淺述電子檔案信息管理

張媛

1 電子文件的來源和電子檔案的形成

隨著當前網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，信息管理系統(tǒng)開始被大范圍的應用，并開始逐步的改變著整個辦公自動化。通過系統(tǒng)，使得公司對文件的收發(fā)，到最后的處理，全部開始實行現(xiàn)代化的流轉(zhuǎn)和管理，由此開始步入電子化的時代。而針對檔案的管理，紙質(zhì)的檔案通常都較為穩(wěn)定和安全，電子檔案則容易損壞，因此最為簡便的方式則是通過光盤對其進行存儲。

2 電子檔案帶來的機遇與挑戰(zhàn)

首先由于電子文件的載體是計算機 ，電子檔案具有以下優(yōu)勢：信息的非人工識讀性;信息存儲的高密度性;信息與載體之間的可分離性;多種信息媒體的繼承性;但是也存在一定的缺點，比如非人工識讀型，就是要通過計算機特定的系統(tǒng)運行程序解碼后人工才能識讀它 ，系統(tǒng)依賴性，信息可更改性，載體計算機不穩(wěn)定，并且信息和載體可分離性，造成數(shù)據(jù)丟失。

存儲類型

目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，以產(chǎn)品競爭力第一的協(xié)達軟件為例，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡空間。

3 電子檔案的管理

電子檔案區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。因此，電子檔案管理的管理就是重中之重。

3.1 電子檔案的整理歸檔

首先，需要將所有的帶有標識的電子文檔規(guī)整，同時將其統(tǒng)一的制成歸檔數(shù)據(jù)集。然后將其拷貝到具有永久性的存儲的載體之上，對該載體至少要保存2套及其以上，一套其主要做封存的保管，而另外的一套則主要提供給用戶作為查閱。在必要的時候，可以采用三套的方法對其進行異地的保存。對加密的電子文檔，則應該進行解密，在解密后再將其歸檔。而在實踐的應用當中，我們通常采取的載體首先選擇只讀;其次為一次寫光盤;再次則為可擦寫光盤;最后為磁帶。在存儲當中，不能應用軟磁盤作為歸檔的電子文檔的處理。

在電子文件的載體上面，要貼好相關的標簽，在標簽的上面還必須要有名稱、保管期限、密級等各方面的信息。同時將與其對應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。其中如果需要進行長期保管和存儲的文檔，則需要將電子文件與相應的機讀目錄都全部存到同一個電子載體的上面，而如果是自行開發(fā)的軟件，則也需要將其存到一個載體上面。在這個載體上保存的文章至少在1年的時間。

3.2 電子檔案的鑒定。

電子文件歸檔的鑒定，則主要是在對文檔進行存儲之前。電子文件在檔案部門和形成部門的共同努力下，對電子文檔進行一定的鑒定。在鑒別其價值的同時，對其記錄的載體等進行檢查，同時對其硬件、軟件等進行壽命，從而結(jié)合其價值劃分其保管的年限。

當前對電子文件的技術方面的鑒定通常包括以下內(nèi)容：對于歸檔的電子文件內(nèi)容的真實性與完整性，電子文件的特性決定了它的版本繁多性，最后歸檔的最終版本，需要鑒定，才會同時具有價值和意義。

文件完整性鑒定。電子文件的完整性鑒定有兩種方法，要確定好兩種方法的區(qū)別，適當?shù)倪\用。

電子文件的可讀性有效性檢測。鑒定的內(nèi)容主要包括信息的可識別性和利用性，這就需要，無差錯讀取技術檢測，存儲介質(zhì)（載體）的物理掃描以及規(guī)格、質(zhì)量檢測等等都是電子文件能否被有行之有效運用的關鍵。

文件的安全鑒定。安全鑒定主要是檢測電子文這方面主要是檢測電子文件是否受到病毒感染，檔案管理部門要對接受進來的電子文件進行排毒檢查，日常中工作管理中也要對查毒、殺毒軟件要進行不定期的升級。關于對檔案管理權限和利用權限的鑒定問題，主要有密碼鑒定或指紋鑒定等方法，以確保電子文件的安全性。

銷毀文件的鑒定。電子文件的“銷毀”不同于紙質(zhì)文件，只需要在電腦中刪除文件即可。但是要標注好銷毀日期以備日后整理。

4 電子文件的歸檔方式和途徑

首先，要有一支專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理隊伍，并且對電子檔案要定期整理，根據(jù)存儲環(huán)境、存儲介質(zhì)如光盤等質(zhì)量和壽命等因素進行歸檔。對歸檔的電子文檔進行按分類編號，以便于查找和管理。在最終的檔案版本在入檔后，對其進行脫機，并放置到相應的位置。同時采用數(shù)據(jù)壓縮的方式對網(wǎng)絡上面的電子文件進行壓縮，最后統(tǒng)一將其刻入到相應的磁、光介質(zhì)上面。同時對存檔的文件進行一次備份的操作，一方放置放置丟失，而對文件的備份則通常在局域網(wǎng)或者是安全的網(wǎng)絡上進行操作;在歸檔方面，采用“雙套制”的方式。也就是同時采用電子和紙質(zhì)的文檔。對這種文檔的保存其通常適用于長期的文檔的保存。

5 安全

人人都為自身的一言一行負責的態(tài)度、杜絕一切不良隱患安全就是消除工作中一切不安全因素，杜絕一切不安全現(xiàn)象。要建立健全各項安全管理制度，排除隱患，確保檔案安全。要保障最基本的檔案保管設施，認真落實“八防”措施.

6 節(jié)約

就是對時間、空間、能源等方面合理利用作為社會資源消費系統(tǒng)的檔案部門，檔案的目錄制作、檔案的整理與裝具、檔案的保管柜架、檔案的保護技術設備與技術手段的投入，相應的都要消費一定的資源。在建設資源節(jié)約型社會的今天，作為檔案工作人員有責任也有義務增強資源意識和節(jié)約意識，將有限的檔案經(jīng)費用到“刀刃”（比如檔案信息化、數(shù)字化、登記備份等關鍵項目）上，要用較少的投入獲得更多的產(chǎn)出或效益，用既規(guī)范又簡易的整理方式整理各類檔案，用較少的檔案盒、裝具保存更多的有價值的檔案，用較少的物質(zhì)資源科學地規(guī)范地整理、保管、管理更多的檔案。

總之，對電子文檔的保存應該做到通過對價值的判斷，從而多方式、多渠道的對其進行保存，從而提高對文檔保護的質(zhì)量和安全度，更好的方便對今后數(shù)據(jù)的查詢和參考。

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