做好文書檔案管理工作的若干建議

鐘柱良

引言：文書檔案管理工作不僅要求嚴(yán)格的執(zhí)行有關(guān)檔案方面的法律，法規(guī)，還要遵守文書檔案本身的工作性質(zhì)。它具有原則性和安全性很強(qiáng)的特點(diǎn)，還要多層次、多角度、多側(cè)面的反映單位的實(shí)際情況，可以從中發(fā)現(xiàn)單位以后的發(fā)展方向。因此，文書檔案管理對(duì)工作人員的制度，素質(zhì)方面等有著比較高的要求，同時(shí)，還要求平時(shí)多注意積累經(jīng)驗(yàn)和做好細(xì)節(jié)方面的管理工作。。

文書檔案管理的工作性質(zhì)是了解國(guó)家和行業(yè)之間的政策法規(guī)、執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)以及單位內(nèi)部工作的傳達(dá)、相互溝通。它是一項(xiàng)比較繁瑣，嚴(yán)密的工作，正是由于它的存在，才能為今后順利的開(kāi)展各項(xiàng)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也是領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)重要決策的依據(jù)?？茖W(xué)的日益發(fā)達(dá)，使之應(yīng)用到文書檔案的管理工作中，如何做到文書管理工作規(guī)范化，數(shù)字化，程序化和網(wǎng)絡(luò)化，不斷適應(yīng)工作的需求，這是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。總結(jié)以前的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合當(dāng)前的工作要求，對(duì)于如何進(jìn)一步做好文書檔案的管理工作，本文提出了以下幾點(diǎn)建議。

一、做好文書檔案管理工作的前提是領(lǐng)導(dǎo)要高度重視

文書檔案的管理工作分為兩種類型：一種是上級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理：另一種是由本單位內(nèi)部組織產(chǎn)生的文檔管理。無(wú)論是哪種文書檔案管理都是領(lǐng)導(dǎo)以后開(kāi)展工作的重要依據(jù)之一，因此只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，加強(qiáng)文書檔案的管理工作，才能使得文檔管理規(guī)范化，單位每個(gè)部門都會(huì)形成重視檔案工作的風(fēng)氣，才能在工作中的硬件，軟件等方面提供便利的條件，把檔案管理工作細(xì)致化，對(duì)工作中存在的問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)，認(rèn)真落實(shí)到每個(gè)負(fù)責(zé)人的身上，更好的促進(jìn)管理人員的積極性。因此文書檔案管理在實(shí)際工作中能發(fā)揮應(yīng)有的作用和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此的高度重視是密不可分的。

二、做好檔案管理工作的基本條件文書管理要規(guī)范化

文書檔案管理工作的基本條件就是文書管理規(guī)范化，公文的種類，格式，處理程序是否規(guī)范嚴(yán)重影響到檔案的管理，尤其是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展的今天，顯得更為重要。提前把文件歸納分類放進(jìn)一個(gè)文檔中。例如；日常的工作中，一定要把文檔鑒別以后分類歸納進(jìn)行編號(hào)等處理，在文件還沒(méi)有完成之前但是經(jīng)過(guò)確定的要做好登記，等相關(guān)的工作完成之后，再分類放入文檔之中。這樣做的目的不僅僅是節(jié)約時(shí)間，減少工作環(huán)節(jié)中出錯(cuò)的現(xiàn)象，更避免了重復(fù)的勞動(dòng)，同時(shí)也是為了保證文書和文檔的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，還能提高工作效率。

進(jìn)入文檔庫(kù)的所有文檔都要實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，為檔案以后的收集，整理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在接受檔案之前一定要根據(jù)每個(gè)部門下發(fā)的要求或者通知，明確檔案的范圍，內(nèi)容，要求以及標(biāo)準(zhǔn)等，及時(shí)修改和完善每種檔案的整理細(xì)節(jié)問(wèn)題，保管期限等，以確保收入的文檔及時(shí)歸類，方便以后使用之時(shí)快速找到文檔。

三、文書檔案管理工作的保障是要有完善的管理制度

文檔工作一體化就是把各檔案部門比較分散獨(dú)立的文件進(jìn)行分類管理形成一個(gè)有機(jī)的整體進(jìn)行整理。根據(jù)每個(gè)文檔不同的價(jià)值，作用和特點(diǎn)歸類為永久保存或者最終銷毀等。無(wú)論是永久保留還是銷毀都要經(jīng)過(guò)時(shí)間的考驗(yàn)，過(guò)一段時(shí)間以后，沒(méi)有任何價(jià)值的文檔就可以銷毀，但具有永久保存價(jià)值的文檔就要進(jìn)行再次整理，保管和利用。

“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓?！倍臅鴻n案管理工作也是如此，沒(méi)有規(guī)范的管理制度約束人們的行為，如何實(shí)施文檔的管理工作。在進(jìn)行文書檔案管理工作的同時(shí)，一定要制定規(guī)范的制度，才能讓每個(gè)工作人員認(rèn)真遵守，學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)“檔案法”和“國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法”，并依據(jù)部門公文管理工作的實(shí)際情況，制定“公文處理實(shí)施辦法”等條例。

文書檔案庫(kù)應(yīng)把有價(jià)值和重要的文檔資料收入，實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，為檔案的收集，整理工作奠定基礎(chǔ)。在接受檔案的時(shí)候，按照有關(guān)部門下達(dá)的要求，范圍，內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)等條件，嚴(yán)格整理文檔細(xì)節(jié)，保管時(shí)間等，確保文檔的歸類與分布準(zhǔn)確。

四、文書檔案管理人員要具備應(yīng)有的素質(zhì)

文檔管理人員所具備的素質(zhì)是檔案工作能夠有序完成的關(guān)鍵所在，只有工作人員在實(shí)際的工作中具備檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到工作的重要性，規(guī)范管理制度等，才能使得文檔管理工作有序的進(jìn)行，更好的為本單位服務(wù)。

4.1文書檔案管理人員的要求

文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它要求工作人員必須有高度的責(zé)任感，職業(yè)道德，務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)，因此文書檔案管理人員的責(zé)任感是最基本的條件。不僅如此，文書管理工作人員還必須具備優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，視野開(kāi)拓和綜合素質(zhì)的提高，才能做好文書檔案管理的工作。

4.2專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)要繼續(xù)提高

文書檔案工作首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案的基本知識(shí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，平時(shí)要認(rèn)真的閱讀與檔案有關(guān)的書籍，例如：《檔案管理基礎(chǔ)》，《檔案管理學(xué)》等書籍，以便平時(shí)需要之時(shí)能夠查閱，真正做到一邊工作一邊學(xué)習(xí)，在工作的同時(shí)逐漸提高自己的理論知識(shí)水平。

4.3要有高度的工作責(zé)任感

檔案工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的職業(yè)悟性，隨時(shí)把所需要的檔案知識(shí)裝在自己的腦海里，本著對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到檔案工作的細(xì)致化。認(rèn)真按照《辦法》的要求，規(guī)范和科學(xué)的做好每一份文件，并做出科學(xué)的評(píng)估。

五、做好文書檔案管理還要接受新信息，善于交流經(jīng)驗(yàn)

在工作的同時(shí)，作為一名合格的文檔管理工作人員要不斷的總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，遇到困難或者難以解決的事情，要多請(qǐng)教上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者有經(jīng)驗(yàn)的管理人員，不能單憑自己的冠絕歸納文檔。同時(shí)還應(yīng)強(qiáng)化工作的責(zé)任感和熱情，培養(yǎng)職業(yè)道德，不斷接受外來(lái)的新知識(shí)，擴(kuò)大視野范圍，提高自身的鑒別能力，利用一切學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，互相交流，從而提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。

結(jié)語(yǔ)

文書檔案工作對(duì)于管理人員的要求非常高，也具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，因此，在工作的同時(shí)要不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，并不斷的提高管理檔案的質(zhì)量和利用率。只要文書檔案的管理人員多多學(xué)習(xí)，以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，才能使得檔案管理更加的規(guī)范化和科學(xué)化，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

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（作者單位：東莞市人才管理辦公室）