淺析檔案管理的規(guī)范化進程探索

張應(yīng)良

引言：現(xiàn)如今，檔案的管理存在許多問題，檔案管理的規(guī)范化在各項工作的發(fā)展與建設(shè)中有很重要的作用。本文將從檔案管理工作中存在的問題著手，實現(xiàn)對檔案管理的規(guī)劃化進程的探索。

檔案管理涉及的工作內(nèi)容較為細致，工作中需要人力與物力的協(xié)調(diào)配合才能夠順利完成。在多年的檔案管理工作經(jīng)驗中，逐漸總結(jié)出了檔案管理中存在著的主要問題，根本癥結(jié)都在檔案管理體系與進程未能實現(xiàn)規(guī)范化。認真分析目前檔案管理中存在的問題，推進檔案管理規(guī)范化進程是檔案管理工作日益完善的必要舉措。

一、目前檔案管理中存在著的問題

要想詳細對檔案的規(guī)范化進行規(guī)劃和探索，最需要了解的就是當前檔案管理中存在著哪些大的問題，以下兩個方面為主要問題：

1.檔案管理的傳統(tǒng)方式不利于規(guī)范化的發(fā)展

首先，因為社會的進步發(fā)展，人們的檔案不斷變化，傳統(tǒng)檔案難以容納如此大的信息量，所以信息變得不夠準確，不夠簡明，這也在一定程度上加深了檔案的整理和收集方面的困難；其次，檔案的傳統(tǒng)管理方式過于單一，沒能好好利用其中的管理資源，也沒能開發(fā)其中蘊含的其它信息，就是這樣才導(dǎo)致信息失散流落，對信息的拓展造成了阻礙；再其次，傳統(tǒng)檔案的管理沒有優(yōu)秀的高素質(zhì)的管理人才，而我們經(jīng)過深度研討發(fā)現(xiàn)，高素質(zhì)的管理人才是能夠進行優(yōu)質(zhì)高效的管理服務(wù)，并且提高管理工作的效率。

2.檔案的管理和系統(tǒng)化管理不匹配

第一，檔案的管理工作并不像想象中那樣簡單易操作，設(shè)備和系統(tǒng)都達不到較高的水平，成分復(fù)雜、差異性大，數(shù)量又多，工作的復(fù)雜度也是非常之大。第二，管理檔案時，管理人員工作分配不一樣，他們在管理中的權(quán)限和操作的限制也不一樣，這樣就會導(dǎo)致問題變得不太容易一次性解決，也會間接使管理變得局限化，很難統(tǒng)籌。另外，檔案的管理系統(tǒng)面對著大量信息需要有較高的能力和效率，我們在分析問題時，還是應(yīng)該堅持問題的一致性，這樣才能對管理提出有效的建議，作出新的改進。

二、檔案管理規(guī)范化的改革目標

科技不斷發(fā)展創(chuàng)新，檔案的管理技術(shù)逐步發(fā)展得更深層次。以前的傳統(tǒng)管理方式都是以人力資源來管理，最近的檔案管理根據(jù)用戶的需要在不斷提高，不僅在服務(wù)質(zhì)量上有所改進，在不同層面也用不同方法進行嘗試。

我們分析檔案信息化管理的情況，檔案管理技術(shù)的大致發(fā)展趨向為：對檔案進行綜合化、分布式管理。要想實現(xiàn)綜合化、分布式的管理是需要對管理系統(tǒng)進行多樣的改造。在信息管理中，我們要不斷的做到一對多的完善工作，例如，可以用一臺計算機可以同時兼顧多臺計算機的檔案管理，這樣就可以有效的節(jié)省時間，而且會使工作的多臺計算機相互之間聯(lián)系起來，在檔案的管理系統(tǒng)中，我們可以利用web對系統(tǒng)進行檢測，同時，我們也要不斷的完善檔案的目錄，做到能夠“快”“準”的找到自己所需要的檔案。這樣做的好處既對管理者有利，又對查閱者有利，管理者可以減少很多不必要的麻煩，查閱者又可以通過系統(tǒng)和目錄很快的找到自己所需要的檔案，對工作效率會有顯著的提高。

三、加快檔案管理規(guī)范化進程的重要舉措

1.合理利用資源，加強宣傳

首先，檔案部門要合理的利用各種資源，加大對自身工作信息的開放性，讓民眾了解檔案部門的工作重心。比如說，可以通過媒體以及新聞向民眾宣布那些關(guān)于檔案的典型事例，還可以尋找那些典型的人物對自己的事例進行解說，讓民眾更多的了解檔案部門的作用而且會促進民眾來查閱的積極性。

2.從“利民”角度出發(fā)，拓寬服務(wù)渠道

首先，我們要改變傳統(tǒng)的公務(wù)員工作的時間，不能只在工作時間為民眾查閱檔案，因為僅僅只靠那么一點點時間是遠遠不夠的，我們可以增加檔案庫的開放時間，比如說，我們可以安排專人值班，采取輪換的值班方法，這樣可以使得民眾有更多的機會來查閱檔案，因為僅僅就靠我們工作的那點時間，會使很多民眾都沒有時間來查閱檔案，其次，當今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及，幾乎家家戶戶都有網(wǎng)絡(luò)，所以我們可以加強檔案庫的錄入工作，完善檔案庫，使得民眾可以通過上網(wǎng)來查閱自己所需要的檔案，這樣可以為民眾提供很多很多便利。

3.加強溝通，完善制度，調(diào)動各相關(guān)部門積極性

檔案館必須要與其他的政府職能部門加強聯(lián)系，及時的更新各部門的檔案的完善性，而且可以為此制定一系列制度，例如每年的檔案合適錄入和合適入庫，同時，也可以為所有部門同時設(shè)立一個考核的標準，這樣就很好的解決的檔案更新不及時的問題，同時也要和每個政府部門保持密切的聯(lián)系。

4.加強硬件設(shè)施建設(shè)， 創(chuàng)建良好的查詢環(huán)境

作為政府部門，我們應(yīng)該時刻關(guān)注民眾的需要，例如，我們可以改善檔案查閱的環(huán)境，設(shè)立專門的檔案查閱大廳，同時可以在檔案查詢處設(shè)立電子目錄，使得民眾能很快的知道自己所需要的檔案在什么位置，這樣也可以大大的提高效率。

5.抓好檔案管理人員培訓(xùn)，保障查詢工作順利進行

檔案館的檔案管理人員要具有特別豐富的工作經(jīng)驗，同時，他應(yīng)該對每個部門的檔案進行了解，同時，作為一個合格的檔案人員，要學(xué)會利用各種現(xiàn)代的高科技產(chǎn)品，不能僅僅的人靠傳統(tǒng)的老一套，應(yīng)該具備創(chuàng)新能力，并且，定期的檔案館的領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該組織檔案管理人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷的完善自身的素質(zhì)，這樣才能更好的適應(yīng)時代發(fā)展的需要，更好的適應(yīng)民眾的需要，為社會的進步發(fā)展做出自己最大的貢獻。

結(jié)語：

綜上所述，要檔案管理只要實現(xiàn)了其基于分布式、綜合化和web等一系列的科學(xué)化管理，檔案規(guī)范化管理就能夠為其使用者提供充足完整的信息和方便快捷的查詢服務(wù)。

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（作者單位：東莞市人才管理辦公室）