淺析新環(huán)境下的人事檔案管理

牛重陽

(中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司洛陽電光設(shè)備研究所技術(shù)基礎(chǔ)部,河南洛陽 471009)

淺析新環(huán)境下的人事檔案管理

牛重陽

(中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司洛陽電光設(shè)備研究所技術(shù)基礎(chǔ)部,河南洛陽 471009)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化,我國(guó)戶籍制度改革從未停止過。與之相關(guān)的人事檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)。面對(duì)新的環(huán)境,應(yīng)積極推進(jìn)人事檔案管理的社會(huì)化、建立檔案管理平臺(tái)、改革人事檔案管理制度以確保人事檔案的安全性和可利用性為首要任務(wù)。

人事檔案管理 檔案社會(huì)化 檔案數(shù)字化 檔案管理制度

中共十八大三中全會(huì)明確提出了對(duì)我國(guó)現(xiàn)行的戶籍制度進(jìn)行改革。這是我國(guó)的國(guó)情所決定的。而與此相關(guān)的人事檔案管理模式也需要進(jìn)行配套改革。在我國(guó)人事檔案與戶籍對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用，它是人事管理工作的重要組成部分，它為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，它可以合理的調(diào)配人力資源，使之更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)艱巨的工作。能否探索出一套與現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)條件相適應(yīng)的管理模式，正如加拿大檔案學(xué)家?guī)炜怂詸n案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念知識(shí)的提供者”，使管理者“重新坐回上帝身邊”，[1]就是本文所要探索的。

1 人事檔案管理

人事檔案管理是指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一系列管理活動(dòng)。它是國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織在人力資源管理活動(dòng)中形成的。它記錄和反映了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)活動(dòng)和德才表現(xiàn)，是人事管理工作的重要組成部分，也是發(fā)現(xiàn)、使用和管理人才的重要依據(jù)。人事檔案管理的目的是保守檔案機(jī)密，維護(hù)人事檔案材料完整和便于人事檔案材料的使用。人事檔案管理工作的基本要求是以防為主防治結(jié)合，加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般，自力更生，勤儉持家，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。我國(guó)在2010年曾將戶籍制度改革列入九大重點(diǎn)改革任務(wù)之一。2014年，面對(duì)新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，我國(guó)正走向以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，以知識(shí)、信息、人才的生產(chǎn)、分配和使用基礎(chǔ)上的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。人才競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)成為一個(gè)企業(yè)甚至一個(gè)國(guó)家必須面對(duì)的問題，此時(shí)的人事檔案管理工作就顯得格外重要。

2 新形勢(shì)下我國(guó)人事檔案管理面臨的問題

人事檔案信息社會(huì)化程度不高。就目前我國(guó)國(guó)情而言，勞動(dòng)力市場(chǎng)流動(dòng)很大，這就要求與之相關(guān)的檔案信息能快速，自由的轉(zhuǎn)走。而目前我國(guó)的人事檔案信息社會(huì)化程度顯然不能滿足人們的要求。它在一定程度上阻礙了城市的發(fā)展和農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化，使得人員不能合理的調(diào)配到合適的位置上去。同時(shí)，進(jìn)一步遏制了消費(fèi)市場(chǎng)的啟動(dòng)，已不能適應(yīng)我國(guó)目前的經(jīng)濟(jì)狀況。[2]在我國(guó)，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人才的優(yōu)勢(shì)也越來越明顯，國(guó)家和企業(yè)都為留住人才做了很大的努力，但仍有很多人才流往海外。人才的流動(dòng)性也越來越強(qiáng)。而人事檔案和戶籍對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的限制作用。很多人由于人事檔案的限制而不得不待在自己不喜歡的地方或者崗位工作。人事檔案的社會(huì)化勢(shì)在必行。

檔案的數(shù)字化程度不高，信息孤單比較嚴(yán)重，沒有統(tǒng)一的檔案信息資源庫。[3]檔案文件管理的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低。同時(shí)又存在許多棄檔族，認(rèn)為檔案可有可無，自己又不是在事業(yè)單位工作。以及一些人由于檔案調(diào)動(dòng)比較反鎖就不去辦理，出現(xiàn)很多重復(fù)建檔情況。這些都加重了檔案管理的負(fù)擔(dān)，影響了人事檔案的合理化應(yīng)用。

檔案信息流失嚴(yán)重，已嚴(yán)重影響了個(gè)人的正常生活，同時(shí)也給不法分子潛在的提供了犯罪的可能，電信詐騙等各類利用個(gè)人信息的詐騙犯罪屢有發(fā)生。同時(shí)，由于現(xiàn)在的人才競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，一個(gè)優(yōu)秀的人才甚至可以支撐一個(gè)企業(yè)，然而他的流失就有可能將這個(gè)企業(yè)摧垮。一些企業(yè)甚至一些國(guó)家總是想方設(shè)法通過各種手段去獲得這些人才的信息挖掘人才。造成這些信息流失的原因主要是由于現(xiàn)在檔案信息來源過于廣泛，比如上網(wǎng)注冊(cè)會(huì)員找工作時(shí)填寫的個(gè)人信息，辦理各種證件留下的個(gè)人信息，凡有留信息之處，都有可能因?yàn)橐恍﹩挝换蛘邆€(gè)人經(jīng)不住利益的誘惑，出賣這些人的信息。也有一些人自身對(duì)個(gè)人信息不重視，由于個(gè)人原因造成信息的泄露。

3 新形勢(shì)下人事檔案管理的思路

積極推進(jìn)人事檔案社會(huì)化、開放式管理。這是一種全新的管理模式，也是與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化相配套的管理模式。這種模式有四個(gè)特點(diǎn)：其一，成立新的專門的專業(yè)化、社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)；二是，其檔案內(nèi)容應(yīng)包括社區(qū)所有人包括流動(dòng)人員的檔案，檔案來源廣泛，服務(wù)對(duì)象也更具有社會(huì)性；其三，人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式多樣化；其四，人事檔案內(nèi)容豐富，呈現(xiàn)出多樣化的需求。

建立檔案信息管理平臺(tái)，利用先進(jìn)的技術(shù)。提高數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，文字識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用水平和應(yīng)用范圍。采用專業(yè)的計(jì)算機(jī)編程工具，對(duì)檔案軟件進(jìn)行深度開發(fā)，確保檔案管理軟件的使用性和安全性。提高檔案信息服務(wù)水平。規(guī)范檔案信息標(biāo)準(zhǔn)接口，開發(fā)掛接輔助工具包，強(qiáng)化檔案信息源的數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理，提供主動(dòng)推送服務(wù)。充分建成一個(gè)以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的，以檔案數(shù)據(jù)管理為核心的綜合檔案管理系統(tǒng)。提高檔案的利用效率。

制定嚴(yán)格的檔案管理制度，提高檔案管理人員的素質(zhì)和基本技能。人員是基礎(chǔ)，制度是保障。建立安全管理制度，使檔案管理工作有章可循，有章可依。在檔案的管理過程中，嚴(yán)格遵守《收集制度》、《鑒別歸檔制度》、《保密制度》和《查閱制度》。[4]在大學(xué)開設(shè)綜合性的檔案管理專業(yè)，提高計(jì)算機(jī)專業(yè)在檔案管理中的應(yīng)用程度。同時(shí)對(duì)檔案管理專業(yè)人員從事德育教育。實(shí)行人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

[1]丘軍江,林蔚.檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用[J].中國(guó)電力教育,2011(27).

[2]何孟原.檔案開放管理工作管窺[J].蘭臺(tái)世界,2006(20).

[3]胡勝君.人事檔案管理與利用[J].商情,2010.

[4]陳勇,韋克.人事檔案管理模式變革:社會(huì)化、開放式管理[J].黑龍江檔案,2012.

牛重陽,男,漢族,河南洛陽人,1976年出生,工程師。