dòng)扶梯與電梯等不同門(mén)類(lèi)和專(zhuān)業(yè)，地鐵工程檔案是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員智慧和勞動(dòng)的結(jié)晶。

3 當(dāng)前地鐵工程檔案工作存在的主要問(wèn)題

3.1 檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理的重視不足

當(dāng)前，許多參加地鐵工程建設(shè)的單位偏重于工程建設(shè)，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視不夠，推進(jìn)力度不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)和管理的重要依據(jù)，減弱了檔案信息化建設(shè)對(duì)推進(jìn)全局工作的功能和貢獻(xiàn)。特別是在施工階段，由于施工任務(wù)重，參建單位重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，如工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開(kāi)工，終于工程竣工，卻未能及時(shí)列入工作日程，與工程施工不能同步，待到工程要竣工驗(yàn)收時(shí)，再投入大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗(yàn)收。這種“秋后算賬”的工作方式，致使工程檔案的成套性較差，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性得不到保障，這些檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)和憑證作用，從而影響到日后該工程檔案的利用。

3.2 檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差

有些地鐵工程建設(shè)單位的檔案管理機(jī)制不完善，沒(méi)有形成有效的管理網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間檔案工作職責(zé)不清，缺乏配合與溝通，造成檔案資料運(yùn)行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完成得不到保證，直接影響了工程檔案的收集歸檔工作。許多參建單位檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。

3.3 檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能

檔案工作人員一般是新參加工作的人員，且多為兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程檔案知識(shí)，多數(shù)檔案人員整日忙于文件收發(fā)和日常事務(wù)的處理，無(wú)暇顧及技術(shù)檔案管理工作的研究，對(duì)工程檔案比較陌生。部分檔案工作人員雖然掌握一定的檔案管理知識(shí)，但缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能。在辦公自動(dòng)化普及過(guò)程中，開(kāi)發(fā)了一些專(zhuān)業(yè)應(yīng)用軟件，但未進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；部分檔案管理人員雖然使用了計(jì)算機(jī)，但僅限于目錄級(jí)檢索，缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能，嚴(yán)重影響了地鐵工程檔案的歸檔質(zhì)量和利用效率。

3.4 檔案質(zhì)量欠佳，檔案資料移交不及時(shí)

目前，多數(shù)地鐵工程建設(shè)的工程檔案普遍存在著原始資料歸檔不完整、不及時(shí)、歸檔不齊、檔案電子文件、電子信息內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)未到位、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)確、部分歸檔資料不具備完備的法律手續(xù)、復(fù)印件居多等現(xiàn)象，有的甚至把施工圖當(dāng)作竣工圖，竣工圖編制更改不規(guī)范、不真實(shí)、不完整，紙質(zhì)文件未根據(jù)GB ＼T1182-2000《科技技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》整理，圖紙未按照GB ＼T10609/3-1989《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》的要求統(tǒng)一折疊等，難以達(dá)到地鐵工程竣工檔案及時(shí)向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交的要求。

4 加強(qiáng)地鐵工程檔案管理工作的措施

4.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建科學(xué)適用的地鐵工程檔案管理機(jī)制

做好檔案工作就要把檔案工作納入地鐵工程建設(shè)的總體格局之中，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，部門(mén)分級(jí)配合、協(xié)調(diào)的原則。建設(shè)單位在地鐵工程建設(shè)初期根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求，制定本工程的檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、利用與管理等做出具體規(guī)定；建立健全涉及建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等部門(mén)的檔案網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，明確“科學(xué)收集、分級(jí)管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序；出臺(tái)地鐵工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法，把檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)的年度工作計(jì)劃，列入所屬各部門(mén)管理目標(biāo)責(zé)任制內(nèi)容內(nèi)進(jìn)行考核，使檔案管理工作真正做到有章可循，有序進(jìn)行；在預(yù)驗(yàn)、整改和驗(yàn)收工作中全程跟蹤，使整套工程檔案在建設(shè)全過(guò)程都處于受控狀態(tài)，確保資料完整與及時(shí)歸檔。

4.2 完善制度、加強(qiáng)地鐵工程檔案的規(guī)范化管理

地鐵工程的主要特征決定了其檔案工作必須實(shí)行同步跟蹤管理，完善管理制度。① 要制定與地鐵工程相協(xié)調(diào)的檔案管理建設(shè)工作計(jì)劃，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路。② 要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立地鐵工程數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專(zhuān)業(yè)的檔案歸檔并錄入規(guī)定，實(shí)現(xiàn)各門(mén)類(lèi)檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。③ 運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來(lái)提高地鐵工程檔案的編制質(zhì)量，將檔案的收集整理工作列入合同的有關(guān)條款，并將檔案工作質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)掛鉤，確?？⒐n案的形成質(zhì)量。④ 參建單位及時(shí)做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項(xiàng)、審理一項(xiàng)，不要等到整個(gè)工程全部竣工時(shí)“算總賬”。

4.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

地鐵工程檔案的科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性都很強(qiáng)，其管理工作更是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質(zhì)。在地鐵工程建設(shè)過(guò)程中，針對(duì)檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程資料員的工作指導(dǎo)與培訓(xùn)，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，一方面幫助一線檔案工作人員學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，提高其業(yè)務(wù)技能和水平；另一方面促使工程項(xiàng)目檔案工作人員相對(duì)穩(wěn)定，有助于了解工程動(dòng)態(tài)，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。

4.4 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，強(qiáng)化地鐵工程檔案的服務(wù)效能

檔案的生命在于利用，地鐵檔案專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，涉及管理門(mén)類(lèi)廣，只有對(duì)地鐵工程檔案開(kāi)發(fā)利用，才能真正體現(xiàn)它的潛力和價(jià)值。應(yīng)按照新的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，以簡(jiǎn)化整理、深化檢索為宗旨，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大信息資源的存儲(chǔ)、加工量，提高信息的檢索速度和深度，充分做到資源共享，不斷提高地鐵工程檔案的管理和利用水平。建立不同層次的數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格限定利用者的使用權(quán)限，并實(shí)行檔案身份認(rèn)證和密級(jí)雙重控制機(jī)制，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用的安全。

5 結(jié) 語(yǔ)

在地鐵建設(shè)大力發(fā)展的今天，抓好地鐵工程檔案管理工作，不僅需要檔案管理部門(mén)認(rèn)真做好監(jiān)督指導(dǎo)工作，而且還需要各相關(guān)單位的密切配合，形成齊抓共管的良好環(huán)境。重視并做好地鐵工程檔案管理工作，一定能為城市現(xiàn)代化建設(shè)取得更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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