做好財務(wù)檔案管理工作 提升財務(wù)管理水平

丁愛華

（中州大學(xué)財務(wù)處，河南 鄭州 450044）

做好財務(wù)檔案管理工作 提升財務(wù)管理水平

丁愛華

（中州大學(xué)財務(wù)處，河南 鄭州 450044）

當(dāng)前財務(wù)檔案管理中存在諸多問題，比如保管責(zé)任意識淡薄、管理制度不完善、管理人員缺乏專業(yè)的知識和技能等。要提升財務(wù)檔案管理水平，需要強化財務(wù)檔案管理意識，引入信息化管理手段來完善財務(wù)檔案管理制度，提升財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)。

財務(wù)檔案管理；財務(wù)管理水平

財務(wù)檔案管理工作對于任何企事業(yè)部門的發(fā)展都有至關(guān)重要的作用，它記錄了企事業(yè)單位在市場經(jīng)濟發(fā)展中的各項業(yè)務(wù)活動，為各機關(guān)和企事業(yè)單位決策的制定和管理活動提供了直接的原始數(shù)據(jù)。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟改革的不斷深化，各個企業(yè)和機關(guān)部門都致力于實現(xiàn)其社會效益和經(jīng)濟效益的最大化，面對著市場經(jīng)濟的大背景，做好企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作就顯得格外重要。但我國的財務(wù)檔案管理工作體系還不夠完善。目前除了一些較為大型的企業(yè)會有專門的財務(wù)檔案管理部門和人員以外，一些中小型的企業(yè)和機構(gòu)對財務(wù)檔案進行管理的意識還比較薄弱。企業(yè)內(nèi)部財務(wù)檔案管理工作存在著嚴(yán)重的漏洞和不足，造成了檔案資源的損失和浪費。

一、財務(wù)檔案管理工作存在的問題

（一）保管責(zé)任意識淡薄

對財務(wù)檔案管理的管理責(zé)任不夠分明，是大多數(shù)單位所存在的問題，其根本原因是檔案到底是歸屬財務(wù)部門還是管理部門沒有明確的標(biāo)示，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案亂堆亂放的問題。

財務(wù)檔案可以對社會活動進行客觀的反應(yīng)，特別是對于事業(yè)單位來講，可以在糾紛出現(xiàn)時和糾紛解決時提供非常重要的依據(jù)。除此之外，其也可以對違法犯罪活動的打擊以及管理提供非常有力的證據(jù)。但是就目前的財務(wù)檔案管理工作情況來講，大多數(shù)事業(yè)單位里的財務(wù)管理人員對財務(wù)檔案的管理工作并沒有足夠的重視，即使是領(lǐng)導(dǎo)干部也是如此。大部分人由于受傳統(tǒng)思想觀念的影響，均會認為財務(wù)信息應(yīng)該是較為保密的部分，對其應(yīng)該采取保密的管理措施，所以會對相關(guān)票據(jù)以及賬簿進行封存，但卻不會設(shè)立檔案來對其進行管理；有些單位在財務(wù)信息的管理方面沒有進行建檔以及分類，僅僅停留在傳統(tǒng)的管理層面，有些單位即使對財務(wù)信息檔案進行了建立，但仍然存在分類模糊等問題，使得整個管理較為混亂。綜上所述種種現(xiàn)象，我們不難看出，造成財務(wù)檔案管理的根本原因便是相關(guān)的工作人員對財務(wù)檔案管理沒有足夠的重視。

（二）管理制度不完善，管理工作缺乏系統(tǒng)性

隨著經(jīng)濟全球化步伐的進一步邁進，財務(wù)工作的開展對管理制度的依賴性越來越大。但我國多數(shù)財務(wù)檔案管理部門的規(guī)章制度不夠健全和完善，缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，財務(wù)工作的開展條理性差，賬務(wù)混亂甚至出錯的情況層出不窮。比如，有些事業(yè)單位內(nèi)部監(jiān)督機制存在漏洞，對財務(wù)人員缺乏制度上的約束，假賬、賬外設(shè)賬的違法行為屢禁不止。另外，由于缺乏規(guī)章制度的引導(dǎo)，有些單位甚至在處理最基本的賬務(wù)時基本上憑經(jīng)驗辦事，工作上缺乏系統(tǒng)性，從而導(dǎo)致日常性工作無章可循。而會計檔案中很多事項的基本程序是統(tǒng)一的，具有較強的程序性和規(guī)范性，比如憑證、賬簿、報表等的制作。因此，規(guī)章制度的缺失會直接影響會計檔案工作開展的情況，嚴(yán)重的甚至?xí)绊懸粋€事業(yè)單位的正常運行。

《會計檔案管理辦法》和《檔案法》雖然已經(jīng)實施多年，但由于對其缺乏重視和深刻的認識，在實際的操作過程中就難以真正的落實。一方面，某些領(lǐng)導(dǎo)忽視了單位內(nèi)的財務(wù)檔案管理工作，從而無法及時地指導(dǎo)開展相關(guān)的財務(wù)檔案建設(shè)管理工作。另一方面，單位各個層面對于財務(wù)檔案管理法律法規(guī)的認識仍停留在較淺的層面上，積極性不高，尚未進行嚴(yán)格的執(zhí)行，形同虛設(shè)。再加上財務(wù)檔案管理并沒有一個統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各個單位或單位內(nèi)部部門在具體的落實上都存在一定的差異，統(tǒng)一性和規(guī)范性不足，管理制度亟需完善。

（三）管理人員缺乏專業(yè)的知識和技能

由于大多數(shù)事業(yè)單位人力資源管理觀念淡薄加上節(jié)省支出的需要，在招聘上對財務(wù)管理人員的專業(yè)水平要求比較低，從而造成了管理人員普遍不具備系統(tǒng)性、專業(yè)性知識儲備的現(xiàn)象。另外，在知識高速膨脹的社會里，知識的更新速度快，行業(yè)對職員的技能水平要求越來越高，管理人員自身能力水平低下與工作的實際需要所產(chǎn)生的矛盾也越來越尖銳。

現(xiàn)有的財務(wù)管理人員的學(xué)歷偏低，沒有接受過相關(guān)的培訓(xùn)，服務(wù)意識不強，工作的方法和工作的手段陳舊且落后，難以適應(yīng)高強度、多樣化的工作需要。管理人員職業(yè)化水平偏低直接導(dǎo)致管理工作的開展缺乏科學(xué)性。另外，由于管理人員的文化素質(zhì)水平良莠不齊，大多數(shù)人員尚未接受過思想道德教育和職業(yè)道德教育，專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)差，自我約束和自我反思的能力缺乏，無法及時有效地解決工作過程中出現(xiàn)的新的問題，職能得不到完全的的發(fā)揮，反而加重了事業(yè)單位內(nèi)部的人員管理。

其次，由于財務(wù)人員工作的封閉性較大，加上自身對“終身學(xué)習(xí)”的認識不足，接受新鮮事物的能力差，接受信息的渠道較狹窄，無法跟上時代的潮流，這主要就體現(xiàn)在信息化方面。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前信息化背景下的會計環(huán)境發(fā)生了很大的變化，僅僅依靠一紙一筆是遠遠不夠的。財務(wù)信息化的發(fā)展要求各個事業(yè)單位不斷實現(xiàn)在財務(wù)管理上的創(chuàng)新，要求財務(wù)管理人員掌握一些基本的信息技術(shù)，比如財務(wù)軟件的操作。但目前傳統(tǒng)的財務(wù)管理人員一方面自身缺乏與時俱進、學(xué)習(xí)先進技術(shù)的意識，另一方面事業(yè)單位很少能夠提供相關(guān)的培訓(xùn)，在新的技術(shù)的沖擊下就顯得相形見絀了。

二、做好財務(wù)檔案管理工作的幾點建議

（一）強化財務(wù)檔案管理意識

提升財務(wù)檔案管理水平，意識為先。明確認識到財務(wù)檔案管理在企業(yè)經(jīng)濟活動以及生產(chǎn)過程中的重要性，了解其對企業(yè)生產(chǎn)、決策制定起到的重要意義，是提升檔案管理相關(guān)人員意識的前提。應(yīng)該把強化財務(wù)檔案管理意識納入財務(wù)管理的工作中去，這樣才能重視財務(wù)檔案管理工作。

在加強自身意識的同時，財務(wù)檔案管理人員，應(yīng)該在工作中多思，多想，以主人翁意識去完善財務(wù)檔案管理工作。只有這樣，檔案管理工作人員才能發(fā)現(xiàn)目前檔案管理工作中的不足，才會提出相應(yīng)的解決措施。比如用心的財務(wù)檔案管理人員，會將日常的檔案管理文檔制作為模板表格，方便后續(xù)工作的使用；雖然網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，加快了雙方的交流，但是有安全意識的工作人員，不會將企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)數(shù)據(jù)，共享到微博上，不會將內(nèi)部財務(wù)數(shù)據(jù)公布到網(wǎng)絡(luò)；有主人翁意識的工作人員，不會認為自己只是財務(wù)檔案的工作人員，而且還知道自己是財務(wù)工作的監(jiān)督者和參謀者。

（二）完善財務(wù)檔案管理制度

以《檔案法》、《會計法》等法律法規(guī)為依據(jù)，建立并完善財務(wù)檔案管理所涉及的制度及規(guī)則，并將其納入整體企業(yè)工作的規(guī)劃中。通過建立《財務(wù)檔案管理制度》、《財務(wù)檔案查閱制度》、《財務(wù)檔案工作人員守則》等管理制度，并引入信息化管理，使財務(wù)檔案的收集整理、歸檔分類以及保管利用規(guī)范，有章可循、有法可依。

1.檔案保管制度的信息化。信息化管理的引入，革新了保管檔案的方式。國家檔案局規(guī)定對財務(wù)檔案信息化的管理，要從信息化管理以及傳統(tǒng)手工管理兩方面著手進行。信息化的財務(wù)管理，并不意味著傳統(tǒng)手工管理被歷史淘汰，實際來說，許多原始單據(jù)都是紙質(zhì)形式的，因為該種形式穩(wěn)定性較高，所以在一段時期內(nèi)，其仍是重要的財務(wù)活動憑證，所以對其進行妥善的保存以及管理是財務(wù)管理人員的重要工作內(nèi)容。除此之外，還應(yīng)該做好防火、防塵、防壓以及防磁等信息化財務(wù)數(shù)據(jù)的保管工作。對于一般企業(yè)來說，對財務(wù)檔案進行一次性清理的時間大概為一到兩年，在整個過程中，一旦發(fā)現(xiàn)原始憑證發(fā)生損壞，要對其進行及時的修補。對于嚴(yán)重的例如數(shù)字媒介發(fā)生損壞等問題，要第一時間找專業(yè)機構(gòu)對其進行修復(fù)，使得財務(wù)數(shù)據(jù)不至于丟失。

2.檔案借用制度的信息化。信息化管理，除了包含檔案本身數(shù)據(jù)存儲的信息化外，圍繞財務(wù)檔案相關(guān)性工作也應(yīng)實現(xiàn)信息化管理。財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的借閱應(yīng)該實行信息化管理。將目前的檔案借用制度，以信息管理系統(tǒng)的形式實現(xiàn)。

檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)的訪問，需要具有一定的權(quán)限，在檔案的存儲過程中，將檔案數(shù)據(jù)進行分級存儲，方便權(quán)限調(diào)用，不同的權(quán)限用戶，可訪問其對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)，以此來控制檔案數(shù)據(jù)的流通與使用。從原則上來看，非財務(wù)管理人員，無權(quán)訪問相關(guān)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)。如果單位內(nèi)部檔案人員需訪問數(shù)據(jù)，需經(jīng)財務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，而對于借閱相關(guān)財務(wù)檔案文件，需要進行日志備案。將整個過程以信息管理系統(tǒng)的形式表現(xiàn)出來，以此來實現(xiàn)檔案借用制度的信息化管理。

為了防止企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的泄露，對于財務(wù)管理工作人員，必須嚴(yán)格律己，禁止將財務(wù)數(shù)據(jù)上傳到微博或者相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺。

（三）提升財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)

財務(wù)檔案管理工作人員，應(yīng)該具備財務(wù)管理從業(yè)資格以及檔案人員從業(yè)資格。為了將自己的本職工作做好，提升財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量，財務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)該在工作中提升個人素質(zhì)，可定期參加相關(guān)檔案或者財務(wù)知識培訓(xùn)，以此來提升自身業(yè)務(wù)水平。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)管理逐漸走向電算化管理，所以掌握信息技術(shù)，學(xué)會應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)，提升財務(wù)管理水平已經(jīng)成為一種趨勢。合理的應(yīng)用信息技術(shù)，是財務(wù)檔案管理者必備的技能?，F(xiàn)在的財務(wù)檔案管理，應(yīng)該以電子化為主。所以檔案管理者需要對計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備有一定的了解，能夠自行配置打印機，能夠自行解決檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的小問題。

在利用信息技術(shù)的同時，財務(wù)檔案工作人員應(yīng)該具有安全意識，雖然智能手機的出現(xiàn)，給數(shù)據(jù)訪問帶來一定的快捷性，但是其安全性也讓人擔(dān)憂。財務(wù)檔案，是企業(yè)的命脈，其中的數(shù)據(jù)，包含了企業(yè)的市場信息，人事信息，所以具有一定的信息安全意識也是財務(wù)管理人員必備的素質(zhì)。

三、結(jié)束語

財務(wù)檔案管理工作，是一個系統(tǒng)化的工程，因為財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的特殊性，導(dǎo)致了財務(wù)檔案管理工作的特殊性。目前檔案管理，只是檔案信息化管理的應(yīng)用階段，其間也凸顯出檔案信息化數(shù)據(jù)管理的安全性等問題，這些需要進行有效的防治。作為檔案管理的工作者，我們不應(yīng)該局限于檔案數(shù)據(jù)的管理，還應(yīng)該向檔案數(shù)據(jù)挖掘方向發(fā)展，從檔案數(shù)據(jù)中挖掘出有用的數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)的決策提供數(shù)據(jù)支持，是財務(wù)檔案管理工作的價值體現(xiàn)。

總之，在財務(wù)檔案管理工作中，要多思多想，才能為領(lǐng)導(dǎo)的決策做好數(shù)據(jù)服務(wù)，才能提升財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量。

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（責(zé)任編輯:胡忠任）

F275；G275

A

2095—7416（2014）01—0082—03

2013-12-09

丁愛華（1966-），女，河南輝縣人，大學(xué)學(xué)歷，中州大學(xué)財務(wù)處檔案館員。