產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目管理中的收尾工作

何遺非 萬俊丹

摘 要：項(xiàng)目管理是近年來發(fā)展迅速的一門管理科學(xué)，但作為項(xiàng)目管理的重要組成部分和企業(yè)項(xiàng)目管理能力提升的關(guān)鍵過程，項(xiàng)目收尾工作卻沒有得到應(yīng)有的重視。文章從項(xiàng)目收尾的內(nèi)容、作用和開展出發(fā)，簡述項(xiàng)目收尾的工作的現(xiàn)狀及對產(chǎn)品研發(fā)企業(yè)的重要意義。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；收尾；研發(fā)

項(xiàng)目管理（Project Management）是近年來發(fā)展迅速的一門管理科學(xué)，在工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等行業(yè)得到了越來越廣泛的應(yīng)用，其重要性也得到了廣泛重視。但作為項(xiàng)目管理的重要組成部分和企業(yè)項(xiàng)目管理能力提升的關(guān)鍵過程，項(xiàng)目收尾工作卻沒有得到應(yīng)有的重視。特別是在大多數(shù)以產(chǎn)品研發(fā)為主業(yè)的企業(yè)中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)往往在產(chǎn)品研發(fā)成功后就解散了，項(xiàng)目收尾工作難以得到開展，其重要意義也難以體現(xiàn)。本文從項(xiàng)目收尾的內(nèi)容、作用和開展出發(fā)，簡述項(xiàng)目收尾的工作的現(xiàn)狀及對產(chǎn)品研發(fā)企業(yè)的重要意義。

1 項(xiàng)目收尾的內(nèi)容

項(xiàng)目收尾（Project Conclusion）：根據(jù)PMI（美國項(xiàng)目管理協(xié)會）的概念，項(xiàng)目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。

其中，合同收尾是對項(xiàng)目的合同收尾就是根據(jù)合同，和客戶一項(xiàng)項(xiàng)的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項(xiàng)目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的驗(yàn)收。由于客戶的要求，合同收尾工作在絕大多數(shù)項(xiàng)目中都得到了比較良好的開展。

管理收尾是指項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在整個項(xiàng)目基本完成后，對整個項(xiàng)目的過程進(jìn)行分析、總結(jié)，對項(xiàng)目進(jìn)行過程的得失進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)而對整個企業(yè)的管理體系提出完善建議。具體工作包括：

（1）項(xiàng)目分析，即將實(shí)際情況與基準(zhǔn)方案進(jìn)行比較。從成本、進(jìn)度、技術(shù)參數(shù)等方面分析項(xiàng)目實(shí)際情況與初期基線的出入；分析項(xiàng)目范圍及其變化對成本和進(jìn)度的影響；分析項(xiàng)目質(zhì)量的好壞；分析項(xiàng)目滿足要求的情況；總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及對未來項(xiàng)目的建議。

（2）向顧客學(xué)習(xí)，包括顧客對項(xiàng)目的最終接收；收集顧客對項(xiàng)目的評價及對未來項(xiàng)目的建議。

（3）項(xiàng)目移交，包括圖樣技術(shù)文件的移交、處置租用和購買的設(shè)備、將項(xiàng)目責(zé)任移交給運(yùn)營維護(hù)單位、安置項(xiàng)目人員。

（4）項(xiàng)目信息歸檔，包括建立項(xiàng)目記錄的歷史資料庫及按國家有關(guān)規(guī)定安排存儲有關(guān)資料，包括項(xiàng)目的進(jìn)展情況、質(zhì)量記錄、合同記錄等。

在情況允許時，還應(yīng)在項(xiàng)目策劃中安排項(xiàng)目階段收尾工作，即隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，在重要的節(jié)點(diǎn)之后開展階段性的收尾工作，通過數(shù)據(jù)分析和收集顧客建議，對項(xiàng)目管理的績效進(jìn)行分析，對項(xiàng)目管理進(jìn)行完善。

2 項(xiàng)目收尾的作用和意義

一個項(xiàng)目的收尾，不僅是項(xiàng)目管理過程結(jié)束的標(biāo)志，更是企業(yè)項(xiàng)目管理能力積累提升的基礎(chǔ)。通過項(xiàng)目管理收尾工作，收集項(xiàng)目的信息和數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)與項(xiàng)目計劃進(jìn)行比較，來判定項(xiàng)目的策劃是否完善，對風(fēng)險的預(yù)估是否全面，對資金和人力的預(yù)先安排是否合理，還能從頂層策劃、人員權(quán)限、組織結(jié)構(gòu)等方面對項(xiàng)目進(jìn)展的得失進(jìn)行分析，從而系統(tǒng)全面的分析項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。同時，將經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)固化存檔，也是將個人、項(xiàng)目組的經(jīng)驗(yàn)沉淀為企業(yè)經(jīng)驗(yàn)的重要途徑。

對企業(yè)內(nèi)部而言，項(xiàng)目收尾的意義在于對項(xiàng)目管理過程進(jìn)行客觀評價、沉淀管理過程經(jīng)驗(yàn)。對企業(yè)外部而言，是收集客戶意見建議的重要途徑。通過收集客戶對整個項(xiàng)目過程的意見建議，可以系統(tǒng)的將客戶需求轉(zhuǎn)換為企業(yè)追求，從而提升企業(yè)滿足客戶需求的能力與水平。

根據(jù)項(xiàng)目收尾的成果，企業(yè)可以將項(xiàng)目管理中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)固化為制度流程，從而提升企業(yè)項(xiàng)目管理能力。項(xiàng)目收尾是打造企業(yè)核心能力、提高企業(yè)項(xiàng)目管理成熟度的重要手段。

3 項(xiàng)目收尾過程開展的現(xiàn)狀

目前，在大多數(shù)項(xiàng)目管理過程中，合同收尾一般都由客戶主導(dǎo)進(jìn)行，基本都開展了合同收尾工作，按照合同要求進(jìn)行了核對、驗(yàn)收。

但是，在產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目，特別是大型產(chǎn)品如汽車、航空產(chǎn)品等的開發(fā)過程中，管理收尾過程仍未得到足夠的重視。無論是國家重點(diǎn)型號等復(fù)雜大型項(xiàng)目，還是元器件開發(fā)等小型項(xiàng)目，由于大多數(shù)采取的是項(xiàng)目組形式或項(xiàng)目組與行政矩陣式結(jié)構(gòu)，在項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目管理人員和技術(shù)人員大多數(shù)都重新整合到其他項(xiàng)目組中。同時，在項(xiàng)目的策劃中也缺失項(xiàng)目收尾的安排，導(dǎo)致開展了項(xiàng)目管理收尾過程的微乎其微。即使在少數(shù)開展了項(xiàng)目收尾的項(xiàng)目中，也沒有系統(tǒng)化的開展工作，造成收尾工作流于表面甚至流于形式。

尤其是項(xiàng)目分析過程，在各項(xiàng)目管理過程中存在嚴(yán)重的缺失。在大多數(shù)項(xiàng)目的收尾過程中，基本上僅針對項(xiàng)目的符合合同要求情況進(jìn)行了檢查，對項(xiàng)目計劃的符合性、執(zhí)行性，項(xiàng)目范圍變更，需要進(jìn)行的機(jī)構(gòu)、資源優(yōu)化等內(nèi)容均沒有進(jìn)行分析回顧。

在各項(xiàng)目管理過程中，無論是大型復(fù)雜產(chǎn)品總體研制過程，還是分部件的研發(fā)過程，均存在大量可供借鑒參考的共性問題，項(xiàng)目管理過程也存在大量重復(fù)或類似過程。因此，適時參考其他項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)是節(jié)省項(xiàng)目時間、成本的有效途徑。

總之，在目前各項(xiàng)目管理過程中，對項(xiàng)目管理過程中管理收尾過程的缺失，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的積累，在之前項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題，如成部件交貨延期影響項(xiàng)目進(jìn)度；研制試驗(yàn)出現(xiàn)反復(fù)造成項(xiàng)目進(jìn)度與成本超出計劃；項(xiàng)目資源與人力不足造成進(jìn)度拖延；項(xiàng)目方案不足造成成本超標(biāo)等在后續(xù)的項(xiàng)目研制中反復(fù)出現(xiàn)。同時，在前期項(xiàng)目研制中形成的臨時制度、組織結(jié)構(gòu)等促進(jìn)了項(xiàng)目管理過程，有利于提升企業(yè)效率，但項(xiàng)目結(jié)束之后，未能固化到企業(yè)的制度與機(jī)構(gòu)中。類似問題，造成項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)無法轉(zhuǎn)換為企業(yè)經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)項(xiàng)目管理能力無法得到提升。

4 收尾過程改進(jìn)建議

為解決企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)沉淀的問題，必須重視和實(shí)施管理收尾工作。因此，在項(xiàng)目管理過程中，應(yīng)采取以下措施進(jìn)行改善：

（1）在各項(xiàng)目研制策劃中，明確增加管理收尾的工作安排，同時安排相應(yīng)的資源及人員。在可能時，還應(yīng)將收尾工作納入項(xiàng)目或個人的考核評價中，督促項(xiàng)目管理人員認(rèn)真組織開展相關(guān)工作。

（2）在企業(yè)的管理制度中，增加管理收尾對制度的持續(xù)改進(jìn)要求。明確每個項(xiàng)目完成收尾后，必須對企業(yè)的相應(yīng)制度進(jìn)行管理評審，根據(jù)項(xiàng)目收尾總結(jié)報告，完善企業(yè)管理制度。

（3）在企業(yè)中增加項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)庫。將各項(xiàng)目管理收尾總結(jié)報告收錄到企業(yè)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)庫中，通過收尾工作，總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，同時，提升企業(yè)管理水平。

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