加強(qiáng)部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案管理探析

●劉海峰 王孔峰

加強(qiáng)部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案管理探析

●劉海峰 王孔峰

部隊(duì)醫(yī)院的會計(jì)檔案是部隊(duì)的后勤財(cái)務(wù)部門在處理經(jīng)濟(jì)活動中所形成并歸檔管理以備查詢的重要史料和證據(jù)，它對于查驗(yàn)醫(yī)院過往經(jīng)濟(jì)問題、總結(jié)本單位會計(jì)工作、指導(dǎo)經(jīng)濟(jì)決策、加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理具有十分重要的作用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和會計(jì)信息自動化管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院會計(jì)檔案管理必須創(chuàng)新，以促進(jìn)醫(yī)院會計(jì)基礎(chǔ)工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

部隊(duì)醫(yī)院 會計(jì)檔案 檔案管理

部隊(duì)醫(yī)院的會計(jì)檔案管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動中不可分割的重要組成部分。部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案不僅包括：機(jī)制會計(jì)檔案，即會計(jì)賬務(wù)管理系統(tǒng)中打印輸出的會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄、會計(jì)報(bào)表等紙介質(zhì)檔案，而且還包括機(jī)讀會計(jì)檔案，即以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其它介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計(jì)數(shù)據(jù)備份；同時(shí)還應(yīng)包括上級下發(fā)的會計(jì)文件、制度、法規(guī)及業(yè)務(wù)操作細(xì)則等廣義的財(cái)務(wù)管理資料。具體講：一方面，部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)中，反映會計(jì)工作過程控制的有效性；另一方面，完備有序的會計(jì)檔案管理為部隊(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理提供原始、真實(shí)的決策和計(jì)劃依據(jù)。所以，部隊(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理也可以講是對以上會計(jì)資料進(jìn)行收集、整理、存貯和分析利用的過程。因此，加強(qiáng)對部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案的管理，對推動部隊(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富；對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)也具有十分重要的意義。

一、信息化條件下部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)

（一）易于存儲，但系統(tǒng)環(huán)境依賴更強(qiáng)

在信息化條件下，會計(jì)檔案載體已發(fā)生了很大變化，既可以打印輸出到紙質(zhì)材料中，也可以存貯于軟盤、硬盤和光盤中，存貯介質(zhì)形式更加靈活多樣，也方便攜帶和傳遞。但由于電子會計(jì)檔案信息載體的物理特性具有很強(qiáng)的系統(tǒng)依賴性，不具備傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的直接可視性，需要計(jì)算機(jī)、會計(jì)信息化自動化管理系統(tǒng)等軟硬件環(huán)境的支持，與軟件版本密切相關(guān)，只能在特定的條件下才能打開。

（二）便于查閱，但安全保密難度大

電子會計(jì)檔案便于計(jì)算、分析，可以定制任務(wù)、根據(jù)需要有針對性地進(jìn)行查閱，具有查詢速度快、檢索能力強(qiáng)等特點(diǎn)，可以快速傳遞會計(jì)信息、快捷獲得所需結(jié)果，是傳統(tǒng)會計(jì)檔案所不能比擬的。但電子會計(jì)檔案受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和計(jì)算機(jī)病毒等因素的影響較大，保存不當(dāng)容易遭到破壞，電子數(shù)據(jù)易被修改、拷貝和重置，容易造成信息泄露，保密安全難度大。

（三）利于管理，但維護(hù)使用要求更高

電子會計(jì)檔案存貯數(shù)字化、檢索微機(jī)化，使檔案管理更加方便、快捷，因而避免了傳統(tǒng)會計(jì)檔案繁瑣、單調(diào)和機(jī)械化的手工操作以及頻繁翻閱所帶來的不便。但隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和會計(jì)管理軟件的升級換代速度越來越快，版本也越來越多，對電子會計(jì)檔案的維護(hù)和使用提出了更高的要求。因此對會計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，不僅要掌握會計(jì)知識和檔案管理知識，還必須具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能。

二、加強(qiáng)部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案管理的對策

（一）做好會計(jì)檔案的收集工作

部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案是獨(dú)立于檔案室而單獨(dú)進(jìn)行保管的，一般由財(cái)務(wù)（處）科統(tǒng)一進(jìn)行管理。因此容易出現(xiàn)無專人進(jìn)行保管會計(jì)檔案的情況。而且，在會計(jì)檔案中，所包含的會計(jì)資料的范圍極大，包括了單位會計(jì)以及其他經(jīng)濟(jì)事業(yè)組織所形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)資料。兩方面綜合起來看，很容易造成會計(jì)資料的混亂和丟失，從而使得會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量降低。要想提高醫(yī)院會計(jì)資料歸檔的效率，必須做好以下兩點(diǎn)：

1.會計(jì)檔案材料的積累和立卷必須由專業(yè)的財(cái)務(wù)工作人員負(fù)責(zé)。因會計(jì)檔案產(chǎn)生于會計(jì)工作過程當(dāng)中，由財(cái)務(wù)部門對會計(jì)文件材料進(jìn)行立卷，有利于保證會計(jì)檔案的齊全、完整，保證會計(jì)檔案的質(zhì)量。而且，由財(cái)務(wù)部門的主管人員負(fù)責(zé)會計(jì)文件的立卷，也是會計(jì)責(zé)任的體現(xiàn)和要求。

2.對于丟失和沒有及時(shí)上交財(cái)務(wù)部門的會計(jì)資料，負(fù)責(zé)會計(jì)檔案管理的財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取有效措施，要求有關(guān)部門和科室進(jìn)行補(bǔ)交或找尋。必要時(shí)，還可召集知情人、當(dāng)事人進(jìn)行座談，提供有關(guān)線索，進(jìn)行收集。力保不丟失任何一份會計(jì)資料，從而對以后會計(jì)檔案的管理和查詢打下良好的基礎(chǔ)。

（二）提高會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案管理人員一般由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行兼職。因此，在管理過程中普遍容易出現(xiàn)重視會計(jì)崗位，輕視檔案管理崗位，把檔案管理工作看做“非正式崗位”的情況；同時(shí)也缺乏會計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)知識和操作技能，從而導(dǎo)致會計(jì)資料的審核監(jiān)督和收集裝訂職能弱化。由于實(shí)際工作中這些職能的弱化，容易使會計(jì)監(jiān)督職能無法很好發(fā)揮作用，也無法確保會計(jì)資料的真實(shí)性、合法性，給部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案的管理帶來很大麻煩。而解決此問題的最好辦法，是使用專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。但是在制度不允許以及不具備人才條件的情況下，由于財(cái)務(wù)人員是會計(jì)檔案整理的第一負(fù)責(zé)人，因此財(cái)務(wù)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，財(cái)務(wù)部門必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)，將會計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為部隊(duì)財(cái)務(wù)從業(yè)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容長抓不懈，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識及操作技能，經(jīng)常進(jìn)行監(jiān)督、評比、考核，將檔案規(guī)范化內(nèi)容納入日常管理工作中，從源頭上做好會計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量，從而確保會計(jì)資料及資產(chǎn)的安全完整。

（三）著力規(guī)范會計(jì)檔案的管理制度

如今，部隊(duì)醫(yī)院在整個(gè)市場經(jīng)濟(jì)體制的影響下，管理手段與時(shí)俱進(jìn)，因此，會計(jì)檔案管理的制度也必須跟上節(jié)奏，有所創(chuàng)新，才能達(dá)到所期望的目標(biāo)。因此有必要做到“四化”。一是收集歸檔化。年度終了，財(cái)務(wù)部門必須及時(shí)對該年度的全部會計(jì)資料按有關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行收集歸檔。二是鑒別整理規(guī)范化。嚴(yán)格按照部隊(duì)醫(yī)院會計(jì)檔案整理要求的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真準(zhǔn)確分類、排序；統(tǒng)一裱糊切割；統(tǒng)一編號，規(guī)范目錄。會計(jì)憑證應(yīng)按月分冊連續(xù)編號，裝訂成冊，頁面要連續(xù)編號，不得有空頁；會計(jì)憑證封面應(yīng)注明時(shí)間以及編號；報(bào)表封面應(yīng)注明名稱以及使用年度；計(jì)算機(jī)軟盤的整理包括賬務(wù)處理軟盤，應(yīng)用程序盤等，在歸檔前要認(rèn)真核實(shí)，并設(shè)好保密字樣，在盤上注明名稱和使用年度。三是硬件配置標(biāo)準(zhǔn)化。按照部隊(duì)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，配備其要求的標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理用品、計(jì)算機(jī)和其他設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。四是管理工作制度化。部隊(duì)醫(yī)院各人員要自覺執(zhí)行借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度等會計(jì)檔案管理制度。會計(jì)檔案原件一般不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限期歸還，并嚴(yán)格履行各種手續(xù)。

（四）做好會計(jì)檔案的查閱和利用，為部隊(duì)醫(yī)院提供經(jīng)濟(jì)決策服務(wù)

會計(jì)檔案資源的開發(fā)利用是會計(jì)檔案管理的主要目的，通過對會計(jì)檔案深層次開發(fā)，可以提高會計(jì)檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者提供更好的服務(wù)。同時(shí)，通過利用會計(jì)檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)不斷完善會計(jì)檔案檢索工具，以滿足醫(yī)院各部門及醫(yī)護(hù)人員對會計(jì)檔案利用的需求。通過提供熱情、細(xì)致、快捷、簡便的檔案服務(wù)，提高會計(jì)檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用。部隊(duì)醫(yī)院的運(yùn)作和管理的過程其實(shí)是一個(gè)獲得信息、處理信息、利用信息的過程，部隊(duì)醫(yī)院作為一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是—個(gè)非常重要的信息資源系統(tǒng)，將這個(gè)信息資源系統(tǒng)中的會計(jì)檔案信息融入到醫(yī)院整體信息化工作中，以開發(fā)會計(jì)檔案為目的，為醫(yī)院決策者提供決策有用的信息為主導(dǎo)，積極開發(fā)，合理高效的利用會計(jì)檔案，讓使用者充分體會到會計(jì)檔案的價(jià)值，從而加強(qiáng)對會計(jì)檔案的重視程度，提高會計(jì)檔案的管理力度。

（五）嚴(yán)格遵守會計(jì)檔案處理的鑒定銷毀制度

會計(jì)檔案的鑒定銷毀是會計(jì)檔案管理中不可缺少的一環(huán)，按照《軍隊(duì)會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，部隊(duì)醫(yī)院要制定切實(shí)可行的會計(jì)檔案鑒定銷毀制度，由檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)組成鑒定小組，逐件、逐項(xiàng)進(jìn)行審查，并編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并在銷毀清冊上簽署責(zé)任人名稱等內(nèi)容，使鑒定銷毀工作有據(jù)可依，規(guī)范實(shí)行；嚴(yán)格往來款項(xiàng)債權(quán)債務(wù)管理，對于超過一定期限的未能追償款項(xiàng)，應(yīng)提前做好單獨(dú)立卷管理；加強(qiáng)審計(jì)部門的監(jiān)督力度，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，改善問題。做好會計(jì)檔案的鑒定銷毀工作，最大限度地合理利用存儲空間，節(jié)約有限的人力、物力資源。

[1]賴新英.淺談醫(yī)院會計(jì)檔案管理.財(cái)會通訊，2010（07）

[2]曹雪琦.淺析醫(yī)院會計(jì)檔案管理.當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2013（05）

[3]徐鴻寧.淺議醫(yī)院會計(jì)檔案管理.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（13）

[4]郭喜雙.完善醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效措施.黑龍江檔案，2013（01）

（作者單位：中國人民解放軍第九七醫(yī)院后勤處 江蘇徐州 221006）

（責(zé)編：紀(jì)毅）

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1004-4914（2014）07-129-02