對(duì)服裝企業(yè)工藝技術(shù)檔案管理的思考

申 申 三榮貿(mào)易有限公司 226001

申曉萍 南通出入境檢驗(yàn)檢疫局 226004

對(duì)服裝企業(yè)工藝技術(shù)檔案管理的思考

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申曉萍 南通出入境檢驗(yàn)檢疫局 226004

本文分析了服裝企業(yè)工藝技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)服裝企業(yè)工藝技術(shù)檔案管理的任務(wù)和內(nèi)容進(jìn)行了思索，探討了出口服裝生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行工藝技術(shù)檔案管理的相關(guān)要求。

服裝企業(yè)；工藝技術(shù)檔案；管理

工藝技術(shù)檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，反映本企業(yè)基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品質(zhì)量等活動(dòng)中具有保存價(jià)值資料的真實(shí)記錄。服裝企業(yè)技術(shù)資料的積累是企業(yè)發(fā)展生產(chǎn)和技術(shù)進(jìn)步的基礎(chǔ)，服裝工業(yè)建立和完善企業(yè)的技術(shù)檔案管理已是企業(yè)發(fā)展必不可少的管理手段之一。

1 服裝企業(yè)技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 資金投入不足，管理模式落后

由于技術(shù)檔案管理涉及軟、硬件的投入，經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)的企業(yè)，科技檔案投入的經(jīng)費(fèi)多，管理?xiàng)l件和信息化建設(shè)發(fā)展要快些。經(jīng)濟(jì)實(shí)力弱的企業(yè)，首先檔案管理部門在人員配置上不到位，其次由于經(jīng)費(fèi)投入少，企業(yè)檔案部門很難購(gòu)置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀等設(shè)備。只能簡(jiǎn)單地編制科技檔案案卷目錄、專題目錄，不能運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行信息交流。這就使得一些企業(yè)在技術(shù)檔案管理上只局限于檔案實(shí)體的收集、整理、保管和利用，而對(duì)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理則很少涉及。企業(yè)決策層并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性、必要性和緊迫性，以至于大多數(shù)檔案管理多年來(lái)停滯不前。

1.2 部分企業(yè)對(duì)檔案不夠重視

技術(shù)檔案用時(shí)重要，不用時(shí)不重要，一個(gè)單位檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與企業(yè)決策者對(duì)檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。技術(shù)檔案是企業(yè)生產(chǎn)的歷史記錄和真實(shí)反映，是科學(xué)資料儲(chǔ)備的一種形式，是發(fā)展企業(yè)的重要條件及不可缺少的依據(jù)。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來(lái)的，技術(shù)檔案資料只要管理好、利用好就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1.3 技術(shù)檔案管理難度大

由于技術(shù)檔案是生產(chǎn)人員進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄。技術(shù)檔案與文書檔案相比，一是多數(shù)以圖紙、圖表、文字材料、服裝樣品、照片等形式歸檔的，數(shù)量多，笨重不便于折疊；二是技術(shù)含量高、關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，圖紙與圖紙的技術(shù)銜接較緊密；三是資料多，歸檔材料鑒定技術(shù)質(zhì)量要求高；四是存儲(chǔ)期限長(zhǎng)，歸檔材料一般都是永久卷；五是設(shè)計(jì)企業(yè)商業(yè)機(jī)密，保密工作要求嚴(yán)。技術(shù)檔案管理工作傳統(tǒng)而落后的管理方法是單調(diào)而枯燥的，而對(duì)科技檔案資料的收集、鑒定、裝訂、歸檔又加大了檔案管理人員的工作量。

1.4 技術(shù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺乏網(wǎng)絡(luò)綜合應(yīng)用系統(tǒng)

目前，許多企業(yè)的技術(shù)檔案管理，絕大多數(shù)是單機(jī)管理，僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索，技術(shù)檔案工作嚴(yán)重滯后于其他管理工作。技術(shù)檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，其他業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門各自為政，重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象極為嚴(yán)重。

1.5 技術(shù)檔案管理員工的素質(zhì)與企業(yè)發(fā)展形勢(shì)的要求仍有較大的差距

檔案管理人員有不少是“半路出家”沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)對(duì)科技檔案的管理一知半解，無(wú)法正確指導(dǎo)生產(chǎn)技術(shù)部門做好技術(shù)檔案的歸檔工作。技術(shù)檔案部門在文件資料歸檔過(guò)程中“坐、等”現(xiàn)象依然存在。

2 對(duì)服裝企業(yè)技術(shù)檔案管理的思考

2.1 技術(shù)檔案管理的任務(wù)

（1）收集和整理在一定時(shí)間內(nèi)具有保存價(jià)值的技術(shù)文件。（2）利用技術(shù)檔案管理對(duì)企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)進(jìn)行研究和分析，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)提供技術(shù)數(shù)據(jù)。（3）為完善企業(yè)檔案系統(tǒng)，管理好企業(yè)的技術(shù)檔案管理。（4）編制索引，做好日常管理和借閱、歸還驗(yàn)收等工作。

2.2 技術(shù)檔案管理的內(nèi)容

(1)樣板歸檔。①在近期內(nèi)經(jīng)常使用的樣板全套保留，以便使用；②不常使用的樣板，可以采用軟紙保存中間體規(guī)格的樣板；③對(duì)多品種、小批量、高檔次產(chǎn)品的企業(yè).有條件的應(yīng)采用電腦管理。

(2)用料定額歸檔。用料定額是一種計(jì)劃性的定額，首批生產(chǎn)或調(diào)換品種都必須制訂用料定額。

(3)工時(shí)定額歸檔。工時(shí)定額歸檔是為了以后可有參照。為此，不僅要將勞動(dòng)工資部門測(cè)定的工時(shí)定額歸檔，更重要的是對(duì)各班組、各車間實(shí)際完成工時(shí)定額的數(shù)據(jù)及情況作的分析一并歸檔。包括專業(yè)設(shè)備、工夾具的條件以及有否加班加點(diǎn)情況等，使檔案能如實(shí)反映真實(shí)的工時(shí)定額情況。

(4)工藝文件歸檔工藝文件歸檔。一是要注意完整性，要將全部工藝文件歸檔，否則就沒(méi)有意義；二是工藝執(zhí)行全過(guò)程也要同時(shí)歸檔。

(5)客供資料歸檔。客供紙樣及工藝資料的歸檔要特別重視?？凸┘垬优c文件對(duì)企業(yè)生產(chǎn)具有一定的強(qiáng)制性，為明確責(zé)任和防止在技術(shù)性問(wèn)題上產(chǎn)生糾葛時(shí)有據(jù)可查，客供的全部技術(shù)資料至少應(yīng)保存一年。

(6)產(chǎn)品質(zhì)量資料歸檔。服裝產(chǎn)品質(zhì)量資料歸檔內(nèi)容應(yīng)包括：原輔材料質(zhì)量情況、首件產(chǎn)品封樣情況、半成品與成品自查、互查的質(zhì)量記錄、成品出廠前的全面檢查情況以及產(chǎn)品出售后客戶反映和質(zhì)量糾紛處理記錄等。

(7)服裝產(chǎn)品檔案的規(guī)范性為了便于檔案的管理、使用和交流，檔案內(nèi)凡涉及有關(guān)技術(shù)用語(yǔ)，應(yīng)根據(jù)《服裝工業(yè)術(shù)語(yǔ)》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定用語(yǔ)，在同一卷檔案內(nèi)計(jì)量單位也需規(guī)范。

2.3 出口服裝生產(chǎn)企業(yè)工藝技術(shù)檔案

（1）公司樣品小結(jié)內(nèi)容：公司名稱、品名、制樣人、日期、款式、數(shù)量、核對(duì)人、日期、水洗前（后）規(guī)格、客人批樣、工藝說(shuō)明、輔料、特殊要求、裁剪要求（順毛、逆毛、對(duì)條對(duì)格、同條同白）、壓襯、用襯部位、后道、折疊方法等等。

（2）公司工時(shí)定額測(cè)定內(nèi)容：品名、定額人、日期、款式、核對(duì)人、日期、裁剪、縫制、鎖釘、整燙、包裝等各工序的作業(yè)所需時(shí)間。

（3）公司用料定額核準(zhǔn)內(nèi)容：品名、定額人、日期、款式、核對(duì)人、日期、規(guī)格、面料用量、輔料用量。

（4）公司工藝技術(shù)指示書內(nèi)容：品名、合約、客戶、款式、數(shù)量、資料編號(hào)、樣衣制作人、樣板制作人及日期、尺碼、各部位水洗前（后）尺碼及正負(fù)公差、計(jì)量單位、備注、面輔布料規(guī)格、輔料斷長(zhǎng)、輔料明細(xì)、面料水洗方法、用襯部位、刺繡部位、手縫部位、電腦操作員、輔料卡核對(duì)員、造型圖示、

（5）本公司面料訂貨單內(nèi)容：要貨單號(hào)、品名、款式、供貨單位、面料名稱、面料數(shù)量、交貨日期、面料具體規(guī)格要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、填表人、批準(zhǔn)人、日期。

（6）公司面輔料樣本內(nèi)容：合同、款式、品名、數(shù)量、日期、保管員、技術(shù)員、業(yè)務(wù)員、日期。

（7）公司面料內(nèi)在理化性能測(cè)試記錄單內(nèi)容：合約、款式、品名、測(cè)試方法、測(cè)試前經(jīng)向緯向、測(cè)試后經(jīng)向緯向、平均縮率、結(jié)論、面料小樣、測(cè)試人、復(fù)核人及日期。

（8）公司面料粘合襯測(cè)試記錄單內(nèi)容：合約、款式、品名、測(cè)試規(guī)定（壓力MPa、速度M/S、溫度℃）、測(cè)試前經(jīng)向緯向、測(cè)試后經(jīng)向緯向、平均縮率、結(jié)論、粘合襯小樣、測(cè)試人、復(fù)核人及日期。

（9）公司樣板檢查報(bào)告單內(nèi)容：日期、要貨單號(hào)、合約、款式、品名、輸往國(guó)別及地區(qū)、數(shù)量、制板人、各部位尺寸規(guī)格、檢查意見(jiàn)、復(fù)核、校對(duì)、備注（面料板、里料板、襯板、凈樣板的總數(shù)和各片數(shù)）。

（10）公司培訓(xùn)記錄與完成報(bào)告內(nèi)容：課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象、主講人、培訓(xùn)目的、使用教材、人員簽到、培訓(xùn)內(nèi)容概要、參加人員及考核成績(jī)、培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)、記錄人、部門負(fù)責(zé)人及日期。

（11）公司首件產(chǎn)品鑒定報(bào)告單內(nèi)容：要貨單號(hào)、合約、款式、品名、輸往國(guó)別及地區(qū)、數(shù)量、色號(hào)、交貨日期、組別、鑒定日期、鑒定人、上技術(shù)課時(shí)間、規(guī)格鑒定結(jié)果、工藝執(zhí)行鑒定結(jié)果、糾正情況、產(chǎn)品鑒定結(jié)果、組長(zhǎng)、驗(yàn)收人、工藝員、質(zhì)檢、技術(shù)人員簽名。

（12）公司工藝執(zhí)行情況檢查表內(nèi)容：車間、組別、品名、合約、檢查數(shù)、部位及規(guī)格、檢查情況（規(guī)格、面輔料是否正確、工藝說(shuō)明）、處理意見(jiàn)、工藝員、班組長(zhǎng)、檢查人簽名及日期。

（13）公司包裝過(guò)程檢驗(yàn)記錄表內(nèi)容：款式、品名、檢驗(yàn)日期、項(xiàng)目（吊牌位置、條形碼貼法、膠袋裝法、貼紙、打包帶、包裝搭配、箱嘜、裝箱數(shù)量、切角袋）、包裝過(guò)程不合格情況記錄、不合格復(fù)驗(yàn)情況記錄、檢驗(yàn)員簽名及日期。

2.4 服裝企業(yè)技術(shù)檔案密級(jí)和保管期限

服裝產(chǎn)品檔案的密級(jí)分為“機(jī)密”、“秘密”和“一般”三種。凡是評(píng)上國(guó)家優(yōu)質(zhì)名牌產(chǎn)品和獲得專利權(quán)的產(chǎn)品為“機(jī)密”檔案；凡評(píng)上部、市優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品或?qū)俦酒髽I(yè)專賣高檔次的產(chǎn) 品可歸為“秘密”檔案；其它則屬“一般”檔案。

服裝產(chǎn)品檔案的保管期限一般分為長(zhǎng)期、5年、3年三種。長(zhǎng)期：凡評(píng)上各級(jí)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品或本企業(yè)專利產(chǎn)品的檔案一律為長(zhǎng)期保管；本企業(yè)生產(chǎn)的高檔次產(chǎn)品在用料、工藝方面有特色的產(chǎn)品檔案的保管期為5年；一般產(chǎn)品保管期為3年。保管到期的產(chǎn)品檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員鑒定，認(rèn)為確無(wú)保存價(jià)值的可以銷毀，經(jīng)鑒定認(rèn)為仍有保存價(jià)值的可以延長(zhǎng)保管期。

3 結(jié)論

總之，建立工藝技術(shù)檔案，不僅是ISO9000質(zhì)量管理體系文件控制和持續(xù)改進(jìn)的要求，也是推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)能力提高的基礎(chǔ)工作。管理好工藝技術(shù)檔案，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用，可以為企業(yè)管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)狀況、適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)。

The Ponder on the Technical Dossier Management of the Clothing Enterprises

The Ponder on the Technical Dossier Management of the Clothing Enterprises

The status quo of the technical dossier management of the clothing enterprises is analyzed in this paper. The tasks and contents of the management are pondered. Related requirements for the technical dossier management of the export clothing enterprises are also discussed in this paper.

clothing enterprises; technical dossier; management

F279.23

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