淺談新時(shí)期高校行政秘書(shū)的角色意識(shí)

王珊珊

摘 要：在新的時(shí)代背景下，高校行政秘書(shū)的重要性得到進(jìn)一步強(qiáng)化。高校行政秘書(shū)相比于教學(xué)秘書(shū)，其具有更特殊的屬性，也決定了行政秘書(shū)工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的重要性與特殊性。該文對(duì)新時(shí)期高校行政秘書(shū)的角色意識(shí)進(jìn)行探究，旨在有效提高高校行政秘書(shū)的素質(zhì)和能力，進(jìn)而提高高校運(yùn)作與發(fā)展的效率。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 高校 行政秘書(shū) 角色意識(shí)

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）09（c）-0163-02

高校行政秘書(shū)是高校日常行政事務(wù)的直接承擔(dān)者，其工作的效率直接關(guān)系到高校整體運(yùn)作的效率以及高校的教學(xué)質(zhì)量。特別是在新的時(shí)代背景下，高校行政秘書(shū)在高校運(yùn)作中的作用得到進(jìn)一步體現(xiàn)。

由此可以看出，高校行政秘書(shū)在高校中的重要性。但從實(shí)踐調(diào)查的結(jié)果來(lái)看，大部分高校行政秘書(shū)對(duì)自己職位的認(rèn)識(shí)不夠，也沒(méi)有相應(yīng)的角色意識(shí)。因此，引導(dǎo)高校行政秘書(shū)明確自己的工作職責(zé)，并提高其角色意識(shí)成為亟待解決的問(wèn)題。

1 從根本上解決問(wèn)題的對(duì)策

1.1 引進(jìn)與強(qiáng)化高素質(zhì)人才是關(guān)鍵

由于高校行政秘書(shū)的工作是從屬性、服務(wù)性的，因此他們?nèi)狈鈽s感和責(zé)任心，能勝任高校教學(xué)秘書(shū)工作又在該崗位上努力奉獻(xiàn)的人不多。加之工作量大，為避免教學(xué)事故的發(fā)生。他們多是疲于應(yīng)付各項(xiàng)工作，導(dǎo)致其個(gè)人管理水平停滯不前、難以突破，因此行政秘書(shū)們的整體素質(zhì)難以提高。

建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，需要不斷強(qiáng)化人才是第一資源的觀念。當(dāng)今，高校間的競(jìng)爭(zhēng)表現(xiàn)出的是綜合實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)，本質(zhì)上是管理人才的競(jìng)爭(zhēng)，需要不斷創(chuàng)新人才工作機(jī)制，形成人才輩出的大好局面，要進(jìn)一步清晰人才工作發(fā)展方向，明確人才戰(zhàn)略目標(biāo)?！肮び破涫拢叵壤淦鳌?，高校要培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的學(xué)生，就需要高素質(zhì)的教師，乃至高素質(zhì)的教育管理人才，通過(guò)高效的管理能力提高管理水平。

因此，引進(jìn)高素質(zhì)人才就成了當(dāng)務(wù)之急，高素質(zhì)人才是高校培養(yǎng)優(yōu)秀學(xué)生的關(guān)鍵，不僅教師，還有管理人員。

1.2 增加培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高培訓(xùn)質(zhì)量

在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，還需要對(duì)行政秘書(shū)進(jìn)行必要的工作培訓(xùn)，經(jīng)可靠數(shù)據(jù)表明，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人比未經(jīng)培訓(xùn)的人進(jìn)入工作狀態(tài)更快，工作的準(zhǔn)確率更高?，F(xiàn)代人力資源本理論認(rèn)為，企業(yè)員工的智力、技能、經(jīng)驗(yàn)與品德是企業(yè)人力資源質(zhì)量的重要組成部分。很重要的一點(diǎn)就是提高員工的智力水平、專業(yè)技能、品行道德已經(jīng)成為企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵所在，高校也同樣如此。在現(xiàn)代化的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，進(jìn)行人力資源的培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)不僅是現(xiàn)實(shí)的需要，而且更具有戰(zhàn)略意義。

一方面，增加培訓(xùn)機(jī)會(huì)。多數(shù)忽視了在高校里面有一群特殊的人群，擔(dān)負(fù)著重要的使命，卻缺少培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，甚至是校內(nèi)組織的培訓(xùn)機(jī)會(huì)。大多數(shù)高校行政秘書(shū)都是臨時(shí)抽調(diào)任職，缺少培訓(xùn)就意味著管理人員素質(zhì)良莠不齊，工作能力各有高低。

另一方面，提高培訓(xùn)質(zhì)量。一旦爭(zhēng)取到培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，就需要真正提高培訓(xùn)質(zhì)量。思想認(rèn)識(shí)需要完全到位，受培訓(xùn)的行政秘書(shū)如果持著消極的學(xué)習(xí)態(tài)度在一定程度上影響培訓(xùn)的質(zhì)量。師資隊(duì)伍水平不能完全滿足培訓(xùn)的需要，在這樣的情況下，高校秘書(shū)教育培訓(xùn)的質(zhì)量必然受到影響。培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方法與要求存在一定的差距。在這些情況影響下，必將影響到培訓(xùn)的質(zhì)量。只有提高培訓(xùn)質(zhì)量，才能真正提升高校行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的水平。

1.3 提高領(lǐng)導(dǎo)水平，加強(qiáng)管理能力

領(lǐng)導(dǎo)干部要不斷提高自身的領(lǐng)導(dǎo)水平和管理能力，將更多時(shí)間及精力放在抓組織協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌管理上，努力在更高的層面上發(fā)揮作用。對(duì)于行政秘書(shū)的工作水平，很大程度取決于領(lǐng)導(dǎo)的管理水平。

要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的管理水平，必須做好以下四點(diǎn)：一是要不斷地提出好點(diǎn)子。不僅需要不斷充實(shí)理論功底，而且加強(qiáng)工作實(shí)踐，為出好點(diǎn)子創(chuàng)造條件，這樣才能讓想法既有指導(dǎo)意義又有操作意義。二是要持續(xù)地抓好統(tǒng)籌指導(dǎo)。首先要統(tǒng)籌兼顧，分清主次；其次要統(tǒng)籌人力，是人盡其才；最后還要提高利用率，用最少的財(cái)物辦最多的事。三是要做好協(xié)調(diào)調(diào)度。要正確處理好上下級(jí)以及其它群體的關(guān)系，為順利開(kāi)展工作創(chuàng)造融洽的人文環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)方面的工作積極性，化解矛盾糾紛。四是要樹(shù)立好威信。遇事要沉著冷靜、從容自信，做事要干練有魄力，堅(jiān)決保證政令暢通。遇事要沉著冷靜、從容自信，做事干練有魄力。

高校行政秘書(shū)，一般是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手；而作為領(lǐng)導(dǎo)，一般是高校秘書(shū)的榜樣，是高校秘書(shū)未來(lái)發(fā)展的方向。因此，提高領(lǐng)導(dǎo)水平，加強(qiáng)管理能力，對(duì)各方面都百利而無(wú)一害。

1.4 建立科學(xué)完善的管理制度

制度是所有工作的保障，科學(xué)完善的管理制度是完成工作的前提條件。高校，是一個(gè)人治的小社會(huì)，更是法治的大環(huán)境?？茖W(xué)完善的管理制度，讓每件事情的完成有了依據(jù)，讓每個(gè)人的行為有了準(zhǔn)則。無(wú)規(guī)矩不成方圓，個(gè)人行為凌駕于規(guī)章制度約束之上，這是一件可怕的事情。因此，在高校中建立科學(xué)完善的管理制度，是管理高校最重要的事情之一。

2 促進(jìn)高校行政秘書(shū)的提升并促進(jìn)高校的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)

2.1 服務(wù)意識(shí)

高校行政秘書(shū)首要的角色意識(shí)是服務(wù)意識(shí)。這是由該職位的工作職責(zé)、工作內(nèi)容和工作性質(zhì)共同決定的。具體地說(shuō)，高校行政秘書(shū)始終是秘書(shū)職業(yè)的一個(gè)分支，這就決定了其為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)的工作性質(zhì)。

因此，服務(wù)意識(shí)是高校行政秘書(shū)首要的服務(wù)意識(shí)。首先，高校行政秘書(shū)作為高校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，其直接服務(wù)的對(duì)象就是高校領(lǐng)導(dǎo)。進(jìn)一步說(shuō)，高校行政秘書(shū)必須為高校領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，為高校領(lǐng)導(dǎo)的日常工作提供更大的便利。

更為關(guān)鍵的是，高校行政秘書(shū)能夠更多的接觸高校領(lǐng)導(dǎo)。這就表示，高校行政秘書(shū)是高校教師、高校學(xué)生與高校領(lǐng)導(dǎo)之間溝通的橋梁。換而言之，高校行政秘書(shū)必須從教師和學(xué)生處收集相應(yīng)的信息，并將其進(jìn)行整理和歸納最終傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。

因此，高校行政秘書(shū)必須擁有足夠的服務(wù)于高校領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，簡(jiǎn)化高校領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，幫助高校領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策，進(jìn)而促進(jìn)高校良好的發(fā)展。

其次，高校行政秘書(shū)也必須擁有服務(wù)于教師與學(xué)生的意識(shí)。一方面，教師作為高校的靈魂，教師的工作效率在很大程度上決定了高校的辦學(xué)質(zhì)量。因此，高校行政秘書(shū)有義務(wù)服務(wù)于高校教師，為高校教師提高便利的服務(wù)。其主要包括幫助教師查閱各種資料、幫助教師向高校領(lǐng)導(dǎo)反映情況，并妥善的處理好教師之間的關(guān)系。換言之，高校行政秘書(shū)必須盡力為高校教師打造舒適的教學(xué)環(huán)境。

另一方面，從某種意義而言高校的行政秘書(shū)直接服務(wù)對(duì)象是學(xué)生，學(xué)生是高校的核心與主體。換言之，高校所制定的工作計(jì)劃都是為了更好地培養(yǎng)學(xué)生。因此，高校行政秘書(shū)也必須有服務(wù)于學(xué)生的意識(shí)。特別是針對(duì)于新生，其對(duì)于高校生活并不適應(yīng)，也對(duì)高校擁有諸多疑問(wèn)。此時(shí)，高校行政秘書(shū)就必須熱忱的對(duì)待學(xué)生，耐心的解答學(xué)生的提問(wèn)。針對(duì)部分擁有不良情緒的學(xué)生，高校行政秘書(shū)也要負(fù)責(zé)開(kāi)導(dǎo)學(xué)生，引導(dǎo)學(xué)生健康的成長(zhǎng)與發(fā)展。

2.2 積極的學(xué)習(xí)意識(shí)

同時(shí)，在新時(shí)期中，高校行政秘書(shū)必須擁有積極的學(xué)習(xí)意識(shí)。一方面，隨著高校的不斷發(fā)展，高校行政秘書(shū)需要處理的事務(wù)也在逐步增加，也就間接的提高了高校行政秘書(shū)工作的難度。另一方面，在時(shí)代變化的潮流中，新的管理技術(shù)、管理理念在不斷涌現(xiàn)，這就需要高校行政秘書(shū)擁有足夠的素質(zhì)和能力駕馭新的技術(shù)與理念，進(jìn)而提高工作效率和質(zhì)量。

首先，高校行政秘書(shū)必須不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。針對(duì)于秘書(shū)這個(gè)職位來(lái)說(shuō)，高校行政秘書(shū)需要不斷提高寫(xiě)作能力、交流能力、信息收集整理能力等多方面的能力。這就需要高校行政秘書(shū)學(xué)習(xí)秘書(shū)專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、公共關(guān)系管理學(xué)等等。

其次，高校行政秘書(shū)要不斷提高自身的綜合素質(zhì)與綜合能力。在高校行政秘書(shū)的日常工作中，其直接負(fù)責(zé)與高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流與溝通，負(fù)責(zé)處理高校領(lǐng)導(dǎo)的日常事務(wù)。因此，高校行政秘書(shū)首先必須提高自己的交流與溝通能力。在此基礎(chǔ)上，高校行政秘書(shū)才能夠與教師和學(xué)生進(jìn)行有效溝通，明確教師和學(xué)生表達(dá)的意思，并將其進(jìn)行整理后傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

同時(shí)，高校行政秘書(shū)需要不斷提高自己的表達(dá)能力，只有通過(guò)有效的表達(dá)才能夠?qū)ο掳l(fā)布領(lǐng)導(dǎo)的決策，對(duì)上反映下級(jí)匯報(bào)的情況。

2.3 艱苦奮斗意識(shí)

最后，高校行政秘書(shū)的工作內(nèi)容決定了該職位需要一定的艱苦奮斗意識(shí)。高校行政秘書(shū)作為高校領(lǐng)導(dǎo)的有力助手，其對(duì)于高校的正常運(yùn)作與進(jìn)一步發(fā)展有不可忽視的促進(jìn)作用。因此，它需要高校行政秘書(shū)長(zhǎng)時(shí)間處于工作狀態(tài)，在第一時(shí)間收集高校發(fā)生的情況，并經(jīng)過(guò)加工整理后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

由此可以看出，高校行政秘書(shū)的工作體現(xiàn)出該工作時(shí)效性的特點(diǎn)，需要高校行政秘書(shū)時(shí)刻關(guān)注高校內(nèi)外的情況。因此，這將是一種極大的負(fù)荷，需要高校行政秘書(shū)擁有艱苦奮斗的精神和意識(shí)作為支撐，才能夠更好的完成工作。

3 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，高校行政秘書(shū)是高校行政管理中不可缺少的重要職位，它不但是高校上下級(jí)之間溝通的橋梁，更直接影響到高校正常的運(yùn)作和進(jìn)一步發(fā)展。因此，高校行政秘書(shū)必須擁有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)、積極的學(xué)習(xí)意識(shí)和艱苦奮斗意識(shí)。在此基礎(chǔ)上，高校就應(yīng)該以上述角色意識(shí)作為選聘行政秘書(shū)的必要條件，或?qū)υ诼毴藛T進(jìn)行培訓(xùn)，提高其工作效率促進(jìn)高校的進(jìn)一步發(fā)展。

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