淺析高校教學(xué)秘書(shū)的教學(xué)管理工作

【摘要】教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中是一個(gè)不可替代的職位，是高?；鶎咏虒W(xué)日常管理者，教學(xué)秘書(shū)的工作在保障教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量方面都發(fā)揮著重要的作用。本文針對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)、問(wèn)題，提出提高教學(xué)秘書(shū)工作能力的方法。

【關(guān)鍵詞】高校教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2014）07-0007-02 教學(xué)管理是高校管理工作的重要組成部分，教學(xué)秘書(shū)處在最基層的教學(xué)管理位置，作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要成員之一，是聯(lián)系教務(wù)、教師、學(xué)生三者間的紐帶與橋梁，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、改善關(guān)系的作用[1]。教學(xué)秘書(shū)不但向系上傳達(dá)教務(wù)處的各項(xiàng)政策、制度，協(xié)助教務(wù)部門(mén)和系部門(mén)進(jìn)行日常的教學(xué)管理，維持正常的教學(xué)秩序，保證各項(xiàng)工作都正常有序的順利完成，同時(shí)也配合系部對(duì)老師下發(fā)工作任務(wù)，并對(duì)其教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)進(jìn)度、備課教案等進(jìn)行監(jiān)督和檢查，在教學(xué)管理中肩負(fù)著極其重要的職責(zé)。他們既是管理者又是服務(wù)者,因此，教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理工作的效率直接影響著整個(gè)二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理的實(shí)施。揣摩影響教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理工作實(shí)效的主要因素，制定提高教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理工作實(shí)效和發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)作用的有效措施，是新建地方性本科院校加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵所在[2]。

一、教學(xué)秘書(shū)的主要工作職責(zé)

1.教學(xué)秘書(shū)工作的服務(wù)性。教學(xué)秘書(shū)工作雖然也是一種管理，但其核心和實(shí)質(zhì)就是服務(wù)性的工作。在工作中，每個(gè)教學(xué)秘書(shū)要擺正自己的位置，要充分認(rèn)識(shí)和理解服務(wù)的重要性，必須牢記服務(wù)這一工作宗旨，否則無(wú)法做好本職工作。做到管理與服務(wù)并重，凡事力求做到位但不越位，主動(dòng)參與各項(xiàng)工作，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策但不決策。只有角色定位準(zhǔn)確，才能當(dāng)好參謀和助手。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)要做到為領(lǐng)導(dǎo)在做決策的時(shí)候提供有價(jià)值的信息；服務(wù)教師應(yīng)該做到盡量為教師分擔(dān)，如學(xué)生考勤表、定購(gòu)教材、調(diào)停課通知等；服務(wù)學(xué)生要做到耐心地為學(xué)生解答成績(jī)查詢、出具學(xué)籍證明、考試安排、申請(qǐng)緩考等。教學(xué)秘書(shū)工作是學(xué)校教學(xué)管理各項(xiàng)規(guī)章制度等的有力執(zhí)行者，教學(xué)改革的促進(jìn)者，同時(shí)還要有較強(qiáng)的政策水平，成為教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手，需要教學(xué)秘書(shū)具有不計(jì)較個(gè)人得失、吃苦耐勞、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神。只有不斷地強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，提高自己服務(wù)的能力，才能迅速地提高教學(xué)管理工作的水平。

2.教學(xué)秘書(shū)的組織協(xié)調(diào)工作。多方溝通與協(xié)調(diào)工作。如協(xié)助分管院領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)各班級(jí)教學(xué)任務(wù)、任課教師、教材選用、教學(xué)進(jìn)程等，并協(xié)助教務(wù)處做好課務(wù)管理工作；信息地傳遞工作。及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)通知及安排，使教學(xué)工作井然有序，如選課安排通知、學(xué)籍處理通知等；常規(guī)教學(xué)管理工作。理順教學(xué)管理工作中的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)是教學(xué)秘書(shū)的責(zé)任所在，如教學(xué)工作量的核算、考務(wù)管理及成績(jī)管理工作；檔案材料管理工作。做好本單位的各類教學(xué)檔案的整理與歸檔工作;教學(xué)檔案是學(xué)院改革發(fā)展的見(jiàn)證，是教師進(jìn)行教學(xué)改革的重要依據(jù)，是檢查系、部教學(xué)質(zhì)量重要依據(jù), 是教師考核的重要參考。教學(xué)秘書(shū)工作關(guān)乎教學(xué)一線工作的順利進(jìn)行。教學(xué)秘書(shū)工作要力求做精、做細(xì)。

3.教學(xué)秘書(shū)的教學(xué)質(zhì)量檢查監(jiān)督工作。教學(xué)秘書(shū)要經(jīng)常了解教師的教況及學(xué)生的學(xué)情，要經(jīng)常深入課堂檢查和監(jiān)督教學(xué)環(huán)節(jié)的落實(shí)情況。經(jīng)常與師生進(jìn)行交流，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、處理問(wèn)題，以保證教學(xué)質(zhì)量的提高。

二、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題

1.外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)少，提升的機(jī)會(huì)不多。大多數(shù)教學(xué)秘書(shū)是非教育學(xué)、管理學(xué)專業(yè)出身， 沒(méi)有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過(guò)教學(xué)管理方面的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，所以他們特別需要不斷地培訓(xùn)進(jìn)修。只有借鑒先進(jìn)的教學(xué)管理理念，結(jié)合本學(xué)校的實(shí)際情況，才能開(kāi)拓出適應(yīng)本學(xué)校發(fā)展的新思路。但現(xiàn)在部分高校外出交流的機(jī)會(huì)主要面向?qū)W校的中級(jí)以上的行政管理干部和高職稱的教師，還停留在只關(guān)注教學(xué)和學(xué)生，重視專業(yè)教師和輔導(dǎo)員培養(yǎng)的階段，很少考慮提供機(jī)會(huì)給教務(wù)秘書(shū)到其他兄弟院校交流學(xué)習(xí)。所以盡管教學(xué)秘書(shū)每天為學(xué)院教學(xué)工作辛苦地忙碌著，也很難獲得個(gè)人業(yè)務(wù)培訓(xùn)、出訪考察的機(jī)會(huì)，工作總是不斷地在繁冗的事務(wù)和表格中重復(fù)，這也無(wú)形之中挫傷了他們的工作熱情，制約了教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理上的創(chuàng)新。

2.學(xué)校缺乏相關(guān)激勵(lì)措施，職責(zé)不分。教學(xué)秘書(shū)的工作比較繁瑣，但學(xué)校對(duì)這個(gè)崗位沒(méi)有建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。省級(jí)或地方教育部門(mén)也有文件規(guī)定輔導(dǎo)員在職稱晉升、崗位聘任等方面都有一定的傾向政策。但對(duì)于工作任務(wù)繁重的教學(xué)秘書(shū)，卻很少有針對(duì)該崗位設(shè)立的精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)政策。在這種情況下，就很難激發(fā)教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，也就談不上工作效率的提高。同時(shí)教學(xué)秘書(shū)臨時(shí)分配的工作也很多，可能會(huì)出現(xiàn)分工不均勻、不明確的現(xiàn)象，若多做了工作得不到獎(jiǎng)勵(lì)，少做了工作也不會(huì)受到批評(píng)，這樣的工作作風(fēng)一旦發(fā)展起來(lái)，就會(huì)形成一種懶散的局面，就會(huì)阻礙教學(xué)管理工作的有效、順利的開(kāi)展，也會(huì)極大的影響辦事效率。

3.專業(yè)不對(duì)口，發(fā)展空間受限，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。據(jù)初步調(diào)查，教學(xué)秘書(shū)的選用標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有得到學(xué)校人事部門(mén)的重視。有的教學(xué)秘書(shū)所學(xué)專業(yè)與所在部門(mén)開(kāi)設(shè)的專業(yè)不對(duì)口，以至于讀不懂教學(xué)計(jì)劃的內(nèi)容，也就不能起到安排、檢查、督促授課任務(wù)按教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行的作用。由于專業(yè)性不強(qiáng)，也沒(méi)有專業(yè)的歸屬，教學(xué)秘書(shū)難以申請(qǐng)到相應(yīng)的課題和參與到專業(yè)建設(shè)發(fā)展中，所以成果非常少，在評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、職稱評(píng)定、職務(wù)晉升時(shí)相對(duì)不利，常常被邊緣化。教學(xué)秘書(shū)工作的服務(wù)性強(qiáng)，要面向?qū)W生還要面向教師，更要當(dāng)好師生之間溝通的橋梁。由于教學(xué)管理事務(wù)繁瑣，工作過(guò)程中的不確定因素很多，教學(xué)秘書(shū)難免會(huì)有煩躁情緒，若學(xué)不會(huì)自我調(diào)節(jié)，就可能會(huì)將自己的不良情緒發(fā)泄給教師或是學(xué)生，就會(huì)與師生之間產(chǎn)生誤會(huì)甚至是矛盾，影響整個(gè)教學(xué)管理政策的執(zhí)行。

三、提高教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理工作能力的方法

1.加強(qiáng)各種業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)及與同仁學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)。為提高管理水平，促進(jìn)教學(xué)秘書(shū)工作的科學(xué)化發(fā)展，以提高高校教學(xué)管理工作和人才培養(yǎng)的整體質(zhì)量，所以需要不斷加強(qiáng)各種業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和同仁學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)。在不影響正常工作的情況下，可以組織教學(xué)秘書(shū)集中學(xué)習(xí)，比如教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的學(xué)習(xí)、教學(xué)管理系統(tǒng)軟件的使用和操作、學(xué)籍管理規(guī)定的實(shí)施、科學(xué)的組織管理能力以及教學(xué)檔案的建立、歸納、整理與保存的培訓(xùn)等。要與其他兄弟院校教學(xué)秘書(shū)加強(qiáng)交流、互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高工作效率。

2.制定合理的激勵(lì)機(jī)制，提高工作效率。有效的教學(xué)管理，需要一支能吃苦、能戰(zhàn)斗、能創(chuàng)新的教學(xué)管理隊(duì)伍，更需要擁有一套完整的管理制度。建立崗位職責(zé)制度，明確分工。如果不分主次、不分職責(zé)地將一些繁雜的行政事務(wù)也歸入教學(xué)秘書(shū)的職能范圍勢(shì)必會(huì)降低其工作質(zhì)量， 挫傷其工作主動(dòng)性。只有明確分工，教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理過(guò)程中就不會(huì)與其他人員產(chǎn)生扯皮現(xiàn)象，也能為日后學(xué)校評(píng)價(jià)個(gè)人工作績(jī)效提供可靠的依據(jù)。教務(wù)秘書(shū)由于忙于瑣碎的教學(xué)管理工作，加班加點(diǎn)是經(jīng)常的事情，這樣一來(lái)就會(huì)忽視自身科研方面的發(fā)展，可能會(huì)影響到職稱的晉升，從來(lái)影響待遇的提高。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)建立一套合理的薪酬管理制度，可以起到激勵(lì)作用，如定期組織教學(xué)秘書(shū)去兄弟院校參觀學(xué)習(xí)；定期讓教學(xué)秘書(shū)參加全國(guó)性的教學(xué)管理工作交流會(huì)議，并適當(dāng)提高教學(xué)秘書(shū)薪酬待遇，在職稱評(píng)定時(shí)對(duì)教學(xué)秘書(shū)有適當(dāng)?shù)恼邇A斜，使教學(xué)秘書(shū)安心本職工作，并積極吸引和留住優(yōu)秀的教學(xué)管理人才，保持良好的工作態(tài)度和工作積極性。

3.加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自身能力素質(zhì)，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。教學(xué)管理人員作為教學(xué)活動(dòng)的組織者和管理者之一，必須自覺(jué)學(xué)習(xí)政治理論知識(shí)，提高政治素養(yǎng)，樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀。在實(shí)踐中，逐漸探索教學(xué)管理的新思路，提高管理的效率和水平。除此以外，教務(wù)秘書(shū)還應(yīng)具備比較扎實(shí)的學(xué)科專業(yè)知識(shí)，以便于從專業(yè)化的角度做好本學(xué)科專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的修訂、實(shí)施，為學(xué)院學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、科研建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、教材建設(shè)等工作貢獻(xiàn)一份力量。教學(xué)秘書(shū)要充分認(rèn)識(shí)和理解服務(wù)的重要性，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，而且要有預(yù)見(jiàn)性，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，做到管理與服務(wù)并重，要積極主動(dòng)地與師生進(jìn)行溝通、交流，將服務(wù)師生的思想貫穿于教學(xué)工作的始終。教學(xué)管理工作服務(wù)于教學(xué)的全過(guò)程，確立“為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)”的科學(xué)理念，要尊重教師，關(guān)心愛(ài)護(hù)學(xué)生，只有不斷地強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，提高自己服務(wù)的能力，才能迅速地提高教學(xué)管理工作的水平，提高工作效率，努力為教師和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

作為現(xiàn)代高等院校的教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中具有非常重要的作用，只有給予高度重視，明確職責(zé)范圍，解決后顧之憂，才能充分調(diào)動(dòng)其工作的積極性和主動(dòng)性，把工作做得更好。同時(shí)教學(xué)秘書(shū)應(yīng)熱愛(ài)教學(xué)管理工作，具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心不斷提高自身素質(zhì)和工作能力，以積極的心態(tài)投入到高校教學(xué)管理工作中為高等院校的教育教學(xué)管理水平的提高作出自己的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：

范梅（1974—），女，湖北荊州市人，助理研究員，研究方向?yàn)楦叩冉逃虒W(xué)管理。