以精細(xì)化管理提高后勤事務(wù)管理水平

甘巧蓮

[摘 要] 2012年，長(zhǎng)慶油田分公司水電廠開(kāi)展“精細(xì)管理提升年”和“為民服務(wù)創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)”兩項(xiàng)活動(dòng)，如何在后勤事務(wù)工作中強(qiáng)化精細(xì)化管理，提高服務(wù)保障水平，顯得尤為重要。事務(wù)管理站從改進(jìn)事務(wù)管理工作精細(xì)化方法入手，全面強(qiáng)化各項(xiàng)工作的精細(xì)化管理，為水電廠又好又快發(fā)展提供有力的后勤服務(wù)保障。

[關(guān)鍵詞] 精細(xì)化管理；后勤事務(wù)；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 033

[中圖分類(lèi)號(hào)] F279.23 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）05- 0056- 02

0 前 言

長(zhǎng)慶油田分公司水電廠（以下簡(jiǎn)稱“水電廠”）緊密?chē)@“發(fā)展、轉(zhuǎn)變、和諧”三件大事及“上得去、穩(wěn)得住、管得好”的總體要求，繼續(xù)堅(jiān)持“推進(jìn)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變、鞏固安全發(fā)展基礎(chǔ)、完善和諧穩(wěn)定機(jī)制、提升服務(wù)保障能力”的工作主線，突出“一個(gè)主題”，開(kāi)展“兩項(xiàng)活動(dòng)”，推進(jìn)“五個(gè)建設(shè)”，抓好“六項(xiàng)工作”，全力提升服務(wù)保障能力。

在水電廠深入開(kāi)展“精細(xì)管理提升年”活動(dòng)中，事務(wù)管理站堅(jiān)持“為基層服務(wù)，為員工服務(wù)”的宗旨，秉承“事務(wù)管理無(wú)小事”工作理念，全面加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，持之以恒地推進(jìn)精細(xì)化管理，著力解決員工最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題，確保員工群眾利益受保障、心情更舒暢 ，推進(jìn)企業(yè)的民生工程建設(shè)。

1 從心出發(fā)，樹(shù)立精細(xì)化管理理念

意識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)。后勤事務(wù)工作的服務(wù)對(duì)象是人，管理工作的主體是人，客體也是人，每個(gè)工作人員都是精細(xì)化管理的實(shí)踐者，管理要精細(xì)化，必須讓每一個(gè)干部員工樹(shù)立精細(xì)化管理的意識(shí)和理念，把精益求精的工作理念深入到日常管理和服務(wù)的方方面面，徹底糾正“差不多”、“過(guò)得去”的工作心態(tài)和工作作風(fēng)，以精細(xì)化管理推動(dòng)整體工作水平的提高。

一是充分認(rèn)識(shí)推進(jìn)精細(xì)化管理的重要性。精細(xì)化管理是源于西方發(fā)達(dá)國(guó)家的一種管理理念，是以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式，是社會(huì)分工精細(xì)化和服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，開(kāi)展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高管理服務(wù)保障水平的必由之路。同時(shí)，事務(wù)管理站工作點(diǎn)多線長(zhǎng)面廣、瑣碎繁雜，更需要精細(xì)化管理。

二是深刻理解精細(xì)化管理的內(nèi)涵。精細(xì)化管理是一種管理理念和文化，是全方位、全過(guò)程、程序細(xì)致、管理嚴(yán)密的一種管理模式。精細(xì)化管理的“精”就是精確、精通和精品，實(shí)際工作中，事務(wù)管理站立足“準(zhǔn)”字求精確，做到情況準(zhǔn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)、措施準(zhǔn)；立足“深”字求精通，做到學(xué)習(xí)深、研究深、觀點(diǎn)深；立足“高”字求精品，做到高標(biāo)準(zhǔn)、高效率、高質(zhì)量。“細(xì)”就是工作細(xì)心、標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化、環(huán)節(jié)細(xì)致。實(shí)際工作中，市事務(wù)管理站立足“責(zé)”字求細(xì)心，強(qiáng)化責(zé)任感，倡導(dǎo)推敲，精益求精；立足“明”字求細(xì)化，明確責(zé)任、明確時(shí)限、明確要求；立足“小”字求細(xì)致，大處著眼，小處著手，以小見(jiàn)大。通過(guò)會(huì)議、學(xué)習(xí)、討論、觀摩、經(jīng)驗(yàn)交流等形式，深刻理解精細(xì)化管理的內(nèi)涵，使每個(gè)工作人員都樹(shù)立精細(xì)化工作的理念，從源頭上統(tǒng)一思想，確保精細(xì)化管理工作順利推進(jìn)。

三是自覺(jué)用精細(xì)化管理理念指導(dǎo)工作實(shí)踐。推進(jìn)精細(xì)化管理，最終目的是提升保障水平，事務(wù)管理站廣泛進(jìn)行精細(xì)化管理的宣傳教育，使全體干部職工正確認(rèn)識(shí)、全面了解，并主動(dòng)參與精細(xì)化管理，自覺(jué)用精細(xì)化管理理念指導(dǎo)工作實(shí)踐，逐步形成上下同心、一級(jí)管理一級(jí)和自我管理的良好局面。

2 整章建制，打好精細(xì)化管理基礎(chǔ)

“天下大事，必作于細(xì)，天下難事，必成于精”，扎實(shí)推進(jìn)精細(xì)化管理，必須有一套完整的規(guī)章制度和精細(xì)的工作標(biāo)準(zhǔn)，使管理服務(wù)保障工作逐步走向規(guī)范化、制度化。

一是建立完善規(guī)章制度。梳理規(guī)章制度。對(duì)事務(wù)管理站的6項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行全面清理，并結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)行制度的可適用性、可操作性進(jìn)行評(píng)估，對(duì)房產(chǎn)管理、宿舍管理、員工食堂管理、會(huì)議室管理、低值易耗品管理5項(xiàng)制度進(jìn)行修訂完善，確保制度的適用性、操作性、規(guī)范性。使各項(xiàng)工作有章可循、有規(guī)可依，推動(dòng)各項(xiàng)工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

二是建立完善精細(xì)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)。工作標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)工作的內(nèi)容、方法、程序和質(zhì)量的要求所制定的標(biāo)準(zhǔn)。事務(wù)管理站按照精細(xì)化管理要求，對(duì)每個(gè)崗位的每一項(xiàng)服務(wù)工作內(nèi)容、程序、標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任，進(jìn)行了分類(lèi)梳理， 修訂完善各崗位工作職責(zé)描述，明確每個(gè)崗位的工作職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、崗位權(quán)限，防止工作之間的重復(fù)、交叉、漏缺。修訂《事務(wù)管理站崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)及考核細(xì)則》以及《事務(wù)管理站對(duì)基層單位年度考核內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及考核細(xì)則》，使科室崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、考核辦法形成完整的體系，讓“辦事按程序、工作講標(biāo)準(zhǔn)、言行靠制度”體現(xiàn)在每一個(gè)工作崗位，成為每一名干部員工的自覺(jué)行為，形成按標(biāo)準(zhǔn)辦事、用制度管人的良好氛圍。

三是結(jié)合業(yè)務(wù)管理實(shí)際情況，利用目標(biāo)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、流程管理等管理理論，借鑒內(nèi)控體系建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)科室28個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化管理流程進(jìn)行完善、調(diào)整和優(yōu)化，進(jìn)一步統(tǒng)一工作程序，明晰工作界面，理順工作權(quán)責(zé)，規(guī)范業(yè)務(wù)行為。針對(duì)事務(wù)管理工作統(tǒng)籌安排，各崗位制作了業(yè)務(wù)辦理流程圖提示卡片，在事務(wù)管理站信息查詢系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程模塊發(fā)布，以便于各項(xiàng)業(yè)務(wù)在基層和機(jī)關(guān)的有效開(kāi)展。持續(xù)優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)化管理、HSE管理、質(zhì)量、測(cè)量管理和成本控制體系，把建標(biāo)、對(duì)標(biāo)、用標(biāo)、提標(biāo)活動(dòng)貫穿于業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，認(rèn)真執(zhí)行各類(lèi)管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真落實(shí)檢查、測(cè)試和評(píng)價(jià)制度，確保各體系有效運(yùn)行，執(zhí)行到位。

3 規(guī)范程序過(guò)程，各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作細(xì)化

事務(wù)管理實(shí)際上是人的管理，我們的服務(wù)對(duì)象——員工的一切合理需求，都是我們應(yīng)該關(guān)注或者滿足的，由此派生出來(lái)的事情不可勝數(shù)，為此必須牢固樹(shù)立“事務(wù)工作無(wú)小事”的理念，把每一件小事都當(dāng)作大事來(lái)辦，對(duì)工作過(guò)程中的每個(gè)細(xì)節(jié)都要精益求精，對(duì)每一件事情都要持高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，不斷培養(yǎng)扎實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，做到事事有計(jì)劃、事事有總結(jié)、事事有人做，杜絕管理上的漏洞，消除管理上的盲點(diǎn)，真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化。

以開(kāi)展承諾服務(wù)為切入點(diǎn)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。事務(wù)管理站全面實(shí)施了承諾服務(wù)制，公開(kāi)了食堂管理、住房管理、健康管理、計(jì)劃生育、辦公樓維修等服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，要求站內(nèi)員工嚴(yán)格執(zhí)行服務(wù)承諾內(nèi)容，推行了“日檢查”工作制，建立了“日檢表”，對(duì)各項(xiàng)工作的檢查情況及接到的維修服務(wù)等信息作好詳細(xì)記錄，客觀地反映發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和處理解決問(wèn)題的全過(guò)程。

一是在維修工作方面 ，我們開(kāi)展了以預(yù)防為核心的“主動(dòng)式”維修服務(wù)。安排專(zhuān)人每天做好水、電、中央空調(diào)、電梯及消防控制系統(tǒng)的運(yùn)行檢查，發(fā)現(xiàn)需要維修的項(xiàng)目及時(shí)安排處理，做到不等不靠。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或公示等形式張貼溫馨提示，將水電運(yùn)行、中央空調(diào)、保潔服務(wù)等電話公布，并針對(duì)停水停電等情況及時(shí)提醒大家注意安全等，架起了優(yōu)質(zhì)服務(wù)的連心橋。

二是加強(qiáng)食堂管理，做精膳食服務(wù)。對(duì)機(jī)關(guān)、基層食堂膳食服務(wù)進(jìn)行調(diào)研，了解情況，多方聽(tīng)取員工的意見(jiàn)和建議，找出差距和不足，不斷改進(jìn)、完善。著力提高菜肴質(zhì)量，豐富菜肴品種；加大投入，改進(jìn)烹飪?cè)O(shè)備，改善就餐環(huán)境；進(jìn)一步完善服務(wù)方式，提高烹飪技能，改善服務(wù)態(tài)度，全面提高膳食服務(wù)水準(zhǔn)；嚴(yán)格把好食品安全關(guān)，切實(shí)增強(qiáng)食品安全衛(wèi)生意識(shí)，抓好食品制作衛(wèi)生和場(chǎng)所清潔衛(wèi)生；嚴(yán)格把好采購(gòu)關(guān)，大宗食料實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)，降低采購(gòu)成本，確保食料質(zhì)量。

三是周密策劃組織好員工身體健康體檢，將疾病分類(lèi)匯總后，對(duì)存在的亞健康人群積極開(kāi)展健康干預(yù)。在員工體檢期間每周收集整理員工體檢檔案，各基層單位要做好體檢報(bào)告的錄入工作。體檢結(jié)束后，要認(rèn)真研究分析員工身體健康狀況，編制員工身體健康情況評(píng)價(jià)報(bào)告。落實(shí)員工健康教育、健康指導(dǎo)和健康知識(shí)宣傳等工作，建立員工健康評(píng)估機(jī)制，采取分片、分點(diǎn)的方式，邀請(qǐng)有資質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)或?qū)＜矣嗅槍?duì)性地組織開(kāi)展員工健康知識(shí)講座，做好健康干預(yù)，有效保護(hù)員工的身心健康，進(jìn)一步提升員工自我保健水平。定期下基層檢查工作，保證員工健康管理工作在全廠運(yùn)行規(guī)范高效，真正將企業(yè)發(fā)展成果惠及職工。

四是對(duì)照《水電廠低值易耗品配置標(biāo)準(zhǔn)》，全面清查低值易耗品（含食堂炊灶具）型號(hào)、數(shù)量、配置情況，健全完善低值易耗品基礎(chǔ)臺(tái)賬，做到“家底要清、底子要明”，賬物相符、物賬一致，并做好貼標(biāo)工作。定期組織抽查，實(shí)地核對(duì)物賬情況，全面掌握各單位低值易耗品管理現(xiàn)狀。

五是在對(duì)綠化、保潔、空調(diào)等物業(yè)服務(wù)工作方面，對(duì)外包單位實(shí)行嚴(yán)格的“日檢查、周總結(jié)、月考核”制度。在各項(xiàng)工作的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定上，明確了具體的操作程序和質(zhì)量責(zé)任人，每個(gè)崗位都有工作職責(zé)、任職要求、服務(wù)規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)，都有相應(yīng)的檢查制度和考核細(xì)則，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、規(guī)范化，做到了“事事受控，時(shí)時(shí)受控，人人受控”。在服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制定上，對(duì)工作人員勞保上崗、清潔工具擺放、服務(wù)態(tài)度、工作方式等瑣碎細(xì)節(jié)都做了規(guī)范要求，更新了服務(wù)理念，進(jìn)一步完善了各項(xiàng)管理制度、操作規(guī)程和激勵(lì)約束機(jī)制，把物業(yè)服務(wù)工作提升到一個(gè)新的水平。

4 強(qiáng)化落實(shí)，穩(wěn)步推進(jìn)精細(xì)化管理

健康管理親情化。開(kāi)展好健康體檢工作，明確了管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)、管理內(nèi)容與方式等內(nèi)容，策劃了8個(gè)年齡段體檢項(xiàng)目；2012年參加體檢人員共計(jì)1 884人，實(shí)際體檢1 786人，未體檢98人，體檢率95%。跟蹤了解體檢異常人員19人，包括頸部病癥4人、婦科疾病7人。做好健康干預(yù)，建立了基層健康管理人員信息QQ群，初步建立起健康管理工作兩級(jí)聯(lián)動(dòng)管理機(jī)制。開(kāi)展了健康知識(shí)和體檢報(bào)告解讀等培訓(xùn)講座，增強(qiáng)了員工健康保健意識(shí)及疾病防范意識(shí)。結(jié)合廠機(jī)關(guān)工作、運(yùn)行倒夜班、野外施工等三類(lèi)不同性質(zhì)的工作人群，設(shè)計(jì)編制了健康提示卡和小折本，宣傳脂肪肝、高血壓、糖尿病及亞健康疾病預(yù)防知識(shí)，努力在全廠營(yíng)造“關(guān)注健康，感恩生活”的健康生活氛圍。

食堂管理人性化。加強(qiáng)食堂日常監(jiān)督管理， 做好食品安全、用氣安全及日常管理工作，檢查原材料采購(gòu)狀況、保管狀況、食品加工衛(wèi)生安全、餐具衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、從業(yè)人員狀況、服務(wù)質(zhì)量、電器設(shè)備管理、燃?xì)猓ㄈ济海┕芾淼臋z測(cè)及使用、安全隱患的排查及整改情況等。抓好飲用水安全，對(duì)基層單位生活飲用水、澡堂、后勤設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，督促整改存在的問(wèn)題，共解決基層單位自動(dòng)門(mén)、空調(diào)等設(shè)備維修問(wèn)題7項(xiàng)。做好夏季食品衛(wèi)生及飲用水安全管理工作，對(duì)全廠食堂食品安全、飲用水、內(nèi)部公共衛(wèi)生等方面管理進(jìn)行了部署安排，定期和基層單位員工食堂溝通，針對(duì)基層食堂出現(xiàn)的問(wèn)題，安排專(zhuān)人進(jìn)行了指導(dǎo)處置，保障了基層員工安全衛(wèi)生的就餐條件。舉辦了水電廠基層單位物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，探索“優(yōu)質(zhì)服務(wù)員工、保障生產(chǎn)、提升人性化的后勤管理水平”的新途徑，推進(jìn)“構(gòu)建規(guī)范化事務(wù)管理，親情化后勤服務(wù)”體系建設(shè)，更好地為水電廠和諧發(fā)展和一線員工生活品質(zhì)的提升，提供可靠保障和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

外包業(yè)務(wù)管理有序化。堅(jiān)持每月2次的電話詢情記錄和月底考核，收集清理基層報(bào)送的考核結(jié)果，做好溝通答復(fù)。檢查了外包服務(wù)人員基本信息，明確人員定員數(shù)量、身份、年齡及健康狀況及勞動(dòng)合同簽訂情況。定期聯(lián)系勞務(wù)承包單位，了解管理服務(wù)現(xiàn)狀，督促承包方履行合同。協(xié)調(diào)承包方、基層單位關(guān)系，共同做好后勤服務(wù)工作。落實(shí)《水電廠物業(yè)服務(wù)外包業(yè)務(wù)監(jiān)督考核暫行辦法》，每月統(tǒng)計(jì)基層單位勞動(dòng)紀(jì)律、崗位職責(zé)履行、行為規(guī)范、服務(wù)質(zhì)量及工作標(biāo)準(zhǔn)等方面對(duì)外包服務(wù)考核情況，確保外包業(yè)務(wù)管理規(guī)范有序。

通過(guò)實(shí)施精細(xì)化管理工作，杜絕以往工作中的隨意性和盲目性，完善工作思路，尋找工作差距，提高了業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)了管理標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)流程化，提升事務(wù)管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，確保全廠后勤管理各項(xiàng)工作“事事有人管，時(shí)時(shí)有人管”，為水電廠又好又快發(fā)展提供了有力的后勤服務(wù)保障。