試論高校科研檔案管理

于振寬

（遼寧大學(xué)歷史學(xué)院 遼寧沈陽(yáng) 110036）

試論高?？蒲袡n案管理

于振寬

（遼寧大學(xué)歷史學(xué)院 遼寧沈陽(yáng) 110036）

隨著各高?？蒲谢顒?dòng)的不斷開(kāi)展，現(xiàn)階段高?？蒲袡n案工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，本文通過(guò)分析高?？蒲袡n案管理工作存在的問(wèn)題，著重論述了發(fā)展改善的措施并對(duì)高?？蒲袡n案管理的前景進(jìn)行展望。

科研檔案；檔案管理；高校檔案

一、高?？蒲袡n案管理

隨著各高?？蒲谢顒?dòng)的不斷開(kāi)展，現(xiàn)階段高?？蒲袡n案工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，僅以遼寧省內(nèi)一所高校為例，2011年該校先后承擔(dān)國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目9項(xiàng)，教育部人文社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目17項(xiàng)，遼寧省社會(huì)科學(xué)規(guī)劃基金項(xiàng)目38項(xiàng)，遼寧省教育廳人文社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目19項(xiàng)，遼寧省科學(xué)技術(shù)計(jì)劃項(xiàng)目7項(xiàng)，沈陽(yáng)市科技局項(xiàng)目3項(xiàng)，校級(jí)科學(xué)研究基金12項(xiàng)，保守統(tǒng)計(jì)省級(jí)以上國(guó)家科研項(xiàng)目共計(jì)105項(xiàng)。隨之形成的科研檔案資源和文件材料的數(shù)量和種類(lèi)在以幾何級(jí)數(shù)遞增，都給高校的科研檔案管理工作帶來(lái)了更大的壓力。

同數(shù)量激增的科研檔案對(duì)應(yīng)的卻是很多的檔案工作者對(duì)教師等個(gè)人科研項(xiàng)目和科研研究過(guò)程中形成的科研文件成果的學(xué)術(shù)著作、手稿等都不夠重視，收集歸檔的不夠全面，甚至把它們排斥在檔案收集和管理之外。

二、高?？蒲袡n案管理工作發(fā)展局限

1.檔案意識(shí)薄弱。一方面，在實(shí)際工作中，有些高校檔案管理部門(mén)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到對(duì)科研檔案收集整理的必要性和重要性，未將科研檔案的歸檔工作列入部門(mén)檔案管理工作。另外一方面，承擔(dān)科研活動(dòng)的教師和學(xué)生沒(méi)有將個(gè)人科研研究過(guò)程中形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等列為科研檔案及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交，影響了科研檔案的完整和安全，甚至出現(xiàn)珍貴的科研檔案因未及時(shí)歸檔而徹底遺失。

2.歸檔不及時(shí)。高校科研檔案多是由學(xué)校的科研文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)將科研檔案進(jìn)行歸檔，但在實(shí)際工作中，由于科研項(xiàng)目周期長(zhǎng)，時(shí)間久，參與人員多，科研檔案形式多樣，內(nèi)容復(fù)雜，不能及時(shí)歸檔，造成了歸檔的科研檔案不夠完整，甚至在某些項(xiàng)目和領(lǐng)域上出現(xiàn)檔案的空白。

3.管理機(jī)制不完善。我國(guó)很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)都沒(méi)有高?？蒲袡n案的管理規(guī)范，只能參照《中華人民共和國(guó)檔案法》等進(jìn)行管理，缺乏針對(duì)性。致使科研規(guī)劃和管理制度等的制訂和實(shí)施中，科研檔案工作被排斥在外，影響了高?？蒲袡n案管理水平的提高。

三、高?？蒲袡n案管理發(fā)展改善的方向和措施

1.提高科研檔案歸檔意識(shí)。提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，有助于科研檔案歸檔和管理制度的制定，以及科研檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)支持工作，是高校科研檔案管理工作的有序健康發(fā)展的根本保證。增強(qiáng)科研人員的管理意識(shí)，是高?？蒲袡n案管理工作的必要保證，科研人員作為科研檔案形成的主體，直接影響著歸檔的及時(shí)性和效率。增強(qiáng)管理人員的管理業(yè)務(wù)能力，對(duì)于及時(shí)歸檔的科研檔案要做好歸檔工作；對(duì)于沒(méi)有及時(shí)歸檔的科研檔案，要及時(shí)催促，跟蹤科研檔案歸檔工作的開(kāi)展。

2.完善歸檔制度。2008年8月20日，由中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中第十五條中明確規(guī)定了高?？蒲袡n案管理按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào))執(zhí)行。

各高校應(yīng)制定完善的科研檔案歸檔制度，首先要規(guī)定各部門(mén)及時(shí)將科研檔案歸檔；其次，建立完善的監(jiān)管機(jī)制，明確不同部門(mén)之間的職責(zé)劃分，切實(shí)做到職責(zé)到部和到人，避免出現(xiàn)互相推諉責(zé)任；最后造成檔案歸檔不及時(shí)，不完善的現(xiàn)象產(chǎn)生。

3.構(gòu)建科研歸檔管理的基本模式。檔案管理部門(mén)應(yīng)在檔案歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)——科研人員、兼職檔案員、科研處、檔案部門(mén)之間，根據(jù)科研檔案形成、收集、歸檔的完整過(guò)程，進(jìn)行分階段，分層次的檔案管理監(jiān)管和評(píng)價(jià)機(jī)制，促進(jìn)科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化、優(yōu)質(zhì)化的方向發(fā)展。

四、高?？蒲袡n案管理前景展望

1.加快科研檔案信息化建設(shè)。高科技發(fā)展的突飛猛進(jìn)，光盤(pán)存貯已經(jīng)越來(lái)越多地在檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)，激光掃描儀為整篇幅、全圖紙的輸入提供了解決辦法，將所有科研檔案全部輸入也只是一個(gè)經(jīng)濟(jì)的投入和時(shí)間問(wèn)題。

2.提高科研檔案利用率。檔案工作的最終目的在于檔案的開(kāi)發(fā)和利用。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為:“檔案部門(mén)進(jìn)行各種努力的目的，就是把有價(jià)值的文件保存下來(lái)，并使它可供利用?！币虼烁咝？蒲袡n案管理工作的最終目的仍然是其利用工作，提高科研檔案的利用率，是未來(lái)科研檔案管理工作發(fā)展的最佳歸宿。

[1]汪潔.高?？蒲袡n案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究[J].浙江海洋學(xué)院學(xué)報(bào)(人文科學(xué)版),2011(2).

[2]國(guó)家教育部．高等學(xué)校檔案管理辦法[ЕВ/ОL]. 2010.10.3. httр:// www.mое.еоl(xiāng).сn/еdоаs/wеbsitе18/16/infо1221179647390616.htm.

[3]夏濤.高校科研檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].云南檔案.

[4]楊恒芬.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[М].海洋出版社,1993

[5]韓玉梅.外國(guó)檔案管理概論[М].檔案出版社,1987.

On scientific research archives management in colleges and universities

Yu Zhen-kuan

(Historical School of Liaoning University, Shenyang Liaoning,110036, China)

With the development of scientific research in colleges and universities, scientific research archives work in colleges is facing severe challenges, in this paper, by analyzing the problems existing in the management of scientific research archives of university, focuses on the development of improvement measures and the future of the archives management of university scientific research is prospected as well.

scientific research files; archives management; university archives

G271

A

1000-9795（2014）03-0449-01

［責(zé)任編輯：陳懷民］

2014-01-13

于振寬（1985-），遼寧沈陽(yáng)人。