高職文秘專業(yè)“檔案管理學(xué)”課程教學(xué)改革初探

王穎

一、“檔案管理學(xué)”在高職文秘專業(yè)課程體系中的地位

“檔案管理學(xué)”是高職文秘專業(yè)開設(shè)的一門專業(yè)課程。高職院校培養(yǎng)的是應(yīng)用型高技能人才，培養(yǎng)的學(xué)生能不能滿足用人單位的需要，能不能適應(yīng)社會發(fā)展的需要，是高職院校重點關(guān)注的問題。作為文秘工作者，檔案管理是其需要掌握的必備技能。文秘工作與檔案工作有著非常密切的關(guān)系，特別是在一些中小型企業(yè)，一般都實行“文檔一體化”管理，文秘人員身兼兩職，統(tǒng)一管理文書與檔案工作。因此，文秘人員必須掌握檔案整理、保管、利用等基本知識。另外，文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀，在日常工作中，需要利用大量的檔案信息，如果文秘人員熟知檔案工作的性質(zhì)、規(guī)律、作用、技術(shù)方法等，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題，有力地推動檔案工作在企業(yè)管理中的作用。要想使文秘專業(yè)學(xué)生掌握良好的檔案管理技能，主要是通過“檔案管理學(xué)”課程的系統(tǒng)學(xué)習(xí)。由此可見，“檔案管理學(xué)”在高職文秘專業(yè)課程體系中具有舉足輕重的地位。

二、高職文秘專業(yè)“檔案管理學(xué)”教學(xué)現(xiàn)狀

“檔案管理學(xué)”的教學(xué)目標(biāo)是培養(yǎng)文秘專業(yè)學(xué)生的檔案管理技能，具有很強的實踐性和操作性。在實際教學(xué)過程中既要讓學(xué)生學(xué)好檔案、檔案工作性質(zhì)、作用、原則、方法等基礎(chǔ)理論知識，又要讓學(xué)生掌握文件材料的收集、鑒定、整理、分類、排列、編目、裝盒等具體檔案實務(wù)管理辦法，實現(xiàn)高職應(yīng)用型人才的培養(yǎng)目標(biāo)。但目前高職文秘專業(yè)“檔案管理學(xué)”課程開設(shè)情況卻不容樂觀，在教學(xué)體系中的地位也顯得很尷尬，主要存在以下問題：

（一）教學(xué)方法單一，主要以課堂灌輸為主

在以往的教學(xué)中，教師采用“粉筆+講授”的傳統(tǒng)教學(xué)模式，教師在課堂上照本宣科，生般硬套，而學(xué)生在臺下思想神游，身在曹營心在漢。因為他們對書本上理論知識感到抽象、枯燥、乏味，提不起任何學(xué)習(xí)興趣，加之教師毫無新意、滔滔不絕的灌輸式傳授，缺乏和學(xué)生溝通、交流，使課堂氛圍沉悶。有的學(xué)生思想上認(rèn)識模糊，認(rèn)為檔案管理就是把文件整理好放在柜子里，聽與不聽一個樣。

（二）教材內(nèi)容陳舊，與高職教育目標(biāo)脫節(jié)

現(xiàn)在多數(shù)高職院校文秘專業(yè)選用的“檔案管理學(xué)”教材都是本科檔案專業(yè)所用教材，這種教材偏重闡述檔案學(xué)和檔案工作基本理論及有關(guān)檔案管理的成果，而對于一些檔案實體工作場景幾乎沒有涉及，無論是理論體系還是知識結(jié)構(gòu)都不是很適應(yīng)文秘專業(yè)學(xué)生。主要表現(xiàn)在：一是檔案學(xué)理論篇幅過多，專業(yè)性很強，概念多而且抽象，高職文秘專業(yè)學(xué)生很難掌握，在以后工作中也很難用得到。二是隨著信息化的迅猛發(fā)展，文檔一體化管理成為現(xiàn)代企事業(yè)單位的辦公主體，上級檔案部門也發(fā)布了一些新的文書工作與檔案工作的法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范，而以往教材中由于內(nèi)容更新不及時，存在著知識陳舊、老化的弊端，這既不符合檔案工作的發(fā)展趨勢，也不利于學(xué)生畢業(yè)后更好地勝任新形勢下的檔案工作。

（三）教學(xué)計劃時間安排不合理，重理論課輕實踐課

許多高職院校把“檔案管理學(xué)”課程安排在大二學(xué)期，這期間學(xué)生迫于就業(yè)壓力奔走于應(yīng)聘各單位之間，能堅持上課的屈指可數(shù)。而在教學(xué)計劃中，“檔案管理學(xué)”理論教學(xué)學(xué)時占總學(xué)時的3/4（即50/68學(xué)時），實踐教學(xué)學(xué)時占總學(xué)時的1/4（即17/68學(xué)時），由此可見，實踐教學(xué)的比重較少。學(xué)生在今后的工作中，一旦接觸到檔案工作，理論知識指導(dǎo)不了實踐，只能從實踐中從頭學(xué)起，高職教育的目的很難達(dá)到。

（四）師資力量與實踐教學(xué)經(jīng)費投入嚴(yán)重不足

在高職院校文秘專業(yè)“檔案管理學(xué)”教學(xué)中，大部分教師非科班出身，半路出家，邊學(xué)邊教，這嚴(yán)重影響了“檔案管理學(xué)”課程的教學(xué)質(zhì)量。加之這些教師沒有一線工作的經(jīng)歷，動手能力較差，從學(xué)校到學(xué)校，從理論到理論，教師也不愿在“檔案管理學(xué)”實踐教學(xué)設(shè)計上下功夫、花時間，實習(xí)階段把學(xué)生推到各企事業(yè)單位，靠學(xué)生觀察、自學(xué)，應(yīng)付了事。在高職院校，文秘專業(yè)是非重點學(xué)科，生源較少，受經(jīng)費制約，學(xué)校根本不愿意把財力投入到“檔案管理學(xué)”實驗室建設(shè)上，這嚴(yán)重影響了學(xué)生的動手能力，只能紙上談兵。

三、高職文秘專業(yè)“檔案管理學(xué)”教學(xué)改革措施

（一）編寫適用教材，優(yōu)化教學(xué)內(nèi)容

高等學(xué)校檔案專業(yè)培養(yǎng)的學(xué)生是理論研究型人才，而高等職業(yè)學(xué)校文秘專業(yè)培養(yǎng)的學(xué)生是技術(shù)應(yīng)用型人才。這就要求高職文秘專業(yè)“檔案管理學(xué)”課程內(nèi)容要理論與實際相結(jié)合，理論知識要少而精，而在檔案管理（包括文書檔案管理，科技檔案管理，會計、人事、音像及其他檔案管理，檔案提供利用）等方面要加大篇幅。安徽省檔案局2007年編制的《崗位培訓(xùn)教程》《檔案學(xué)原理》這組教材刪減了過多的抽象理論知識，側(cè)重于檔案整理和利用，具有很強的實用性和可操作性，可以大大縮短畢業(yè)生勝任檔案工作的適應(yīng)期。任課教師也要根據(jù)高職學(xué)生特點及社會發(fā)展需要，緊隨國家或地方新出臺的業(yè)務(wù)規(guī)范要求進行深入研究，輔助編寫一些業(yè)務(wù)操作指南等參考資料。

（二）針對培養(yǎng)目標(biāo)，制訂教學(xué)計劃

高職教育的培養(yǎng)目標(biāo)是具有一定管理能力的高技能應(yīng)用型人才，在制訂教學(xué)計劃時，必須把培養(yǎng)“實用型”“技能型”“復(fù)合型”人才作為教學(xué)重點，緊扣社會人才需求、崗位需求，因材施教，突出實踐教學(xué)應(yīng)有的地位。實踐教學(xué)的課程數(shù)要占總課程數(shù)的40%～50%，使學(xué)生在掌握理論知識的同時有充足的實習(xí)、實踐時間，在實訓(xùn)中了解社會，接觸社會。

（三）更新教學(xué)方法，提高教學(xué)實效

1.討論式教學(xué)法。討論式教學(xué)法是以教學(xué)為主線，圍繞一個或多個問題展開交流。教師作為課堂教學(xué)的引導(dǎo)者，在講述完某一個知識點后，幫助學(xué)生設(shè)定討論的主題，提出明確的討論要求。學(xué)生在交流討論中動腦、動口，通過對問題的討論，進行嘗試性的解答，提高學(xué)生自主學(xué)習(xí)、協(xié)作學(xué)習(xí)、研究問題、解決問題的能力，變被動學(xué)習(xí)為主動學(xué)習(xí)。如在講解完會計檔案時，提出這樣一個問題讓學(xué)生課堂討論：為了方便會計檔案的保管與查詢，某單位決定將歷年來的會計檔案錄在光盤上，并認(rèn)為原會計檔案已無保存價值，由單位會計負(fù)責(zé)人簽署銷毀意見，由單位檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)銷毀。你們認(rèn)為這樣做符合規(guī)定嗎？學(xué)生們認(rèn)真思考，一起切磋，展開討論，逐一發(fā)表自己的意見，課堂氣氛活躍，也大大加深了對會計檔案的理解。

2.實物演示教學(xué)法。實物演示教學(xué)法是教師以教科書為主要教學(xué)材料，以一系列實物演示或多媒體課件為主要教學(xué)手段，向?qū)W生傳授知識技能的一種教學(xué)方法。例如在講解“歸檔文件的排列、編號、編目及裝盒”一節(jié)內(nèi)容時，可以結(jié)合課本知識向?qū)W生展示檔案盒、打孔器、起訂器、小型縫紉機等專業(yè)工具。利用多媒體課件向?qū)W生展示檔案庫房實景、檔案管理設(shè)備、歸檔文件目錄格式、盒內(nèi)備考表式樣等?！鞍俾劜蝗缫灰姟?，學(xué)生們通過實物演示，豁然領(lǐng)悟書本上晦澀難懂的理論知識，大大提高了教學(xué)質(zhì)量。

3.案例教學(xué)法。案例教學(xué)法是根據(jù)教學(xué)目標(biāo)和教學(xué)內(nèi)容，通過案例的情境，設(shè)疑、引趣、啟思，從具體的案例中推出一般原理，謀求某一檔案理論或?qū)崉?wù)的普通意義。如在講解檔案的法律作用時，列舉南京大屠殺的例子：“近年來，日本右翼勢力日漸猖狂，軍國主義死灰復(fù)燃，妄圖否認(rèn)侵略行徑。1994年遼寧省檔案館發(fā)現(xiàn)了一組記載南京屠殺情況的日文檔案，這些日本侵略者自己形成的檔案還歷史以本來面目，可以說鐵證如山。南京市檔案館館藏中的崇善堂埋尸檔案、南京偽政府檔案等幾份原始檔案記錄，完全可以作為法律依據(jù)把日本侵略者推上歷史的審判臺?！蓖ㄟ^檔案案例，學(xué)生們不僅理解了檔案作為政治斗爭的法律依據(jù)，還增添了學(xué)生的愛國主義情結(jié)。

（四）加強師資隊伍建設(shè)，突出實踐教學(xué)

高職院?！皺n案管理學(xué)”師資隊伍相對薄弱，要想培養(yǎng)技術(shù)過硬的應(yīng)用型人才，就必須有較高水平的師資隊伍作保障。學(xué)校要積極構(gòu)建“雙師型”教師隊伍建設(shè)。學(xué)校可以通過增加福利待遇、引進人才的方式，吸引優(yōu)秀的檔案專業(yè)畢業(yè)生來校工作。而對于實踐、實習(xí)課可以聘請檔案管理部門或本校長期從事檔案一線工作的同志為學(xué)生進行實踐、實習(xí)指導(dǎo)。他們有豐富的檔案管理經(jīng)驗，可以彌補專業(yè)教師實踐水平的不足。在實踐、實習(xí)教學(xué)上，可以采取靈活多樣的方式。比如在講解完文書檔案整理一節(jié)后，先不急著講下一章內(nèi)容，而是帶領(lǐng)學(xué)生到校綜合檔案室實習(xí)。學(xué)生在教師的指導(dǎo)下親自操作，親自動手整理檔案，這樣可以適時消化課堂上的知識，同時增添了學(xué)習(xí)的趣味性，從而產(chǎn)生一種學(xué)會本領(lǐng)的成就感，同時也可以大大縮短學(xué)生理論與實踐、學(xué)生角色與崗位角色之間的距離。