淺議醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案資源的開發(fā)利用

●康云鳳

淺議醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案資源的開發(fā)利用

●康云鳳

醫(yī)院的審計(jì)檔案是醫(yī)院審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)的全記錄，由于歷史的原因，這些蘊(yùn)藏著較大的利用價(jià)值的檔案多數(shù)還處于管理低級的“保管”階段。我們正處在信息化時(shí)代，信息成為重要的資源，檔案是有待開發(fā)和利用的信息資源。如何將“死檔案”變?yōu)橛欣脙r(jià)值的信息資源，成為擺在我們醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案從業(yè)人員面前的重要課題。

醫(yī)院 審計(jì)檔案 開發(fā)利用

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案是指醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在醫(yī)院內(nèi)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查活動(dòng)中直接形成的，依照有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章、規(guī)定應(yīng)當(dāng)保存或者具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案是醫(yī)院檔案的組成部分，也是國家檔案的組成部分。醫(yī)院審計(jì)檔案能夠全程記錄醫(yī)院審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)，是醫(yī)院財(cái)務(wù)收支管理、工程審計(jì)的可靠憑證，為醫(yī)院財(cái)產(chǎn)物資安全提供保障。審計(jì)檔案記載和反映了審計(jì)工作的全過程，是審計(jì)成果的直接體現(xiàn)形式。審計(jì)檔案部門應(yīng)從目前的審計(jì)檔案整理、保管、加工，逐步向開發(fā)、利用審計(jì)檔案轉(zhuǎn)變，將“死檔案“變成有價(jià)值的信息資源，不斷積累和創(chuàng)新審計(jì)檔案開發(fā)利用的成功經(jīng)驗(yàn)，使審計(jì)檔案發(fā)揮出更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

一、提升醫(yī)院審計(jì)檔案管理檔次，為審計(jì)檔案的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)

首先要加強(qiáng)醫(yī)院審計(jì)檔案工作的制度建設(shè)。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，工作性質(zhì)要求嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅，制度化要求高。醫(yī)院要認(rèn)真依照國家審計(jì)署頒布的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》，結(jié)合醫(yī)院行業(yè)的特點(diǎn)和內(nèi)部審計(jì)工作的實(shí)際情況，制定出既嚴(yán)格符合準(zhǔn)則的要求又適合醫(yī)院特點(diǎn)的醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門的檔案管理制度和具體操作標(biāo)準(zhǔn)，并制定出審計(jì)檔案管理工作目標(biāo)考核細(xì)則，把審計(jì)檔案管理工作納入單位考核工作之中，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)考核。其次要全面提升審計(jì)檔案工作者的綜合素質(zhì)和能力。審計(jì)檔案管理對從業(yè)人員的德、才、能都有較高的要求，需要從業(yè)人員在崗位上不僅要認(rèn)真負(fù)責(zé)、兢兢業(yè)業(yè)、勇挑重?fù)?dān)敬業(yè)精神，還要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和保密素質(zhì)。為了培養(yǎng)一支合格的審計(jì)檔案管理隊(duì)伍，醫(yī)院要有計(jì)劃有安排的組織審計(jì)檔案工作人員參加政治、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助他們制定切實(shí)可行的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，努力為他們創(chuàng)造學(xué)習(xí)理論和業(yè)務(wù)技能的條件，培養(yǎng)審計(jì)檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，以適應(yīng)審計(jì)檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。再次要加快審計(jì)檔案的軟硬件的升級。隨著辦公自動(dòng)化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，信息化技術(shù)日新月異，審計(jì)檔案管理的軟硬件升級顯得尤為迫切。醫(yī)院在加強(qiáng)審計(jì)信息化建設(shè)過程中，要加大審計(jì)檔案軟硬件的投入力度，使審計(jì)檔案管理與醫(yī)院辦公現(xiàn)代化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相互銜接，使審計(jì)檔案從載體形式到管理手段和信息技術(shù)同步發(fā)展。最后單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)從業(yè)人員要提高審計(jì)檔案開發(fā)利用意識，充分挖掘?qū)徲?jì)檔案的潛在價(jià)值。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案是內(nèi)審工作的重要組成部分，是內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是研究內(nèi)部審計(jì)工作歷史、考查內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量的重要資料，它不僅詳細(xì)記錄審計(jì)過程，而且還把審計(jì)活動(dòng)中所形成的大量文件、資料進(jìn)行匯集、整理、加工，然后立卷、歸檔。利用審計(jì)檔案資料，可以給領(lǐng)導(dǎo)提供從宏觀層面和角度的審計(jì)綜合分析，提出具有前瞻性、針對性、建設(shè)性及不可替代的建議和意見，保障各項(xiàng)任務(wù)的貫徹執(zhí)行；被審計(jì)單位可以據(jù)此總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制定和健全有關(guān)制度，不斷完善工作程序，提高內(nèi)部管理水平；審計(jì)部門可以進(jìn)一步總結(jié)探索審計(jì)工作的規(guī)律，提高審計(jì)工作效率，提升審計(jì)檔案管理水平，為審計(jì)檔案的開發(fā)利用夯實(shí)基礎(chǔ)。

二、充分開發(fā)醫(yī)院審計(jì)檔案使用價(jià)值，提高審計(jì)檔案資源利用率

檔案的價(jià)值存在是因?yàn)槭褂谜叩男枰?。同樣，醫(yī)院建立審計(jì)檔案的目的也是因?yàn)闄n案的使用價(jià)值。為了充分利用審計(jì)檔案的使用價(jià)值，我們審計(jì)檔案工作者有義務(wù)和責(zé)任通過技術(shù)手段把審計(jì)“死檔案“變成活的信息資源，為社會(huì)服務(wù)，為醫(yī)院服務(wù)，為利用者服務(wù)。醫(yī)院審計(jì)檔案部門應(yīng)端正思想，樹立強(qiáng)烈的服務(wù)理念，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)良的服務(wù)，以充分發(fā)揮審計(jì)檔案作為資源的作用。這就需要檔案管理人員根據(jù)對審計(jì)檔案使用者的調(diào)查研究，分析預(yù)測出使用者的需要，有針對性地開發(fā)檔案信息資源，為使用者提供合適有效的編研材料。

隨著衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院也不斷地進(jìn)行改擴(kuò)建工程，醫(yī)院審計(jì)檔案詳細(xì)記載和保存了基建修繕工程的全過程：建設(shè)項(xiàng)目的調(diào)研、論證、手續(xù)報(bào)批、批準(zhǔn)的項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目合同或協(xié)議；工程招投標(biāo)文件；預(yù)算、竣工結(jié)算、效益評估報(bào)告。所存審計(jì)檔案能較客觀的反映出所套用定額、取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定，工程量計(jì)算是否準(zhǔn)確，結(jié)算編制是否規(guī)范，主材單價(jià)是否符合市場價(jià)，材料消耗及差價(jià)計(jì)算是否準(zhǔn)確，項(xiàng)目竣工結(jié)算所報(bào)送的資料是否真實(shí)、全面、合法，報(bào)審工程項(xiàng)目是否履行院內(nèi)立項(xiàng)審批手續(xù)等。這些審計(jì)監(jiān)督資料，保證了工程造價(jià)真實(shí)、準(zhǔn)確，為醫(yī)院基建修繕工程提供可靠依據(jù)和信息，利用審計(jì)檔案有效地、科學(xué)地保證了醫(yī)院基建工程和修繕工程的順利進(jìn)行。

目前各單位通行審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施審前調(diào)查，而審前調(diào)查的方法之一就是查閱審計(jì)檔案，通過查閱審計(jì)檔案，做到心中有數(shù)，可以使審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施事半功倍。各單位在年終審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量及評比檢查時(shí)，也以審計(jì)檔案作為依據(jù)之一，把審計(jì)檔案管理規(guī)定和醫(yī)院質(zhì)量管理規(guī)定有機(jī)結(jié)合，確定原則，細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，為各項(xiàng)評比檢查提供依據(jù)，并將檢查結(jié)果及時(shí)反饋到審計(jì)人員手中，對其中的不足要求他們認(rèn)真整改，從而促進(jìn)審計(jì)人員進(jìn)一步增強(qiáng)審計(jì)質(zhì)量意識，使審計(jì)工作質(zhì)量更上新臺(tái)階。由此可見，審計(jì)檔案的這些價(jià)值和作用，會(huì)促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步重視審計(jì)檔案利用工作，改變審計(jì)檔案單純保管的落后現(xiàn)狀，制定合理的政策和機(jī)制，調(diào)動(dòng)醫(yī)院審計(jì)檔案從業(yè)人員的積極性，充分有效地開發(fā)、利用醫(yī)院審計(jì)檔案的使用價(jià)值，提高審計(jì)檔案資源的利用率。

三、加強(qiáng)醫(yī)院審計(jì)檔案信息交流，推進(jìn)審計(jì)檔案信息資源開發(fā)利用

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代帶來信息化社會(huì)的建立，信息大爆炸使各類信息資源可能變?yōu)椤柏?cái)富”。審計(jì)檔案資源在信息資源中因其來源特殊，所以在信息資源中具有獨(dú)特的地位。審計(jì)檔案資源具有權(quán)威性、真實(shí)性和可信性，從這個(gè)方面來看，審計(jì)檔案的資料和信息，就是所有使用部門的寶貴財(cái)富。信息應(yīng)該交流和共享，但審計(jì)檔案信息資源開發(fā)利用是個(gè)系統(tǒng)工程，必須要在統(tǒng)一的規(guī)劃和組織下，才能形成合力，使審計(jì)檔案信息體現(xiàn)出價(jià)值。首先要堅(jiān)持自上而下的原則，搞好頂層設(shè)計(jì)。頂層設(shè)計(jì)最為重要的是要有信息資源開發(fā)的規(guī)劃和安排，保證審計(jì)檔案信息有序地交流，保證審計(jì)檔案作為信息資源開發(fā)的安全。醫(yī)院要在上級的統(tǒng)一規(guī)劃下，確定自己的信息資源開發(fā)利用框架。其次，要制定審計(jì)檔案信息資源開發(fā)利用的具體辦法和路徑，明確各部門、各單位在信息資源開發(fā)利用中的責(zé)任，明確協(xié)調(diào)共享機(jī)制，確定數(shù)據(jù)格式和接口規(guī)范，為信息系統(tǒng)的綜合集成，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

總之，醫(yī)院審計(jì)檔案開發(fā)、利用工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要培養(yǎng)觀念意識、加強(qiáng)審計(jì)檔案管理、提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)和能力以及確保信息資源的安全。要改善醫(yī)院審計(jì)檔案開發(fā)利用的環(huán)境條件，加大審計(jì)檔案軟硬件地投入。實(shí)踐證明，檔案資源開發(fā)利用工作有市場需求、有發(fā)展空間，蘊(yùn)藏著巨大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。在實(shí)踐中，只要我們持之以恒，認(rèn)真研究和探索，不斷開發(fā)和創(chuàng)新，審計(jì)檔案利用工作的開發(fā)和利用工作一定會(huì)躍上一個(gè)新的臺(tái)階，為醫(yī)院的發(fā)展和創(chuàng)新作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1] 郭立.淺議分序列審計(jì)專題檔案庫的管理.云南檔案，2012（07）

[2] 譚素新.淺議如何加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用.黑龍江史志，2012（06）

[3] 郭曙.關(guān)于高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)檔案管理的思考.現(xiàn)代審計(jì)與經(jīng)濟(jì)，2013（04）

（作者單位：青島大學(xué)附屬醫(yī)院 山東青島 266003）

（責(zé)編：紀(jì)毅）

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1004-4914（2014）03-143-02