高校電子檔案管理淺析

孫寧寧

[摘 要] 本文針對(duì)高校電子檔案管理問題，首先分析了電子檔案這一檔案資料新形式的技術(shù)優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)問題，進(jìn)而總結(jié)了當(dāng)前我國電子檔案管理工作中存在的問題，并有針對(duì)性地提出了強(qiáng)化電子檔案管理工作的具體可行措施，為高校電子檔案管理工作的開展提供參考。

[關(guān)鍵詞] 電子檔案； 管理； 歸檔； 高校； 規(guī)范化； 措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 065

[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）05- 0112- 02

0 引 言

隨著我國高校管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，檔案資料的載體形式日益多元化，以磁盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備作為載體的電子檔案文件日益增多，由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料相比，具有信息存儲(chǔ)密度高、信息存儲(chǔ)形式多樣性以及信息的集成性較高等的優(yōu)點(diǎn)，當(dāng)前已經(jīng)成為高校檔案資料的重要形式。因此，對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的建設(shè)，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，這對(duì)于確保高校教學(xué)、科研以及學(xué)生管理工作的正常開展也具有重要的作用。

1 電子檔案資料技術(shù)特點(diǎn)分析

1.1 電子檔案的技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析

（1） 可以大幅度提高檔案管理工作效率。由于高校電子檔案資料主要是以計(jì)算機(jī)作為信息處理工具，因此，檔案的歸集整理、分類統(tǒng)計(jì)以及存儲(chǔ)查閱等流程都是借助于計(jì)算機(jī)來完成的，這就改變了傳統(tǒng)的人工作業(yè)管理方式。不僅提高了檔案管理工作的工作效率，同時(shí)也減輕了檔案管理工作強(qiáng)度，使檔案管理質(zhì)量得以提高。

（2） 電子檔案資料有助于實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，無論是各項(xiàng)信息資料數(shù)據(jù)的查找還是資料的更新，都存在著程序繁瑣與查找困難的問題，采用電子檔案形式之后，應(yīng)用檔案管理辦公軟件，可以根據(jù)主題或者關(guān)鍵詞等直接在線搜索下載所需要的信息資料。而且由于通過軟件可以實(shí)現(xiàn)電子檔案資料的分類、排序以及查找等一系列功能，提高了電子檔案資料的檢索效率，對(duì)于電子檔案的共享使用十分有利。

（3） 電子檔案資料寫入、輸出速度快。隨著電子科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)以及各種存儲(chǔ)設(shè)備朝著大容量、高速度的方向發(fā)展，數(shù)據(jù)寫入、讀取速度非?？臁Ｒ虼?，采用電子檔案資料不僅可以有效節(jié)約檔案資料的庫房占地面積，同時(shí)檔案資料的整理歸檔工作速度有了根本性的提高。此外，采用電子檔案的形式，由于可以采用同一文件多次備份的形式保存，因此能夠保障一些重要資料文件的安全。

1.2 電子檔案的技術(shù)劣勢(shì)分析

（1） 電子檔案的安全隱患問題較為嚴(yán)重。在電子檔案的整理存儲(chǔ)過程中，很容易受到互聯(lián)網(wǎng)中病毒或者木馬軟件的影響，造成需要保密存儲(chǔ)的電子檔案資料被惡意獲取以及非法使用。而且對(duì)電子檔案進(jìn)行篡改也不會(huì)存在痕跡，因此容易出現(xiàn)檔案資料被非法篡改問題。

（2） 電子檔案的技術(shù)升級(jí)頻繁。電子檔案的整理歸檔以及保存全部是依托于計(jì)算機(jī)來完成的，由于電子產(chǎn)品的升級(jí)更新速度較快，當(dāng)計(jì)算機(jī)或者是軟件系統(tǒng)升級(jí)改造之后，為了確保數(shù)據(jù)格式與操作系統(tǒng)的相容性，需要對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換或者是升級(jí)更新處理，這樣才能確保電子檔案的永久保存與持續(xù)可讀。

（3） 電子檔案對(duì)于系統(tǒng)以及存儲(chǔ)設(shè)備的依賴性較高。電子檔案的處理需要借助于計(jì)算機(jī)完成，而存儲(chǔ)則主要是存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)盤等設(shè)備上，這就導(dǎo)致電子檔案對(duì)于系統(tǒng)以及存儲(chǔ)介質(zhì)的依賴性較強(qiáng)。如果存儲(chǔ)設(shè)備損壞或者是缺少備份，容易造成數(shù)據(jù)文件的丟失。

2 當(dāng)前我國高校電子檔案管理存在的問題

（1） 高校電子檔案的歸檔管理不完善。歸檔工作是電子檔案管理工作的首要任務(wù)，然而我國部分高校檔案管理部門，正是在歸檔工作這一首要環(huán)節(jié)上出現(xiàn)了問題，導(dǎo)致電子檔案管理工作效率不高。首先，對(duì)于電子文件檔案資料的原稿保護(hù)重視不足，對(duì)于電子檔案資料原稿隨意增刪的問題較為嚴(yán)重。其次，電子檔案歸檔程序不明確，對(duì)于電子檔案的收集、整理、篩選以及分類使用沒有形成一套系統(tǒng)完整的管理程序。此外，在歸檔程序管理上，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性，存儲(chǔ)設(shè)備選擇不當(dāng)，數(shù)據(jù)格式分類不當(dāng)，都有可能造成電子檔案資料的損壞與丟失。

（2） 電子檔案保存管理問題較多。當(dāng)前高校在電子檔案保存管理上同樣存在著較多的問題，主要是對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的保管缺乏專門的設(shè)備，由于一些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備非常不穩(wěn)定，很容易造成電子檔案資料數(shù)據(jù)的丟失。此外，一些重要的檔案資料缺乏必要的備份，一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改，很難恢復(fù)，特別是對(duì)于一些重要的科研資料，將會(huì)造成重大的損失。

（3） 檔案管理工作制度缺失。部分高校檔案管理部門沒有制定完善的檔案管理工作制度，一些檔案管理工作人員在開展電子檔案管理工作中缺乏指導(dǎo)，再加上電子檔案管理對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力要求較高，造成了電子檔案管理工作的整體水平不高。

3 高校電子檔案管理規(guī)范化措施

（1） 做好電子檔案的歸檔管理。完善電子檔案的歸檔管理，首先應(yīng)該明確電子檔案的具體歸檔范圍。電子檔案的歸檔內(nèi)容主要包括以下幾方面：高校內(nèi)部各部門在教學(xué)、科研或者是管理活動(dòng)中所形成的各類電子公文；高校信息網(wǎng)站的重要信息資料；高校教學(xué)科研活動(dòng)、黨政管理活動(dòng)以及學(xué)校重大活動(dòng)中所形成的各種圖像或者影音資料；學(xué)校內(nèi)部運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫或者是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的復(fù)制件；高校教師科研活動(dòng)記錄或者是學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)資料等需要電子版保存的文件。在明確了電子檔案的歸檔范圍之后，應(yīng)該組織高校檔案管理部門對(duì)電子檔案的有效性與完整性進(jìn)行相應(yīng)的鑒定審核。對(duì)于需要加密的電子文件，則應(yīng)該提前做好加密處理，同時(shí)一并將電子文件的技術(shù)加密方法進(jìn)行歸檔。在將電子文件歸檔之后，應(yīng)該對(duì)電子檔案的具體內(nèi)容、電子檔案的創(chuàng)建時(shí)間、電子檔案的存儲(chǔ)格式以及電子檔案的文件類型做好附帶說明。此外，在電子文件歸檔過程中，應(yīng)該確保數(shù)據(jù)文件格式的一致性，對(duì)于文本類文檔在歸檔時(shí)一般保存為PDF格式的文件，對(duì)于圖像電子文檔則可以以TIFF、PDF或者是JPEG格式進(jìn)行保存。視頻以及多媒體文件則主要保存為MPEG或者是AVI格式，音頻文件則主要以MP3與WAV格式進(jìn)行保存。

（2） 完善電子檔案的存儲(chǔ)管理。電子檔案的存儲(chǔ)管理也是電子檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)管理，首先應(yīng)該嚴(yán)格制定《歸檔文件整理規(guī)則》以及《檔案實(shí)體分類方案》等技術(shù)文件作為檔案整理以及分類管理工作的依據(jù)。在將電子文檔檔案資料整理存儲(chǔ)之前，必須對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備或者是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行病毒檢查清理工作，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全可靠。對(duì)于重要的電子文件檔案資料，應(yīng)該一式三份進(jìn)行備份處理，一份封存?zhèn)浒福硪环萏峁z索查詢使用，第三份則采取異地存儲(chǔ)的管理方式。為了確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全，應(yīng)該采用專門的保護(hù)設(shè)備對(duì)電子文檔進(jìn)行保存管理，通過將存儲(chǔ)設(shè)備置于防光、防磁、防火以及防潮的專業(yè)設(shè)備中，確保電子檔案資料的安全可靠。對(duì)于電子文件檔案資料，每年都應(yīng)該采取機(jī)讀抽檢的方式進(jìn)行檢查，以確保電子檔案的安全保存。同時(shí)應(yīng)該間隔4～5年時(shí)間對(duì)電子檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)存，以免由于存儲(chǔ)設(shè)備不穩(wěn)定造成數(shù)據(jù)文件的丟失。

（3） 規(guī)范電子檔案資料的查詢使用。對(duì)于電子檔案資料的檢索查詢使用，可以通過與高校的校園網(wǎng)絡(luò)相連接，直接利用這一網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子檔案資料的查詢功能，以提高信息檢索與查詢的效率。對(duì)于機(jī)密文件，特別是涉及學(xué)生信息或者是科研成果的電子檔案資料，應(yīng)該按照相關(guān)的保密規(guī)定進(jìn)行管理，所有資料的查詢必須經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)?？梢圆扇≡O(shè)置電子密碼或者是授權(quán)IP登錄訪問的方式，按照不同電子檔案資料的密級(jí)程度，進(jìn)行限制性的檢索使用。

（4） 明確電子檔案資料管理工作人員的職責(zé)。為了督促檔案管理工作人員積極開展電子檔案管理工作，應(yīng)該制定相應(yīng)的管理制度，落實(shí)電子檔案管理工作人員的責(zé)任。重點(diǎn)要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照管理規(guī)定對(duì)電子檔案資料的收集整理、管理系統(tǒng)的維護(hù)開發(fā)以及檔案資料的檢索使用進(jìn)行細(xì)致的管理。此外，為了提高電子檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力水平，應(yīng)該定期對(duì)工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)教育，重點(diǎn)針對(duì)電子檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案管理系統(tǒng)操作使用等方面進(jìn)行培訓(xùn)，以提高其檔案管理技能。

4 結(jié) 語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案在高校檔案資料中的比重不斷增加，對(duì)于確保高校教學(xué)科研活動(dòng)的順利開展，推動(dòng)高校管理現(xiàn)代化發(fā)揮了重要的作用。由于電子檔案資料無論是在檔案資料的歸集整理還是在建檔保存等方面，都與傳統(tǒng)的檔案資料管理有著明顯的不同，這就要求檔案資料管理人員必須結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)，完善檔案的整理、歸集以及存儲(chǔ)保管，進(jìn)而提高高校檔案管理的整體水平。

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