科研管理信息化及科研管理信息平臺(tái)建設(shè)研究

桂林電子科技大學(xué) 李遠(yuǎn)遠(yuǎn)

一、科研管理信息平臺(tái)構(gòu)建思路

科研管理綜合信息平臺(tái)的構(gòu)建，應(yīng)對(duì)科研管理方式、業(yè)務(wù)流程和管理制度進(jìn)行優(yōu)化，能夠滿足高效、實(shí)時(shí)、共享、協(xié)同的要求，綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理理念和先進(jìn)信息技術(shù)，使科研資源科學(xué)配置、科研管理全過(guò)程一體化運(yùn)作，使管理流程規(guī)范化、管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，逐步形成智能科研信息資源中心，能夠提取管理數(shù)據(jù)并進(jìn)行智能分析，培養(yǎng)造就一大批能夠運(yùn)用信息化工具進(jìn)行科研管理的骨干能手。

科研管理綜合信息平臺(tái)的構(gòu)建，應(yīng)遵循開(kāi)放性、實(shí)用性、先進(jìn)性、標(biāo)準(zhǔn)化、可擴(kuò)展性及安全性原則，進(jìn)行科研管理信息平臺(tái)總體框架規(guī)劃和功能規(guī)劃，設(shè)計(jì)高效率、功能集成的科研管理信息平臺(tái)。該信息平臺(tái)的服務(wù)對(duì)象從科研管理人員擴(kuò)展到科研活動(dòng)的所有相關(guān)主體，科研活動(dòng)所涉及的各方能有效協(xié)同，共享科研信息資源，使科研管理電子化和功能一體化地實(shí)現(xiàn)，完成科研信息實(shí)時(shí)發(fā)布、科研人員和基礎(chǔ)條件信息管理、科研項(xiàng)目全過(guò)程管理、科研經(jīng)費(fèi)管理、智能分析和輔助決策等重點(diǎn)工作，強(qiáng)化科研管理工作力度，提高科研管理效率，促進(jìn)科研管理工作更加科學(xué)、完善和透明。

二、科研管理信息平臺(tái)功能需求

(一)科研信息發(fā)布功能。

科研信息及時(shí)、準(zhǔn)確的獲取，在很大程度上決定了科研項(xiàng)目能否及時(shí)申報(bào)和獲得批準(zhǔn)，獲取科研最新信息的渠道越暢達(dá)，就越能及時(shí)高效地整合和協(xié)調(diào)配置科研資源，決定了科研活動(dòng)的成敗?？蒲泄芾硇畔⑵脚_(tái)的時(shí)效性非常關(guān)鍵，利用科研管理信息平臺(tái)，及時(shí)共享最新科研信息，是保證科研工作有效開(kāi)展的最基本條件?？蒲泄芾碚咭谝粫r(shí)間準(zhǔn)確地將國(guó)家自然科學(xué)基金委、全國(guó)社科規(guī)劃辦、國(guó)家部委、省市政府等發(fā)布的科研項(xiàng)目申報(bào)信息傳遞給科研人員，及早發(fā)現(xiàn)和組織高水平的項(xiàng)目研究，研究的寶貴時(shí)機(jī)稍縱即逝。此外，科研管理必須通過(guò)對(duì)國(guó)家政策、學(xué)科和學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)、社會(huì)實(shí)際需求等的精確把握，制定正確的、符合發(fā)展需求和具有學(xué)術(shù)特色的選題和研究計(jì)劃(楊俊萍，2008)。

(二)科研人員和基礎(chǔ)條件信息管理功能。

科研管理必須對(duì)研究人員和研究基礎(chǔ)條件信息進(jìn)行全面、動(dòng)態(tài)掌握，從而能夠有效整合研究力量和學(xué)術(shù)資源，優(yōu)化配置學(xué)術(shù)梯隊(duì)和科研團(tuán)隊(duì)，凝聚力量沖擊高水平科研項(xiàng)目，這就要求準(zhǔn)確掌握科研人員的著作、科研成果、專(zhuān)利、論文及科研獎(jiǎng)勵(lì)等信息。通過(guò)不同用戶(hù)的身份驗(yàn)證，提供不同的使用權(quán)限和功能。科研人員通過(guò)該系統(tǒng)平臺(tái)，將科研信息及時(shí)上報(bào)，并對(duì)自己的科研信息進(jìn)行查詢(xún)和動(dòng)態(tài)修改;科研管理者以該平臺(tái)為工具，對(duì)科研人員的信息進(jìn)行科學(xué)的管理，并對(duì)科研人員錄入的個(gè)人科研信息進(jìn)行真實(shí)性、準(zhǔn)確性審核，最大限度地保證科研信息的準(zhǔn)確性。

(三)科研項(xiàng)目全過(guò)程管理功能。

科研管理信息平臺(tái)能夠?qū)蒲泄芾聿块T(mén)的所有業(yè)務(wù)提供支持，提供科研信息化管理的全方位解決方案，滿足科研項(xiàng)目全過(guò)程管理的需要，能夠極大地減輕科研管理人員的工作量，包括項(xiàng)目申報(bào)信息發(fā)布、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審核、篩選、報(bào)送、立項(xiàng)管理及分析、中期檢查、結(jié)項(xiàng)、成果轉(zhuǎn)化等過(guò)程的信息化。實(shí)現(xiàn)全過(guò)程跟蹤組織和管理，使項(xiàng)目組織管理工作科學(xué)合理、緊湊有序。通過(guò)科研管理信息平臺(tái)，科研管理者既可以通過(guò)平臺(tái)對(duì)單個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤管理，也可以對(duì)所有同類(lèi)型的項(xiàng)目進(jìn)行批量管理;科研人員可以在平臺(tái)上對(duì)自己承擔(dān)的科研項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤管理和查詢(xún)，掌握每階段的進(jìn)度和要求，并可以通過(guò)平臺(tái)與科研管理者進(jìn)行互動(dòng)交流。

(四)科研經(jīng)費(fèi)管理功能。

規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的使用和管理，避免“問(wèn)題科研經(jīng)費(fèi)”的產(chǎn)生，消除科研經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)和經(jīng)費(fèi)監(jiān)管不到位的情況，讓所有課題研究在陽(yáng)光下進(jìn)行。通過(guò)科研管理信息平臺(tái)，可以加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的管理:收集科研經(jīng)費(fèi)管理的外部信息和政策、制度，發(fā)布國(guó)家科研經(jīng)費(fèi)管理政策形勢(shì)的新變化，幫助管理者和科研人員了解經(jīng)費(fèi)管理的動(dòng)態(tài)與趨勢(shì);掌握科研經(jīng)費(fèi)的收支情況，進(jìn)行收支結(jié)構(gòu)分析和重點(diǎn)跟蹤分析與評(píng)估;加強(qiáng)申報(bào)項(xiàng)目的預(yù)算指導(dǎo)和審核把關(guān)，在科研項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就嚴(yán)格限定資金的使用范圍，通過(guò)信息平臺(tái)進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行控制，確保經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行規(guī)范。

(五)智能分析和輔助決策功能。

通過(guò)獲取的科研管理信息，信息平臺(tái)能為使用者提供數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計(jì)分析、定量模型、圖表分析以及智能決策分析等工具，通過(guò)對(duì)基礎(chǔ)信息、申報(bào)信息、立項(xiàng)信息、結(jié)項(xiàng)信息、經(jīng)費(fèi)信息等的統(tǒng)計(jì)分析，可以準(zhǔn)確掌握科研工作總體情況，輔助科研管理決策;也可以對(duì)科研信息進(jìn)行智能數(shù)據(jù)挖掘分析，有助于為科研政策的制定和實(shí)施創(chuàng)造有利條件，也有助于及時(shí)調(diào)整及優(yōu)化科研方向和整合凝聚學(xué)科優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，科研管理信息平臺(tái)能根據(jù)使用者的不同身份提供不同的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，科研人員可以看到本人承擔(dān)的科研項(xiàng)目的分析信息以及同領(lǐng)域項(xiàng)目信息、專(zhuān)家和團(tuán)隊(duì)信息;科研管理人員可以看到科研總體情況的分析，如項(xiàng)目總量及類(lèi)型分布、經(jīng)費(fèi)總量及使用情況等信息。

總的來(lái)說(shuō)，科研管理綜合信息平臺(tái)本質(zhì)上是一個(gè)基于Web的協(xié)作系統(tǒng)，是一個(gè)及時(shí)發(fā)布各類(lèi)科研信息的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站;是為科研人員提供個(gè)人科研信息管理及項(xiàng)目全過(guò)程實(shí)施管理的服務(wù)平臺(tái);是為科研管理者提供科研組織管理業(yè)務(wù)支持、經(jīng)費(fèi)管理和決策支持的便捷高效的管理系統(tǒng)?？蒲泄芾砭C合信息平臺(tái)的核心是共享數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)中包括了整個(gè)信息平臺(tái)調(diào)取和使用的最有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。

三、科研管理信息平臺(tái)實(shí)施中的關(guān)鍵策略

(一)培養(yǎng)真正具有創(chuàng)新意識(shí)的科研管理者。

科研管理者應(yīng)當(dāng)熟悉科研活動(dòng)規(guī)律，將創(chuàng)新精神貫穿于整個(gè)科研管理全過(guò)程，擅長(zhǎng)運(yùn)用信息化工具，提高科研管理工作成效?？蒲泄芾碚邞?yīng)密切關(guān)注學(xué)科發(fā)展的方向和熱點(diǎn)問(wèn)題，捕捉有價(jià)值的科研信息;準(zhǔn)確把握國(guó)家和行業(yè)科技發(fā)展的宏觀趨勢(shì)和布局，謀劃重點(diǎn)的科研方向和科研選題;有能力整合科研資源攻克重要項(xiàng)目。

(二)重視科研人員的主體作用的發(fā)揮。

科研工作具有較強(qiáng)的不可預(yù)見(jiàn)性，應(yīng)減少?lài)?yán)格的過(guò)程管控，而建立以成果和績(jī)效為導(dǎo)向的科研管理機(jī)制，避免頻繁考核和過(guò)度量化，為科研人員的工作創(chuàng)造寬松的環(huán)境，調(diào)動(dòng)科研人員的創(chuàng)新積極性(李曉紅，2014)。關(guān)鍵是明確規(guī)定科研項(xiàng)目的成果產(chǎn)出要求，按照成果的完成質(zhì)量和績(jī)效考評(píng)結(jié)果分階段撥付研究經(jīng)費(fèi)。

(三)強(qiáng)化科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)管。

建立科研信用“黑名單”制度，杜絕一題多報(bào)、重復(fù)資助等現(xiàn)象(李克強(qiáng)，2014)。為了避免科研資源浪費(fèi)和重復(fù)投入，可以在科研項(xiàng)目申報(bào)時(shí)，就借助信息平臺(tái)和各類(lèi)科技計(jì)劃進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)“查重”，檢測(cè)申請(qǐng)項(xiàng)目，將已有研究項(xiàng)目排除在外，杜絕多頭申報(bào)、重復(fù)立項(xiàng)。在項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)時(shí)，進(jìn)行科研項(xiàng)目支出績(jī)效評(píng)價(jià)，從項(xiàng)目目標(biāo)相關(guān)性、與政策相符性、技術(shù)(方法)先進(jìn)性、預(yù)算可行性、經(jīng)濟(jì)合理性等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過(guò)加強(qiáng)項(xiàng)目績(jī)效考核，最大限度地發(fā)揮財(cái)政資金的作用?？茖W(xué)制定經(jīng)費(fèi)預(yù)算，嚴(yán)格限定使用范圍，建立由獨(dú)立機(jī)構(gòu)進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)和監(jiān)督的機(jī)制，發(fā)現(xiàn)貪污科研經(jīng)費(fèi)的行為，應(yīng)及時(shí)糾正，直至追繳科研經(jīng)費(fèi);建立有效的懲戒機(jī)制，加大對(duì)貪污科研經(jīng)費(fèi)者的查處力度，完善相關(guān)法律制度，設(shè)立相應(yīng)的法律認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，在追究騙取、貪污科研經(jīng)費(fèi)者的刑事責(zé)任時(shí)做到有法可依(張衛(wèi)斌，2014)。此外，科研管理部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，針對(duì)不同層次人員開(kāi)展科研經(jīng)費(fèi)使用及管理知識(shí)培訓(xùn)，開(kāi)展經(jīng)費(fèi)管理政策法規(guī)和宏觀形勢(shì)宣講，普及項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督等方面的知識(shí)。

(四)建立科研管理知識(shí)體系。

科研管理信息平臺(tái)系統(tǒng)收集和整理的科研管理數(shù)據(jù)，包括深入記錄的科研管理過(guò)程中形成的案例和信息交互等，提供了科研管理體系的數(shù)據(jù)資源，通過(guò)分類(lèi)存儲(chǔ)和提煉知識(shí)，促使科研單位整合形成知識(shí)化的管理體系，從而提高科研單位的自學(xué)習(xí)能力和科技創(chuàng)新能力(陳星，2009)。建立科研管理知識(shí)體系后，有助于對(duì)傳統(tǒng)的科研管理模式進(jìn)行系統(tǒng)化的再造，形成跨地域、跨時(shí)空、支持虛擬科研團(tuán)隊(duì)的科研工作模式，科研管理業(yè)務(wù)流程也將更趨于規(guī)范化、系統(tǒng)化，科研管理工作效率提升，組織的人力資源和信息資源的價(jià)值將會(huì)得到更充分的發(fā)掘。

［1］孫九林、閆保平:《數(shù)據(jù)密集時(shí)代的科研信息化》，載于《中國(guó)科學(xué)報(bào)》2014年3月10日。

［2］中國(guó)科學(xué)院、教育部、國(guó)家自然科學(xué)基金委:《中國(guó)科研信息化藍(lán)皮書(shū)2011》，科學(xué)出版社2011年版。

［3］楊俊萍:《信息網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高?？蒲泄芾淼挠绊憽?，載于《合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)》2008年第5期，第57～59頁(yè)。

［4］李曉紅:《建立面向結(jié)果的科研經(jīng)費(fèi)管理機(jī)制》，載于《中國(guó)教育報(bào)》2014年3月7日。

［5］李克強(qiáng):《國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議講話》，2014年1月22日。

［6］張衛(wèi)斌:《6千萬(wàn)的科研經(jīng)費(fèi)為啥5年未開(kāi)封》，載于《中國(guó)青年報(bào)》2014年3月9日。

［7］陳星:《從管理信息化的發(fā)展看科研管理信息化的應(yīng)用對(duì)策》，載于《輝煌十年中國(guó)社會(huì)科學(xué)院網(wǎng)路信息化十周年網(wǎng)絡(luò)管理與研究征文集》，中國(guó)社會(huì)科學(xué)出版社2009年版。