提升企業(yè)辦公室管理水平的策略研究

文軍

【文章摘要】

一個(gè)單位或者一個(gè)企業(yè)的行政管理部門最主要的機(jī)構(gòu)就是“辦公室”，辦公室承接了上級與下屬每個(gè)部門的聯(lián)系，協(xié)調(diào)每一個(gè)部門的工作，辦公室的作用在一個(gè)企業(yè)中的作用不容忽視，作為辦公室的主要工作人員承擔(dān)著辦公室的一切工作，往往這些人的工作效率直接影響著辦公室的工作效率的高低。所以，如何才能提高辦公室工作人員的工作效率，提升辦公室的管理水平有著很重要的意義。本文就針對如何提升辦公室管理水平進(jìn)行研究主要就從工作人員如何做好分內(nèi)工作，參與工作的熱情，建設(shè)一個(gè)高效率的辦公室?guī)讉€(gè)方面著手，提高企業(yè)的形象與工作效率。

【關(guān)鍵詞】

辦公室管理;工作效率;工作人員

辦公室是一個(gè)企業(yè)的綜合管理的部門，辦公室構(gòu)成了一個(gè)企業(yè)的完整體系，辦公室是上級主管部門與下級從屬部門的連接紐帶起到了橋梁的作用。辦公室的責(zé)任與職能就是綜合的引導(dǎo)下級部門聽從上級部門的安排完成好應(yīng)該完成的各項(xiàng)任務(wù)。要想履行好企業(yè)的辦公室應(yīng)有的作用與職能，首先就要參與到企業(yè)的政務(wù)以及各項(xiàng)工作中去，做好一切影單完成的任務(wù)，建立一支高效率的辦公室工作隊(duì)伍。

1 積極地參與到企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)中去，為企業(yè)提供自己的建議

辦公室的有其重要的的作用，就是要為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者與決策者提供自己的意見與建議，參與到企業(yè)的決策中去，為主要的指導(dǎo)工作的領(lǐng)導(dǎo)者提供一些建議。這就體現(xiàn)了辦公室是企業(yè)的核心組成部分之一。另外，辦公室也有責(zé)任協(xié)調(diào)好企業(yè)的每一個(gè)部門之間的關(guān)系，充分調(diào)動起每一個(gè)部門的工作熱情為企業(yè)服務(wù)。所以辦公室的建設(shè)工作關(guān)系到企業(yè)發(fā)展，辦公室的工作隊(duì)伍好與壞尤為重要。

1.1 要有一個(gè)”全局“意識

作為辦公室的工作人員“眼光要長遠(yuǎn)”，不能只看重眼下的一點(diǎn)利益而不顧全企業(yè)未來的發(fā)展，樹立一個(gè)“全局意識”是辦公室工作人員工作的內(nèi)在要求，辦公室的工作人員有著帶領(lǐng)著企業(yè)上下員工共同努力為企業(yè)奮斗的責(zé)任，辦公室代表著上級領(lǐng)導(dǎo)對下級員工的一切指示，同時(shí)也代表著下級員工對上級領(lǐng)導(dǎo)提出的各項(xiàng)要求。辦公室的工作人員責(zé)任重大，所以，辦公室的工作人員樹立“全局意識”影響到企業(yè)的發(fā)展。另外，辦公室的工作人員千萬不能注重眼前的利益，不能只代表企業(yè)的下級員工的小部分人員的利益，在決策上要公平公正盡量符合大眾的利益，這樣他們的工作才能越來越完善。

1.2 加強(qiáng)企業(yè)的辦公室工作人員理論的學(xué)習(xí)

辦公室的工作人員要想為企業(yè)提供最優(yōu)質(zhì)的建議，提出最有效的改進(jìn)方法就需要加強(qiáng)這些工作人員的相關(guān)理論知識的學(xué)習(xí)，辦公室的工作人員主要就是提出改進(jìn)建議，提出提高工作的方法，以及管理好下級的工作人員主要扮演著“指揮官”的角色，而不需要參與實(shí)際的踐行中去。而理論知識的學(xué)習(xí)是一個(gè)長期不斷積累的過程需要不斷積累經(jīng)驗(yàn)更需要不斷的創(chuàng)新，隨著時(shí)代的發(fā)展不斷提出新的管理辦法，辦公室的工作人員需要學(xué)習(xí)與管理有關(guān)的相關(guān)理論知識，例如：行政辦法、業(yè)務(wù)熟知的各項(xiàng)理論、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)等等。辦公室的工作人員需要不斷加強(qiáng)自身的管理道德修養(yǎng)，從而提升整個(gè)辦公室的辦事效率與行政效率，達(dá)到企業(yè)效益提高的目的。

1.3 辦公室的工作人員提供的決策方案要經(jīng)過反復(fù)的研究

作為領(lǐng)導(dǎo)的主要“獻(xiàn)策人”辦公室要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成每一個(gè)工作決策，往往企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員沒有太多的實(shí)踐去深入到企業(yè)的一線工作中去實(shí)際的的考察工作狀況，只能通過辦公室提供的信息來進(jìn)行決策，所以這就需要辦公室的工作人員要為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)的科學(xué)的調(diào)查信息。這樣才能保證決策的可行性以及科學(xué)性，帶領(lǐng)企業(yè)朝著一個(gè)更好的方向發(fā)展。簡單的說，辦公室的工作人員所提供的信息與調(diào)查數(shù)據(jù)往往都能左右著領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展的方向，人類社會的發(fā)展就是在不斷地循環(huán)著認(rèn)識自己，完善自己的一個(gè)過程。企業(yè)的調(diào)查研究就是在認(rèn)識企業(yè)自身存在的不足以及應(yīng)該改進(jìn)的不足之處，上級領(lǐng)導(dǎo)做出的決策也就是企業(yè)的自我改進(jìn)的過程。所以，辦公室工作人員在進(jìn)行調(diào)查研究時(shí)一定要保證調(diào)查資料的真實(shí)性與客觀性，以提高辦公室的工作效率以及整個(gè)企業(yè)的工作效率。

2 做好辦公室工作人員的本職工作，保證各項(xiàng)工作的開展

辦公室的工作人員的本職工作的開展關(guān)系到所有部門工作的開展，辦公室是一個(gè)綜合性工作極強(qiáng)的部門，這就決定了辦公室的工作性十分的復(fù)雜，要做好辦公室的各項(xiàng)工作，就要明確辦公室的工作目標(biāo)，做好本職工作。

2.1 明確自己的崗位與本職工作

首先，辦公室的工作人員要明確自身的工作特點(diǎn)，以及辦公室的工作范圍與工作崗位的各項(xiàng)職能，需要協(xié)調(diào)好與個(gè)部門之間的聯(lián)系。辦公室的本職工作包括著許多的方面的工作責(zé)任。

第一，工作的標(biāo)準(zhǔn)定為要高，不能只局限于一點(diǎn)小小的成就而沾沾自喜，辦公室的工作成果直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)好壞以及整個(gè)企業(yè)的未來發(fā)展，所以辦公室的工作職能關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的發(fā)展而非個(gè)人利益的好與壞。

第二，辦公室需要應(yīng)對企業(yè)的各種突發(fā)的事件，企業(yè)所處的位置直接影響到辦公室的工作環(huán)境，企業(yè)大多數(shù)都在激烈的市場競爭當(dāng)中，市場的競爭往往復(fù)雜多變，出現(xiàn)的狀況也無法估量，這就需要辦公室的工作人員要提前做好預(yù)警工作，對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況做好準(zhǔn)備，更要提高辦公室處理突發(fā)事件的工作效率，保證其的正常運(yùn)行與工作。

第三，辦公室的協(xié)調(diào)工作的任務(wù)繁重，辦公室溝通著上級與下屬部門之間的聯(lián)系，要想提高效率與工作質(zhì)量，協(xié)調(diào)與統(tǒng)一十分重要，所以辦公室的每一名工作人員都要明確自身的崗位與職責(zé)，每一個(gè)員工的工作效率與行為都知己影響著工作的結(jié)果。要做到每項(xiàng)工作的責(zé)任都有承擔(dān)人，做好自己的分內(nèi)工作，協(xié)調(diào)好部門之間的關(guān)系。

2.2 找出工作規(guī)律，做好每一項(xiàng)工作

辦公室的工作雖然存在著一定突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)以及隨時(shí)都有可能面對著不同的工作難題，但是辦公室的工作也存在著一定的規(guī)律性，這就需要辦公室的工作人員自己找出其工作的特點(diǎn)與規(guī)律找到規(guī)律去辦事往往都十分的簡單。辦公室的工作規(guī)律主要表現(xiàn)在實(shí)踐的規(guī)律性以及工作程序的單一性，只要辦公室的工作人員能抓住這兩個(gè)工作規(guī)律就可以簡化工作程序，提高工作效率，使得辦公室的工作變得越來越簡單，達(dá)到事半功倍的成效。

辦公室的工作主要就是分工解決上級領(lǐng)導(dǎo)的每一項(xiàng)工作任務(wù)，只有相互協(xié)作與配合個(gè)才能完成好每一項(xiàng)工作任務(wù)，辦公室的管理工作做得好直接關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展，所以，提高辦公室的工作管理十分重要，促使企業(yè)能夠朝著更好的方向發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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