關于電算會計記賬方法

唐建國

現(xiàn)行會計軟件提供了五種電算化會計特有的功能。文章分析了各種記賬功能的運行目標及其實現(xiàn)條件，并從其內(nèi)部工作原理出發(fā)，對每種記賬功能的優(yōu)缺點作出了恰當?shù)脑u價。

在電算化會計信息系統(tǒng)中，電子賬套是由相互關聯(lián)的一系列財務數(shù)據(jù)庫文件組成的集合體。所有的會計數(shù)據(jù)和會計信息都必須以數(shù)據(jù)庫文件的形式存在，例如未記賬憑證和已記賬憑證就分別存儲在“臨時憑證庫文件”和“正式憑證庫文件”之中。在電子賬套中，記賬是一項最為關鍵的數(shù)據(jù)處理功能，是憑證數(shù)據(jù)在不同數(shù)據(jù)庫文件之間的自動傳遞和更新，不再是手工會計對憑證數(shù)據(jù)在賬簿上的重復轉(zhuǎn)抄。而現(xiàn)行的各種會計軟件中具有的模擬記賬、實時記賬、成批記賬、跨月記賬和恢復記賬幾種功能又是記賬過程發(fā)生這一根本性變化的前提和基礎。

一、電算會計的實時記賬方法

實時記賬是指電子賬套中的記賬憑證不經(jīng)審核就能直接記賬。對于新增的記賬憑證，一旦保存就會立即記賬，所以實時記賬每次只能登記一張憑證。從實時記賬的實質(zhì)來看，憑證處理過程不僅省略了審核簽字這道手續(xù)，還將憑證記賬和保存這兩個過程合二為一。這樣一來，凡是進入電子賬套的記賬憑證都是已記賬憑證，不需經(jīng)過“臨時憑證庫文件”就直接存儲在“正式憑證庫文件”之中，制單人也就成為已記賬憑證中會計數(shù)據(jù)的最終責任人。這種記賬的關鍵是能夠?qū)υ诮Y賬過程中（有的會計軟件在結賬模塊中嵌套了機制憑證功能）自動生成的機制憑證進行實時記賬，從而不中斷整個結賬過程并能連續(xù)期末機制憑證。實時記賬雖然流程簡單、操作方便，但由于不對記賬憑證進行審核簽字，而有悖于會計人員相互制約的原則和要求，同時對錯誤憑證只能進行有痕跡修改而不能徹底刪除。大家知道，記賬憑證是電子賬套處理會計數(shù)據(jù)的起點，用戶只有充分利用會計軟件提供的自動審核和人工審核功能共同對記賬憑證進行全面的審核，才能保證電子賬套中會計信息的正確性和可靠性。為此，建議現(xiàn)行會計軟件改版升級時對這種記賬功能加以改進。

二、電算會計的模擬記賬方法

模擬記賬可以使用戶預先就知道電子賬套中所有未記賬憑證在正式記賬之后的數(shù)據(jù)結果，所以又被稱為預記賬。由于模擬記賬針對的是未記賬憑證，因此保存在“臨時憑證庫文件”中的所有憑證，不論其是否已經(jīng)審核簽字，是本月還是上月的，也不管是哪個操作員填制的，都可以進行模擬記賬。模擬記賬的結果只能供用戶臨時瀏覽查看，而不能在電子賬套中長久保存和調(diào)用，這和具有轉(zhuǎn)移憑證、傳遞數(shù)據(jù)和更新數(shù)據(jù)三大功能的正式記賬不同。這樣，通過模擬記賬的憑證仍然屬于未記賬憑證而繼續(xù)保存在“臨時憑證庫文件”之中，這正是有的會計軟件（例如安易軟件）將模擬記賬功能與未記賬憑證的其它操作模塊集成在同一個主菜單中的原因所在。雖然模擬記賬沒有真正處理未記賬憑證中的數(shù)據(jù)，但這一記賬功能卻能夠?qū)ξ从涃~憑證進行及時匯總和試算平衡，防止錯制、重制和漏制憑證，而且有助于實現(xiàn)預算控制和賬簿記賬前后的對照分析等工作。

三、成批記賬方法

從表面上看，成批記賬一次能夠?qū)⒍鄰埼从涃~憑證交叉立體同時登記入賬，但它與實時記賬的根本區(qū)別在于憑證必須經(jīng)過審核簽名后才能進行記賬，而不是一次能夠登記記賬憑證張數(shù)的多少。也就是說，只要是憑證要求審核簽字后才能記賬，即使一次登記一張記賬憑證也屬于成批記賬?，F(xiàn)行會計軟件對進入電子賬套的記賬憑證雖然可以從借貸平衡、憑證類型、時間順序和內(nèi)容完整等方面進行自動審核，但無法預防像數(shù)字串行、方向顛倒和借貸同時多記或者少記等這類憑證錯誤。為了保證電子賬套中會計數(shù)據(jù)的正確性和合法性，不論是用戶錄入的手工憑證還是自動生成的機制憑證都必須作為未記賬憑證先保存在“臨時憑證庫文件”之中，等待相關人員進一步審核。一旦發(fā)現(xiàn)其中的未記賬憑證有錯誤，用戶就能及時進行無痕跡修改，同時還可減少不必要的數(shù)據(jù)存儲；審核無誤的憑證經(jīng)過簽字后仍然要返回存放在“ 臨時憑證庫文件” 之中，只有經(jīng)過成批記賬才能轉(zhuǎn)移到“ 正式憑證庫文件” 之中。由于成批記賬具有工作效率高、控制環(huán)節(jié)多和數(shù)據(jù)責任明確等優(yōu)點，因此，它成為各種會計軟件都具有的最基本的記賬功能。

四、電算會計的恢復記賬

恢復記賬能夠?qū)⒁延涃~憑證及其數(shù)據(jù)還原到記賬前的狀態(tài)。這種反記賬功能不僅要把記賬憑證從“正式憑證庫文件”返回到“臨時憑證庫文件”中，而且要把當時記賬過程中傳遞和產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)從相關數(shù)據(jù)庫文件中徹底注銷?？梢姡鏈蚀_地保留記賬線索是會計軟件實現(xiàn)恢復記賬的關鍵技術，現(xiàn)行的會計軟件主要有“最近一次記賬前狀態(tài)”和“本月月初狀態(tài)”兩種恢復形式?；謴陀涃~功能雖然具有避免錯誤憑證被登記入賬、解決病毒導致的賬證不符問題、重新進行意外中斷的記賬過程等優(yōu)點，但同時又會給電子賬套帶來了新的財務風險，例如，已達賬項和已核業(yè)務等輔助數(shù)據(jù)被刪除后就不能全面恢復，如果再次記賬將會引起主體賬和輔助賬之間的數(shù)據(jù)不一致；更新過的賬套數(shù)據(jù)與已報告的會計報表數(shù)據(jù)也很可能不符；另外，該功能還給一些蓄意作弊者提供了可乘之機。

因此，現(xiàn)行會計軟件對該功能通過隱藏（使用時再激活）和專人負責（如賬套主管）等方式進行了嚴格管理。權衡恢復記賬功能的利弊，鑒于已記賬憑證的錯誤還可以采用紅沖和調(diào)整方法進行有痕跡修改，筆者建議會計軟件中最好還是不要設置這種記賬功能。

五、電算會計的跨月記賬

會計工作要求日清月結，但在會計實務中用戶可能會由于種種原因而不能按期結賬。如果等到本月記賬憑證全部記賬和結賬后，用戶再來進行各項輔助賬務管理和編制完整的會計報表，就會造成日常會計工作的大量積壓?，F(xiàn)行會計軟件提供的跨月記賬功能允許用戶在上月未結賬的情況下，照常將本月錄入的記賬憑證及時進行記賬。在電子賬套中，所有記錄經(jīng)濟業(yè)務的數(shù)據(jù)庫文件都可以按時間先后進行索引排序，記賬憑證只要日期屬實，其記賬遲早并不會影響相關數(shù)據(jù)庫文件的正確性，會計軟件能夠自動按照憑證日期有序地傳遞和更新賬套數(shù)據(jù)。由于本月一旦結賬將不能在本月再輸入記賬憑證，也就是說，只要本月未結賬還可以繼續(xù)進行憑證處理，因此，跨月記賬功能使得一個電子賬套同時擁有幾個活動會計期間，這樣不僅給日常賬務處理工作帶來了便利，也給年度審計調(diào)賬提供了極大的方便。同時，為了防止濫用跨月記賬功能而將會計工作一推再推，會計軟件應該要求跨月記賬不能超過兩個月。