如何促進(jìn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化

馬榮

[摘要]為了促進(jìn)預(yù)防醫(yī)學(xué)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為我國的疾病預(yù)控工作成效奠定堅實的基礎(chǔ)，作為新時期背景下的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作人員，必須致力于預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化水平的提升?；诖?，筆者將本文命名為“如何促進(jìn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化”。首先對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了概述；其次就預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的作用進(jìn)行了分析；再次就如何促進(jìn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化進(jìn)行了分析；最后對全文進(jìn)行了簡單的總結(jié)。

[關(guān)鍵詞]預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案；檔案管理；科學(xué)化

[中圖分類號]G275.9[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）5-0056-02

1預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案特點(diǎn)的概述

1.1點(diǎn)多面廣

就預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)容來看，點(diǎn)多面廣是其最主要的特點(diǎn)，例如既有疾病的防治和衛(wèi)生監(jiān)測檢測以及科教培訓(xùn)、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理以及重點(diǎn)業(yè)務(wù)活動的記載等。而做好這些工作，有的是長期的，有的是階段性的，有的是周期性的或者中斷后反復(fù)開展的工作，尤其是其開展的范圍在涉及本系統(tǒng)的同時還涉及其他相關(guān)部門或?qū)I(yè)，在地區(qū)上來看，不僅有本地的，還有相鄰省份、全國和全球性的，由此可見，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)容具有點(diǎn)多面廣的特點(diǎn)。

1.2種類繁多

就預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)容來看，種類繁多是其另外一個特點(diǎn)。這是因為其對社會上出現(xiàn)的各種群體性預(yù)防活動進(jìn)行了真實的記錄，且所制成材料以及存在的形式來看也具有多樣性。例如甲骨文、紙質(zhì)材料、聲像材料、硬盤、光盤、磁帶以及采集的樣品和珍貴的標(biāo)本。因此預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的另一個特點(diǎn)就是種類繁多。

1.3形成周期長

人類在同病魔開展斗爭的歷史長河中，使得我們對一些疾病有了一個新的認(rèn)識，而這個過程十分漫長，尤其是一些對人類健康危害性較大的傳染病，從出現(xiàn)到消滅需要全球人類的共同努力達(dá)一個多世紀(jì)之久。例如以前最常見的“天花”疾病，雖然目前在我國已經(jīng)消除，但從出現(xiàn)到消除經(jīng)歷了170年之久。由此可見，要形成一套完整的檔案必須經(jīng)過漫長的周期，并非一朝一夕就能完成。

2預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的作用分析

一是有助于對預(yù)防醫(yī)學(xué)發(fā)展規(guī)律的研究，從而對疾病進(jìn)行監(jiān)測和預(yù)控，從而為確保人類健康奠定基礎(chǔ)，因而在對預(yù)防醫(yī)學(xué)研究過程中具有不可或缺和不可替代的作用；二是為預(yù)防醫(yī)學(xué)試驗的開展提供科學(xué)的依據(jù)，在研究預(yù)防醫(yī)學(xué)過程中，其具有繼承性和可傳遞性以及連續(xù)性較強(qiáng)的學(xué)科，因而必須在預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容里對預(yù)防醫(yī)學(xué)進(jìn)行進(jìn)一步深入的研究；三是為有關(guān)衛(wèi)生法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)決策的制定以及預(yù)防為主方針貫徹提供有力的依據(jù)，這是由于在這些法規(guī)制定和方針政策實行過程中必須查閱大量的檔案，才能進(jìn)一步作出技術(shù)性和科學(xué)性的決策。

3如何促進(jìn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化

3.1常規(guī)性措施

3.1.1致力于檔案管理體系的健全和完善

在意識到完善檔案管理體系在檔案管理中的重要性的基礎(chǔ)上，疾控檔案作為疾病預(yù)控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理以及疫情的處理的重要依據(jù)。因而必須致力于檔案管理體系的健全，做到任務(wù)分解的同時確保職責(zé)得到有效的明確，在疾病預(yù)控制度和工作手冊制定過程中，應(yīng)加強(qiáng)對各檔案室在檔案收集和整理以及歸檔過程中自身職責(zé)的所在，并由每個業(yè)務(wù)科室選派一位檔案員負(fù)責(zé)對本科室的業(yè)務(wù)工作檔案的收集，并將其移交綜合檔案室，再由綜合檔案室的檔案管理員對其進(jìn)行收集和整理以及歸檔，且加強(qiáng)與各科室的檔案管理人員的溝通和交流，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而促進(jìn)管理體系的健全和完善。

3.1.2致力于檔案管理信息化的建設(shè)

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理往往只是采取紙質(zhì)化的方式進(jìn)行記錄，而這一記錄方式已經(jīng)難以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，因而在經(jīng)濟(jì)適用的前提下，加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，例如設(shè)置專業(yè)的計算機(jī)用于檔案的管理，并選用相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)檔案的管理，以最佳的查詢方式，確保各種檔案能在第一時間查詢和利用，并在互聯(lián)網(wǎng)平臺下建立局域網(wǎng)，每個業(yè)務(wù)科室就能與檔案室實現(xiàn)信息資源的共享，從而更好地滿足疾病預(yù)控工作的要求。

3.1.3致力于檔案信息反饋及時性的提升

一旦發(fā)展重大傳染病，不僅會給廣大人民群眾的健康帶來重大的威脅，還會給社會與經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定造成難以估量的損失，因而在對其進(jìn)行處理時形成的文字和光盤以及照片等相關(guān)檔案信息，實際就是對這一過程進(jìn)行真實的記錄，在積累疫情預(yù)控經(jīng)驗的同時為科學(xué)決策提供合理和科學(xué)的依據(jù)，從而為科學(xué)研究提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料。因此在發(fā)生重大疫情時，作為檔案管理人員必須在整個過程中加強(qiáng)對檔案資料的收集，將收集的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行及時有效的更新，確保反饋的及時性，為疫情的控制提供科學(xué)的決策和依據(jù)。

3.1.4致力于自身專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)水平的提升

隨著時代的發(fā)展，對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)水平的要求也在不斷的提升，因而作為檔案管理人員必須緊密結(jié)合時代發(fā)展的需要，致力于自身專業(yè)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，切實做好在職學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，致力于自身業(yè)務(wù)水平和理論素養(yǎng)等綜合水平的提升，成為懂得檔案管理和預(yù)防醫(yī)學(xué)知識的新型復(fù)合人才，并積極參與單位的培訓(xùn)工作，在強(qiáng)化自身技能的同時做好表率工作，形成良好的檔案管理氛圍。

3.2創(chuàng)新性措施

3.2.1致力于檔案管理意識的創(chuàng)新

良好的檔案管理意識是做好檔案管理的根源。因此，作為領(lǐng)導(dǎo)，首先必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的意識，充分意識到加強(qiáng)檔案管理的重要性，并引導(dǎo)全員加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，促進(jìn)全員檔案意識的提升，從而形成從上到下共同努力和支持的檔案工作氛圍，與此同時，作為檔案管理人員必須數(shù)量良好的信息觀、時效觀、協(xié)作觀和競爭觀，致力于自身觀念的提升，充分意識到檔案管理在整個疾病預(yù)控工作中的重要性，從傳統(tǒng)的管理型職能轉(zhuǎn)向服務(wù)型職能。從而形成良好的檔案管理意識，以檔案管理意識的創(chuàng)新為檔案管理的科學(xué)化的實現(xiàn)注入活力。

3.2.2致力于檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新

雖然檔案管理內(nèi)容較多，但隨著時代的發(fā)展，其涉及的內(nèi)容將會更廣，因而為了更好地適應(yīng)發(fā)展的需要和管理的科學(xué)化，就必須對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。一是對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，做好制度的創(chuàng)新為檔案管理成效提升奠定基礎(chǔ)，有助于衛(wèi)生疾病的預(yù)防和協(xié)調(diào)，并嚴(yán)格按照檔案管理要求致力于制度體系的完善，確保整個檔案管理工作井井有條、有法可依，尤其是疾病預(yù)控重心應(yīng)制定相應(yīng)的檔案接收到銷毀等一系列程序的執(zhí)行制度，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化和制度化的實現(xiàn)。二是加強(qiáng)對館藏信息資源的分析和研究，結(jié)合預(yù)防醫(yī)學(xué)的需要，精心編制檢索目錄，從而為檔案查找的準(zhǔn)確性和及時性的提升奠定基礎(chǔ)，尤其是在學(xué)術(shù)論文撰寫的過程中提供重要的依據(jù)，因而必須對檔案館內(nèi)的資料進(jìn)行分析，找出價值較高的信息內(nèi)容，編制開放利用的檔案資料信息，從而更好地為檔案查詢提供便利，最終為檔案管理的科學(xué)化的實現(xiàn)注入活力。

3.2.3致力于檔案管理方式的創(chuàng)新

檔案管理的科學(xué)化離不開有效的管理方式，因而為了科學(xué)化地管理預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案，就必須致力于管理方式的創(chuàng)新，尤其是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時代下，因而對檔案管理方式的創(chuàng)新的重要渠道就在于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，因此在檔案管理過程中作為管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代檔案管理方式，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立檔案的開發(fā)和檢索以及應(yīng)用的服務(wù)系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下創(chuàng)新管理方式和服務(wù)理念，從而更好地滿足檔案查閱的需要，最終確保各種疾病得到及時地預(yù)防和治理，確保管理的科學(xué)化。

3.2.4致力于服務(wù)方式的創(chuàng)新

實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化的目的就在于利用，因而在做好上述工作的同時，還應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)方式及創(chuàng)新。一是要拓寬收集面，防止檔案材料的流失，使檔案更完整、準(zhǔn)確地反映出實際情況，為檔案利用打好基礎(chǔ)。二是改變長期以來單一的借閱模式，擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容，更新服務(wù)方式，開展多種形式的檔案信息開發(fā)利用工作。改變以往坐等上門的封閉式服務(wù)方式，積極主動、熱情為疾病預(yù)防控制工作服務(wù)，配合研究任務(wù)，分工收集、整理有關(guān)課題的檔案資料。

3.2.5致力于宣教方式的創(chuàng)新

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)大力開展檔案法律法規(guī)知識宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識和檔案法制觀念。預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案還是普及衛(wèi)生防疫知識、開展宣傳、培訓(xùn)專業(yè)人才的有力工具。利用檔案可以編寫衛(wèi)生科普讀物和教材，繪制衛(wèi)生宣傳圖畫、舉辦各種展覽和講座、編寫衛(wèi)生年鑒等。在宣傳中，不僅要說明檔案的重要性，而且說明其在實際工作中的作用的典型事例加以宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)及預(yù)防醫(yī)學(xué)專業(yè)技術(shù)人員對檔案重要性的認(rèn)識。

4結(jié)論

綜上所述，對如何促進(jìn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化進(jìn)行探討具有十分重要的意義。作為新時期背景下的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員，必須認(rèn)識到預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案科學(xué)化實現(xiàn)的重要性，認(rèn)真分析預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案特點(diǎn)和作用，致力于檔案管理體系的健全和完善、檔案管理信息化的建設(shè)、檔案信息反饋及時性的提升以及自身專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)水平的提升，并致力于預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理意識、管理方式、服務(wù)方式、宣教方式的創(chuàng)新，最終實現(xiàn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化，以促進(jìn)我國預(yù)防醫(yī)學(xué)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為我國的疾病預(yù)控工作成效奠定堅實的基礎(chǔ)。

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