論地勘單位檔案電子管理信息化的重要性

何靜

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，人類(lèi)的生產(chǎn)、生活也出現(xiàn)了較大的變化，檔案電子管理信息化是形勢(shì)所趨。地質(zhì)勘查行業(yè)的改革步伐不斷加快，地質(zhì)檔案資料管理工作就必須實(shí)現(xiàn)一個(gè)巨大的轉(zhuǎn)變，這個(gè)轉(zhuǎn)變就是改變信息管理模式，以此來(lái)確保地質(zhì)勘查行業(yè)的生存和發(fā)展，發(fā)揮檔案管理工作的重要性?；诖?，本文從信息時(shí)代的特點(diǎn)入手，對(duì)檔案電子管理信息化的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了分析，闡述了地勘單位檔案電子管理信息化的重要性。

[關(guān)鍵詞]地勘單位；檔案管理；重要性

[中圖分類(lèi)號(hào)]G273 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2014）35-0094-02

1 信息時(shí)代的特點(diǎn)

1.1 信息更新速度加快

隨著信息時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，信息大量增加且更新速度越來(lái)越快，很多落后的舊的信息已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的要求。因此，如果人們要緊跟信息更新的步伐，就要不斷地提升和完善自己。

1.2 信息共享程度加深

由于信息更新速度加快，信息的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)也發(fā)生了較大的改變，當(dāng)前人們都希望降低獲取信息的成本，提高信息資源的利用率，而信息共享正好滿(mǎn)足了人們的需求。信息的共享為人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展提供了方便。信息時(shí)代的特點(diǎn)充分表明，人們要不斷地提升和完善自己，才能緊跟信息更新的步伐，而地勘單位的檔案管理工作要靈活地應(yīng)對(duì)這種變化就要在管理模式方面下功夫，實(shí)現(xiàn)檔案電子管理信息化，從而提高檔案管理的效率和水平。

2 檔案電子管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

2.1 提高了文件傳遞的速度和安全性

在地勘單位的日常公文辦理過(guò)程中，傳統(tǒng)的文件傳輸方式較為單一，主要是借助郵政系統(tǒng)來(lái)傳送，傳送的速度和范圍受到較大的限制，經(jīng)常會(huì)由于文件的堆積和冗雜造成文件丟失。同時(shí)，文件也會(huì)受到其他因素的影響，導(dǎo)致文件丟失或耽擱，檔案無(wú)法及時(shí)地歸檔，不利于其他人員進(jìn)行查找和管理。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則大大改善了這種狀況，它可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，實(shí)現(xiàn)文件的直接傳遞，使文件傳遞速度和安全性得到了很大的提高。[1]

2.2 電子文件保存的穩(wěn)定性

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具有明顯的優(yōu)越性。它可以長(zhǎng)時(shí)間地保存文件資料，使其不會(huì)隨著時(shí)間的推移而出現(xiàn)物理和化學(xué)變化。紙質(zhì)檔案雖具有耐久性，但紙張中的纖維素會(huì)在一定的條件下發(fā)生變化，一不小心就會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。電子文件則不同，隨著電子技術(shù)的不斷更新和升級(jí)，電子設(shè)備也越來(lái)越完善，我們可以根據(jù)具體情況，選擇合適的電子載體，如大容量的移動(dòng)硬盤(pán)和小容量的閃存U盤(pán)。這些載體都有共同點(diǎn)，即都可以長(zhǎng)期地儲(chǔ)存文件、傳遞方便、快捷，且不易受外部環(huán)境影響，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2.3 文字和文件信息的共享程度加深

在傳統(tǒng)的人工操作管理中，企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享程度過(guò)低，大量的文件只是隨便擺放在檔案庫(kù)中，不僅無(wú)法節(jié)約企業(yè)成本和優(yōu)化資源配置，還無(wú)法快速收集有用的信息或文件。在檔案管理信息化后，檔案管理水平和效率都有了很大的提高，相關(guān)人員可以在很短的時(shí)間內(nèi)找到目標(biāo)文件和所需信息。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息對(duì)載體的依賴(lài)程度降低，可與其他信息系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)應(yīng)用，從而使檔案利用工作的效率和質(zhì)量都得到提高，能夠?qū)λ璧男畔①Y源進(jìn)行有效的處理，檢索到大量有用的信息，突破空間的限制，并且能夠借助網(wǎng)絡(luò)這個(gè)信息平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)的相關(guān)信息。

2.4 辦公效率大大提高

計(jì)算機(jī)的功能十分強(qiáng)大，能夠迅速地分析和處理信息。在過(guò)去的檔案管理工作中，工作人員主要依賴(lài)手工操作，力求確保資料收集的完整性、準(zhǔn)確性，整個(gè)工作過(guò)程中不僅要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，還增加了收集信息的時(shí)間成本。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件后，文件資料的各個(gè)環(huán)節(jié)，如查閱、統(tǒng)計(jì)、分裂以及儲(chǔ)存等都變得方便快捷，不管是文件的起草還是文件的傳遞，都能輕而易舉地完成。

3 地勘單位檔案電子管理信息化的重要性

3.1 檔案電子管理信息化迎合了地勘單位的發(fā)展需要

法治國(guó)家講求證據(jù)、依據(jù)，而檔案提供的信息能夠得到法律的認(rèn)可，并可以成為有力的證據(jù)、依據(jù)，要提供這些信息就需要便捷、安全、快速，信息化的檔案管理滿(mǎn)足了國(guó)家的這種需求，從速度、安全以及有效性上提供了有效的信息。像地質(zhì)勘察單位應(yīng)用的相關(guān)系統(tǒng)會(huì)形成一些電子文件，這些電子文件管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著很大的差距，檔案管理需要借助信息化的技術(shù)對(duì)其進(jìn)行有效的利用和管理，這就需要實(shí)現(xiàn)檔案電子管理信息化，只有信息電子化才能在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)里快速地進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索、應(yīng)用等功能。因此，檔案電子管理信息化更好地迎合了地勘單位的發(fā)展需要，促進(jìn)了地勘單位的改革。

3.2 檔案電子管理信息化改善了檔案管理工作

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)較重，不僅要?dú)w檔檔案、管理檔案和利用檔案，還要負(fù)責(zé)保存檔案。[2]整個(gè)過(guò)程需要大量的時(shí)間，紙質(zhì)檔案又容易受外部環(huán)境的影響而發(fā)生一定的變化，從而導(dǎo)致檔案管理的成本增加，工作人員的負(fù)擔(dān)加重。而檔案電子管理信息化則大大改善了傳統(tǒng)的檔案管理工作狀態(tài)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作中的人工操作大大減少，實(shí)現(xiàn)了人機(jī)同時(shí)工作，將紙質(zhì)檔案變換為電子檔案存儲(chǔ)，節(jié)約了檔案管理的成本。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，突破了檔案管理部門(mén)時(shí)空限制，從檔案的管理與利用向信息采集、管理以及服務(wù)轉(zhuǎn)變。同時(shí)，檔案信息化管理發(fā)揮了重要的作用，它不僅優(yōu)化了檔案信息資源配置，提高了檔案信息資源的利用率，還提升了檔案信息化的服務(wù)水平。就地勘單位而言，地質(zhì)檔案資料對(duì)于地勘單位是至關(guān)重要的，它不僅可以為地質(zhì)勘察工作提供重要的依據(jù)，還可以促進(jìn)地質(zhì)勘察工作的順利開(kāi)展。這些信息資料都是經(jīng)過(guò)幾代人的努力獲取的，是汗水和智慧的結(jié)晶。它見(jiàn)證了地質(zhì)勘察單位多年的地質(zhì)成果，存儲(chǔ)了大量的地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)和信息，為國(guó)家開(kāi)發(fā)地質(zhì)資源提供了有效的信息。因此，地勘單位檔案電子管理信息化是信息時(shí)代下極為重要的內(nèi)容。

3.3 檔案電子管理信息化提供了智能化的服務(wù)

檔案電子管理信息化可以降低成本，提高信息資源的利用率，使信息資源的共享程度加深。將以往的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化電子管理，是檔案管理的一個(gè)突破，它能夠方便快捷地傳遞有效的信息，并且能夠確保信息的完整性、準(zhǔn)確性，減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了檔案管理的效率和水平。同時(shí)，減少了二次文獻(xiàn)的編撰時(shí)間，提高了檔案信息資源的利用率。檔案電子管理信息化的智能服務(wù)，從人機(jī)、信息共享、資源配置同時(shí)工作，使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理服務(wù)發(fā)生了巨大的改變，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的信息化檔案管理。如今，隨著地勘單位的轉(zhuǎn)型不斷加快，檔案信息資源不斷增加，人們更加重視檔案的作用，這就要求實(shí)現(xiàn)檔案電子管理信息化，為地勘單位提供智能化的服務(wù)，不斷提高檔案信息管理的效率和水平，從而促進(jìn)地勘單位的順利轉(zhuǎn)型。

4 結(jié) 論

綜上所述，隨著地質(zhì)勘查行業(yè)的改革步伐不斷加快，地勘單位檔案電子管理信息化已是形勢(shì)所趨、刻不容緩。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子管理信息化，地勘單位才能適應(yīng)改革發(fā)展的新步伐，取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的生存和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉映，尚建嘎，楊麗君，等.上海城市地質(zhì)信息化工作新模式初探[J].上海地質(zhì)，2009（1）.

[2]劉秀萍，柏峰.新形勢(shì)下地勘單位檔案管理工作的思考[J].中國(guó)有色建設(shè)，2008（2）.