水利科技查新委托存在的問題與建議

張玉燕，張凌曉

（山東省水利科學(xué)研究院，山東 濟(jì)南 250014）

科技查新是科研項(xiàng)目在進(jìn)行立項(xiàng)、成果鑒定申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)或者基金、專利申請(qǐng)等方面為有關(guān)專家在評(píng)審、評(píng)估、驗(yàn)收、轉(zhuǎn)化時(shí)提供的文獻(xiàn)依據(jù)，科技查新的流程一般包括受理、檢索、撰寫、審核、交結(jié)、復(fù)審等六大程序。受理程序是查新工作的第一環(huán)節(jié)，是查新委托人表達(dá)查新意愿并以委托單或者合同的形式進(jìn)行約定的過程。為確保這一過程順利進(jìn)行，筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了在水利科技查新過程中常見的一些問題，并提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

1 存在的問題

1.1 查新資料不完備

對(duì)于一個(gè)查新委托項(xiàng)目，需要項(xiàng)目委托方提供一些背景資料便于查新人員盡快、全面地理解和掌握項(xiàng)目研究情況。但項(xiàng)目委托人在向查新機(jī)構(gòu)進(jìn)行查新項(xiàng)目委托時(shí)，往往不提供完備的項(xiàng)目背景資料，僅憑幾個(gè)查新點(diǎn)就要求查新機(jī)構(gòu)盡快查新。項(xiàng)目背景資料主要包括立項(xiàng)申報(bào)材料、可行性分析報(bào)告、課題報(bào)告、專利說明、測(cè)試報(bào)告等能夠說明或者描述課題項(xiàng)目的一些資料。查新人員需要通過解讀這些背景資料對(duì)委托項(xiàng)目有一個(gè)全方位的認(rèn)知，以便順利、及時(shí)地進(jìn)入查新流程。

1.2 查新時(shí)間不充分

科技查新是一項(xiàng)信息深加工工作，過程比較復(fù)雜，需要檢索大量相關(guān)文獻(xiàn)，并仔細(xì)對(duì)其進(jìn)行分析、比較后得出一個(gè)相對(duì)客觀的結(jié)論。但委托人在進(jìn)行項(xiàng)目委托時(shí)，總是急于取得科技查新報(bào)告，不能保證充足的時(shí)間進(jìn)行查新。由于時(shí)間緊，任務(wù)急，很難確保查新質(zhì)量。

1.3 查新合同填寫不確切

1）內(nèi)容填寫不完整。委托人在進(jìn)行水利科技查新委托的時(shí)候，往往忽視聯(lián)系方式的填寫，沒有聯(lián)系人或者所填聯(lián)系人對(duì)委托課題的技術(shù)內(nèi)容不了解，合適的項(xiàng)目聯(lián)系人也是影響查新質(zhì)量的一個(gè)重要因素，可以幫助查新人員全面、如實(shí)地了解項(xiàng)目所涉及的背景、內(nèi)容、技術(shù)路線、工藝流程等。另外，在國際查新合同中也經(jīng)常出現(xiàn)沒有英文翻譯的情況，正確的英文翻譯有助于查新人員順利進(jìn)行外文檢索。

2）查新點(diǎn)提煉不確切。查新點(diǎn)是指需要查證的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)，即項(xiàng)目委托人自我判斷的新穎點(diǎn)，體現(xiàn)該項(xiàng)目新穎性的全部技術(shù)創(chuàng)新點(diǎn)，是從所委托項(xiàng)目的技術(shù)要點(diǎn)中提煉的實(shí)質(zhì)性核心內(nèi)容，是該課題中對(duì)某項(xiàng)技術(shù)、設(shè)備的主要?jiǎng)?chuàng)新、改進(jìn)、提高，應(yīng)當(dāng)突出該課題與其他文獻(xiàn)的不同點(diǎn)。查新點(diǎn)的準(zhǔn)確提煉是關(guān)系到查新工作順利進(jìn)行的重中之重，但是委托人往往忽視了這一問題的重要性，較為常見的問題：一是羅列課題或項(xiàng)目中的全部技術(shù)要點(diǎn)。把報(bào)告中所有重要的或者基本技術(shù)內(nèi)容全部作為查新點(diǎn)，甚至把創(chuàng)新點(diǎn)的提煉任務(wù)全部交給查新人員，致使無法順利展開查新工作。二是運(yùn)用短語式語句。把幾個(gè)短語式的詞句堆在一起構(gòu)成創(chuàng)新點(diǎn)，缺乏完整的、清晰的、條理的語言論述。比如：“一機(jī)多功能”“多用途”等，沒有列出具體的功能和用途；再如短語組合式的內(nèi)容，如“土壤含水量和土壤溫度現(xiàn)場(chǎng)巡測(cè)存儲(chǔ)+固定式墑情監(jiān)測(cè)無線傳送組網(wǎng)+節(jié)水灌溉測(cè)量與控制”，這種填寫方式不符合查新要求。三是創(chuàng)新點(diǎn)的表述沒有涉及具體的技術(shù)或工藝。有些委托合同填寫創(chuàng)新點(diǎn)時(shí)較多地運(yùn)用宣傳性、商業(yè)性、廣告式、口號(hào)式的詞語，沒有涉及該項(xiàng)目的關(guān)鍵技術(shù)或者重要技術(shù)，沒有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，無法確切地把握、表述項(xiàng)目的重點(diǎn)、要點(diǎn)。例如“多管齊下，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)”“緊抓要領(lǐng)，有的放矢”“進(jìn)行了系統(tǒng)總結(jié)”“提出了指導(dǎo)性建議”等表述方式。四是創(chuàng)新點(diǎn)避重就輕，籠統(tǒng)寬泛。對(duì)創(chuàng)新點(diǎn)的描述、整理過于簡(jiǎn)單、寬泛，幾個(gè)問題合而為一，一概而論，不能清晰、正確地逐條表述創(chuàng)新要點(diǎn)；或者是喧賓奪主，對(duì)非重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行大篇幅描述，卻對(duì)重點(diǎn)輕描淡寫、一筆帶過，干擾了查新人員的檢索思路以及檢索策略的制定。五是合同受理后反復(fù)修改創(chuàng)新點(diǎn)。委托合同受理后，查新工作已經(jīng)開始進(jìn)行，但有些委托人卻又重新提出創(chuàng)新點(diǎn)。查新工作是根據(jù)委托合同的創(chuàng)新點(diǎn)去制定檢索策略的，委托人如果改動(dòng)查新點(diǎn)就有可能意味著前期查新工作全部作廢，造成工作被動(dòng)。

3）關(guān)鍵詞不恰當(dāng)。關(guān)鍵詞應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容的主旨，要覆蓋項(xiàng)目的創(chuàng)新點(diǎn)，具有悟義性，在項(xiàng)目中有著明確的出處，并應(yīng)盡量采用《漢語主題詞表》或各專業(yè)主題詞表提供的規(guī)范詞。科研人員對(duì)所委托項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)應(yīng)當(dāng)了解，比較容易填寫，但基于讓查新人員查不到的想法，反而填寫一些自造詞或者多個(gè)詞語堆砌一起的短句，對(duì)關(guān)鍵詞把握不清。

4）項(xiàng)目技術(shù)要點(diǎn)內(nèi)容過于簡(jiǎn)單。查看項(xiàng)目技術(shù)內(nèi)容是查新工作人員對(duì)該課題進(jìn)行全面、概括性了解和掌握的途徑。有些合同在進(jìn)行技術(shù)要點(diǎn)的論述時(shí)，只論述課題的立項(xiàng)原因或者存在問題等，沒有對(duì)該項(xiàng)目的重要技術(shù)、關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行必要的概括性描述。

2 建議

2.1 熟悉查新流程，確保查新時(shí)間充足

查新工作需要委托方和查新人員共同合作完成。查新委托人在委托查新時(shí)應(yīng)提前和查新機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，熟悉查新流程，盡量提前做好查新準(zhǔn)備工作，與查新機(jī)構(gòu)簽訂合同并確定查新時(shí)間，盡量提供完備的查新背景資料以保證查新工作順利進(jìn)行。委托合同受理后盡量不要隨意改動(dòng)查新點(diǎn)，查新點(diǎn)改變意味著檢索策略也要改變，所檢索出來的文獻(xiàn)也不相同。另外，盡量提前委托，確保查新工作能有充足的時(shí)間進(jìn)行，這也是保證查新質(zhì)量的一個(gè)重要前提。

2.2 重視合同填寫，確保查新質(zhì)量

委托合同的每一項(xiàng)內(nèi)容對(duì)查新工作的順利進(jìn)行都起到不可或缺的作用。正確填寫委托合同非常重要，特別是技術(shù)要點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)的填寫，是順利開展查新工作、確保查新報(bào)告質(zhì)量的關(guān)鍵。技術(shù)要點(diǎn)盡量包含該項(xiàng)目的技術(shù)領(lǐng)域，解決的技術(shù)問題，技術(shù)方案，實(shí)施效果與主要用途，以及與其他類似項(xiàng)目在目標(biāo)、內(nèi)容、方法以及研究水平等方面的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)，可以引導(dǎo)查新員進(jìn)行檢索、識(shí)別和判斷。創(chuàng)新點(diǎn)要少而精，不要把項(xiàng)目的一般性技術(shù)列為查新點(diǎn)，主要填寫該課題中的創(chuàng)新、改進(jìn)、提高，或采取的新工藝、新方法，應(yīng)運(yùn)用簡(jiǎn)潔的語言逐條地描述清楚。主題詞不能使用自創(chuàng)或撰改的詞語，盡量避免使用生僻、復(fù)雜的詞匯，要提取該課題所在專業(yè)的技術(shù)術(shù)語，基本用語，概念明確、專指度高的詞語。

2.3 加強(qiáng)相互溝通，確保查新工作順利進(jìn)行

查新人員和查新委托人之間的有效溝通是保證查新質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。由于查新人員接觸所委托查新項(xiàng)目的時(shí)間有限，短時(shí)間內(nèi)不可能完全掌握項(xiàng)目的研究?jī)?nèi)容，需要和委托人進(jìn)行溝通，通過項(xiàng)目委托人的解釋和闡述，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地了解和把握所委托項(xiàng)目的研究?jī)?nèi)容，有利于查新工作及時(shí)、順利進(jìn)行。

3 結(jié)語

正確受理水利科技查新合同是查新工作的首要環(huán)節(jié)，查新委托合同的完備性、準(zhǔn)確性是順利展開水利科技查新工作的基本條件，因此委托人在填寫委托合同時(shí)盡量按照要求仔細(xì)填寫，以避免不必要的麻煩，積極配合查新人員順利完成查新工作，便于快速、準(zhǔn)確地獲取科學(xué)、客觀的查新報(bào)告，也是保證水利科研項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收、鑒定、評(píng)獎(jiǎng)等的一個(gè)重要條件。