新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

李文勇 阮禮銀 馬振華

【文章摘要】

新形勢下，時代的發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的要求，就其本身來說，檔案管理工作具體環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，需要高能力、專業(yè)化的管理人員。有效的檔案管理工作有利于信息的保存和查詢，加快相關(guān)部門的工作效率，促進檔案管理工作的順利進展，隨著時代的發(fā)展，我們也應(yīng)該進一步規(guī)范檔案管理工作。因此，本文首先介紹了檔案管理工作的重要性，接著輪速了檔案管理中現(xiàn)存的一些問題，并最后提出了管理策略，以便實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，適應(yīng)新形勢的變化。

【關(guān)鍵詞】

新形勢;檔案管理;工作規(guī)范;現(xiàn)狀;措施

0 前言

二十一世界是知識經(jīng)濟時代，隨著時代的變遷，各方面都應(yīng)加以改革來滿足新形勢的要求。就檔案管理工作而言，以往的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前時代的需求，因此我們應(yīng)該認識到檔案管理的重要性，在此基礎(chǔ)上明確當(dāng)前管理工作中存在的不足，并找出合理的解決措施來改變現(xiàn)狀。

1 檔案管理工作的重要性

檔案主要記錄了組織以往的事件和歷史，組織能夠從檔案中獲得組織所需要的信息和經(jīng)驗，有利于組織吸取經(jīng)驗，方便對日后事件的處理;另外，檔案還是一種組織文化，積淀著組織的文化內(nèi)涵，因此檔案管理工作對組織具有重要的意義，有效的檔案管理工作能夠促進組織的發(fā)展。

從組織的內(nèi)部來講，通過檔案管理工作，組織人員可以了解組織以往的發(fā)展歷程，幫助員工更好地掌握組織的文化精神，全面地認識組織，有利于提高員工的歷史認知水平[1]。除此之外，檔案管理記錄了組織中很多重要的內(nèi)部信息，這些信息與組織日后的發(fā)展息息相關(guān)，如果泄露了這些信息，將會危及到組織的發(fā)展方向，嚴重的話還會威脅到組織的生存，所以我們要加強檔案管理工作，使其規(guī)范可靠。

從組織的未來來講，檔案管理工作有利于促進組織日后的發(fā)展。管理者的決策直接影響到組織的發(fā)展，而組織管理者的決策很大程度上要借鑒以往的經(jīng)驗和相關(guān)的數(shù)據(jù)，所以管理者的決策離不開檔案管理，規(guī)范的檔案管理能夠幫助管理者做出科學(xué)、合理的選擇，促進組織未來的發(fā)展。從上面的論述中我們可以知道檔案管理工作對組織的內(nèi)部和未來都有重要的發(fā)展意義，規(guī)范化的檔案管理工作有利于保存重要的信息，為組織未來的決策奠定良好的基礎(chǔ)，促進組織的全面發(fā)展。

2 檔案管理工作中存在的問題

檔案管理工作在組織的發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，是組織管理中一項關(guān)鍵的任務(wù)。但是就目前來看，檔案管理工作中還存在一些問題，為了使檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化的要求，實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化，我們必須要明確檔案管理工作中現(xiàn)存的一些問題，以便能夠更好地解決這些問題。

2.1 檔案管理員沒有認識到檔案管理工作的重要性

從當(dāng)前的現(xiàn)狀分析，我國檔案管理人員工作水平較低，很大一部分員工根本還沒有認識到檔案管理工作的重要性，因此難以實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。在組織里，工作人員都把檔案管理作為一個十分簡易的工作，上層管理者也是這樣認為，導(dǎo)致沒有把檔案管理你重要性的理念灌輸于員工心中，從而使檔案管理工作沒有受到大家的重視。除此之外，這種長期忽視的態(tài)度也會導(dǎo)致工作人員的工作能力大大下降，因為管理人員并沒有把檔案管理看做一個重要的工作，所以其投入的辛勞也不會很多，更不會努力去提高自身的檔案管理水平和管理能力。

2.2 檔案管理工作信息化水平較不高

原先的檔案管理大都是采用紙質(zhì)化的工作方法，這種工作方法難以實現(xiàn)信息長久地保存和使用，信息的準確率也會受到一定的影響，其管理效率也不會很高，而當(dāng)今社會信息膨脹，工作節(jié)奏加快，所以傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不符合現(xiàn)代生活的要求[2]，我們要實現(xiàn)檔案的信息化管理。當(dāng)前檔案管理的信息化水平較低，科技含量不高，信息化技術(shù)難以落實到平日的工作中，因此我們要認識到傳統(tǒng)工作的落后性，以此來提高工作效率，運用科技手段來提高信息處理的能力，從而實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

3 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑

3.1 提高檔案管理人員的專業(yè)水平，加強管理工作的能力

我國檔案管理工作程序紛繁復(fù)雜，要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，我們必須要提高檔案管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)水平。就目前來看，我國檔案管理工作人員對檔案管理工作重視程度不高，其工作能力水平有限，對檔案管理工作的專業(yè)知識掌握不夠，隨著時代的發(fā)展，我國應(yīng)當(dāng)不斷更新檔案管理的工作方法，適當(dāng)?shù)貞?yīng)用科技手段來規(guī)范檔案管理工作。為此，我們首先要對檔案管理工作人員進行專門的培訓(xùn)，采用講座授課、聘請專家來補充管理工作的知識，另外還要開辟實踐平臺，給檔案管理員工提供操作的機會，使理論結(jié)合實際，進而提高檔案管理員工的專業(yè)水平和工作能力。

3.2 加強管理人員的重視程度，提高管理意識

為了使檔案管理工作更加規(guī)范化、專業(yè)化，組織內(nèi)部應(yīng)該提高管理意識，改變原有的忽視態(tài)度，規(guī)范相關(guān)管理工作的工作流程和工作標準，把所有的資料進行集中整合和分類，并對資料進行備份，以備后續(xù)工作的使用，之后的歸檔工作與立卷工作必須詳細，嚴格對檔案進行分類歸檔，在此基礎(chǔ)上，我們還要保證檔案的準確性和完整性。另外，相關(guān)人員還要建立并健全完善的檔案管理規(guī)范和管理體制，把員工的具體任務(wù)和具體責(zé)任進行明確的劃分，讓員工各有所職，各得其所，對于那些態(tài)度不端正的員工要按照制度來進行處理，嚴格懲罰，從制度上來加強檔案管理工作人員的重視程度，進而提高管理意識。

3.3 提高檔案管理的信息化水平

為了適應(yīng)現(xiàn)代化的要求，我們要利用先進科學(xué)技術(shù)，不斷更新和完善電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化，從而提高檔案管理的工作水平和工作效率，保證檔案存檔信息的準確性和完整性。另外，引入搜索引擎技術(shù)，便于相關(guān)信息的查找、整合和分類。除此之外，我們還要建立并健全規(guī)范的歸檔制度，進一步加強檔案歸類工作，讓相關(guān)工作人員認識到自己的責(zé)任，明確工作要求和工作指標[3]。同時，還要對檔案管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)，豐富員工的科技知識，讓員工學(xué)會利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來操作檔案管理，以此來提高檔案管理的信息化水平。

4 結(jié)語

我們要明確檔案管理工作的重要性，改變以往的管理工作態(tài)度，并在此基礎(chǔ)上，認識到當(dāng)前檔案管理中存在的問題和不足，進而提高我們的管理意識，提高檔案管理人員的工作水平和專業(yè)素養(yǎng)，最后運用現(xiàn)代科技手段來實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

【參考文獻】

[1].韓梅，木雕企業(yè)檔案工作與檔案文化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012年07期.

[2].章熙昀，新形勢下木雕企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范研究[J].華章，2011年14期.

[3].巴云紅，新形勢下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作[J].科技傳播，2011年18期.

【作者簡介】

李文勇，男（1965.11—），漢族，籍貫：河南省商城縣人，?？?，技師。研究方向：圖書管理.檔案管理