淺談醫(yī)院檔案管理常見問題及對(duì)應(yīng)策略

王苗

引言：檔案管理有利于醫(yī)院的綜合發(fā)展，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)院發(fā)展具有重要意義。本文就醫(yī)院檔案管理中常見問題進(jìn)行探討，針對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的問題找出有行之效的解決方法，以提高檔案管理水平及利用率，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展

科學(xué)有效的檔案管理有利于醫(yī)院的綜合發(fā)展，為醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供準(zhǔn)確的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，對(duì)調(diào)整各項(xiàng)醫(yī)療指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支持；有利于醫(yī)院的各種設(shè)備設(shè)施的管理，通過對(duì)其使用性能、使用率的準(zhǔn)確分析，保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用。

醫(yī)院在實(shí)際檔案管理中存在以下幾個(gè)問題：

一、檔案管理意識(shí)薄弱，檔案利用率較低

部分醫(yī)院中，檔案管理人員甚至領(lǐng)導(dǎo)，缺乏檔案管理意識(shí)，仍然存在“重經(jīng)營(yíng)，輕檔案”的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)。從而忽略了檔案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。甚至不少單位沒有建立檔案室，各種門類、載體檔案沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象尤為嚴(yán)重。

二、檔案管理人員素質(zhì)及水平都不高

在現(xiàn)行醫(yī)院管理中，目前多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理的工作人員未經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面仍需學(xué)習(xí)改進(jìn)，知識(shí)面窄、學(xué)歷低。而且醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，沒有培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)和水平的意識(shí)，更未將其納入培養(yǎng)計(jì)劃和要求。導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

三、檔案管理制度不健全

在多數(shù)醫(yī)院檔案管理制度不健全，導(dǎo)致檔案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息資源整體統(tǒng)一性。應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒有及時(shí)收集、歸檔，散存在部門或個(gè)人據(jù)為己為的現(xiàn)象屢見不鮮。部分醫(yī)院的檔案管理工作中沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，對(duì)納入檔案的內(nèi)容沒有明確的要求和規(guī)定，更沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)都丟失了，阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展。信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，從而使現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要。

四、檔案管理設(shè)備落后，跟不上時(shí)代的要求

隨著現(xiàn)代科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)施設(shè)備都已經(jīng)落后，甚至老化，而醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現(xiàn)代化管理水平不高。許多醫(yī)院的檔案管理工作仍然存在許多困難，如房屋不足，設(shè)備陳舊，資金短缺。甚至于在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的時(shí)代，仍然停留于手工收集、檢索水平上。信息量少，工作效率低下，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

五、檔案管理無遠(yuǎn)景規(guī)劃，不能適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展

在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院規(guī)模、診療科目、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。另外，管理技術(shù)滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

我們應(yīng)該從以下方面入手解決這幾個(gè)問題：

第一，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理者檔案意識(shí)。

將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，通過學(xué)歷教育、專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

第二，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立檔案管理科，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。同時(shí)，要拓展檔案的歸檔范圍。而這一切離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，制定相應(yīng)的考核制度，將檔案管理納入各科室責(zé)任目標(biāo)中，責(zé)任到人，與考核獎(jiǎng)懲掛鉤，從制度上加強(qiáng)檔案管理工作。

第三，重視醫(yī)院檔案管理長(zhǎng)期規(guī)劃，保證檔案建設(shè)與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中是不可缺少或替代的。醫(yī)院在制定中長(zhǎng)期規(guī)劃中，應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計(jì)和建設(shè)，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實(shí)力與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。

第四，科學(xué)配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，提高管理效率。

現(xiàn)代化檔案管理，是與現(xiàn)代化科學(xué)與技術(shù)接軌的管理方式。隨著現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的發(fā)展，檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少。需改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作。實(shí)行文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把檔案管理工作做到細(xì)致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案服務(wù)平臺(tái)，把收集整理好的眾多檔案構(gòu)建成檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，為更多的醫(yī)學(xué)研究者提供可靠有用的資料來源，共同促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)的進(jìn)步。

總之，加強(qiáng)檔案管理，提高醫(yī)院檔案利用率對(duì)醫(yī)院及醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展意義重大。在衛(wèi)生事業(yè)改革進(jìn)入攻艱階段和醫(yī)學(xué)科學(xué)飛速發(fā)展的今天，我們必須提高認(rèn)識(shí)，改進(jìn)檔案管理及利用方式，為醫(yī)院學(xué)科建設(shè)做好鋪路石，也為人民健康事業(yè)及構(gòu)建和諧社會(huì)貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)

[1]羅梓元：關(guān)于醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考.

[2]韓光：創(chuàng)新檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展.

（作者單位：淄博市婦幼保健院）