當(dāng)前檔案管理存在的困境與解決對(duì)策

鄧麗芬

引言：檔案是信息的重要載體，是主要的信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要的作用。當(dāng)前檔案的管理工作的要求是準(zhǔn)確、快速、安全。檔案管理工作是一項(xiàng)重要的政策性、機(jī)密性、指導(dǎo)性的專業(yè)工作。能否恰當(dāng)?shù)墓芾頇n案是現(xiàn)階段檔案管理部門所要重視的問(wèn)題。檔案管理工作的順利進(jìn)行關(guān)鍵在于如何將人力、物力、財(cái)力等資源進(jìn)行優(yōu)化運(yùn)用。

對(duì)于當(dāng)前檔案的管理制度來(lái)說(shuō)，最主要的是加強(qiáng)對(duì)檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學(xué)業(yè)事業(yè)的項(xiàng)目工作憑證。檔案是所有信息的主要來(lái)源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開(kāi)發(fā)做基本的準(zhǔn)備。本文就從檔案的重要性和當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題做了簡(jiǎn)單的敘述，并就問(wèn)題的出現(xiàn)提出了有建設(shè)性的建議。

一、檔案管理的重要性

檔案是人類從出生到發(fā)展成為社會(huì)上有用之才的主要記錄本，它是文明發(fā)展的產(chǎn)物。在不同世紀(jì)中充當(dāng)著人類記憶的存檔器。中國(guó)五千多年的文化史是借助檔案?jìng)鞒邢聛?lái)的，所以說(shuō)做好檔案的管理工作對(duì)于人類發(fā)展的文明史來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案在各個(gè)不同的年代起到一個(gè)承上啟下的作用。我們可以通過(guò)對(duì)檔案的查詢知道很久以前發(fā)生的史實(shí)，了解中國(guó)博大精深的文化發(fā)展過(guò)程，中華民族創(chuàng)造的偉大歷史。另外從小的方面來(lái)說(shuō)，我們也可以從檔案的記錄中知道一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，或者說(shuō)主要的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等。從某一方面來(lái)說(shuō)，檔案存在的本身就是一部簡(jiǎn)史，記錄時(shí)代變遷的過(guò)程。在一定意義上檔案是當(dāng)前來(lái)說(shuō)最為寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。作為無(wú)形資產(chǎn)存在的另一種形式，它也在為資產(chǎn)的增值、保值、維護(hù)起到重要的法律憑證作用。

檔案管理的工作性質(zhì)主要是機(jī)密性、政策性、專業(yè)性等。對(duì)于各級(jí)的檔案管理部門來(lái)說(shuō)，檔案的管理不僅要合理還要有意識(shí)到檔案安全的重要性。檔案存在的性質(zhì)是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會(huì)活動(dòng)中貢獻(xiàn)的力量是無(wú)窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)中的檔案是歷史存在的依據(jù)，，并且是有法律性質(zhì)的存在體。在這一層面上不同于其他學(xué)術(shù)性的文獻(xiàn)。參考作用體現(xiàn)在檔案作為一種歷史的依據(jù)是最重要的基本存在證明。每一時(shí)期的檔案都記錄時(shí)代的人物、實(shí)踐活動(dòng)、風(fēng)俗人情等，從不同的層度記錄了實(shí)踐活動(dòng)的深度。向人們呈現(xiàn)一個(gè)真實(shí)的認(rèn)識(shí)自然、改變自然的經(jīng)驗(yàn)和事件。

二、檔案管理工作中存在的困境

當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：

第一、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、水平和方式不成熟。大部分企業(yè)或者說(shuō)人力資源市場(chǎng)檔案管理部的人才多是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)技能的培訓(xùn)而直接上崗的。所以說(shuō)工作人員對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)、收集檔案的概念薄弱。對(duì)檔案的及時(shí)收集、歸檔、整理、裝訂等基本業(yè)務(wù)流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業(yè)的管理人員，對(duì)待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒(méi)有對(duì)檔案及時(shí)的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。

第二、部分地區(qū)和企業(yè)對(duì)檔案的管理重視度不夠高。長(zhǎng)久以來(lái)，部分地區(qū)對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)，企業(yè)對(duì)檔案部門的管理工作也不夠重視。很多工作人員認(rèn)為檔案的管理只是簡(jiǎn)單的記錄、保管、抄寫(xiě)等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識(shí)也造成很多人認(rèn)為的只要做好檔案的存放工作就能應(yīng)付對(duì)外的查檔、外調(diào)行動(dòng)了。

第三、檔案管理的外部條件不完善。當(dāng)前對(duì)檔案的管理工作并沒(méi)有進(jìn)入到真正的重視，基本的管理設(shè)備并沒(méi)有配備齊全。有些單位甚至沒(méi)有專門存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環(huán)境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。

三、檔案管理中解決問(wèn)題的方法

1、把檔案管理人員的素質(zhì)提高。首先要對(duì)干部的檔案建設(shè)工作進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)，并選擇安全可靠、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心的工作人員來(lái)從事有關(guān)的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，再就是對(duì)他們從政治上、行為上進(jìn)行教育和培養(yǎng)。在實(shí)際的生活和工作中關(guān)心員工，從另一方面鼓勵(lì)他們的工作積極性。檔案管理的妥當(dāng)與否與他們的工作態(tài)度有很大的關(guān)系。作為工作中有建設(shè)性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對(duì)自身專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行考量。通過(guò)不同的方式在增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)主動(dòng)性。最后從自學(xué)、參與培訓(xùn)等方式加強(qiáng)自身的管理素質(zhì)，對(duì)檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。

2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對(duì)檔案的功能做了全新的定位。一是要對(duì)檔案原有的功能進(jìn)行分析、保留、升華，使其記錄的內(nèi)容夠全面、真實(shí)、可靠。二是對(duì)檔案的定義要更加的廣泛化。把更新?lián)Q代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務(wù)要求中去，為把單位的服務(wù)功能完善好而努力。

3、建立健全的檔案管理制度。當(dāng)前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個(gè)健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問(wèn)題。首先有關(guān)部門要對(duì)制度的制定體現(xiàn)出合理的需求性、科學(xué)可見(jiàn)性。企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案的管理規(guī)定，必須按照實(shí)際的情況來(lái)規(guī)范，以適應(yīng)企業(yè)的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現(xiàn)出制度對(duì)檔案管理簡(jiǎn)約、得當(dāng)、可操作。然后是堅(jiān)持制度的雙向標(biāo)準(zhǔn)約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領(lǐng)導(dǎo)受到制度的管理。

4、采用現(xiàn)代化的手段管理檔案。時(shí)代的發(fā)展是現(xiàn)代化的，隨著信息化時(shí)代的趨勢(shì)迅猛而來(lái)，我們?cè)趯?duì)檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運(yùn)用新的科技手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而提高工作效率和服務(wù)水平。在當(dāng)代是信息社會(huì)發(fā)展的時(shí)代，我們要快速實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，才能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的手段已經(jīng)越來(lái)越盛行，所以說(shuō)當(dāng)代人管理的制度主要是計(jì)算機(jī)使用輔助管理檔案。

5、有檔案的管理意識(shí)。檔案的管理工作實(shí)際上是服務(wù)性的工作，在管理中有必要對(duì)工作人員的檔案意識(shí)和管理意識(shí)的提高，同時(shí)要強(qiáng)調(diào)服務(wù)態(tài)度的重要性。要培訓(xùn)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，心中要有工作就是服務(wù)的態(tài)度。積極的增強(qiáng)在實(shí)際中的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，禮貌微笑服務(wù)等細(xì)節(jié)性服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案建設(shè)的工作勢(shì)在必行，我們要時(shí)刻關(guān)注時(shí)代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發(fā)揮到該有的作用。

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（作者單位：東莞市人才管理辦公室）