信息終端資產(chǎn)管理優(yōu)化探索

引言：隨著信息化不斷發(fā)展，信息終端設(shè)備需求不斷的擴(kuò)大。同時(shí)，信息終端設(shè)備是支撐企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)正常應(yīng)用的重要輔助設(shè)備，針對(duì)信息終端資產(chǎn)開展信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，有助于提高信息終端設(shè)備的使用效益和保值效益，擬達(dá)到提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的。然而，企業(yè)的固定資產(chǎn)管理是否成功決定著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，信息終端資產(chǎn)作為固有資產(chǎn)的重要組成部份，因此進(jìn)行信息終端資產(chǎn)管理優(yōu)化探索具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

企業(yè)不斷發(fā)展的同時(shí)需要保證信息系統(tǒng)、信息終端設(shè)備同步投入，信息終端資產(chǎn)數(shù)量和可利用金額隨之迅速的增長(zhǎng)，從而帶來了信息終端資產(chǎn)管理難度增加的問題。企業(yè)的信息終端資產(chǎn)管理需得到統(tǒng)一的管控，避免存在著不規(guī)范、管理薄弱的現(xiàn)象。目前，部份企業(yè)在信息終端資產(chǎn)管理方面存在了較大的漏洞，影響著資產(chǎn)的保值性，并造成資產(chǎn)流失的一大隱患。

一、現(xiàn)行企業(yè)在終端資產(chǎn)管理方面存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）資產(chǎn)管理隨意，資產(chǎn)管理流程模糊、凌亂

大型企業(yè)或國(guó)家企業(yè)由于子公司分散化，信息終端設(shè)備資產(chǎn)管理難以管控，普遍存在固定資產(chǎn)管理混亂和臺(tái)賬不符的問題，其主要表現(xiàn)有：一是資產(chǎn)采取分散管理，沒有通分利用統(tǒng)一的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。資產(chǎn)管理人員存在隨意管理的現(xiàn)象，或未指定資產(chǎn)管理人員，造成資產(chǎn)管理凌亂。二是人員調(diào)動(dòng)、維修、報(bào)廢及其他原因造成的資產(chǎn)變更未在資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)上得到及時(shí)的更新。新購(gòu)買、新發(fā)放的設(shè)備，資產(chǎn)管理員未按規(guī)定錄入資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，或有意無意地漏記資產(chǎn)的信息，導(dǎo)致資產(chǎn)由公物變?yōu)閭€(gè)人。三是建設(shè)部門在專項(xiàng)工程項(xiàng)目中申請(qǐng)購(gòu)置的終端設(shè)備未按規(guī)定跟資產(chǎn)管理部門反映，錄入資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。四是移交流程模糊，如子公司之間的人員調(diào)動(dòng)或借用過程中對(duì)終端資產(chǎn)未按規(guī)定進(jìn)行移交，未及時(shí)在資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)上進(jìn)行反匯，尤其是生產(chǎn)人員調(diào)動(dòng)頻繁，造成資產(chǎn)歸口人員信息錯(cuò)誤。五是資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)上的資產(chǎn)信息欠缺完整性，部分資產(chǎn)管理人員對(duì)領(lǐng)用的設(shè)備沒有進(jìn)行詳細(xì)的信息錄入，管理意識(shí)不強(qiáng)，且已報(bào)廢的資產(chǎn)未在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上進(jìn)行狀態(tài)更新。六是終端設(shè)備資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量與資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)數(shù)量不一致，沒有入庫(kù)、出庫(kù)、領(lǐng)用、報(bào)廢的詳細(xì)記錄。七是存在賬外資產(chǎn)，領(lǐng)導(dǎo)審批調(diào)用到外單位設(shè)備，資產(chǎn)管理員未對(duì)設(shè)備的借用時(shí)間、歸還時(shí)間、借用人、設(shè)備用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄，后續(xù)資產(chǎn)管理人員的變更或其他原因無法跟蹤借用的設(shè)備，最終造成資產(chǎn)設(shè)備的流失。

（二）資產(chǎn)管理制度執(zhí)行不到位，責(zé)任機(jī)制不明確

對(duì)資產(chǎn)管理重視程度不夠甚至未被執(zhí)行，資產(chǎn)管理過程中有章不循。另外，子公司存在管理責(zé)任不明確的資產(chǎn)管理人員，以致資產(chǎn)管理統(tǒng)籌部門在資產(chǎn)管理方面得不到管控，丟空子公司資產(chǎn)的總體概況。根據(jù)資產(chǎn)管理制度相關(guān)要求，各子公司的資產(chǎn)管理員應(yīng)對(duì)內(nèi)部人員設(shè)備的使用進(jìn)行監(jiān)管，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，但往往由于管理未得到落實(shí)，部分資產(chǎn)管理員責(zé)任意識(shí)淡薄，對(duì)終端設(shè)備的管理工作不重視，日積月累造成更多的違規(guī)事件。

（三）閑置設(shè)備的資產(chǎn)信息沒得到處理或處理不善

閑置的設(shè)備往往會(huì)造成企業(yè)在資金上不必要的浪費(fèi)，由信息終端角度分析，閑置設(shè)備的產(chǎn)生原因主要有：一是退休或上調(diào)人員，在人員調(diào)整后，人事部門與資產(chǎn)管理部門沒有得到更好的溝通，資產(chǎn)管理員不能及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行回收。二是專項(xiàng)工程申購(gòu)的設(shè)備到位后，原設(shè)備的使用人員未向資產(chǎn)管理部門進(jìn)行匯報(bào)，導(dǎo)致資產(chǎn)管理部門未能對(duì)舊設(shè)備及時(shí)進(jìn)行回收。三是子公司資產(chǎn)管理人員管理不到位造成的閑置。

由于以上原因，最終造成終端資產(chǎn)沒有得到更好的二次利用，出現(xiàn)有設(shè)備沒人用，有人沒設(shè)備用的僵局，在經(jīng)濟(jì)上造成了大量的損失。

（四）終端資產(chǎn)信息缺乏定期檢查、疏于日常管理

終端設(shè)備發(fā)放安裝后，在往后的使用環(huán)節(jié)有可能逐步被資產(chǎn)管理員所忽視，比如終端資產(chǎn)由于人事調(diào)動(dòng)原因信息未得到更新。設(shè)備是否存在維修的需要、是否正常使用中等等，忽略了資產(chǎn)的保值性。部分信息管理員長(zhǎng)期缺少對(duì)終端資產(chǎn)信息的檢查、核對(duì)、監(jiān)控不力，資產(chǎn)檢查制度形同虛設(shè)，資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)上的資產(chǎn)數(shù)量與實(shí)際不符，普遍存在有數(shù)無物，有物無數(shù)的情況。同時(shí)，缺少監(jiān)管，資產(chǎn)管理員對(duì)資產(chǎn)的損壞、報(bào)廢、人員變更，不按規(guī)定的流程上報(bào)資產(chǎn)管理部門，自行處理，不執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度，甚至內(nèi)部出現(xiàn)上梁不正下梁歪的情況。例如領(lǐng)用的新設(shè)備未及時(shí)進(jìn)行發(fā)放安裝，最終變成閑置設(shè)備，造成資產(chǎn)流失的一大漏洞。

二、針對(duì)以上終端資產(chǎn)管理存在問題，可以從以下幾方面來進(jìn)行改善：

（一）強(qiáng)化資產(chǎn)管理意識(shí)、重視臺(tái)賬管理系統(tǒng)應(yīng)用

強(qiáng)化資產(chǎn)管理的意識(shí)，企業(yè)總部針對(duì)終端資產(chǎn)管理應(yīng)起到領(lǐng)頭羊的作用。由分散管理到集中管理的轉(zhuǎn)變，嚴(yán)格要求各子公司資產(chǎn)管理員重視資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用。人員調(diào)動(dòng)、維修、報(bào)廢或其他原因造成的資產(chǎn)變更必須及時(shí)在資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)上進(jìn)行更新，總部資產(chǎn)管理員定期檢查各子公司的資產(chǎn)信息是否完整，規(guī)范。專項(xiàng)工程中申請(qǐng)購(gòu)置的設(shè)備，屬于運(yùn)維范圍內(nèi)的，申購(gòu)部門主動(dòng)上報(bào)資產(chǎn)管理員，納入資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，否則不予以維護(hù)費(fèi)用支出且不得接入公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。此外，子公司的資產(chǎn)管理員需定期核對(duì)部門實(shí)際資產(chǎn)數(shù)與資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致，對(duì)于新購(gòu)買的信息終端設(shè)備錄入采購(gòu)編號(hào)，并按采購(gòu)編號(hào)記錄總體設(shè)備的分配發(fā)放信息，防止終端設(shè)備的最終流失，以達(dá)到終端設(shè)備高效投入產(chǎn)出的效益，節(jié)省企業(yè)成本支出。

（二）統(tǒng)一執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部的管理制度，落實(shí)責(zé)任機(jī)制

信息終端設(shè)備長(zhǎng)期缺乏重視，資產(chǎn)管理制度宣貫不到位，或未被執(zhí)行。企業(yè)總部應(yīng)積極宣貫管理制度，建立考核機(jī)制。要求子公司分管領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)管理員、用戶等嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理制度。結(jié)合信息終端設(shè)備的維護(hù)與管理按級(jí)別制定相關(guān)制度，完善終端設(shè)備在資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)各子模塊的流程。提高各子公司分管領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)管理員的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化模塊流程在終端設(shè)備入庫(kù)、出庫(kù)、領(lǐng)用、二次使用、借用、維修、報(bào)廢等重要環(huán)節(jié)的應(yīng)用。特別是設(shè)備報(bào)廢的處置，設(shè)備的報(bào)廢是終端設(shè)備資產(chǎn)管理的最終端環(huán)節(jié)，也是最容易被忽視的環(huán)節(jié)。企業(yè)總部資產(chǎn)管理部門應(yīng)建立設(shè)備報(bào)廢流程及報(bào)廢制度，明確設(shè)備的最終管理。

設(shè)備管理責(zé)任須落實(shí)到資產(chǎn)使用者，并定期進(jìn)行終端資產(chǎn)核對(duì)、使用情況的考核，做到終端資產(chǎn)管理常態(tài)化，責(zé)任個(gè)人化，從而增強(qiáng)設(shè)備使用者的責(zé)任意識(shí)和設(shè)備壽命保值效益意識(shí)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念。

（三）妥善處理閑置設(shè)備，提高信息終端設(shè)備利用率

優(yōu)化、妥善處理閑置設(shè)備資產(chǎn)管理有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)，優(yōu)化終端設(shè)備資源配置不僅是對(duì)在用終端設(shè)備的合理調(diào)劑，而且還包括對(duì)閑置設(shè)備的再利用，例如：退休人員、上調(diào)人員等回退的終端設(shè)備。對(duì)于新設(shè)備更換后回退的舊設(shè)備，經(jīng)檢測(cè)設(shè)備壽命符合再次使用的，實(shí)行設(shè)備的二次整合利用機(jī)制，在子公司或使用率較少的部門進(jìn)行調(diào)劑，對(duì)確實(shí)無法再利用的設(shè)備，果斷采取報(bào)廢，避免高額的維修費(fèi)用，降低資金的損失。

資產(chǎn)管理部門還需定期向子公司宣貫合理利用資產(chǎn)設(shè)備帶來的效益，結(jié)合人事部門的人事架構(gòu)，明確信息終端資產(chǎn)資源優(yōu)化配置的管理方案，及時(shí)掌控各部門的信息終端資產(chǎn)使用情況。

（四）加強(qiáng)日常監(jiān)督管理，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制

大型企業(yè)或國(guó)家企業(yè)的子公司區(qū)域分散化成為信息終端設(shè)備監(jiān)督管理的主要潛在問題。設(shè)備的集中管理是終端設(shè)備使用過程中的重點(diǎn)工作，同時(shí)也是管理的難點(diǎn)之在。資產(chǎn)設(shè)備分布在各區(qū)域，在這種難題下，企業(yè)總部與子公司需啟動(dòng)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，明確資產(chǎn)管理責(zé)任，保持實(shí)物管理與系統(tǒng)管理同步更新。企業(yè)總部與各子公司間信息傳遞及時(shí)，最終將實(shí)現(xiàn)信息終端資產(chǎn)的最大效益化。與此同時(shí)，還須提高信息化管理手段，合理利用資產(chǎn)管理系統(tǒng)，明確統(tǒng)一的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。通過具體的模塊流程、制度與資產(chǎn)管理員相結(jié)合，保證各個(gè)管理環(huán)節(jié)有效銜接，以保持實(shí)物管理與系統(tǒng)管理的同步。

為確保信息自上而下、自下而上的得到傳遞，企業(yè)總部資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期到各子公司進(jìn)行檢查，深入了解基層關(guān)于信息終端設(shè)備使用及實(shí)際需求情況，結(jié)合獲取的筆錄信息作深入的調(diào)查分析，根據(jù)資源配置方案作調(diào)整。再者，由于終端設(shè)備資產(chǎn)數(shù)量較大，避免造成違規(guī)操作和信息終端設(shè)備的流失，需通過即時(shí)溝通與監(jiān)督提高各資產(chǎn)管理員的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化終端資產(chǎn)的管理工作，規(guī)范處理流程。

收集各資產(chǎn)管理員的建議與意見，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，考核評(píng)定年終優(yōu)秀資產(chǎn)管理員。通過建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，不但加強(qiáng)資產(chǎn)管理員對(duì)各管理環(huán)節(jié)的有效監(jiān)控，且明確信息終端設(shè)備的管理責(zé)任，同時(shí)提高資產(chǎn)管理員對(duì)信息終端設(shè)備保養(yǎng)的積極性，最終延長(zhǎng)資產(chǎn)壽命，降低信息終端設(shè)備維護(hù)費(fèi)用，以使達(dá)到企業(yè)效益最大化。

三、總結(jié)

如何確保信息終端的資產(chǎn)管理在企業(yè)穩(wěn)步增長(zhǎng)中起到奠基石作用，是一項(xiàng)重要而又艱巨的任務(wù)，積極發(fā)掘管理創(chuàng)先成為終端資產(chǎn)管理的必修課，根據(jù)企業(yè)對(duì)信息終端資產(chǎn)管理的需要，結(jié)合目前企業(yè)內(nèi)部信息終端資產(chǎn)管理方面存在的問題，對(duì)現(xiàn)有的信息終端資產(chǎn)管理進(jìn)行針對(duì)性的完善與管理，以滿足信息現(xiàn)代化管理的需求，成為企業(yè)發(fā)展的一大創(chuàng)先亮點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1]唐湘斌.淺談國(guó)有企業(yè)固定資產(chǎn)管理存在的問題及對(duì)策.chinas foreign trade.2012（04）.

（作者單位：廣東順暢科技有限公司）

作者簡(jiǎn)介：嚴(yán)強(qiáng)（1983.4--），男，廣東順暢科技有限公司，中級(jí)工程師。