流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題以及改進(jìn)措施

劉娟

（山東管理學(xué)院人事處，山東 濟(jì)南 250100）

流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題以及改進(jìn)措施

劉娟

（山東管理學(xué)院人事處，山東 濟(jì)南 250100）

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的改革以及社會(huì)結(jié)構(gòu)的變化，勞動(dòng)力流動(dòng)成為一種常見的社會(huì)現(xiàn)象。而加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、保證人才隊(duì)伍正常儲(chǔ)備和科學(xué)使用的重要舉措。目前加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的對(duì)策是：一是要明確政府人事檔案管理部門作為唯一合法部門的地位；二是進(jìn)一步實(shí)行流動(dòng)人員人事檔案的目標(biāo)管理；三是各單位、部門之間做好監(jiān)督、溝通、合作，提高人事檔案管理質(zhì)量。

流動(dòng)人員；人事檔案管理；管理措施

一、流動(dòng)人口人事檔案管理現(xiàn)狀與經(jīng)驗(yàn)

進(jìn)入新世紀(jì)以來，“人才強(qiáng)國”的理念深入人心。全國人力資源管理部門在黨中央和國務(wù)院的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，銳意創(chuàng)新，不斷推進(jìn)人才管理機(jī)制改革，制訂了有利于人才管理和使用的法規(guī)和政策，促使我國人才隊(duì)伍建設(shè)欣欣向榮。就目前來看，我國每年流動(dòng)勞動(dòng)大軍高達(dá)兩億多人，流動(dòng)人員作為人才管理的一個(gè)重要方面引起了高度重視：一方面，以制度建設(shè)為準(zhǔn)則，建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度以及整體管理體系。例如：流動(dòng)人員在參加人事考試、專業(yè)技術(shù)職稱考評(píng)時(shí)，必須由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)流動(dòng)人員進(jìn)行審核并出具證明材料；專業(yè)技術(shù)職稱的考評(píng)認(rèn)證也必須具有人才服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的證明方才有效。另一方面，檔案管理工作遵循“以人為本”的管理精神，堅(jiān)持“科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化、高效規(guī)范化”的管理原則，從各個(gè)方面優(yōu)化人事檔案的管理機(jī)制。比如在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管等手續(xù)的辦理時(shí)嚴(yán)格按照章程辦事。建立防火、防潮的專用存貯檔案的房間，并配備人事檔案專用檔案柜。同時(shí)，隨著信息化進(jìn)程的加快，建立流動(dòng)人員人事檔案信息系統(tǒng)，使流動(dòng)人員的檔案信息可以充分得到開發(fā)利用。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題以及原因分析

（一）繼續(xù)加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理體制建設(shè)

根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，“流動(dòng)人員的人事檔案管理遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，接受同級(jí)黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)”。目前我國對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理除人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理外，嚴(yán)令禁止單位以及個(gè)人私自進(jìn)行管理。但這項(xiàng)規(guī)定卻沒有得到很好的執(zhí)行，目前，在很多地方的一些勞動(dòng)部門、事業(yè)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)以及一些社會(huì)團(tuán)體也存在管理檔案的現(xiàn)象，多部門、多頭管理流動(dòng)人員人事檔案的現(xiàn)象嚴(yán)重。更是有不少并不具備管理檔案資格的民辦中介機(jī)構(gòu)或者個(gè)人“明目張膽”地進(jìn)行人事檔案管理。這種管理現(xiàn)狀造成了流動(dòng)人員人事檔案管理秩序上的混亂，管理秩序上的混亂必定會(huì)對(duì)人事檔案的真實(shí)性、安全性造成威脅，最終導(dǎo)致人事檔案缺乏必要的可靠性、嚴(yán)肅性。

（二）流動(dòng)人員人事檔案管理的觀念陳舊

人事檔案管理觀念的陳舊，對(duì)流動(dòng)人員的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的市場變化以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。隨著經(jīng)濟(jì)多元化和市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，自由職業(yè)、自由擇業(yè)、公開招聘等競爭機(jī)制的建立，各類人員的流動(dòng)也因此變得更加頻繁起來。隨著社會(huì)的發(fā)展，頻繁流動(dòng)人員的數(shù)量不斷增加，流動(dòng)人員的人事檔案急需一個(gè)正規(guī)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行托管，因此主要針對(duì)流動(dòng)人員提供人事檔案專門管理的機(jī)構(gòu)——人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。隨著人員的頻繁流動(dòng)，人事檔案出現(xiàn)了各種各樣的問題，一是“死檔”、“棄檔”的數(shù)量逐年上升，一些單位仍然在實(shí)行計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的檔案管理模式，導(dǎo)致很多的檔案被“扣押”。二是一些企業(yè)為了留住人才，防止人員流動(dòng)過快，會(huì)通過扣留員工畢業(yè)證書、人事檔案等方式，來防止人員流動(dòng)頻繁以及人才流失現(xiàn)象。三是流動(dòng)人員對(duì)人事檔案對(duì)個(gè)人產(chǎn)生的影響認(rèn)識(shí)不到位，只是做到了“思想上知道重要，日常生活中卻排在次要，真正需要時(shí)就需要，一旦忙起來就瞬間忘掉”。這樣的現(xiàn)象也造成了很多檔案遭到“被打入冷宮”的對(duì)待，導(dǎo)致了棄檔、死檔現(xiàn)象的發(fā)生。這不但會(huì)導(dǎo)致工齡無法計(jì)算，戶口無處掛靠，職稱不能及時(shí)申報(bào)，而且在需要開具考研或者出國政審等證明時(shí)造成不必要的麻煩和損失。

（三）流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理不規(guī)范

人事檔案是每個(gè)人一生經(jīng)歷的“縮影”，它代表了每個(gè)人一生的學(xué)習(xí)、思想、工作、生活情況。目前，一方面很多流動(dòng)人員的人事檔案材料出現(xiàn)轉(zhuǎn)遞手續(xù)不全、檔案中缺少各類檔案材料的問題。另一方面，人事檔案還存在內(nèi)容材料更新不及時(shí)、檔案內(nèi)容過于陳舊的問題，一些人員自畢業(yè)之后檔案中的內(nèi)容就是一片空白，“斷檔”情況嚴(yán)重。以上兩方面的內(nèi)容在一定程度上造成了人事檔案的不完整，使得檔案缺乏應(yīng)有的直觀性、可靠性。以致人才管理機(jī)構(gòu)很難通過人事檔案準(zhǔn)確全面地把握流動(dòng)人員的全貌。

導(dǎo)致以上問題出現(xiàn)的原因有很多方面，既存在思想上的認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)也反映出了相關(guān)管理政策上的問題。主要體現(xiàn)在：第一，很多的企業(yè)忽略了人事檔案的重要作用，在管理中沒有認(rèn)真對(duì)待人事檔案問題。第二，當(dāng)事人并沒有對(duì)人事檔案引起足夠的重視。第三，現(xiàn)在很多人普遍存在“我的檔案就應(yīng)該歸我所有”的思想，于是很心安理得地將檔案放在了自己的家中管理，而并不知道這樣做已經(jīng)違反了人事檔案的相關(guān)管理制度。

三、加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理并完善流動(dòng)人員人事檔案管理措施

（一）加強(qiáng)宣傳力度，認(rèn)真執(zhí)行流動(dòng)人員檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。

大力宣傳人事檔案管理的有關(guān)政策和相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，提高流動(dòng)人員對(duì)人事檔案的重視程度，加強(qiáng)流動(dòng)人員遵守法律法規(guī)的自覺性。使單位和個(gè)人了解到人事檔案管理部門就是一個(gè)人才信息庫，讓流動(dòng)人員知道只有將人事檔案交到人事行政部門下設(shè)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，并嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度，才能享受應(yīng)有的待遇。

（二）對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)一步實(shí)行目標(biāo)責(zé)任管理

逐步完成流動(dòng)人員人事檔案的目標(biāo)責(zé)任管理，使人事檔案管理逐步達(dá)到法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，首要的一點(diǎn)就是要查看檔案是否完整。在對(duì)檔案進(jìn)行接收的時(shí)候，務(wù)必要認(rèn)真仔細(xì)查看核對(duì)每一份檔案的內(nèi)容。一旦發(fā)現(xiàn)了檔案存在缺少檔案材料的情況，一定要及時(shí)與當(dāng)事人或者檔案來源單位進(jìn)行交涉，將檔案補(bǔ)充完整。與此同時(shí)，管理檔案的相關(guān)部門也要加大人事檔案重要性的宣傳力度。對(duì)個(gè)人的宣傳要將重點(diǎn)放在人事檔案對(duì)本人將來產(chǎn)生的影響上。對(duì)企業(yè)單位的宣傳則要把重點(diǎn)放在檔案的審核以及內(nèi)容更新的及時(shí)性上。另外，也要提高從事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使其可以最大程度地實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理。

（三）各單位、部門之間做好監(jiān)督、溝通、合作，提高人事檔案管理質(zhì)量

一是人事行政管理部門要做好指導(dǎo)、監(jiān)督工作。二是人事檔案管理部門之間要加強(qiáng)溝通聯(lián)系，相互之間積極交流，工作中嚴(yán)格按照各自的管理權(quán)限管理流動(dòng)人員的人事檔案。對(duì)在本單位托管的流動(dòng)人員的檔案及時(shí)整理，對(duì)檔案中缺少的材料出具書面通知書告知當(dāng)事人，限定時(shí)間讓其補(bǔ)充材料，盡量避免“斷檔”情況的出現(xiàn)。三是人事檔案管理機(jī)構(gòu)與檔案托管單位之間也要加強(qiáng)聯(lián)系，相互配合，檔案管理機(jī)構(gòu)要做好托管單位以及個(gè)人的檔案查閱、出具證明的要求，檔案委托單位也要將這些人員的新檔案材料及時(shí)交到檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)入檔。四是管理人事檔案的機(jī)構(gòu)也要加強(qiáng)與各高等院校的聯(lián)系，畢業(yè)沒有及時(shí)就業(yè)或從事自由職業(yè)的畢業(yè)生，人事檔案應(yīng)按照規(guī)定由院校直接轉(zhuǎn)遞到人事檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)，防止或減少學(xué)生檔案的損壞或丟失。

總之，完善有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理的工作是促進(jìn)人才的合理流動(dòng)、保證人才隊(duì)伍各方面素質(zhì)的重要舉措。對(duì)招聘單位來說，認(rèn)真審閱、接收流動(dòng)人員人事檔案是全面了解考察、對(duì)其做出正確客觀評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。

[1]宋熙東.流動(dòng)人員人事檔案管理研究[D].四川大學(xué), 2007.

[2]朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2011.11.

[3]毛章勇.論流動(dòng)人員人事檔案管理的問題及對(duì)策[J].檔案時(shí)空.2006，（2）.

(責(zé)任編輯：張希宇)

G275.9

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2095—7416（2014）03—0087—02

2014-05-20

劉娟（1982-），女，山東昌樂人，文學(xué)碩士，山東管理學(xué)院人事處館員。