改進科技計劃項目檔案工作適應(yīng)資源匯交與共享的幾點思考

宋崢嶸，唐寶蓮，王佳瑩，熊 鷹

（江蘇省科技情報研究所，江蘇南京 210042）

0 引言

在建設(shè)創(chuàng)新型國家的過程中，科技計劃項目作為政府組織科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)活動的基本形式，是促進科技進步和經(jīng)濟社會發(fā)展的有效手段?？萍加媱濏椖繖n案作為科技計劃項目管理的依據(jù)，不僅全面客觀地記錄了科技計劃實施的全過程，而且也是國家重要的科技儲備和信息資源。

近年來，科技部基于科技計劃項目相繼開展的科技資源匯交和科技報告呈交工作，則是在促進科技產(chǎn)出共享交流、改進現(xiàn)有科技管理和展示科技投入績效考評的重大舉措。

1 科技計劃項目檔案的概念及特點

江蘇省科技計劃項目檔案是指列入江蘇省科技計劃并由江蘇省財政撥款支持的科技項目在立項、研究、驗收、成果轉(zhuǎn)化等全過程中形成的，應(yīng)該歸檔保存的各種類型及載體的原始記錄。主要包括科技計劃項目管理檔案和科技計劃項目科研檔案2大類。

科技計劃項目管理檔案為科技計劃項目全生命周期的管理提供了及時、有效的信息，成為對省科技計劃執(zhí)行、管理、監(jiān)測、評價的依據(jù)。近年來，江蘇省加大了對科技創(chuàng)新的支持力度，大幅增加了每年的科技經(jīng)費投入。為了保證公共資金的有效使用，為實現(xiàn)科技計劃項目的預(yù)期目的，政府加強了科技計劃項目的監(jiān)管力度，從立項的公開、公平，科研經(jīng)費的合理使用，到最終項目成果的認定，科技計劃項目檔案成為重要的佐證材料。因而完整、真實的科技計劃項目檔案信息將有助于加強對科技計劃項目全過程的管理。

此外，科技計劃項目中的科研檔案凝聚了廣大科研人員在科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)中產(chǎn)生的知識、技術(shù)和經(jīng)驗，而科技創(chuàng)新從本質(zhì)上說是一種繼承與發(fā)展的過程，它以知識的儲備和經(jīng)驗的積累為基礎(chǔ)。因此，科技計劃項目檔案為人們了解最新的科技發(fā)展和科研進展提供大量有價值的信息資源和知識資源，為科技創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)，成為科技創(chuàng)新的重要支撐條件。

再者，省科技計劃項目的政府財政在科技方面投入的見證性（主導(dǎo)、前瞻性投入、關(guān)鍵技術(shù)研究性質(zhì)），與計劃項目檔案對江蘇省科技發(fā)展的記實性（真實歷史記錄、核心技術(shù)內(nèi)容的承載），兩者決定了對江蘇省科技經(jīng)濟發(fā)展具有永久的價值。

2 資源匯交工作的開展

國家科技計劃代表著我國科技發(fā)展的方向，科技計劃項目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的科技資源是國家重要的科技創(chuàng)新成果，是具有基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性、創(chuàng)新性的國家科技資源。整合開放共享這些科技計劃資源，必將對我國科技創(chuàng)新與社會經(jīng)濟發(fā)展起到重要的支撐作用，同時提升科技計劃管理科學(xué)化和精細化水平。

2010年，依托國家科技基礎(chǔ)條件平臺，科技部首先啟動了國家科技計劃執(zhí)行過程中形成的科技資源向國家科技平臺進行匯交的工作，匯交內(nèi)容包括項目（課題）執(zhí)行過程中產(chǎn)生的科學(xué)數(shù)據(jù)、研究實驗報告、論文論著、專利標準、大型儀器設(shè)備信息以及實物資源等。按照“試點先行、穩(wěn)步推進、制度保障、常態(tài)發(fā)展”的工作原則，首先在人口健康領(lǐng)域進行試點，之后擴大至農(nóng)業(yè)領(lǐng)域和重大專項（按電子與信息、能源與環(huán)保、生物與醫(yī)藥、先進制造4個板塊），目前正在進行高技術(shù)領(lǐng)域的資源匯交工作。至此，初步建立了科技資源匯交工作機制，形成了由科技部計劃司、平臺中心統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、地方科技廳督促指導(dǎo)、項目承擔(dān)單位具體負責(zé)的三級工作體系，收集了一大批科技資源信息和資源實體，已匯交課題近2000個，累積數(shù)據(jù)量近十萬條，匯交數(shù)據(jù)經(jīng)審核后通過國家科技資源共享網(wǎng)開放服務(wù)，初步形成了科技資源匯交與共享工作體系。

2012年7月，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于深化科技體制改革加快國家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》，提出要對財政資金資助的科技項目和科研基礎(chǔ)設(shè)施，加快建立統(tǒng)一的管理數(shù)據(jù)庫和統(tǒng)一的科技報告制度，并依法向社會開放。

2013年科技部在國家科技計劃中又進一步開展科技報告呈交工作，于當(dāng)年4月啟動科技報告試點，首先開展“十一五”以來科技計劃立項項目（課題）的科技報告回溯與呈交工作，同時對于在研及新立項目，將科技報告呈交任務(wù)完成情況作為中期檢查和結(jié)題驗收的必備條件?？萍紙蟾媸敲枋隹蒲谢顒拥倪^程、進展和結(jié)果，并按照規(guī)定格式編寫的科技文獻，類型包括專題報告、進展報告、最終報告和組織管理報告。世界各國每年投入大量資金用于科技項目研究，每年產(chǎn)生大量的科技報告。如美國政府早在1945年就開始搜集和管理政府各部門產(chǎn)生的科技報告，每年產(chǎn)生約60萬份科技報告，其中公開發(fā)行約6萬份，至今已經(jīng)形成世界上規(guī)模最大、內(nèi)容最豐富、管理最完善的科技報告管理體系。科技報告的呈交進一步完善了現(xiàn)有科技資源匯交與共享的資源體系。

3 匯交資源與科技檔案的聯(lián)系與區(qū)別

匯交資源與科技檔案都是對科研活動的過程及產(chǎn)出的記錄，兩者既有聯(lián)系，又有所不同。尤其是科技報告的收錄范圍很廣，所有伴隨科研生產(chǎn)計劃而產(chǎn)生的科學(xué)技術(shù)成果都可以作為科技報告的要素，科技報告是對科技檔案的文獻化，兩者之間有著密切而錯綜復(fù)雜的聯(lián)系。

匯交資源是科技檔案的重要組成部分，其中的科技報告更是強調(diào)技術(shù)內(nèi)容的規(guī)范化描述和記錄?？萍紮n案的基本目的是歸檔保存和備查，作為一種原始憑證，涵蓋內(nèi)容相對寬泛，側(cè)重保存研究過程中形成的管理性文件和研究結(jié)果的依據(jù)性材料；而匯交資源則是以積累、傳播和交流為目的，匯交內(nèi)容側(cè)重于科研活動中產(chǎn)生的各種科學(xué)數(shù)據(jù)、論文論著、知識產(chǎn)權(quán)、標準規(guī)范、新產(chǎn)品新工藝等研究成果及大型科學(xué)儀器等可共享設(shè)備，其中科技報告是按照規(guī)定的格式編寫，側(cè)重描述研究的技術(shù)過程、內(nèi)容和結(jié)果，更具有參考價值?？萍紮n案主要服務(wù)于科研實施單位和管理部門的科研管理，通常不允許外借和交流，而匯交資源主要面向公眾或特定群體提供開放共享。當(dāng)然，由于匯交資源不可避免會涉及一些不能公開發(fā)布的技術(shù)信息，必須明確標注密級或授權(quán)使用范圍，一般由政府部門或其授權(quán)的科技信息機構(gòu)管理發(fā)布，使用非公開發(fā)行的匯交資源需經(jīng)嚴格的授權(quán)管理和審批程序。

匯交資源極大地豐富了現(xiàn)有科技檔案的館藏內(nèi)容，同時科技資源匯交與共享工作的展開，也有利于加強科技檔案的建設(shè)和管理工作，扭轉(zhuǎn)科研人員檔案意識淡薄、不愿提交科技檔案、基層科技檔案管理力度不夠的局面。

4 改進現(xiàn)有計劃項目檔案管理的思考與建議

科技計劃項目檔案屬于科技檔案中的一種，專指以國家或地方政府財政投入為主，并列入國家或地方科技計劃的科研項目，在其管理和實施全過程中形成的，具有保存價值的各類型和載體的原始記錄。根據(jù)形成單位的不同，可將計劃項目檔案分為管理檔案和研發(fā)檔案。目前，科技廳檔案館主要收藏的是項目管理檔案，而項目研發(fā)檔案散落在項目承擔(dān)單位。

由于項目管理檔案的主要服務(wù)對象是科研管理部門，盡管其中也收藏了部分涉及科研活動本身的一些技術(shù)資料，如工作總結(jié)報告、技術(shù)總結(jié)報告，但較之具體的研發(fā)檔案而言顯然過于簡略，這些內(nèi)容即使開放服務(wù)對科技人員的借鑒作用也不是很大。由此可見，目前的科技檔案收藏內(nèi)容是無法滿足社會公共服務(wù)的需要，資源匯交工作的展開正是將散落在具體項目承擔(dān)單位、詳細記載項目研發(fā)全過程的科研檔案集中起來，進行全面、系統(tǒng)、規(guī)范化地整理，然后對社會公眾開放服務(wù)，使之能夠為廣大科技人員更有效地再利用。

為適應(yīng)當(dāng)前科技資源的開放共享和高效利用的需要，同時提升自身的社會地位，科技檔案管理工作應(yīng)主動與資源匯交工作相結(jié)合，具體建議如下：

4.1 改進現(xiàn)有計劃項目檔案管理辦法

通過制度保障，伴隨科技資源匯交工作的開展，將科研檔案的收集納入現(xiàn)有科技檔案收藏體系。從完善全省現(xiàn)有的科技計劃項目管理辦法入手，將科技資源匯交工作納入科技計劃項目合同管理，在計劃任務(wù)書中明確規(guī)定承擔(dān)單位匯交科技資源的數(shù)量、類型及時限，包括過程中產(chǎn)生的專題技術(shù)報告，將資源匯交任務(wù)完成情況作為中期檢查和結(jié)題驗收的必備條件，作為后續(xù)支持的重要依據(jù)。從制度上確保享受省財政資助的各類科技計劃項目必須承擔(dān)科技資源匯交的責(zé)任和義務(wù)。

承擔(dān)單位在提出項目驗收申請時，應(yīng)首先提交匯交方案作為驗收的補充材料，檔案館則依據(jù)匯交方案檢查匯交工作是否實際完成。如果完成將出具相關(guān)證明，項目承擔(dān)單位依此證明方可向項目主管部門提出驗收申請。

4.2 制定相關(guān)標準規(guī)范

圍繞江蘇省科技資源匯交與開放共享工作的特點與需要，建立相關(guān)匯交規(guī)范與標準，明確匯交范圍、匯交方式、匯交的資源領(lǐng)域與資源類型等，根據(jù)資源類型的不同制訂資源匯交元數(shù)據(jù)標準，提交數(shù)據(jù)的著錄要求、文件格式、報告模板等。標準規(guī)范的制訂可確?？萍假Y源匯交工作的規(guī)范化實施。

4.3 建設(shè)資源匯交與共享服務(wù)系統(tǒng)

資源匯交主要采用網(wǎng)絡(luò)方式匯交，因此建設(shè)一套具備兼容性、擴展性、實用性、運行穩(wěn)定的匯交系統(tǒng)平臺是這項工作順利開展的基礎(chǔ)。該系統(tǒng)除了具備基本的檢索瀏覽、資源填報、資源審核、用戶管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、訪問權(quán)限管理、系統(tǒng)管理等功能外，還應(yīng)開發(fā)與原有檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)2套系統(tǒng)間的交互操作。

4.4 提升檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于資源匯交的最終目的是對社會服務(wù)，因此匯交資源數(shù)據(jù)質(zhì)量的審核工作就非常重要，尤其科技報告更是強調(diào)規(guī)范化描述。因此，檔案工作人員需要提升在文獻加工方面的素養(yǎng)，切實掌握元數(shù)據(jù)規(guī)范與科技報告撰寫方面的各種技能，承擔(dān)起科技報告培訓(xùn)、傳播的重任。

［1］石蕾，袁偉.建立科技計劃資源匯交長效機制的思考［J］.中國科技資源導(dǎo)刊，2012（7）：2-5.

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［3］安小米.我國科技計劃項目檔案管理研究［J］.山西檔案，2007（4）：14-17.

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