物資主數(shù)據(jù)標準化管理探究

畢子健 王翎穎

摘要：物資主數(shù)據(jù)標準化體系是企業(yè)物資信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是電子商務(wù)系統(tǒng)、物資管理信息系統(tǒng)以及相關(guān)的系統(tǒng)間相互集成、信息共享的橋梁和紐帶。它貫穿于物資供應(yīng)鏈，包括計劃、采購、合同、監(jiān)造、運輸、倉儲以及付款、結(jié)算、統(tǒng)計和決策分析等全流程。建立統(tǒng)一的物資主數(shù)據(jù)標準化體系是現(xiàn)代企業(yè)物資管理標準化建設(shè)的必然要求?；趪译娋W(wǎng)公司物資主數(shù)據(jù)標準化體系建設(shè)及運維管理情況，探索研究現(xiàn)代電網(wǎng)企業(yè)如何開展物資主數(shù)據(jù)建設(shè)、運維管理，如何充分借助物料主數(shù)據(jù)標準化體系提升供應(yīng)鏈運作效率，降低企業(yè)運營成本。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)企業(yè);物資主數(shù)據(jù)標準化管理;運維管理機制

中圖分類號：G726 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）33-0172-02

隨著國家電網(wǎng)公司等電網(wǎng)企業(yè)不斷推進物資信息化體系建設(shè)、不斷提高物資集約化程度，建立統(tǒng)一的物資主數(shù)據(jù)體系成為電網(wǎng)企業(yè)一項非常重要的基礎(chǔ)性工作。為加強物資主數(shù)據(jù)建設(shè)、統(tǒng)一物資主數(shù)據(jù)管理體系、深化物資主數(shù)據(jù)應(yīng)用，國家電網(wǎng)公司逐步建立以物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、倉庫主數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的物資主數(shù)據(jù)體系，并通過統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理平臺統(tǒng)一對物料主數(shù)據(jù)進行管理和維護。

一、物資主數(shù)據(jù)發(fā)展歷程及現(xiàn)狀

2009年以前，部分信息化推廣程度較高的網(wǎng)省電力公司，在所屬建設(shè)、運營范圍內(nèi)建立、推廣物資主數(shù)據(jù)體系，并在整合企業(yè)物資資源、提高供應(yīng)鏈效率等方面發(fā)揮了重要作用，也為國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一推廣物資主數(shù)據(jù)體系積累了經(jīng)驗、奠定了基礎(chǔ)。

2009年，國家電網(wǎng)公司為推進物力集約化體系建設(shè)，建立了物資分類與編碼標準統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)資源庫。主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（MDM）正式上線，基于一體化平臺實現(xiàn)與各業(yè)務(wù)應(yīng)用集成，實現(xiàn)主數(shù)據(jù)的查詢、申請、審核、分發(fā)/下載等功能，支持編碼標準和主數(shù)據(jù)在全國范圍內(nèi)的統(tǒng)一應(yīng)用。之后，根據(jù)公司建設(shè)、運營的實際需要，不斷完善、補充、修訂物資分類及各類主數(shù)據(jù)。目前，系統(tǒng)大、中類物資分類新增需求極少，已經(jīng)基本涵蓋所有常見通用物資。物資主數(shù)據(jù)新增趨勢如圖1所示：

二、物資主數(shù)據(jù)標準化管理體系

物資主數(shù)據(jù)管理體系包括物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、倉庫主數(shù)據(jù)三部分，分別對電子商務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)及其他物資管理系統(tǒng)中的物料、供應(yīng)商、倉庫信息予以規(guī)范化、標準化，具體內(nèi)容如下：

1.物料主數(shù)據(jù)

物料主數(shù)據(jù)主要包括物料分類編碼、物料編碼兩部分。

（1）物資分類編碼。物資分類編碼體系是企業(yè)物資信息資源共享的基礎(chǔ)，是ERP等信息信息系統(tǒng)之間聯(lián)系的橋梁。物資分類和物資分類編碼規(guī)則是該體系構(gòu)成的兩大要素：

1）物資分類。物資分類是根據(jù)物料特征對物資進行區(qū)分歸類，對物資進行分類時實施物資編碼的基礎(chǔ)。國家電網(wǎng)公司物資分類體系包括大類、中類、小類三個級別，以電網(wǎng)物資為例，分為20個大類，包括一次設(shè)備、二次設(shè)備、通信設(shè)備、儀器儀表、裝置性材料等;每一大類下又分為不同的中類，以一次設(shè)備為例：在一次設(shè)備大類下共分29個中類，如交流變壓器、交流電流互感器、交流電壓互感器等;每一中類下又分為不同的小類，以交流變壓器為例：在交流變壓器中類下分為12各小類，如10kV變壓器、35kV變壓器、110kV變壓器等。

在小類下，進一步區(qū)分物料，分別定義特征項和對應(yīng)的特征值。特征項是指用來定義一條物料的多項主要屬性參數(shù)，其中每一項參數(shù)都被稱為一個特征項。特征值是指每個特征項下包含的不同數(shù)值，其中每個數(shù)值被稱為一個特征值。特征值和特征項按照不限定供應(yīng)商、方便需求填報、滿足統(tǒng)計要求、滿足物料描述的準確性要求、綜合實用性要求的原則編制。

2）物資分類編碼規(guī)則。物資分類編碼規(guī)則采用3層7位數(shù)字代碼，代碼結(jié)構(gòu)如圖2所示：

（2）物料編碼。物料編碼的應(yīng)用，便于信息系統(tǒng)進行識別和檢索，便于對物料進行高效、有序的管理，便于對物料進行分類與統(tǒng)計，便于計劃、采購、合同、監(jiān)造、履約、庫存等各環(huán)節(jié)實施管理，便于物料信息的交換與共享。物料主數(shù)據(jù)是不可缺少、不可替代的關(guān)鍵主數(shù)據(jù)。

1）物料編碼的方式和原則。物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項的一種管理工具。物料編碼的編碼方式分為賦義編碼和順序編碼，編制原則遵循簡單性、層級性、完整性、單一性、一貫性、伸縮性。

2）物料編碼的應(yīng)用。為實現(xiàn)物料編碼的規(guī)范性應(yīng)用，物料編碼具有標準、非標、使用、凍結(jié)等多種標識功能?；谖镔Y采購標準，在系統(tǒng)中建立了采購標識自動判定規(guī)則，以自動判斷并生成物料編碼的標識、物料編碼與采購標準的對應(yīng)關(guān)系。設(shè)計單位在編制技術(shù)規(guī)范時，系統(tǒng)可顯示物料的標識并自動引用對應(yīng)的采購標準模板。

2.供應(yīng)商主數(shù)據(jù)

供應(yīng)商主數(shù)據(jù)是以簡短的文字、符號或數(shù)字來代表供應(yīng)商及其相關(guān)事項的一種管理方式，是供應(yīng)商在企業(yè)ERP系統(tǒng)中的標識，是進行數(shù)據(jù)交互和分析的基礎(chǔ)。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)采用的是10位數(shù)字的流水碼，含有38個字段，包括供應(yīng)商名稱、工商登記號、稅號、全國組織機構(gòu)代碼、郵政編碼、通信地址等信息。

供應(yīng)商主數(shù)據(jù)在主數(shù)據(jù)管理平臺中進行統(tǒng)一管理，參與采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商均需在主數(shù)據(jù)管理平臺進行申請，運維人員核對通過后，通過接口發(fā)送給業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用。

3.倉庫主數(shù)據(jù)

倉庫主數(shù)據(jù)是以簡短的符號和數(shù)字來代表倉庫所在的單位、地理位置及其他有關(guān)事項的一種管理工具，是實體庫在ERP系統(tǒng)中的標識，是進行貨物收發(fā)貨、轉(zhuǎn)儲、盤點等業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)和前提，是對庫存進行統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。根據(jù)管理需要，倉庫主數(shù)據(jù)包括實體庫主數(shù)據(jù)和虛擬庫主數(shù)據(jù)。實體庫必須在主數(shù)據(jù)管理平臺中進行注冊，包括倉庫名稱、地址、面積及庫存編碼等信息。試題倉庫的注冊范圍包括區(qū)域庫、周轉(zhuǎn)庫。[1]

三、物資主數(shù)據(jù)管理平臺功能設(shè)計

物資主數(shù)據(jù)管理平臺（SG-MDM）是國家電網(wǎng)公司為進行主數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理而建設(shè)的一套管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)以物資主數(shù)據(jù)體系為依據(jù)，對各類物資主數(shù)據(jù)統(tǒng)一編碼，同步至ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)，從而達到對物資主數(shù)據(jù)進行有效管理的目的。物資主數(shù)據(jù)是物資管理中所應(yīng)用的ERP系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺和輔助決策系統(tǒng)的基礎(chǔ)，通過物料、供應(yīng)商和倉庫主數(shù)據(jù)的維護，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)交互和共享，保證了物資主數(shù)據(jù)在整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的實時同步。

1.物料主數(shù)據(jù)功能模塊

主要功能包括物料主數(shù)據(jù)的查詢、申請、審批、分發(fā)、凍結(jié)，具體功能如下：通過物資主數(shù)據(jù)管理平臺，可以采用多種查詢方式進行物料主數(shù)據(jù)的查找;對沒有對應(yīng)特征值的小類進行特征值和物料編碼的申請;查詢物料編碼和特征值的分發(fā)情況;管理員對物料主數(shù)據(jù)進行凍結(jié);可以實現(xiàn)主數(shù)據(jù)同步下發(fā)至總部ERP、省公司ERP及電子商務(wù)平臺。

2.供應(yīng)商主數(shù)據(jù)功能模塊

包括供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的查詢、申請、審批、分發(fā)、凍結(jié)，具體功能如下：通過物資主數(shù)據(jù)管理平臺，可以采用多種查詢方式進行供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的查找、申請;管理員可以對省公司的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)申請進行審批;查詢物料編碼和特征值的分發(fā)情況;省公司可以提出供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié)申請;管理員可以對供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié)申請做審批;管理員可以單獨進行供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié)。

3.倉庫主數(shù)據(jù)功能模塊

包括倉庫主數(shù)據(jù)的查詢、申請、修改、審批、分發(fā)、凍結(jié)，具體功能如下：通過物資主數(shù)據(jù)管理平臺，可以進行所有倉庫的查找;省公司可以申請、凍結(jié)或修改倉庫主數(shù)據(jù);管理員可以對申請進行審批，審批通過后，系統(tǒng)自動進行分發(fā);省公司可以查詢倉庫主數(shù)據(jù)的分發(fā)情況。[1]

四、物資主數(shù)據(jù)運維管理機制

為適應(yīng)物力集約化管理要求，創(chuàng)新物料主數(shù)據(jù)管理理念，提升物資標準化應(yīng)用水平，國家電網(wǎng)公司對物料主數(shù)據(jù)新增、修訂申報、審批實行“省公司分批次內(nèi)外時段申報數(shù)據(jù)，國網(wǎng)物資部集中審批、統(tǒng)一修訂下發(fā)”的模式。其中：“批次內(nèi)申報”是指各單位在規(guī)定批次、時段內(nèi)完成物料主數(shù)據(jù)新增或修訂申報;“批次外申報”是指各單位未在規(guī)定批次、時段內(nèi)提出物料主數(shù)據(jù)新增或修訂申報;“集中審批、統(tǒng)一修訂下發(fā)”是指，總部在規(guī)定時間內(nèi)，集中審批和下發(fā)各單位提交的新增物料主數(shù)據(jù)，結(jié)合集中招標批次的審查會，統(tǒng)一評審、集中修訂下發(fā)。

1.職責(zé)分工

按照總部、國網(wǎng)物資公司、省公司及各單位的職責(zé)定位，物資主數(shù)據(jù)運維的業(yè)務(wù)受理范圍劃分如表1所示：

表1 物資主數(shù)據(jù)運維業(yè)務(wù)受理范圍劃分表

序號 業(yè)務(wù)受理單位（崗位） 業(yè)務(wù)內(nèi)容

1 各單位物資標準化專（兼）職管理員 物資分類與物料主數(shù)據(jù)提報過程中的常見問題（如：業(yè)務(wù)操作、數(shù)據(jù)查詢等）

2 國網(wǎng)物資公司 主數(shù)據(jù)新增、修訂及其他業(yè)務(wù)問題由國網(wǎng)物資公司在工作日受理、咨詢專家并形成修訂意見

3 國網(wǎng)信通公司 系統(tǒng)功能故障及系統(tǒng)操作指導(dǎo)

4 國網(wǎng)物資公司、國網(wǎng)信通公司 系統(tǒng)操作賬號由各單位提出申請，報國網(wǎng)物資公司審批，交國網(wǎng)信通公司具體辦理

2.物資分類新增機制

各單位收集新增分類需求，組織專家開展預(yù)審，確定所屬大類、中類、小類，計量單位及特征項、特征值，填寫物資分類申請模板，提報至國網(wǎng)物資公司。經(jīng)咨詢專業(yè)專家意見、國網(wǎng)總部批準后，在主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中完成新增。審批不合格的注明原因退回至需求單位。

3.特征值和物料主數(shù)據(jù)新增機制

各單位收集新增需求，組織專家開展預(yù)審，進入主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，提交新增申請。經(jīng)咨詢專業(yè)專家意見、國網(wǎng)物資公司審批后，在主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中完成新增。審批不合格的注明原因退回至需求單位。

五、結(jié)論

物資主數(shù)據(jù)標準化是企業(yè)全面、深入推廣ERP系統(tǒng)、物資信息管理等信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。物資主數(shù)據(jù)標準化體系通過規(guī)范、統(tǒng)一物資主數(shù)據(jù)，打破了企業(yè)管理信息系統(tǒng)之間的壁壘，將各個信息孤島予以連接，實現(xiàn)了企業(yè)信息資源的集成、共享;同時，將企業(yè)供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)、信息予以貫通，實現(xiàn)了物流、業(yè)務(wù)流、信息流的整合。物資主數(shù)據(jù)標準化體系的建立和推廣為電網(wǎng)企業(yè)提升供應(yīng)鏈運作水平、降低運營成本、實現(xiàn)精益化管理提供了有力支撐。

參考文獻：

[1]國家電網(wǎng)公司.國家電網(wǎng)公司物資集約化管理[M].北京：中國電力出版社，2012.

（責(zé)任編輯：王意琴）