漯河市檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析及對策

楊培

按照省檔案局《關(guān)于開展全省檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)研的通知》要求，漯河市檔案局根據(jù)調(diào)研內(nèi)容，對全市檔案信息化建設(shè)情況進(jìn)行了認(rèn)真調(diào)查，找出了問題存在的部分原因及今后的努力方向，來推動(dòng)我市各級檔案館檔案信息化建設(shè)可持續(xù)、和諧、穩(wěn)健和安全發(fā)展。

一、漯河市檔案信息化建設(shè)基本情況

近年來，在各級政府的大力支持下，漯河市各級檔案部門不斷加大硬件設(shè)施投入，目前，全市各級檔案館共有臺式計(jì)算機(jī)69臺，服務(wù)器2臺，不間斷電源2個(gè)，掃描儀7臺，交換機(jī)3臺，基本達(dá)到了檔案信息化建設(shè)的硬件要求，市局完成了局館各科室的局域網(wǎng)建設(shè)、外網(wǎng)建設(shè)，各級檔案部門建立了史志檔案信息網(wǎng)站。全市各級檔案館信息化建設(shè)采用的軟件是科怡2008網(wǎng)絡(luò)版，自啟用以來運(yùn)行狀況良好，分別對館藏文書檔案、照片檔案、聲像檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，建立了目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，完成了76個(gè)全宗目錄數(shù)據(jù)庫的著錄工作，并對珍貴檔案及利用率高的全宗進(jìn)行了原文掛接，掃描掛接原文46萬頁，其中目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)包括案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，已完成案卷級目錄數(shù)據(jù)著錄530條，文件級目錄數(shù)據(jù)著錄181000條，館藏紙質(zhì)照片檔案數(shù)字化27062張，錄音、錄像檔案573盤，針對涉民檔案建立了專題數(shù)據(jù)庫，如招工檔案、知青檔案、學(xué)籍檔案等，著錄專題檔案目錄數(shù)據(jù)10636條。檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)合理，市檔案館對同一個(gè)全宗的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫與文件級目錄數(shù)據(jù)庫通過案卷號這一字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)，其中案卷級目錄數(shù)據(jù)庫表字段包括：檔案館號、案卷號、題名、文件起止時(shí)間、主題詞、備注；文件級目錄數(shù)據(jù)庫表字段包括：檔案館號、檔號、案卷號、題名、文件編號、文件形成時(shí)間、責(zé)任者、文本、保管期限、主題詞、備注，Ip地址自動(dòng)分配。近年來，我們不斷加大人才隊(duì)伍建設(shè)，經(jīng)過多年悉心培養(yǎng)，現(xiàn)有計(jì)算機(jī)專職人員12名，基本能勝任目前工作，但仍缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。

二、漯河市檔案信息化建設(shè)存在的問題

漯河市檔案信息化建設(shè)在探索中取得了一定的成績，但也存在一些問題制約著信息化建設(shè)步伐的加快，總的來說有以下幾個(gè)方面的問題：

（一）檔案信息化意識不強(qiáng)。全市檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要的工作，但在有的縣區(qū)領(lǐng)導(dǎo)和同志不能與時(shí)俱進(jìn)的認(rèn)識信息化建設(shè)的重要性，不能充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性；加之全市檔案信息化任務(wù)難巨，部分領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生畏難應(yīng)付心理。如果檔案工作者都能夠?qū)n案信息化放到一個(gè)高位置上，那么對于高效地開展工作，讓信息化真正地服務(wù)人民，才能為人民帶來更多方便和效益。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。近年來，由于檔案信息化沒有納入電子政務(wù)整體規(guī)劃，各級政府重視程度不一，造成各地發(fā)展不同步、不協(xié)調(diào)，大部分縣區(qū)經(jīng)費(fèi)投入不足，不能及時(shí)添置有關(guān)設(shè)備，電子文件中心建設(shè)更無法涉及，嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)步伐。

（三）人才隊(duì)伍建設(shè)亟需加強(qiáng)。當(dāng)前，信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)、日新月異，檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是人才，要求檔案工作者必須具有與時(shí)俱進(jìn)的專業(yè)素質(zhì)，而漯河市檔案工作者的實(shí)際情況是，檔案信息化人員專業(yè)知識水平不能完全緊跟信息化建設(shè)發(fā)展的步伐。檔案錄入工作不是一般的打字員就能勝任的。需要的是能不斷學(xué)習(xí)和更新的人才，這類人才才能跟上不斷更新的檔案管理系統(tǒng)。這類人才還需要具備一定的檔案專業(yè)知識，要懂什么是全宗、立卷單位、保管期限等。具備這兩個(gè)因素的復(fù)合型人才奇缺而且難以留住。

（四）信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)亟需完善。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)相互兼容的前提條件，目前，檔案信息化建設(shè)已有一些可依據(jù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但還不夠完善、細(xì)致，尤其是地方性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)嚴(yán)重滯后。

三、對檔案信息化建設(shè)的建議

針對目前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，結(jié)合工作實(shí)際，提出如下建議：

（一）是樹立檔案工作的新觀念。打破“檔案管理理論不強(qiáng)，業(yè)務(wù)技術(shù)要求不高”的舊觀念，使各級檔案館領(lǐng)導(dǎo)和同志樹立正確的終生學(xué)習(xí)的觀念，成為檔案信息化管理建設(shè)成功的基本保證。面對多變的未來，檔案管理人才應(yīng)能抓住機(jī)遇，形成迅速應(yīng)變的思維方式和創(chuàng)新意識。提高全體人員對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)為檔案工作服務(wù)的自覺性、積極性。

（二）是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。應(yīng)盡快將檔案信息化建設(shè)納入全市電子政務(wù)整體規(guī)劃，同步協(xié)調(diào)發(fā)展，解決資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后等問題。首先積極與市財(cái)政主管部門、市信息主管部門聯(lián)系，爭取把檔案信息化建設(shè)納入到當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)總體規(guī)劃之中，以獲取信息化建設(shè)項(xiàng)目專項(xiàng)支持，來推動(dòng)全市檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。其次檔案信息化建設(shè)要堅(jiān)持少花錢多辦事的原則。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)燒錢的系統(tǒng)工程，不可一蹴而就。尤其是在配置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施時(shí)，我們不一味追求高端設(shè)備；現(xiàn)在設(shè)備更新?lián)Q代快，功能基本夠用就行，我們的觀點(diǎn)是，以較少的經(jīng)費(fèi)投入、低成本的運(yùn)作、求較大的產(chǎn)出，用技術(shù)做支撐，向管理要效率；以花錢少、效益好來搭建運(yùn)轉(zhuǎn)自如的檔案館計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的的目標(biāo)。

（三）是加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。以加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，分階段、分步驟積極穩(wěn)妥地推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，在加強(qiáng)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時(shí)逐步建立全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文查詢，并依托本級地方政府建立的電子政務(wù)內(nèi)（外）網(wǎng)平臺，發(fā)揮檔案館接收檔案的優(yōu)勢，建立電子文件接收管理中心，及時(shí)接收電子文件和電子檔案，為黨委和政府工作提供服務(wù)。

（四）是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。要堅(jiān)持以人為本，始終把培養(yǎng)人才、建設(shè)隊(duì)伍、提高人的素質(zhì)放在第一位，有針對性地安排一些系統(tǒng)的、專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識與技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面內(nèi)容的培訓(xùn)，努力建成一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案干部隊(duì)伍。信息技術(shù)發(fā)展快、知識更新迅速、相關(guān)人才的使用成本高，所以在培養(yǎng)內(nèi)部人才的同時(shí)還要特別注意吸納社會(huì)技術(shù)力量的支持，形成開放式的人才隊(duì)伍。

（五）是要重視檔案館計(jì)算機(jī)機(jī)房建設(shè)。機(jī)房建設(shè)對檔案信息安全在設(shè)備設(shè)施安裝、施工上有決定性的影響。因此，在機(jī)房建設(shè)上，一定要按最新國家標(biāo)準(zhǔn)—《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》和《電子信息系統(tǒng)機(jī)房施工及驗(yàn)收規(guī)范》（2009年6月1日實(shí)施）的要求，來建設(shè)本檔案館的計(jì)算機(jī)機(jī)房。我們視情況對全市檔案館機(jī)房建設(shè)進(jìn)行一次檢查，找出存在的問題，并進(jìn)行匯總，以期提出可行性的全市檔案館機(jī)房建設(shè)意見。

綜上所述，全市各級檔案館應(yīng)一切從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)本館的實(shí)際情況，采取合理的措施， 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，更好地為廣大人民服務(wù)，為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。