企業(yè)檔案管理與電子信息技術(shù)

宋瑛

(天津振津工程集團(tuán)有限公司,天津 300222)

企業(yè)檔案管理與電子信息技術(shù)

宋瑛

(天津振津工程集團(tuán)有限公司,天津 300222)

現(xiàn)代企業(yè)的社會(huì)化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動(dòng)密集型走向自動(dòng)化、程序化。計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的方方面面。作為企業(yè)管理活動(dòng)重要組成部分的企業(yè)檔案管理工作,也在向著現(xiàn)代化、知識(shí)化的方向發(fā)展,在計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的沖擊下,呈現(xiàn)出全新的、巨大的變革。

企業(yè)檔案 檔案管理 計(jì)算機(jī) 信息技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)不同階段文獻(xiàn)信息的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范數(shù)據(jù)接口，便加強(qiáng)開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)。此時(shí)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，使原有的手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化和高效化。

1 企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變

在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)在遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，它更以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力，并且有意義得多。但要想更好地發(fā)揮電子文件在企業(yè)檔案管理中的作用，就必須了解電子文件與紙質(zhì)文件在技術(shù)壽命和信息保護(hù)方面的差異。

1.1 技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一但技術(shù)過時(shí)，則載體上的信息就無法讀出。針對(duì)技術(shù)過時(shí)，歐美國(guó)家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時(shí)的新途徑。

1.2 信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，所以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。保護(hù)電子文件信息不被修改、竊取、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。

在了解了以上這些差異后，我們會(huì)讓電子文件這一現(xiàn)代電子信息技術(shù)發(fā)揮到極致，充分運(yùn)用到我們的企業(yè)檔案管理中。

2 企業(yè)檔案的分類變化

已有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。雖然企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。正是由于計(jì)算機(jī)科學(xué)的分類，才能使查找更加便捷，檔案管理更加符合現(xiàn)代企業(yè)的要求。

此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時(shí)無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形式與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過程中，要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)、加工過程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

3 在企業(yè)檔案管理中對(duì)檔案工作者的要求亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變

掌握一般的計(jì)算機(jī)操作只是對(duì)企業(yè)檔案工作者的初級(jí)要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時(shí)掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程。檔案工作者也絕不能是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫(kù)房就可包容的。作為企業(yè)檔案工作者應(yīng)力求一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)。做到把正確的信息，在正確的時(shí)間，以正確的方式傳遞給正確的對(duì)象，以達(dá)到高層次的檔案信息處理要求。

綜合企業(yè)檔案工作的諸多變化和電子文件的不斷產(chǎn)生，要求企業(yè)檔案工作者應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建立一個(gè)完整的管理體系，即對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。

在企業(yè)信息集成系統(tǒng)下，我們檔案管理人員應(yīng)把全程管理原則運(yùn)用到企業(yè)檔案工作中去，將電子文件的全程管理原則體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定中，體現(xiàn)在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行中，體現(xiàn)在管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等各方面，以保證電子文件在其整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密的控制，保證文件運(yùn)轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)流程的順暢、周密和高效。

伴隨著企業(yè)電子商務(wù)時(shí)代的到來，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進(jìn)入到社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。企業(yè)檔案工作者對(duì)電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴(kuò)展到地區(qū)、國(guó)內(nèi)及至國(guó)際范圍內(nèi)的整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容。

總之，現(xiàn)代企業(yè)要想跟上時(shí)代的步伐，在當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)大潮中有自己的一席之地，科學(xué)的管理就顯得至為重要。而企業(yè)的檔案管理又直接影響著一企業(yè)的正常運(yùn)作，因?yàn)槔秒娮有畔⒓夹g(shù)是加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的重中之重，同時(shí)也是企業(yè)進(jìn)步、發(fā)展的前提。