新時期檔案管理工作中的問題研究及對策思考

李紹云

【文章摘要】

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

【關鍵詞】

新時期；檔案管理；對策；建議

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計劃》要求各級管理部門充分認識到檔案管理工作的重要性，要加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持。

1 當前檔案管理存在的問題

1.1 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

相當部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理.歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確，不夠規(guī)范和標準。

1.2 檔案室硬件環(huán)境設施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

2 新時期作好檔案管理工作的對策和建議

2.1 提升檔案管理水平

隨著經(jīng)濟社會不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，給檔案管理工作提出了新的要求。一是配備責任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有運用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。二是掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術，以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡技術。檔案記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

2.2 提高檔案人員業(yè)務素質

加強檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才。一是建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵機制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質也需要不斷地提高，要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務知識，提高業(yè)務能力和管理水平。二是要因材施教、多渠道地進行人才培訓。要從實際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學習機會。

2.3 促使檔案管理工作規(guī)范化和標準化

首先，文書處理要規(guī)范化和標準化。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的人口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

其次，公文制發(fā)要規(guī)范化、標準化。一是公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題等是否符合標準。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。

然后，堅持“以我為主”的立卷歸檔原則。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，它要求我們注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，又要注意防止應歸檔文件的散失。

最后，提高案卷質量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

2.4 加強基礎業(yè)務建設

按照檔案管理目標認定的各項業(yè)務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業(yè)務建設。一是要積極探索對電子檔案管理的新辦法，把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環(huán)節(jié)納入到檔案管理的范圍。二是要學習檔案信息化。隨著辦公自動化的普及，要加快檔案信息電子化建設進程，充分利用計算機存儲、網(wǎng)絡、計算的功能，加快檔案信息系統(tǒng)建設。三是建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對電子影像檔案的管理和維護，同時使其具備和地籍管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)借口。四是學習現(xiàn)代化技術。檔案管理工作者要主動開發(fā)或引進先進的管理軟件，努力學習國內外先進的技術和經(jīng)驗，及時配置不斷更新檔案現(xiàn)代化管理所必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等現(xiàn)代化辦公設備，充分利用現(xiàn)代化技術。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

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