對充分發(fā)揮監(jiān)理例會作用的探討

胡從發(fā)

（廣州石化建設監(jiān)理有限公司， 廣東 廣州 510725）

對充分發(fā)揮監(jiān)理例會作用的探討

胡從發(fā)

（廣州石化建設監(jiān)理有限公司， 廣東 廣州 510725）

摘 要：無論哪一版本的《建設工程監(jiān)理規(guī)范》都對召開監(jiān)理例會作了比較硬性的規(guī)定和提出了較高的要求，也明確了監(jiān)理機構在監(jiān)理例會中的“法定”地位及相應的“權力”。但有的監(jiān)理機構沒有正確執(zhí)行和充分利用，召開例會只是為應付差事或應付檢查、或為有此資料而為之。列舉了一些監(jiān)理例會的作用，并提出了一些如何開好例會的建議，供共同學習與探討。

關鍵詞：監(jiān)理例會；作用；建議

無論哪一版本的《建設工程監(jiān)理規(guī)范》都對監(jiān)理例會作了比較強制的硬性規(guī)定和較高的要求：如新批準執(zhí)行的 GB/T 50319—2013《建設工程監(jiān)理規(guī)范》5.1.4 條第一款規(guī)定：“項目監(jiān)理機構應定期召開監(jiān)理例會，并組織有關單位研究解決與監(jiān)理相關的問題。項目監(jiān)理機構可根據(jù)工程需要，主持或參加專題會議，解決監(jiān)理工作范圍內工程專項問題。”GB/ T 50319—2013《建設工程監(jiān)理規(guī)范》5.1.4 條第二款還規(guī)定：“監(jiān)理例會以及由項目監(jiān)理機構主持召開的專題會議的會議紀要，應由項目監(jiān)理機構負責整理，與會各方代表應會簽。”GB 50319—2000《建設工程監(jiān)理規(guī)范》的 5.3.1 條也規(guī)定“在施工過程式中，總監(jiān)理工程師應定期主持召開工地例會，會議紀要應由監(jiān)理機構負責起草，并經與會各方會簽?！盙B 50319—2000《建設工程監(jiān)理規(guī)范》的 5.3.2 條還規(guī)定了例會的具體內容：“1、檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完成事項的原因；2、檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；3、檢查分析工程項目質量狀況，針對存在的質量問題提出改進措施；4、檢查工程量核定及工程式款支付情況；5、解決需要協(xié)調的有關事項；6、其他有關事宜?！?/p>

從這些規(guī)定中，不難看出有以下一些主要內容：(1)監(jiān)理例會應定期限召開，不得隨意推延或取消監(jiān)理會議；并且只要是工程需要還可以主持召開或參加專題會議；(2)監(jiān)理例會的召集人、組織(主持)者應是監(jiān)理機構；同時監(jiān)理機構也負有召集和組織(主持)的職責；(3)召集組織的對象是有關單位；(4)會議的內容是與監(jiān)理或與工程有關的問題；(5)會議的目的與目標是要研究解決與監(jiān)理或與工程相關的問題；(6)會議紀要應由監(jiān)理機構負責整理；(7)與會各方代表應當對會議紀要予以會簽。

這些規(guī)定無疑是明確了監(jiān)理機構在監(jiān)理例會中的“法定”地位和相應的“權力”及所應負有的責任——是召集人、是組織者、是主持人、是會議紀要的整理者，在必要的情況下，我們應當以適當方式使參建各方及與會者在會前或會中明白。筆者認為《建設工程監(jiān)理規(guī)范》對監(jiān)理例會的這些規(guī)定，這是為監(jiān)理工作順利有效開展的一種精心設計。這無疑是為我們監(jiān)理工作搭建了一個可以施展本領的“平臺”，撐開了一片可以活動且“游刃有余”的“空間”。對于《建設工程監(jiān)理規(guī)范》賦予我們的這些“法定”地位和“權力”，我們監(jiān)理應好好珍惜、正確運用、充分利用，決不可輕易放棄。我們也要用《建設工程監(jiān)理規(guī)范》給監(jiān)理例會規(guī)定的目標、任務和標準，來檢查我們每次例會的質量，來檢查我們的工作質量。

但是，有的監(jiān)理機構對監(jiān)理會議只是走過場，流于形式，應付差事，完成任務；或為有此資料而為之；或應付檢查；甚至有的還糊涂地認為監(jiān)理例會是多此一舉，耽誤了正常工作，沒有時間召開。這可以說是沒有認真執(zhí)行監(jiān)理規(guī)范，也可以說是沒有盡到一個監(jiān)理機構應有的職責。有的監(jiān)理機構沒有充分領悟到《建設工程監(jiān)理規(guī)范》這些規(guī)定的內涵，沒有充分利用規(guī)范賦予我們的權力，沒有充分發(fā)揮這些規(guī)定的效力，沒有認識到監(jiān)理例會的作用，更沒有充分發(fā)揮監(jiān)理例會的作用。

1 監(jiān)理例會的作用

如果認真開好監(jiān)理例會，我們在實踐中體驗和體會到至少有以下一些作用。

(1)監(jiān)理例會是宣貫各級會議、文件精神，各種相關新規(guī)范、標準、規(guī)程的重要形式和有效途徑。

(2)監(jiān)理例會是監(jiān)理向相關單位通報或匯報相關情況的一種比較規(guī)范的方式。

(3)監(jiān)理例會是監(jiān)理實施“三控兩管一協(xié)調”的重要舞臺。所有“三控兩管一協(xié)調”包含的內容即要做的工作或存在問題，以及工作開展情況，都可以在監(jiān)理會議上進行表述、檢查、分析、研討與督促，而且比在其他場合或用其他形式表現(xiàn)得更為充分、更為全面、更為完整，有很多工作就可以在會上得到解決或完善。

(4)監(jiān)理例會是監(jiān)理進行事前、事中、事后控制的有效平臺。監(jiān)理可以根據(jù)工程進展情況，預計后期將會進行哪些方面的施工，可能會出現(xiàn)哪些方面的問題，要對哪些方面特別關注，要做哪些防范準備，要采取哪些預控措施，若出現(xiàn)哪些問題要按照什么樣的程序和方法進行處理，事前可以作一些交待(交底)，以防一些不良事情的發(fā)生；監(jiān)理可以在會上將在工程上發(fā)現(xiàn)的問題，特別是在現(xiàn)場單獨督促整改難以落實的問題，有必要在會上提出來，讓與會各方來幫助督促整改，可以給施工單位施加一定壓力；監(jiān)理可以將事后要控制或要注意的事在會上說出來，以提醒并督促相關方完善相應的工作。

(5)監(jiān)理例會可推進工程加速進展。因為在會上要檢查工程進度計劃的完成情況，施工單位要匯報，有一定地“將軍”作用，可以激發(fā)施工單位的自覺性與積極性。

(6)監(jiān)理例會是現(xiàn)場管理與監(jiān)控的延續(xù)、擴充、補充和完善。

(7)監(jiān)理例會是工程綜合管理、全面管理、協(xié)同管理的集中體現(xiàn)和全面布署。平時現(xiàn)場管理或某單方面管理難免有些“漏”或“缺”，而在監(jiān)理例會上有各方的拾遺補缺，將會使管理的深度和廣度更進一層。

(8)監(jiān)理例會是參建各方對前一段時間內工作的階段性總結會。在與會各方的幫助下，總結前段工作經驗，查找以前工作不足，尋求解決問題的辦法與措施，以彌補前期工作不足。

(9)監(jiān)理例會是下段工作的再計劃、再布署、再調整、再動員的會議。工程進度與計劃比較，可能因某些原因造成進度滯后或工程量增減少等，需要重新調整原計劃，需要采取新措施，需要對以前施工方案重新修訂，需對工作重新布署，需對人員重新安排，以監(jiān)理例會或專題會議的形式進行通氣、公布、討論、協(xié)商、協(xié)調、通過是極好的方式。

(10)監(jiān)理例會為相關各方相互勾通、協(xié)調、交流，提供了一個定期機制。

(11)監(jiān)理例會對某些有爭議或切實到相關方利益的問題，以會議形式，集思廣議，群策群力，討論研究乃至勸解談判方式進行解決，更有助于協(xié)調。

(12)監(jiān)理例會以會議形式，在有各方代表參加情況下，形成的決定或確定一些事項，有一定地嚴肅性和“法定性”，免后某單方再生異議。

(13)監(jiān)理例會上確定或一致認可的事情，必然要形成文字性的會議紀要，會發(fā)給相關單位，這將是相關單位對照落實、執(zhí)行會議精神的依椐；也是相關單位對照檢查督促會議精神落實情況的依椐。

(14)監(jiān)理例會上的會議紀要要以電子版和書面等文字材料形式存檔，以利以后有案可查，在“關鍵時候”是劃清責任界限，定性某些事情的依據(jù)之一。

(15)監(jiān)理例會是向業(yè)主進一步展示我們監(jiān)理專業(yè)水平和服務態(tài)度的極好機會。因為監(jiān)理工作的目標之一，就是要得到業(yè)主的認可。一是因平時匯報難以達到這一深度和廣度，在例會上可作些彌補，讓業(yè)主更全面地了解監(jiān)理工作情況。二是在有各方在場的情況下，開展面對面、切入實際的專業(yè)服務工作，使業(yè)主更為確信，更為贊賞。

2 對監(jiān)理例會的建議

在不超越《建設工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定的情況下，為達到解決問題的目的，為盡到召集人、組織者(主持人)、會議紀要整理者的職責，我們是有大量工作要做的。對于如何開好監(jiān)理例會，我們也在逐漸摸索、逐漸探求、逐漸總結。

(1)要形成例會制度，其中要有獎懲制度(最好有機巧性地讓業(yè)主提出)。在工程的第一次會議就要提出并定下來。在一定程度上說，能否堅持例會制度，是檢驗一個項目監(jiān)理機構工作是否規(guī)范、是否到位的重要標志。

(2)要使每次例會都有一定收效，能夠解決一些問題。特別是業(yè)主比較關注的問題要作為重點優(yōu)先解決好，要使與會各方都感到參加監(jiān)理例會有一定收益，以便得到各方的支持。

(3)要在會前做大量的調研、征求意見、準備和策劃工作。①要做好會前調查摸底工作，將要參會各方有哪些需要解決的問題，哪些是需要幾方認可的問題，哪些是需緊急解決的問題，監(jiān)理應在會前就做到“心中有數(shù)”。②可將有些棘手問題事先征求相關方的意見，在會前就做些協(xié)調工作，以便在會上更容易得到解決；對暫時不能解決或也不急于解決的問題，可定為以后再解決或進一步滿足相關條件后再解決。③對每次會議的召開方式、程序及會址應征求相關單位特別是建設單位的意見。也可以以相對固定的“模式”定下來，以后每次例會議基本上都這種開法，基本上都要有這些程序。④會前要做好一些準備工作。如會議地點的商定；會議通知；會議室、音響、錄音、照相、投影、板書、圖表展示、簽到表、記錄等設施用品都要準備到位；負責會議通知的人員、負責引導簽到的人員、負責記錄的人員、負責搜集信息資料的人員等都要安排就緒。⑤會前還要有預見性地做好一些策劃工作：如會議的“開場白”、問題的導入等都要事先做好策劃；要考慮到某些問題的復雜性，不能達到事先預想的效果等；還要考慮到某些單位或參會人的個性以及處理問題的風格各異等各種可能會出現(xiàn)的情況，事先都要有“應急預案”，要有充分的思想準備和靈活處事的應變能力。

(4)要盡量請對情況比較熟悉，或在某方面比較專業(yè)，或對工程更為有利的人員參會。

(5)要在會中做好主持導向工作，推進會議向既定或更理想的目標前進，使會議達到預期的目的與效果。

(6)會后要做好會議精神的落實或督促實施工作。這是我們召開監(jiān)理例會的最終目的，也是與會各方的期望值。能夠讓與會各方看到監(jiān)理例會的成效，這就為以后能夠成功開好監(jiān)理例會奠定了一個良好的基礎。

(7)要認真做好會議的記錄及相關資料(包括佐證資料)、信息的搜集。

(8)要認真做好對相關資料的整理和會議紀要的起草工作。要盡快梳理、整理會議記錄和相關資料，及時完成會議紀要的起草組稿工作，在會上通過或定下來事項及會議主要內容都應寫入會議紀要。

(9)要做好會議紀要的會簽工作。會議紀要整理起草好后，要請參會單位代表(可先請建設單位)進行審查，在與會議基本相符的情況下，與會單位參會代表應當及時進行會簽。

(10)要做好會議紀要印發(fā)工作。會議紀要通過會簽后應當及時印發(fā)給相關單位，要做好會議紀要的發(fā)文登記或記錄，并請收件人簽名確認。

(11)待會議紀要印發(fā)后，至少要留一份會議紀要與會議原始記錄及搜集的相關資料(包括文字、圖片、影像、音像、信息、佐證資料等)一并歸檔存放，妥善保管備查。

3 結 語

監(jiān)理例會的質量標準就是看其能否解決相關問題；看其能否推進工程向更好更快的方向發(fā)展；看其能否起到“加速器”、“加壓泵”的作用；看其能否有一定的作用和收效；這就要考驗我們監(jiān)理工作水平。所以說監(jiān)理例會的質量也是檢驗一個監(jiān)理機構工作水平高低的標尺。如果每個監(jiān)理機構都能成功地開好監(jiān)理例會，都能充分發(fā)揮監(jiān)理例會的應有作用，這無疑將使我國的監(jiān)理水平有一個很大地提高，也將使我國的建筑質量多一份保證，也將使我國人民的生命財產多一份保證，也將為創(chuàng)建我國的和諧社會多一份保證，也將使我國人民的生活多一份安定，也將使我國的建筑水準進一步提高。

中圖分類號：F407.9

文獻標識碼：B

文章編號：1007-4104(2014)10-0042-03

收稿日期：2014-07-05

通信地址：廣東省廣州市黃埔區(qū)石化路550號。