淺談在建工程檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

魏軍霞

（新疆額河建管局 新疆 烏魯木齊 830000）

目前，我國(guó)水利水電建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期，不同規(guī)模及形式的水電工程如雨后春筍，星羅棋布的建造于各條江河上，每時(shí)每刻都有成千上萬(wàn)的建設(shè)者酣戰(zhàn)在這些工程項(xiàng)目上，如何把這些輝煌的時(shí)刻真真切切的記錄下來(lái)，作為一種歷史的見(jiàn)證，那就要做好工程檔案的管理工作。水利工程檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，同時(shí)工程檔案的質(zhì)量又是衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。它隨建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)始而建立，又隨建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程同步。目前，水利行業(yè)檔案管理工作很難達(dá)到同步管理，更難達(dá)到與工程建設(shè)同步完工，因此，做好在建工程的檔案管理工作顯得尤為重要。

1 在建水利水電工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

大型水利工程項(xiàng)目備受各級(jí)黨委、政府的重視與關(guān)注，但他們往往將建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)督等列為工作重點(diǎn)，忽視了檔案的收集、整理、歸檔、管理，導(dǎo)致重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作相對(duì)滯后，不利于工程項(xiàng)目的后期管理，導(dǎo)致工程檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，且影響后期各類工程驗(yàn)收工作，通過(guò)本人多年參與工程檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)如下幾點(diǎn)問(wèn)題：

1.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

許多水利工程項(xiàng)目承建單位往往將工作重點(diǎn)放在項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度和資金調(diào)度上，對(duì)工程建設(shè)檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，檔案管理意識(shí)淡薄。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)和管理的重要依據(jù)，忽視檔案的作用。往往會(huì)出現(xiàn)檔案管理人員為非工程技術(shù)人員，沒(méi)有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案設(shè)備配置也不齊全，還會(huì)出現(xiàn)工程竣工時(shí)，為應(yīng)付驗(yàn)收，才投入人力、物力，突擊填補(bǔ)檔案資料空缺，致使工程檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到有效保障。

1.2 檔案管理制度成為一種虛設(shè)

通過(guò)近幾年對(duì)各承建單位工程資料的檢查，深切體會(huì)到，各單位的工程資料管理制度雖健全，也制度上墻，但是，檔案管理人員對(duì)檔案制度并不熟悉，雖每天與它在一起，缺讓它成為檔案室的一種虛設(shè)，同時(shí)對(duì)檔案制度的執(zhí)行力度不夠。為使檔案管理工作制度化，須從一開(kāi)始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，并嚴(yán)格按照制度去規(guī)范檔案日常管理，用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低

通過(guò)參與這些年工程檔案的管理工作，發(fā)現(xiàn)普遍存在：一是檔案管理人員更換頻繁，且非專業(yè)檔案管理人員，大部分單位檔案人員為兼職，不是專職檔案管理人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏必要的工程檔案知識(shí)，不能很快進(jìn)入崗位角色，而且出現(xiàn)工程建設(shè)中人員變動(dòng)后檔案無(wú)人接管的現(xiàn)象，檔案質(zhì)量大打折扣。二是檔案管理人員對(duì)檔案要求不熟悉。由于大部分檔案管理人員是兼職未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，缺乏應(yīng)有的工程技術(shù)知識(shí)或檔案專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際工作中往往找不到工作的方向，不知從何處入手，造成歸檔材料不齊全、不規(guī)范等問(wèn)題。三是不能很好的將檔案管理與工程建設(shè)實(shí)際相結(jié)合。在日常工作中，憑主觀臆斷只收集紙張材料，忽略聲像材料的收集，造成最直觀，最形象的資料缺失，給工程資料的真實(shí)性打了折扣。

1.4 檔案管理的權(quán)責(zé)不明確

目前諸多工程中，都存在工程項(xiàng)目分包的現(xiàn)象，造成在檔案工作中，權(quán)責(zé)不明確，給檔案管理工作帶來(lái)影響。按照分包的有關(guān)要求，總承包單位有責(zé)任對(duì)分包單位的工程資料進(jìn)行督查。大多分包單位人員配備就不全面，更談不上專業(yè)。從分包的負(fù)責(zé)人到下面的施工管理人員，對(duì)工程資料的重視程度不夠，從工程資料的收集、整理、歸檔都存在缺陷，甚至因管理不善，造成資料丟失，更甚者會(huì)因自然災(zāi)害對(duì)工程資料造成損壞，故權(quán)責(zé)明確，加強(qiáng)檔案管理是保證工程資料齊全、完整的保證。

1.5 聲像檔案管理不規(guī)范

在諸多的在建工程中，聲像檔案的管理并不被重視，聲像檔案從收集、整理到歸檔仍存在諸多的問(wèn)題，比如：對(duì)聲像檔案的認(rèn)識(shí)還比較模糊，設(shè)備配備不齊全，攝影人員水平不高，拍攝內(nèi)容不全面，拍攝后缺乏必要的整理等問(wèn)題。由于上述各種因素的制約，使得最終形成的聲像檔案內(nèi)容不夠全面，質(zhì)量不高，影響后續(xù)電子檔案的編錄。同時(shí)，不能夠全面的反映整個(gè)工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。尤其是在工程結(jié)束后，此類檔案資料無(wú)法再次獲取，會(huì)成為檔案編制的一個(gè)缺陷，故加強(qiáng)聲像檔案管理勢(shì)在必行。

2 加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作的對(duì)策

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，注重宣傳

從多年的檔案工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，凡是單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的單位，加之配備一名專職檔案管理人員，工程檔案管理的情況相對(duì)較好。新疆額河建管局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作亦是專人領(lǐng)導(dǎo)，專職負(fù)責(zé)，做到責(zé)任層層分解，各負(fù)其責(zé)。同時(shí)還在日常工作中，宣傳檔案工作的重要性，通過(guò)實(shí)際案例讓大家意識(shí)到檔案的重要性，從而形成了建管局和各參建單位組成的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從人員體系上保證了檔案工作的順利開(kāi)展。

2.2 完善規(guī)章制度，注重貫徹落實(shí)

新疆額河建管局在成立之時(shí)，就制定印發(fā)了《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》，隨著各類工程建設(shè)的陸續(xù)展開(kāi)，通過(guò)與工程建設(shè)實(shí)際相結(jié)合，不斷修訂完善了檔案要求，最終針對(duì)在建工程印發(fā)了《檔案管理文件匯編》，該匯編中涵蓋了檔案管理辦法、細(xì)則，聲像檔案管理辦法及驗(yàn)收管理規(guī)定等章節(jié)，使工程參建各方統(tǒng)一了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，做到了檔案工作有章可循。在制度完備的條件下，更為重要的就是認(rèn)真貫徹落實(shí)這些規(guī)章制度，用規(guī)范的制度管理檔案，規(guī)范管理人員的工作，從而使檔案管理向規(guī)范化、制度化發(fā)展，確保工程檔案齊全完整，整理規(guī)范統(tǒng)一。

2.3 加強(qiáng)指導(dǎo)，跟蹤服務(wù)

按照新疆額河建管局檔案管理要求，建設(shè)單位檔案管理人員職責(zé)中的一條就是：加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理、施工單位檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并定期檢查。新疆額河建管局檔案管理人員一直秉承著在努力做好自身檔案的收集與整理工作的同時(shí)，積極督促和指導(dǎo)參建單位做好檔案工作的理念，采取定期或不定期地形式對(duì)參建單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，多次與參建單位就檔案管理工作進(jìn)行溝通，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。同時(shí)，因地制宜的進(jìn)行一些檔案培訓(xùn)，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，在培訓(xùn)過(guò)程中，將自身在檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和好的做法與參建單位檔案人員分享，幫助參建單位解決檔案管理中遇到的具體問(wèn)題，有效地控制檔案的形成質(zhì)量，減少因意見(jiàn)不一致而造成的返工工作量。

2.4 明確要求，同步實(shí)施

按照新疆額河建管局長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)于檔案管理工作的要求，各項(xiàng)目自立項(xiàng)始，就著手進(jìn)行文件材料的收集和整理工作。在簽訂工程建設(shè)合同、協(xié)議時(shí)，對(duì)檔案的收集、整理、移交又提出明確要求。同時(shí)，按照年度目標(biāo)管理考核工作，將工程檔案工作納入日常工作范疇，工程資料檢查與施工同步進(jìn)行，并提出明確要求，每年至少對(duì)各單位工程資料進(jìn)行2～3次檢查，每次檢查有記錄、有反饋，切實(shí)將工程檔案管理工作落到實(shí)處。

2.5 規(guī)范聲像檔案管理，便于查閱

在信息化飛速發(fā)展今天，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動(dòng)了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，對(duì)歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來(lái)，所以對(duì)聲像檔案的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)的各個(gè)階段，各監(jiān)理、施工單位都會(huì)產(chǎn)生大量的圖文資料，為保證電子類文件歸檔的完整性，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時(shí)，相應(yīng)電子文件同時(shí)歸檔。尤其要按照工程項(xiàng)目劃分，從單元、分部到單位工程，及時(shí)收集整理能夠是反映工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的圖片資料，按照統(tǒng)一載體，統(tǒng)一格式，形成一套系統(tǒng)、完整的聲像檔案。這樣不僅提高了檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，也對(duì)檔案編研工作起到了一個(gè)快速整合的作用。

3 結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案是工程建設(shè)全過(guò)程的綜合反映，有別于一般的檔案，它是由多個(gè)單項(xiàng)工程組成，周期長(zhǎng)，投資大，環(huán)節(jié)多。在整個(gè)工程建設(shè)中形成的檔案數(shù)量大，種類多，專業(yè)性強(qiáng)，是一份寶貴的資源。檔案工作作為工程建設(shè)管理的重要組成部分，日益成為一項(xiàng)維護(hù)工程經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益及記錄工程項(xiàng)目真實(shí)面貌的重要基礎(chǔ)性工作。水利工程檔案作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，只有參建各方做到領(lǐng)導(dǎo)重視、機(jī)構(gòu)人員落實(shí)、檔案制度健全、管理網(wǎng)絡(luò)建立、過(guò)程控制和全程跟蹤有效，即可保證搞好水利工程建設(shè)檔案管理工作，從而滿足水電建設(shè)快速發(fā)展要求?！?/p>