知識管理視角下高?？蒲姓n題檔案管理研究

陳淑媛

(福州大學(xué)社會科學(xué)研究管理處，福建福州 350116)

高?？蒲姓n題檔案是指高?？蒲袡C構(gòu)或教學(xué)研究人員，在從事各類科研課題管理和研究實踐中直接形成的、能夠反映課題研究全貌、具有保存價值的各種文件材料。［1］高校科研課題檔案是高?？蒲袡n案的重要組成部分，是高?？蒲泄ぷ髦芯哂泻诵母偁幜Φ目萍夹畔欤歉咝W(xué)科建設(shè)和科學(xué)研究可持續(xù)發(fā)展的知識支撐體系，對于高校科學(xué)研究和科技服務(wù)具有重要的參考作用。

一、知識管理與高?？蒲姓n題檔案管理的關(guān)系

彼得·德魯克教授在《新型組織的出現(xiàn)》一文中指出，知識管理包括兩方面的含義:第一，對信息資源的管理，知識管理是對信息資源管理的進一步深化;第二，對人的管理，知識管理一部分來源于可以進行編碼的顯性知識，更重要的一部分來源于人腦中無法編碼的隱性知識。因此，知識管理的核心主要包括兩部分內(nèi)容:第一，對組織中的顯性知識進行有效管理，在信息資源管理理念的基礎(chǔ)上，綜合運用現(xiàn)代信息技術(shù)，在信息系統(tǒng)中對知識進行識別、處理、傳播和共享，最大限度地滿足用戶的需求。［2］第二，將潛在于人們頭腦中的隱性知識轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀妆蝗藢W(xué)習(xí)的顯性知識，便于組織內(nèi)的成員互相學(xué)習(xí)，實現(xiàn)知識共享。高校科研課題檔案管理是一種對信息資源進行有效收集、加工、存儲、利用的管理，是借助現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理手段，對高?？蒲姓n題檔案信息資源進行協(xié)調(diào)組織和有效配置的活動。因此，高校科研課題檔案知識管理是在高?？蒲姓n題檔案信息資源管理的基礎(chǔ)上，不斷進行深化和拓展而進一步形成的新階段。美國戰(zhàn)略管理學(xué)家邁克爾·波特在《競爭優(yōu)勢》中指出，依據(jù)知識管理在運動中的管理過程，可以將知識管理分成知識的采集與識別、知識的加工和處理、知識的積累與存儲、知識的傳播與共享、知識的創(chuàng)新與應(yīng)用。知識管理具體流程如圖1。

圖1 知識管理的流程

高校科研課題檔案記錄了高校教學(xué)、科研人員從事科研課題項目研究中，產(chǎn)生和形成的研究創(chuàng)意、研究方法、研究內(nèi)容與思想、最終成果、成果應(yīng)用獲獎等科研活動情況，是高?？蒲腥藛T研究成果最可靠的知識源、情報源和信息源。因此，高?？蒲姓n題檔案具有知識管理的屬性和特征，高?？蒲姓n題檔案管理體現(xiàn)出信息和知識管理的雙重性質(zhì)，兩者之間具有鮮明的契合特征。主要體現(xiàn)在:1)管理對象。知識管理是以知識為管理對象，著眼于知識的獲取、積累、處理和創(chuàng)新的過程。而高?？蒲姓n題檔案本身就是一種信息或者知識，高?？蒲姓n題檔案管理就是將移交和收集到的科研課題檔案信息進行加工和轉(zhuǎn)化，并提供知識共享和利用的過程，實質(zhì)上就是一個對高?？蒲兄R管理的過程。2)管理特征。知識管理側(cè)重強調(diào)知識在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實施過程中的作用，而高?？蒲姓n題檔案管理的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實際上就是在利用現(xiàn)有檔案管理知識，不斷積累、挖掘、開發(fā)和利用科研課題檔案信息資源的過程，也是一個轉(zhuǎn)化和創(chuàng)造新知識的過程。3)管理流程。知識管理流程主要是采集、處理、積累、共享與應(yīng)用的過程，而高?？蒲姓n題檔案管理流程是收集、整理、保管、存儲、統(tǒng)計、編研和利用的過程，兩者在管理流程上具有較強的共同點和融合性。所以，高?？蒲姓n題檔案管理應(yīng)以知識管理理念為導(dǎo)向，不斷完善科研課題檔案的管理和利用工作，充分發(fā)揮科研課題檔案的知識價值，為高?？茖W(xué)研究和技術(shù)轉(zhuǎn)化提供知識服務(wù)。

高?？蒲姓n題檔案的知識管理，是高校知識管理戰(zhàn)略的一部分，它是以知識管理為導(dǎo)向的科研課題檔案管理，又是以科研課題檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理，是將科研課題檔案知識作為高校重要的戰(zhàn)略資源、知識資產(chǎn)，通過識別、分析、綜合、提煉等一系列操作把科研課題檔案信息轉(zhuǎn)換成知識，并通過共享與利用加快知識的流動與轉(zhuǎn)化，最大限度地發(fā)揮和利用科研課題檔案知識，提升高校競爭力的功能和作用，將豐富和寶貴的科研課題檔案知識在最恰當(dāng)?shù)臅r間，傳遞給最需要的師生及社會利用者?；谥R管理的高?？蒲姓n題檔案管理流程模型如圖2。

圖2 基于知識管理的高校科研課題檔案管理流程模型

二、高?？蒲姓n題檔案的形成特點與存在問題

高?？蒲姓n題管理模式是以課題(項目)為中心，以科研課題組為基本活動單元，開展課題組織研究的一種科研管理模式?？蒲姓n題研究一般經(jīng)歷五個階段，即:科研準備階段、研究階段、總結(jié)驗收階段、成果獎勵申報階段和成果推廣應(yīng)用階段。高校科研課題檔案作為科研課題各個階段形成的有保存價值的各種載體材料，具有一些區(qū)別于高校其他類別檔案的形成特點，主要包括四個方面:1)文件材料成套性。［3］科研課題檔案是依附于科研課題項目而形成的一整套檔案，是一個不可分割的整體，具有成套性的特點，也是科研課題檔案最為顯著的特征。2)形成時間階段性?？蒲姓n題研究一般都有一定的時間要求，課題整體完成有明確的時間期限，每個項目階段也有具體的時間規(guī)定，在科研課題研究的每個階段都會產(chǎn)生不同的文件材料，從而需要在科研課題研究的不同階段，對科研課題檔案進行收集與積累。3)檔案內(nèi)容專業(yè)性。高?？蒲姓n題項目主要是針對科學(xué)理論與實踐中重點和難點問題展開立項與研究，多為某一研究領(lǐng)域的前沿問題，具有很強的專業(yè)性特點，這也決定了科研課題檔案內(nèi)容的專業(yè)性。4)載體形式多樣性。由于科研課題的研究領(lǐng)域、研究內(nèi)容、研究對象和研究方法的不同，必然會出現(xiàn)科研課題檔案載體形式的多種多樣，如:實驗數(shù)據(jù)、圖片、論文、著作、研究報告、軟件代碼、視音頻材料等。

由于高校科研課題檔案的形成周期較長、載體多樣、內(nèi)容繁多，在高?？蒲姓n題檔案管理過程中，容易出現(xiàn)科研課題歸檔材料不完整、歸檔材料不規(guī)范，科研課題檔案開發(fā)利用成果不多等現(xiàn)象。直接影響了高?？蒲姓n題檔案的管理質(zhì)量與服務(wù)水平，使科研課題檔案的利用效果受到了很大的限制。

一是科研人員的檔案意識比較薄弱。高校科研課題研究人員主要關(guān)注課題內(nèi)容研究、項目驗收、鑒定結(jié)題等環(huán)節(jié)，對于科研課題檔案的收集、積累和歸檔意識比較薄弱。科研人員雖然能夠在項目鑒定前按照要求準備材料，但是在科研課題材料歸檔的時候，往往是有多少歸多少，有什么歸什么，個別人少交、拒交的現(xiàn)象屢有發(fā)生，科研課題檔案的完整程度很難保證。同時，由于有些科研課題研究團隊是虛擬的臨時組織，科研人員流動性較大，科研課題研究過程經(jīng)常中途換人，使得某些科研課題材料周期過長、經(jīng)手人過多，在移交過程中，由于缺乏必要的檔案歸檔意識，容易造成一些科研課題材料的缺失。

二是科研課題檔案管理制度不夠健全。有些高校對于科研課題檔案工作的重要性認識不足，沒有實行以課題負責(zé)人為中心的立卷制度，而是由科研管理部門負責(zé)立卷和歸檔。由于科研課題檔案的專業(yè)性強，科研管理人員不可能完全鑒別相關(guān)科研課題材料的完整性和重要性，容易忽略和遺漏一些具有重要價值的科研課題檔案材料的歸檔。同時，在科研課題研究過程中，對于科研課題檔案的形成要求、歸檔范圍沒有提出具體規(guī)定，缺乏一些行之有效的規(guī)章制度和工作細則，致使科研課題檔案的流向和收集主體不夠明確，職責(zé)分工不夠清晰，給檔案的收集工作帶來很大困難，收集到的科研課題檔案往往不完整、不準確、不系統(tǒng)、不規(guī)范。

三是科研課題檔案管理手段相對落后。由于各個高?？蒲姓n題檔案管理水平參差不齊，有些高?？蒲姓n題檔案管理手段仍比較滯后，許多科研課題檔案的查詢和利用往往還停留在手工管理階段。查詢者需要先查詢案卷目錄、文件目錄，根據(jù)文件目錄的標(biāo)識調(diào)閱檔案案卷，致使科研課題檔案的查詢效率比較低下。有些高?？蒲姓n題檔案用戶在利用科研課題檔案信息時，沒有一個統(tǒng)一的平臺或者入口，缺乏具體的檔案利用導(dǎo)航的功能，給科研課題檔案利用帶來許多不便。同時，用戶在登陸多個系統(tǒng)或者平臺時，由于各個平臺之間的數(shù)據(jù)經(jīng)常還存在某些不一致的現(xiàn)象，缺乏一個權(quán)威和可靠的統(tǒng)一利用平臺，使得科研課題檔案資源難以得到充分展示，直接影響了用戶對高?？蒲姓n題檔案的利用效果。

四是科研課題檔案缺乏資源開發(fā)與共享利用。一些高?？蒲姓n題檔案還基本處于傳統(tǒng)的管理狀態(tài)，側(cè)重于對科研課題檔案的收集和保管。由于專業(yè)知識背景缺乏、檔案信息開發(fā)的意識不強，導(dǎo)致對于科研課題檔案的資源開發(fā)與編研力度不夠。甚至有些高校就沒有開展科研課題檔案的編研工作，在檔案利用上往往仍遵循“誰立卷、誰利用”［4］的原則，只局限于為科研課題檔案的形成者提供利用服務(wù)，這種現(xiàn)狀大大影響了高?？蒲姓n題檔案信息資源的利用質(zhì)量和共享效率。

三、基于知識管理的高校科研課題檔案管理策略

高?？蒲姓n題檔案是高?？蒲泄ぷ魅藛T的智慧結(jié)晶，可以為今后的科學(xué)研究提供參考，能有效避免科研人員盲目地開展重復(fù)性的科學(xué)研究。同時，高?？蒲姓n題檔案可以作為教師從事教學(xué)活動的豐富素材，也是教學(xué)研究人員考核和職稱評定的依據(jù)。因此，高校應(yīng)該充分借鑒知識管理理論與方法的優(yōu)勢，加強對高?？蒲姓n題檔案的管理和利用，進一步深入挖掘高?？蒲姓n題檔案的潛在價值，為學(xué)?？蒲泄ぷ鞯目沙掷m(xù)發(fā)展提供良好的知識支撐。

一是樹立科研課題檔案的知識管理理念。高?？蒲姓n題負責(zé)人及相關(guān)研究人員是科研課題檔案產(chǎn)生和形成的主體，也是高?？蒲姓n題檔案利用的最大群體，他們的檔案意識對于科研課題檔案管理的質(zhì)量和水平，具有舉足輕重的作用。因此，高校科研課題檔案管理要根據(jù)科研課題管理模式的特點，不斷加強與課題負責(zé)人及研究人員的溝通和交流?？梢岳枚喾N機會向他們介紹與宣傳檔案管理制度，或者以科研檔案專題培訓(xùn)的形式，讓他們認識到科研課題檔案的形成、積累、整理、歸檔是科研課題研究人員不可推卸的責(zé)任。進一步提高他們的檔案管理意識，鼓勵他們學(xué)習(xí)先進的檔案管理理念，從傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理方法轉(zhuǎn)向知識管理、科學(xué)管理的方法和手段，按照知識管理的流程和方法，形成高?？蒲姓n題檔案管理事前介入、事中參與、全程監(jiān)督的知識管理新理念，有效實現(xiàn)高?？蒲姓n題檔案管理的前端控制和質(zhì)量控制。

二是優(yōu)化科研課題檔案的知識管理結(jié)構(gòu)。高?？蒲姓n題檔案管理作為課題管理的重要組成部分，應(yīng)統(tǒng)一納入課題管理模式的體系中，從科研課題檔案形成的各個階段入手，結(jié)合科研課題檔案的形成特點，對科研課題檔案的歸檔范圍做出明確要求和布置任務(wù)，落實科研課題檔案管理“四同步”原則，即:科研課題檔案與科研課題管理的同步布置、同步檢查、同步總結(jié)和同步驗收。［5］把科研文件材料的形成、積累和歸檔任務(wù)，納入科研工作流程之中、納入科研人員工作計劃之中、納入科研人員崗位責(zé)任之中。在課題制管理模式下，實行扁平化的知識管理組織結(jié)構(gòu)模式，建立起科研檔案管理部門、課題管理部門、課題負責(zé)人以及課題研究人員之間，共同參與、協(xié)同管理的工作機制，充分發(fā)揮課題負責(zé)人在科研課題檔案管理結(jié)構(gòu)中的地位和作用，對科研課題檔案的形成、歸檔實施全程監(jiān)管和跟蹤管理。同時，課題承擔(dān)單位也要制定與課題相適應(yīng)的檔案管理制度和規(guī)范，保證科研課題檔案的完整與安全。另外，高?？蒲姓n題檔案管理部門在整個課題運行過程中，要主動對科研課題檔案的收集、整理進行指導(dǎo)和監(jiān)督，在保證科研課題檔案完整性和成套性的基礎(chǔ)上，有效提高所收集的科研課題檔案材料的質(zhì)量。

三是促進科研課題檔案的知識流轉(zhuǎn)與共享。高?？蒲姓n題檔案的開發(fā)與利用，實質(zhì)上是創(chuàng)造一種隱性知識與顯性知識互動的機制。通過科研課題檔案隱性知識的表達和展示，有效發(fā)揮隱性知識與顯性知識的相互作用，形成新的知識流轉(zhuǎn)和共享，從而展現(xiàn)高?？蒲姓n題檔案知識庫的價值和作用。由于高校科研課題檔案所擁有的知識特征和知識屬性，決定了科研課題檔案只有實現(xiàn)知識共享、知識應(yīng)用和知識創(chuàng)造，讓科研課題檔案直接服務(wù)于高?？蒲袑嵺`活動，才能體現(xiàn)高校科研課題檔案的真正價值。在高校科研課題檔案管理過程中，應(yīng)該在兼顧保密性要求和尊重知識產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上，最大限度地提高科研課題檔案的知識共享水平。通過對科研課題檔案用戶需求信息的準確調(diào)研和分析，充分開發(fā)高?？蒲姓n題檔案信息資源，對科研課題檔案信息進行分析、綜合提煉和編輯加工，形成高?？蒲姓n題檔案的編研知識成果。［6］如專題介紹、成果簡介、專業(yè)圖冊、手冊等，通過校報、專題展覽及學(xué)校網(wǎng)站等進行宣傳、介紹，實現(xiàn)高?？蒲姓n題檔案的知識化，提供符合科研課題檔案用戶需求的信息共享與服務(wù)。

四是搭建科研課題檔案的知識管理與應(yīng)用平臺。高?？蒲姓n題檔案管理部門要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以方便科研課題檔案用戶需求為目標(biāo)，加強高?？蒲姓n題檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用。第一，建立方便快捷的檢索系統(tǒng)。［7］從多角度建立多主題、多標(biāo)引的分類目錄、專題目錄等檢索工具，形成多層次、全方位的檔案信息檢索體系，能夠從不同角度、不同層次科學(xué)地揭示科研課題檔案信息的內(nèi)容，并提供網(wǎng)上查詢科研課題檔案信息的導(dǎo)航服務(wù)。第二，建立科研課題成果數(shù)據(jù)庫。從科研課題的成果名稱、課題負責(zé)人和研究人員、成果類別、成果字數(shù)、課題經(jīng)費、課題類別、完成時間、獲獎情況等方面，建立科研課題檔案的成果數(shù)據(jù)庫?；跀?shù)據(jù)語義的閱讀與分析，進行一定的智能處理，如:數(shù)據(jù)信息的輸入、修改、刪除、統(tǒng)計、輸出等功能，提高數(shù)據(jù)的準確度和信息的實效性，便于利用者更加快速地處理和查找科研課題檔案信息，最大程度地提高科研課題檔案信息的檢索效率，有利于高效地提供和實現(xiàn)科研課題檔案的知識服務(wù)。

總之，高校科研課題檔案管理是一個系統(tǒng)工程，需要科研人員、課題管理者、檔案管理部門共同努力，充分運用知識管理的理念，制定切實可行的制度和方法，加強科研課題檔案的前端控制和后期驗收，才能從根本上提高高?？蒲姓n題檔案的管理質(zhì)量和管理水平，更好地為高校、社會提供科研課題檔案信息資源的共享服務(wù)。

注釋:

［1］張世林:《高?？蒲姓n題檔案形成機理與管理模式的創(chuàng)新》，《檔案學(xué)研究》2010年第4 期。

［2］李華偉:《知識管理的理論與實踐》，北京:華藝出版社，2002年。

［3］侯麗麗:《淺析高校科研課題檔案的特點及管理》，《云南檔案》2008年第11 期。

［4］姜 梅、李 晶:《開發(fā)高?？蒲袡n案，實現(xiàn)知識資源共享》，《北京電子科技學(xué)院學(xué)報》2011年第3 期。

［5］李 平:《課題制背景下的科研檔案管理》，《中國檔案》2013年第5 期。

［6］汪 潔:《高校科研檔案管理存在問題及對策研究》，《浙江海洋學(xué)院學(xué)報》(人文科學(xué)版)2011年第1 期。

［7］陳少毅、孫麗芳:《基于知識管理的高校檔案館信息資源建設(shè)探析》，《檔案與建設(shè)》2010年第12 期。