企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化及檔案利用效益研究

黃 莉

（武漢理工大學檔案館，武漢 430070）

企事業(yè)檔案是單位各部門行使職權、處理工作所形成的各種文件和生產(chǎn)、科研等業(yè)務活動中積累的資料，通過對具有保存價值的各種載體的文件資料進行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。企事業(yè)檔案的分類原則是以企事業(yè)單位全部檔案為分類對象，依據(jù)企事業(yè)職能分工，結合企事業(yè)檔案內(nèi)容和形式特點，保持企事業(yè)檔案之間的有機聯(lián)系，進行科學分類，便于科學管理和開發(fā)利用。企事業(yè)檔案的形成范圍廣，內(nèi)容新舊混雜而豐富，種類繁多，因此企事業(yè)檔案工作的規(guī)范化以及檔案利用效益的提高在新形勢下顯得日益重要。

此外，隨著社會現(xiàn)代化信息技術的飛速發(fā)展，也對企事業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和科學化提出了更高的要求。在計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術大發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的企事業(yè)檔案管理方法必然存在著效率低下、管理混亂等各種問題，已經(jīng)不符合現(xiàn)代信息化檔案管理工作的標準和要求，而且也會極大地阻礙企事業(yè)單位生產(chǎn)效益、管理水平等方面的提高，最終對企事業(yè)單位的快速健康發(fā)展有很大的影響作用。因此，只有在正確認識企事業(yè)檔案管理工作過去種種的不足以及明確新時期企事業(yè)檔案管理工作規(guī)范化重要性的基礎之上，才能有效地針對目前企事業(yè)檔案管理工作的各種問題提出有效性的解決辦法。

1 新時期企事業(yè)檔案管理工作的重要性

檔案是對過去所發(fā)生事情的記錄，一個企事業(yè)單位的檔案就是這個單位發(fā)展歷史的縮影，記錄著這個企事業(yè)單位的成長歷程，包括企事業(yè)單位的創(chuàng)立、戰(zhàn)略發(fā)展信息、取得的工作成果等重要的信息資源。因此，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，做好企事業(yè)單位的檔案管理工作，一方面可以防止企事業(yè)單位戰(zhàn)略發(fā)展信息等資源的泄露，保護企事業(yè)單位的發(fā)展成果；另一方面可以為單位管理人員的決策工作提供歷史依據(jù)，保證企事業(yè)單位管理工作的高效性和科學性。此外，科學規(guī)范地管理好企事業(yè)單位的檔案也是這個單位管理工作狀況的另一個體現(xiàn)，良好的檔案管理效率是一個企事業(yè)單位健康發(fā)展的基石，也是發(fā)展成果的體現(xiàn)。因此，在新時期下，做好企事業(yè)單位檔案管理工作，提高檔案利用效率，對其管理工作進一步規(guī)范化和標準化，不僅有助于推動整個企事業(yè)單位的健康、快速發(fā)展，而且也有利于企事業(yè)單位的發(fā)展更好的得到社會的認可及支持，對企事業(yè)單位更好地服務社會產(chǎn)生深遠的影響。

2 目前企事業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題

改革開放以來，尤其是我國進入市場經(jīng)濟時代后，企事業(yè)檔案管理和服務水平都有了快速的發(fā)展，檔案管理能力也在不斷提高。但隨著經(jīng)濟社會飛速的向前發(fā)展，目前企事業(yè)檔案管理工作過程中還存在著一些問題，具體表現(xiàn)為：

1）檔案管理程序比較混亂，制度上不夠規(guī)范和標準。目前，在很多企事業(yè)單位中，領導人員并沒有對單位檔案管理工作形成一定程度上的重視，因此在制定單位的規(guī)章制度時并沒有對檔案管理制度加以規(guī)范化。雖然很多企事業(yè)單位都有自己的一套檔案管理制度，但是在檔案管理過程中，制度并沒有深入化，造成了企事業(yè)單位檔案從收集、錄入到綜合管理的過程中缺乏一套更加合理的制度進行有效的約束，檔案管理工作也缺乏一定的標準進行參考。具體來說，在檔案收集過程中，由于缺乏對檔案收集相應的績效考核制度，因此經(jīng)常會出現(xiàn)檔案缺失的情況，很多有價值的檔案并沒有被合理的收集進單位的檔案庫中，檔案收集管理的規(guī)范化和標準化程度還遠遠不夠。其次，在檔案錄入過程中，隨著企事業(yè)單位的快速發(fā)展壯大，檔案的數(shù)量也在逐漸增加，而檔案管理人員由于自身素質的參差不齊以及缺乏規(guī)范化制度的約束，因此往往會造成錄入的檔案和單位實際的發(fā)展情況不符的現(xiàn)象。最后，在檔案綜合管理的過程中，一方面由于缺乏對檔案管理部門直接的行政領導，因此會造成檔案管理工作標準不統(tǒng)一，檔案管理力度不夠等問題；另一方面在企事業(yè)單位遇到突發(fā)事件以及單位領導進行管理決策時，由于檔案管理的不規(guī)范，因此會造成檔案利用效率低下等問題，不能很好的為企事業(yè)單位的健康快速發(fā)展所服務。綜合以上情況，目前企事業(yè)檔案管理缺乏一套規(guī)范化的管理制度標準，已經(jīng)構成了阻礙企事業(yè)單位健康發(fā)展的一個重要因素。

2）缺乏連續(xù)性與規(guī)劃性。目前，很多企事業(yè)單位的領導對單位檔案管理工作不重視，造成了單位檔案管理人員工作不積極，缺乏對單位檔案管理的合理規(guī)劃。在檔案管理過程中，管理人員往往缺乏長遠性的目光，造成檔案管理工作出現(xiàn)短暫性和階段性的問題，無法形成一套連續(xù)的企事業(yè)單位檔案。此外，檔案管理的無計劃性和無序性問題也時常發(fā)生。

3）在檔案管理技術方式上落后。傳統(tǒng)的檔案介質多以紙質檔案為主，紙質檔案一方面不僅會增加檔案管理的成本，占有較多的空間資源，而且隨著時間的推移，紙質檔案也會出現(xiàn)老化等問題。此外，紙質檔案也不利于企事業(yè)檔案利用效率的提高，對檔案檢索人員來說無疑是一個較大的困難。在新時期下，隨著現(xiàn)代信息技術和數(shù)字化技術的發(fā)展，對企事業(yè)檔案管理提出了一個更高的標準和要求，傳統(tǒng)的檔案管理技術方式已經(jīng)很難滿足于現(xiàn)代企事業(yè)單位快速發(fā)展的要求。然而，目前來看，仍然還有許多企事業(yè)單位由于缺乏購置軟件和硬件設施資金等問題，依舊采用的是傳統(tǒng)的檔案管理技術方法，檔案管理人員也缺乏對現(xiàn)代信息化技術的認識和學習，造成了目前企事業(yè)單位檔案管理技術方式落后的現(xiàn)狀。

4）檔案管理人員在素質上參差不齊。在目前我國經(jīng)濟社會各方面與國際接軌的大趨勢下，檔案管理人員也應該進一步提升對自身的要求。一名合格的企事業(yè)檔案管理人員不僅要熟知國家關于檔案管理的各項法律法規(guī)，把握相關政策走向，而且要有一定的歷史知識水平和很強的文字表述能力，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，能夠準確的收集和記錄下企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，并按一定的標準進行規(guī)范化的綜合管理。此外，隨著信息化網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展及應用，檔案管理人員還要能夠熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術，利用數(shù)字化手段管理單位檔案。目前來看，能夠達到這種標準的企事業(yè)檔案管理人員并不多，檔案管理人員在能力素質上參差不齊。

綜上所述，目前企事業(yè)檔案管理工作存在著諸多的問題，跟不上新時代發(fā)展的要求。因此，該文針對以上問題提出了如何推進企事業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標準化以及提高檔案利用效益的對策與建議。

3 推進企事業(yè)檔案管理規(guī)范化應采取的措施

1）強化企事業(yè)單位領導對檔案管理的意識。首先，是企事業(yè)單位領導對檔案管理工作思想觀念的轉變。企事業(yè)領導是單位各項管理工作的高層決策者、指揮官和組織者，只有加強企事業(yè)單位領導對單位檔案管理工作的認識和重視程度才能使得單位檔案管理工作有效、有序、規(guī)范的開展起來。因此，要想提升單位檔案管理的規(guī)范化水平，必須要加強單位領導對檔案管理工作的指導力度，把檔案管理水平的提高也作為企事業(yè)單位發(fā)展的目標之一。其次，在正確認識到檔案管理工作重要性的基礎上要進一步著手解決檔案管理人員在工作中所遇到的各種實際問題，包括人才需求、資金需求等問題。加強對優(yōu)秀檔案管理人才的引進，加大對現(xiàn)代化檔案管理技術設施的資金投入，力爭以最快的速度完善單位檔案由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代信息化、規(guī)范化管理方法的轉變。最后，要加強單位領導對檔案管理法制化建設的認識水平，明確國家有關的法律政策，在單位內(nèi)部加大對《檔案法》的宣傳力度，實現(xiàn)依法建檔、依法管檔、依法用檔。此外，在單位員工的績效考核時，企事業(yè)單位領導要把檔案管理的科學化和規(guī)范化程度納入到對單位檔案管理人員的績效考核制度之中，從法制的角度加強他們對檔案管理的重新認識，明確檔案管理的重要性。

總之，要推進企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設，首先就必須要強化單位領導的檔案管理意識，從思想上、行動上給與單位檔案管理工作以全方面的支持。

2）健全企事業(yè)檔案管理工作制度。傳統(tǒng)的企事業(yè)單位檔案管理工作制度因為存在著種種的漏洞而使得檔案管理程序混亂，不夠標準化和規(guī)范化。在新時期下，建立和健全企事業(yè)檔案管理相關制度是實現(xiàn)企事業(yè)檔案管理科學化、規(guī)范化的有力保證。一方面，在檔案收集的過程中要確立相關的制度標準，明確什么可以入檔，什么不用入檔，確保檔案資料收集的準確性和有效性；另一方面，在檔案錄入的過程中，要通過建立相關的制度標準保證檔案錄入的規(guī)范性和完整性。此外，在檔案整理入館的過程中，也需要相關制度加以規(guī)范，明確依法按時入館，對符合入館標準的數(shù)字化檔案和紙質檔案進行統(tǒng)一入館。另外，要加強檔案管理的服務水平，明確檔案管理人員的服務制度，為提高檔案的利用效率創(chuàng)造制度上的便利。

3）引進現(xiàn)代化檔案管理方式。在傳統(tǒng)的企事業(yè)檔案管理工作中，檔案的收集、錄入、整理、打印、檢索等程序均是由手工去完成的，這一方面由于人工操作的失誤會影響檔案文件資料的準確性，另一方面在檔案檢索利用環(huán)節(jié)中會降低檔案利用的效率。因此，在當今信息化和數(shù)字化時代的背景下，如何利用電腦計算機技術去收集、錄入和整理檔案是一個合格的檔案管理人員所必備的基本素質，也是新時期檔案管理工作的基本要求。檔案管理工作的信息化變革不僅可以準確的記錄下企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，確保文件資料的無誤性，而且可以提高單位管理人員在關鍵時候查閱利用檔案的效率，保證單位管理工作的有效運行。所以，傳統(tǒng)的檔案管理人員要邊操作、邊學習，努力使自己成為具備互聯(lián)網(wǎng)信息化技術的優(yōu)秀檔案管理人才。

其次，檔案管理信息化的變革也是實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的另一個重要方面。傳統(tǒng)的檔案管理人員在整理企事業(yè)單位的檔案時，雖然有相應的制度標準可以參照，但是由于人工理解的差異性，所以往往會造成不同的檔案管理人員對同一個檔案會形成不同的分類，這就造成了檔案分類的混亂性，給需要檢索利用檔案的單位人員造成了極大地不便。而信息化技術的引入，在檔案整理歸檔的過程中，完全可以利用電腦代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工的操作，這不僅可以提高檔案管理工作的規(guī)范化程度，而且也不會造成對檔案分類標準的誤讀，并且也極大地提高了檔案檢索和利用的效率，對企事業(yè)單位的發(fā)展和服務社會來說都具有十分重要的意義。

4）加強企事業(yè)檔案工作人員的管理。檔案管理工作的規(guī)范化程度很大層面上受到檔案管理人員能力素質水平的影響和約束，一個優(yōu)秀的檔案管理人員是企事業(yè)單位發(fā)展的寶貴財富。因此，在新時期下要提高企事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化水平，首先檔案管理工作人員要有主動的學習意識，積極地參加相關業(yè)務知識培訓和法律制度學習，尤其是對現(xiàn)代化信息技術的學習和運用。在新時期下，企事業(yè)檔案管理人員要有一定的危機意識，明確只有一名優(yōu)秀的檔案管理人員才是單位發(fā)展所需求的人才，要讓自身的學習進步和單位的快速發(fā)展步調(diào)相一致，不斷地以更高的標準來要求自己。

其次，對一個企事業(yè)單位來說，要形成多層次的人才結構體系，不僅需要在檔案領域有著專業(yè)知識的高層次人才，也需要懂得檔案規(guī)范化管理的管理型人才，還需要在檔案收集、錄入、整理到入館的過程中能夠熟練操作的應用型人才。只有這種層次分明的檔案管理人才結構，才能確保在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中實現(xiàn)科學化和規(guī)范化，“人盡其能”是一個企事業(yè)單位對檔案工作人員進行有效管理的一個重要體現(xiàn)。

最后，要依據(jù)《檔案法》和國家相關的法律法規(guī)制定企事業(yè)單位內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理制度標準，加強檔案管理人員的法制學習，要讓檔案管理人員形成“主人翁”的檔案管理意識，自覺的加強對檔案管理知識的學習，提高自身的檔案管理能力素質水平。此外，要加強對檔案管理工作的領導，把檔案管理的規(guī)范化納入到對檔案管理人員的績效考核之中，構建多層次的企事業(yè)單位檔案管理組織體系，不斷地提高企事業(yè)單位檔案管理工作的水平。

綜上所述，新時期下要推進企事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化建設，領導、制度、人才三者缺一不可。只有企事業(yè)單位領導對檔案管理工作有了新的認識，明確了新形勢下檔案管理工作的重要性，才能把檔案管理工作納入到單位日常的議事日程上來，才能建立規(guī)范化的有效的檔案管理制度和標準，才能加強對檔案管理信息化建設的資金設施投入和加大對檔案管理人才的引進。而新的檔案管理技術和人才的引進又反過來確保了檔案管理制度的有效貫徹和執(zhí)行，加強了單位領導階層對檔案管理工作的重視程度。因此，總的來說，企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設并不是僅僅體現(xiàn)在一個方面，只有全面的進行改善才能構建一個良好的檔案管理體系，更好地為企事業(yè)單位的發(fā)展所服務。

4 創(chuàng)新服務機制，提高企事業(yè)檔案的利用效益

檔案的價值在于利用，檔案利用效率的高低也是檔案管理工作好壞的一個重要體現(xiàn)。加強企事業(yè)檔案管理的科學化和規(guī)范化建設的最終落腳點也是在于提高單位檔案的利用效率，只有檔案利用效率的提高才能使得企事業(yè)檔案更好的為單位發(fā)展所服務，為單位領導進行生產(chǎn)、科研等方面的決策所服務。目前來看，企事業(yè)單位的檔案利用效率還普遍停留在較低水平，檔案利用人員無法有效的在第一時間檢索到自己所需要的檔案，造成了時間的浪費。因此，要提高企事業(yè)單位檔案利用效率，首先要明確檔案管理人員的檔案利用意識，使得一切檔案管理工作為檔案利用所服務，科學、規(guī)范的整理和管理檔案。

其次，還要創(chuàng)新檔案工作的服務機制，努力使企事業(yè)檔案工作為領導決策服務、為生產(chǎn)科研服務、為各類咨詢查證服務。一方面要建立和健全企事業(yè)檔案利用制度，加強檔案管理人員服務的熱情和積極性，由過去傳統(tǒng)的被動服務轉變?yōu)楫a(chǎn)生主動的服務需求；另一方面要更新目前企事業(yè)單位檔案檢索的工具，由過去傳統(tǒng)的人工檢索和半人工檢索轉變?yōu)楝F(xiàn)代電腦智能化的檢索方式，加快檔案檢索的速度，提高檔案利用的效率，不斷地提升檔案管理的服務水平，讓企事業(yè)檔案能夠更好的為企事業(yè)單位的快速健康發(fā)展服務。

5 結 語

總之，雖然目前企事業(yè)檔案管理無論在制度上、技術方法上還是人員上都存在著一定程度上的不足，但是推進企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設并不是一朝一夕的事情。只有加強單位領導意識，創(chuàng)新檔案制度建設，加大檔案管理新技術方式和優(yōu)秀人才的引進力度，才能構建全面的規(guī)范化的檔案管理體系。另外，還要改善企事業(yè)檔案的服務水平，提高檔案的利用效率。只有這樣，才能形成從檔案管理規(guī)范化到檔案利用便捷化的一種良性循環(huán)機制，使得企事業(yè)檔案能夠更好的服務于單位的產(chǎn)學研等各項工作，也能夠更好的服務于社會。

因此，在知識信息經(jīng)濟時代的大背景下，只有不斷地推動企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設和提高檔案利用效益才是新時期下企事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的根本動力。企事業(yè)單位要緊抓檔案管理發(fā)展的新契機，不斷的提升檔案管理的規(guī)范化程度和檔案利用效益，使其更好的為自身發(fā)展服務，開創(chuàng)企事業(yè)檔案規(guī)范化建設和服務的新局面。

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