基于信息技術(shù)的醫(yī)院后勤物資管理系統(tǒng)在JCI評審中的應(yīng)用成效

來芬娟+胡斌

【摘 要】 隨著時代發(fā)展，信息技術(shù)在醫(yī)院后勤物資管理中得到了越來越廣泛的應(yīng)用。本文通過分析醫(yī)院在JCI認(rèn)證過程中，后勤保障部門針對在物資管理工作中存在的問題和現(xiàn)狀，提出建立數(shù)字化物資管理信息系統(tǒng)的目的和方法。數(shù)字化物資管理信息系統(tǒng)對科學(xué)合理地管理后勤工作，降低醫(yī)院運(yùn)行成本，提高職工和患者滿意度，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益起到了推動作用。

【關(guān)鍵詞】 信息技術(shù) 后勤物資管理 RFID

醫(yī)院后勤管理是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，對醫(yī)院醫(yī)療工作和生活生產(chǎn)進(jìn)行物質(zhì)性的保障，包括醫(yī)療、科研及教學(xué)和設(shè)備設(shè)施的保障，各類物資的保障，飲食、水電暖等經(jīng)常性保障，環(huán)境凈化保障等，后勤部門工作水平的高低直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。自2011年我院致力于JCI認(rèn)證以來，如何擺正后勤在醫(yī)院工作中的位置、提高后勤管理能力、樹立后勤員工的良好形象，成為擺在后勤管理者面前的重要課題。其中醫(yī)院后勤物資管理是保障醫(yī)院日常運(yùn)營和醫(yī)療活動的基礎(chǔ)，如何通過現(xiàn)代信息技術(shù)提高后勤物資管理的科學(xué)性和合理性，加強(qiáng)計(jì)劃預(yù)算管理，降低物流成本，提高庫存周轉(zhuǎn)率，減少庫存資金占用和積壓浪費(fèi)，優(yōu)化物資管理流程，加強(qiáng)物資的定額管理等，是現(xiàn)代醫(yī)院精細(xì)化管理的重要內(nèi)容[1]。

1 現(xiàn)狀分析

JCI認(rèn)證過程是一個流程改造和系統(tǒng)提升的過程，其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不僅要規(guī)范醫(yī)療行為，保障醫(yī)療質(zhì)量，還需要后勤保障部門與全院各部門間實(shí)現(xiàn)服務(wù)流程的無縫對接，以病人安全為最終目標(biāo)，不斷提升醫(yī)療質(zhì)量為核心。然而，在實(shí)際工作中，后勤工作往往不被重視，后勤管理水平得不到提高，成為醫(yī)院發(fā)展的桎梏。因此，我院后勤保障部門在通過制度化的改造來實(shí)現(xiàn)JCI認(rèn)證準(zhǔn)備的過程，其中信息化手段可以有效承載先進(jìn)的管理理念、高效的工作方式、便捷的信息溝通系統(tǒng)改進(jìn)整體流程，使得各部門間的協(xié)作更加清晰規(guī)范、醫(yī)院整體流程更加順暢，基于信息技術(shù)的醫(yī)院后勤物資管理系統(tǒng)的建設(shè)和改造為醫(yī)院順利通過JCI評審奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

醫(yī)院使用的物資種類多、用量大，而很多醫(yī)院的物資管理系統(tǒng)和收費(fèi)系統(tǒng)又未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換共享，難以對科室領(lǐng)用材料進(jìn)行監(jiān)督，只能對個別類型的高值易耗品進(jìn)行人工干預(yù)的收費(fèi)跟蹤，不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且監(jiān)督項(xiàng)目非常有限、整體管理水平不高、監(jiān)督機(jī)制不完善，嚴(yán)重滯后于醫(yī)院后勤物資管理的實(shí)際需要。尤其是在采購方面，仍沿用傳統(tǒng)的供求見面的方式，沿用“使用科室申請—后勤部門評估—院長審批—相關(guān)科室采購”的流程，沒有充分利用市場競爭機(jī)制降低采購成本，也沒有進(jìn)行更為科學(xué)、合理、宏觀的決策，往往存在以下問題：（1）物資管理制度不健全；（2）物資供應(yīng)和采購計(jì)劃不到位；（3）庫存不合理；（4）物資報廢管理不合理；（5）半手工操作；（6）技術(shù)手段落后；（7）物資管理人員觀念落后；（8）信息孤島的局限性。

2 建設(shè)目標(biāo)

在JCI評審內(nèi)容里有很重要的一項(xiàng)條款——“可及和連貫的病人服務(wù)”?？杉熬褪敲课换颊叨加薪邮茚t(yī)療資源的機(jī)會，病人的入院、住院、出院都在醫(yī)院有序的管理運(yùn)行中得到應(yīng)有的醫(yī)療保障。連貫就是涉及病人在醫(yī)院的所有環(huán)節(jié)沒有中斷，根據(jù)病人的治療需求和服務(wù)需要，可以連貫地把病人在醫(yī)院的飲食、護(hù)理、醫(yī)療安全等等活動管理到位，為病人提供連貫的醫(yī)療和后勤服務(wù)，并協(xié)調(diào)各部門之間的工作。

因此，建立數(shù)字化物資管理信息系統(tǒng)的目的，就是要將分散的、孤立的信息匯總處理形成封閉式信息管理鏈，完成從事件發(fā)生、運(yùn)行處理過程、監(jiān)督、反饋?zhàn)罱K結(jié)果到改進(jìn)措施與修正辦法的過程管理。通過建立覆蓋全流程的物資管理平臺，獲取物資采購情況、庫存情況、使用情況，各科室申領(lǐng)情況等數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)分析得到所需的各類報表、圖表曲線和其他重要數(shù)據(jù)，使信息得到充分利用和共享[2]。

與此同時，通過建立數(shù)字化物資管理信息系統(tǒng)，也是緊密結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，改變“點(diǎn)散線多”的管理模式，整合為統(tǒng)一的管理平臺，從而實(shí)行全成本核算、全資產(chǎn)管理、全流程控制、全績效考評、全自動集成，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營成本最小化和綜合效益最大化，收到了增收節(jié)支、降低運(yùn)營成本的目的。

3 信息技術(shù)的應(yīng)用

我院組織開發(fā)的數(shù)字化物資管理系統(tǒng)全面涵蓋所有后勤管理業(yè)務(wù)，與醫(yī)院現(xiàn)有系統(tǒng)緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)各平臺間數(shù)據(jù)的充分共享，改變各業(yè)務(wù)平臺互不兼容的問題，保證系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的一致性，避免形成新的信息孤島，允許部門內(nèi)部與部門間的橫向和縱向共享。同時考慮到后勤物資種類繁多，人工出、入庫、盤庫等過程效率低下且易出錯，因此在建立物資信息化管理體系的時候，充分借助了條碼和射頻識別標(biāo)簽（RFID）作為物資信息的載體。

條碼技術(shù)是指將需要向計(jì)算機(jī)輸入的信息用條碼的符號加以表示，并將所表示的信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)可自動識讀的數(shù)據(jù)。條碼由一組按一定編碼規(guī)則排列的條、空符號，用以表示一定的字符、數(shù)字及符號組成的信息，常見的有一維條碼、二維條碼，制作容易，掃描操作簡單易行，信息采集速度快，采集信息量大，設(shè)備結(jié)構(gòu)簡單，成本低，該技術(shù)是目前國際上普遍采用的一種技術(shù)手段。編碼時應(yīng)遵循“唯一性、可擴(kuò)性、簡短性、格式一致性、適應(yīng)性、穩(wěn)定性”原則，多用于固定資產(chǎn)管理和庫房物資管理，利用條碼技術(shù)，在入庫物資及其包裝上加貼條碼，配之以倉庫信息管理系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)，不僅可提高效率，降低作業(yè)強(qiáng)度，也將大大提高物資收發(fā)作業(yè)的準(zhǔn)確率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)倉庫管理的全面自動化。其缺陷是在實(shí)際工作中主要存在信息無法更改、存儲容量小、讀取信息不方便等問題，而且這種一維條形碼長時間使用容易破損或脫落，標(biāo)簽破損后信息不全，一旦標(biāo)簽丟失，往往出現(xiàn)固定資產(chǎn)無據(jù)可查，造成管理混亂。

RFID主要由電子標(biāo)簽、讀寫器和射頻天線組成，通過讀寫器的接口可與外部計(jì)算機(jī)連接，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。在物資入庫的位置加裝RFID閱讀器，設(shè)定一個信息采集區(qū)域，使用手持式RFID閱讀器進(jìn)行入庫前驗(yàn)貨和信息采集，貫穿入庫管理、調(diào)撥管理、盤點(diǎn)管理、報警管理、報廢管理、權(quán)限管理的全流程。將整個倉庫管理系統(tǒng)與無線射頻技術(shù)相結(jié)合，能夠高效地完成各種業(yè)務(wù)操作，改進(jìn)倉儲管理，提升效率和價值。提高物品出入庫過程的識別率，不用開箱檢查，就能夠同時識別多種物品，提高了入庫的效率?？s短了盤點(diǎn)周期，提高數(shù)據(jù)實(shí)時性，實(shí)時動態(tài)掌握庫存的狀況，實(shí)現(xiàn)對庫存物品的可視化管理。利用射頻識別技術(shù)能大大提高揀選與分發(fā)過程的效率與準(zhǔn)確率，并加快配送的速度，減少人工、降低配送成本。在倉儲中應(yīng)用RFID，可是倉庫管理、存貨管理、貨位指派監(jiān)督、供應(yīng)商存貨管理、貴重物品管理等實(shí)現(xiàn)一定的自動化，減低對人的依賴性。endprint

此外，持續(xù)改進(jìn)作為JCI的核心理念之一，也是JCI檢查的重點(diǎn)之一。后勤保障工作要做到醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，對現(xiàn)有相關(guān)質(zhì)量指標(biāo)的數(shù)據(jù)收集、分析和管理將起到?jīng)Q定性的作用。通過條碼和射頻識別標(biāo)簽（RFID）作為物資信息的載體，我院后勤各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫銜接，及時監(jiān)督安全和質(zhì)量，有效控制業(yè)務(wù)過程按目標(biāo)進(jìn)行，同時可以重點(diǎn)監(jiān)控關(guān)鍵指標(biāo)，并進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，通過同比、環(huán)比，方便決策者快速、準(zhǔn)確提取有用的信息，幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，提高醫(yī)院的管理水平。

4 討論

醫(yī)院后勤信息化管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的必有之路，其作為醫(yī)院管理系統(tǒng)中的重要組成部分，是全院工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)和保障。通過建立數(shù)字化物資管理信息系統(tǒng)科學(xué)合理地管理好后勤工作，有利于降低醫(yī)院運(yùn)行成本，提高職工和患者的滿意度，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。醫(yī)院后勤管理也是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的內(nèi)在要求，需要管理者高度重視，不斷探索，才能取得更大的效益。因此，醫(yī)院物資管理是醫(yī)院為完成醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，對各種物資進(jìn)行規(guī)劃、采購、保管、供應(yīng)等組織管理工作，涉及物資在醫(yī)院內(nèi)的分類、定額管理、供應(yīng)計(jì)劃編制、采購運(yùn)輸、倉儲管理、組織領(lǐng)導(dǎo)等流轉(zhuǎn)和科學(xué)管理過程。隨著信息化的發(fā)展和現(xiàn)代化醫(yī)院模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院物資管理不再是單純的事務(wù)性管理，而是科學(xué)化、智能化的管理。適量的庫存物資可以滿足不確定性需求；過多的庫存物資會增加倉儲費(fèi)用、保管費(fèi)用和庫存資金，增加醫(yī)院的資金成本；而過低的庫存物資又難以滿足實(shí)際需要，無法滿足不確定需求，只能增加采購次數(shù)或生產(chǎn)批次，造成采購成本或生產(chǎn)成本的增加，給醫(yī)院帶來不必要影響。我院通過基于條碼和RFID技術(shù)的數(shù)字化物資管理系統(tǒng)應(yīng)用，利用條碼和RFID電子標(biāo)簽做貨物識別，現(xiàn)場打印貨物信息，借助其獨(dú)有的非接觸、閱讀速度快、無磨損、壽命長、便于使用等特點(diǎn)，對貨物流通中的到貨檢驗(yàn)、入庫、出庫、調(diào)撥、移庫移位、庫存盤等各個作業(yè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動化的數(shù)據(jù)采集，保證倉庫管理各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)輸入的速度和準(zhǔn)確性[3]，確保企業(yè)及時準(zhǔn)確地掌握庫存的真實(shí)數(shù)據(jù)，合理保持和控制企業(yè)庫存，節(jié)省了物資管理過程中大量的時間和人力，提高了人員工作效率，減少了出錯率，獲得了較好的應(yīng)用效果。

與此同時，要實(shí)現(xiàn)醫(yī)療過程的安全和提高醫(yī)療服務(wù)水平，發(fā)展和提高醫(yī)院信息化水平將是唯一的選擇。相信通過JCI 評審所帶來的先進(jìn)管理模式和現(xiàn)代醫(yī)院信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和優(yōu)化，將大大提高醫(yī)院的核心競爭力，實(shí)現(xiàn)為患者提供安全、高效、便捷、經(jīng)濟(jì)的醫(yī)療服務(wù)的目標(biāo)?？傊?，通過建立數(shù)字化物資管理信息系統(tǒng)，能夠提供與領(lǐng)先的醫(yī)教研護(hù)相適應(yīng)的、與現(xiàn)代化硬件設(shè)施相適應(yīng)的、與日益增長的病患和醫(yī)護(hù)人員需求相適應(yīng)的、與未來發(fā)展和競爭相適應(yīng)的后勤保障工作，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)事業(yè)同步前行。

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