優(yōu)化組織管理促進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展
——上海師范大學(xué)圖書館“085”工程項(xiàng)目組織管理實(shí)踐

胡振華 許繼新

優(yōu)化組織管理促進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展
——上海師范大學(xué)圖書館“085”工程項(xiàng)目組織管理實(shí)踐

胡振華 許繼新

(上海師范大學(xué)圖書館 上海 200234)

從改進(jìn)組織管理入手，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，嚴(yán)控項(xiàng)目流程，彰顯人性關(guān)懷，協(xié)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施過程中流程、技術(shù)、成本、進(jìn)度、質(zhì)量和人員等諸多關(guān)系，使項(xiàng)目整體效益最大化。文章對(duì)上師大圖書館“085”工程項(xiàng)目在創(chuàng)新組織管理方面的實(shí)踐探索進(jìn)行了總結(jié)。

優(yōu)化管理 質(zhì)量控制 “085”內(nèi)涵工程

編者按

上海市高等教育內(nèi)涵建設(shè)“085”工程建設(shè)項(xiàng)目正式啟動(dòng)已逾兩年，各校紛紛抓住難得的機(jī)遇，積極參與內(nèi)涵建設(shè)項(xiàng)目的申報(bào)。尤其是各館在公共服務(wù)平臺(tái)內(nèi)涵建設(shè)中，爭(zhēng)取到了許多項(xiàng)目，在文獻(xiàn)資源建設(shè)和讀者服務(wù)等領(lǐng)域開創(chuàng)了新局面。為鼓勵(lì)和表彰在“085”項(xiàng)目——圖書館項(xiàng)目建設(shè)中涌現(xiàn)出來的先進(jìn)單位和個(gè)人，推動(dòng)項(xiàng)目建設(shè)和服務(wù)的持續(xù)發(fā)展，上海市高等學(xué)校圖書情報(bào)工作委員會(huì)在市教育委員高等教育處的指導(dǎo)下，開展了2011－2012年度“085”工程建設(shè)圖書館項(xiàng)目的評(píng)優(yōu)活動(dòng)。上海師范大學(xué)圖書館、華東政法大學(xué)圖書館等13家單位受表彰，王楓、杜麗英等10人獲先進(jìn)個(gè)人稱號(hào)。2013年12月10日，先進(jìn)單位和個(gè)人的頒獎(jiǎng)儀式在華東政法大學(xué)長(zhǎng)寧校區(qū)舉行，部分先進(jìn)單位代表和先進(jìn)個(gè)人作了交流發(fā)言。會(huì)后，編輯部約請(qǐng)了部分獲獎(jiǎng)單位和個(gè)人撰文介紹“085”圖書館項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，現(xiàn)發(fā)表于此，以供同行交流和借鑒。

1 引言

上海師范大學(xué)圖書館依托學(xué)?！?85”內(nèi)涵建設(shè)工程項(xiàng)目，提出了“建設(shè)面向教師教育學(xué)科的數(shù)字資源平臺(tái)”的目標(biāo)和內(nèi)容。本項(xiàng)目緊緊圍繞教師教育的學(xué)科資源服務(wù)來展開，依據(jù)本校的學(xué)科特點(diǎn)和圖書館的資源優(yōu)勢(shì)，通過搜集、整合和引進(jìn)教師教育學(xué)科相關(guān)的各類型資源，構(gòu)建了“教師教育特色資源數(shù)據(jù)庫”，并擴(kuò)充了教師教育資源庫的軟硬件設(shè)備，為本校教師教育學(xué)科資源的建設(shè)和利用發(fā)揮了積極的作用。

數(shù)據(jù)庫平臺(tái)經(jīng)過二年多的建設(shè)，項(xiàng)目已初見成效，并于2012年12月18日正式投入使用。從項(xiàng)目資源構(gòu)建及使用情況看成效斐然，得到了校內(nèi)涵建設(shè)辦和學(xué)校師生的一致好評(píng)。在上海市高校圖書情報(bào)工作委員會(huì)組織評(píng)審的上海市高等教育內(nèi)涵建設(shè)“085”工程項(xiàng)目(2011－2012)年度評(píng)優(yōu)活動(dòng)中，上海師范大學(xué)圖書館獲得優(yōu)秀組織獎(jiǎng)。從項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)額度、項(xiàng)目集成程度、參與人員規(guī)模等諸多方面來看，對(duì)于上師大圖書館都是第一次。能夠確保質(zhì)量地按時(shí)完成項(xiàng)目，離不開對(duì)項(xiàng)目的優(yōu)化組織和高效管理。

2 項(xiàng)目成果豐富，用戶利用頻繁

上海師范大學(xué)圖書館“面向教師教育學(xué)科群的數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)”項(xiàng)目可細(xì)分為“教師教育數(shù)字資源建設(shè)”、“教師教育資源庫平臺(tái)及文獻(xiàn)資源庫建設(shè)”、“教師教育視頻資源庫建設(shè)”、“教師教育民國期刊庫建設(shè)”、“數(shù)字資源整合平臺(tái)硬件建設(shè)”和“上海師范大學(xué)師生作品成果庫建設(shè)”六個(gè)子項(xiàng)目。

數(shù)字資源建設(shè)子項(xiàng)目共計(jì)引進(jìn)與教師教育學(xué)科相關(guān)中外文數(shù)據(jù)庫10個(gè)，分別是:

(1)ISI Web of Science(SCIE，SSCI，A＆HCI)

(2)ISI Essential Science Indicators(ESI基本科學(xué)指標(biāo))

(3)EBSCO PsycBooks(美國心理學(xué)會(huì)電子圖書)

(4)EBSCO PsycCRITIQUES(心理學(xué)評(píng)論)

(5)EBSCO PsycEXTRA(心理學(xué)灰色文獻(xiàn))

(6)ProQuest Education Journals(教育期刊數(shù)據(jù)庫)

(7)ProQuest Psychology Journals(心理學(xué)期刊數(shù)據(jù)庫)

(8)ProQuest Research Library(綜合全文數(shù)據(jù)庫，贈(zèng)送)

(9)IEL(電氣電子工程師學(xué)會(huì)以及國際工程和技術(shù)學(xué)會(huì))

(10)超星學(xué)術(shù)視頻

以上教師教育相關(guān)學(xué)科中外文重要數(shù)據(jù)庫的引進(jìn)，實(shí)現(xiàn)了上海師范大學(xué)教師教育學(xué)科資源保障的完整性和全面性。投入使用后，利用情況良好，數(shù)據(jù)庫訪問量從上千次到上萬次以上不等，新增數(shù)據(jù)庫總的訪問量截至2013年9月達(dá)到22萬7千多次。

項(xiàng)目中的其他4個(gè)子項(xiàng)目以上海師范大學(xué)教師教育特色資源數(shù)據(jù)庫的形式為師生提供服務(wù)。該自建特色數(shù)據(jù)庫整合了本館所有與教師教育學(xué)科相關(guān)的各類型資源，同時(shí)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索。構(gòu)建了教師教育文獻(xiàn)庫、民國教育期刊庫和教師教育影視資源庫。

上海師范大學(xué)師生作品成果庫項(xiàng)目構(gòu)建了面向師生開放存取的成果數(shù)據(jù)庫平臺(tái)。本校師生可以注冊(cè)、上傳、修改、共享個(gè)人論文、專著、美術(shù)、音樂、影視、講座、課程、展覽等作品成果。目前該項(xiàng)目已測(cè)試開放使用，圖書館負(fù)責(zé)作品庫的維護(hù)、用戶審核、內(nèi)容審核、用戶培訓(xùn)等工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)添加圖書館收集產(chǎn)生的各類相關(guān)作品。

民國教育期刊庫收錄了館藏140余種民國教育期刊，29萬頁數(shù)據(jù)。再從館藏800余種民國非教育類報(bào)刊中，斟選出教育學(xué)相關(guān)文章近5萬篇。影視資源庫收錄適用于教師教育數(shù)據(jù)庫影視資源6500多種，數(shù)據(jù)量超4T。開通使用后，資源平均日點(diǎn)擊率超25次，單種資源最高點(diǎn)擊量超2800余次，總點(diǎn)擊量超16萬次，大大提高了視頻資源的利用率。

3 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，提高項(xiàng)目管理效率

圖1 上海師范大學(xué)圖書館“085”項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖

上海師范大學(xué)圖書館“085”內(nèi)涵建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施過程中參考了基于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制的矩陣式管理模型，根據(jù)特性對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了細(xì)分，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目組織進(jìn)行扁平化設(shè)計(jì)(見圖1)。

圖書館成立了由館長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，圖書館各個(gè)職能部門分管館長(zhǎng)為成員的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，決定了項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人。通過對(duì)項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)的監(jiān)督、領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)圖書館各個(gè)職能部門與項(xiàng)目組進(jìn)行協(xié)調(diào)，既實(shí)現(xiàn)了各個(gè)職能部門正常工作的有序進(jìn)行，又實(shí)現(xiàn)了職能部門對(duì)各個(gè)項(xiàng)目組人力、物力的保障。破解了在項(xiàng)目管理中難以處理的平級(jí)的各職能部門的關(guān)系問題。同時(shí)鑒于圖書館人員的分布現(xiàn)狀，各個(gè)子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人基本同時(shí)也是職能部門負(fù)責(zé)人，這樣避免了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與職能部門負(fù)責(zé)人的沖突。

總項(xiàng)目細(xì)分為6個(gè)子項(xiàng)目。各個(gè)子項(xiàng)目同時(shí)并進(jìn)，拉平了項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，從時(shí)間和管理上都減少了中間環(huán)節(jié)，減少了指揮鏈，縮短了完成項(xiàng)目的指揮權(quán)力線，促進(jìn)了項(xiàng)目執(zhí)行效率。

各個(gè)項(xiàng)目組成員的組成不是部門所有工作人員全部劃入，而是對(duì)項(xiàng)目再進(jìn)行工作細(xì)分，項(xiàng)目各個(gè)模塊的負(fù)責(zé)人成為小組成員，他們各自負(fù)責(zé)模塊執(zhí)行和管理相關(guān)參與工作人員。實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目執(zhí)行過程中的責(zé)任層層到個(gè)人，保證了項(xiàng)目完成質(zhì)量和速度。

上海師范大學(xué)圖書館“085”項(xiàng)目所采用的這種優(yōu)化的組織管理結(jié)構(gòu)對(duì)本項(xiàng)目的完成起到了至關(guān)重要的作用:第一，良好的組織管理結(jié)構(gòu)促使項(xiàng)目成員之間形成穩(wěn)定的合作關(guān)系;第二，良好的管理組織結(jié)構(gòu)幫助各項(xiàng)目任務(wù)合理分配;第三，良好的組織管理結(jié)構(gòu)有利于人才資源和信息資源的統(tǒng)籌分配和利用;第四，良好的管理組織結(jié)構(gòu)暢通了信息和任務(wù)上傳下達(dá)的途徑，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)高效按時(shí)完成。

4 嚴(yán)控管理流程，保證項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)施

項(xiàng)目先后銜接的各個(gè)階段被稱為項(xiàng)目管理流程。項(xiàng)目管理流程一般包括為五個(gè)部分:項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目控制過程、項(xiàng)目的收尾和后續(xù)維護(hù)。項(xiàng)目的收尾和項(xiàng)目的后續(xù)維護(hù)也稱為項(xiàng)目宣傳推廣階段。上海師范大學(xué)圖書館“085”項(xiàng)目的流程與此基本相同。

為了保障該項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，控制項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，上海師范大學(xué)圖書館項(xiàng)目組對(duì)該項(xiàng)目實(shí)施了嚴(yán)格的項(xiàng)目流程控制。每個(gè)階段都有起止時(shí)間要求，每個(gè)階段還細(xì)分各個(gè)分階段。流程每個(gè)分階段都有階段工作匯報(bào)，完成本階段工作后才能進(jìn)入下一階段的工作(見圖2)。

啟動(dòng)階段，圖書館獲得了學(xué)校下發(fā)的“085”工程相關(guān)文件，在認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)，調(diào)研學(xué)校、圖書館的需求、現(xiàn)狀和能力的基礎(chǔ)上，決定啟動(dòng)項(xiàng)目，確定了項(xiàng)目申報(bào)方向。

計(jì)劃階段，圖書館成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，確定項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人，成立專家顧問團(tuán)隊(duì)，對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)、可行性進(jìn)行了分析，撰寫了項(xiàng)目申報(bào)書進(jìn)行申報(bào)。在項(xiàng)目獲批后，確定了項(xiàng)目的實(shí)施方案，確定了各個(gè)子項(xiàng)目?jī)?nèi)容和有關(guān)負(fù)責(zé)人，對(duì)經(jīng)費(fèi)的分配制定了指導(dǎo)原則。

圖2 上海師范大學(xué)圖書館“085”項(xiàng)目流程圖

實(shí)施階段，根據(jù)每個(gè)子項(xiàng)目的實(shí)施方案，確定成員和工作人員，并進(jìn)行人員培訓(xùn)。細(xì)化各個(gè)子項(xiàng)目平臺(tái)設(shè)計(jì)方案、數(shù)據(jù)獲取方案、數(shù)字化方案、數(shù)據(jù)揭示方案，方案通過后，嚴(yán)格按照方案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，實(shí)施責(zé)任到人，按勞分配。

控制流程貫穿項(xiàng)目過程，依據(jù)項(xiàng)目方案制定項(xiàng)目完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和各個(gè)節(jié)點(diǎn)的完成標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)分配標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范，全程由校內(nèi)涵建設(shè)辦公室、館“085”項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人、子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目成員層層把關(guān)控制，及時(shí)反饋信息。如在實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)實(shí)施方案、工作計(jì)劃有問題，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理調(diào)整，如人員因能力或個(gè)人其他原因不能繼續(xù)承擔(dān)項(xiàng)目，則馬上做出調(diào)整。

宣傳推廣階段，對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行試運(yùn)行、平臺(tái)測(cè)試和成效評(píng)價(jià)，對(duì)前期工作進(jìn)行總結(jié)和驗(yàn)收，并制定測(cè)試、評(píng)價(jià)方案。根據(jù)測(cè)試評(píng)價(jià)結(jié)果將項(xiàng)目成果宣傳推送至各相關(guān)院系和部門，并跟蹤維護(hù)。

5 盤活人力資源，激發(fā)館員工作熱情

項(xiàng)目各階段的任何工作，歸根到底還是要有人來完成。選對(duì)人、用好人，是項(xiàng)目能夠取得豐碩成果的一個(gè)關(guān)鍵因素。

圖書館“085”項(xiàng)目不是一般的科研項(xiàng)目，它是一個(gè)平臺(tái)建設(shè)和資源整合工程，涉及到大量的信息搜集、采購、資料傳遞、數(shù)字化、數(shù)據(jù)揭示等繁瑣、重復(fù)、耗時(shí)的工作。僅有的幾個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和成員主要負(fù)責(zé)方案設(shè)計(jì)、各類規(guī)范、實(shí)施控制等宏觀、設(shè)計(jì)、管理等，上述工作需要大量的工作人員來完成。

圖書館“085”項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組在項(xiàng)目開展之初，就制定了盤活圖書館人力資源的計(jì)劃。項(xiàng)目主要參與人員有工作在讀者服務(wù)一線的，有工作在學(xué)科服務(wù)一線的，有工作在資源建設(shè)一線的;有工齡數(shù)十年的老職工，也有剛進(jìn)館的新館員。在圖書館基本工作人員的基礎(chǔ)上，根據(jù)其學(xué)科背景、工作能力、工作條件確定其項(xiàng)目分工。同時(shí)對(duì)項(xiàng)目各類工作進(jìn)行細(xì)分、量化，最大限度地吸引全館一線職工參與。該項(xiàng)目先后動(dòng)員了圖書館51名館員參與，占全館總?cè)藬?shù)的43%。所有的工作人員均采取按勞分配的原則來給予勞務(wù)補(bǔ)貼。通過盤活圖書館人力資源，根據(jù)勞動(dòng)量給予補(bǔ)貼的形式，提高了工作人員的滿意度，同時(shí)也使有限的項(xiàng)目勞務(wù)經(jīng)費(fèi)能夠用于改善圖書館職工收入水平。在此基礎(chǔ)上，項(xiàng)目獲得了全館職工的理解和支持，保障了項(xiàng)目按時(shí)按質(zhì)的完成。

胡振華，1965年生，女，上海師范大學(xué)圖書館副館長(zhǎng)、副研究館員;許繼新，1978年生，男，上海師范大學(xué)圖書館視聽中心主任，副研究館員。