高校檔案管理存在的問題及解決對策

魏欣

（黑龍江省政法管理干部學(xué)院，哈爾濱 150080）

高校檔案管理存在的問題及解決對策

魏欣

（黑龍江省政法管理干部學(xué)院，哈爾濱 150080）

高校檔案管理活動是信息控制管理工程系統(tǒng)，包含了信息的輸入、存儲、加工、輸出等等信息傳輸、存儲過程，與其他文獻(xiàn)管理活動相比，它具有其他檔案管理系統(tǒng)所不具備的特殊性，在高校管理工作的基礎(chǔ)中，高校檔案管理為十分重要的地位。在各種形勢的影響下，許多的問題與不足擺在了當(dāng)前的高校管理工作面前。鑒于此情況，分析并提出意見和建議以改進(jìn)和加強(qiáng)高校檔案管理工作。

高校檔案管理；存在的問題；解決對策

從高校檔案的內(nèi)容來看，一所高校的過去與現(xiàn)在都被記載在高校檔案中，同時，一所高校的未來也被影射在高校檔案之中。從此可看出，學(xué)校的組成部分中高校檔案管理是不可或缺的的部分，做好高效管理工作更是能夠成為學(xué)校競爭力的一個指標(biāo)?？墒牵S多的問題與不足都隨新的形勢接踵而來，本文從檔案工作人員，學(xué)校規(guī)章制度等方面進(jìn)行分析，并且提出對應(yīng)措施。

一、高校檔案管理工作的任務(wù)

高校檔案管理活動是信息控制管理工程系統(tǒng)，包含了信息的輸入、存儲、加工、輸出等等信息傳輸、存儲過程，與其他文獻(xiàn)管理活動相比，它具有其他檔案管理系統(tǒng)所不具備的特殊性：（一）緩慢的檔案資源積累過程；（二）階段性的檔案管理過程；（三）具有依附性的檔案管理活動對檔案形成者；（四）對社會而言相對封閉的檔案管理工作。其主要任務(wù)：1.高校檔案工作通常按照貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)來統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃；2.針對高校檔案管理工作制訂與建立規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行；3.負(fù)責(zé)管理、接收、統(tǒng)計(jì)、保管全校的學(xué)生及教職員工的各類檔案［1］；4.開發(fā)檔案的公開與利用工作，負(fù)責(zé)檔案的編輯，參考文獻(xiàn)、詞條的檢索；5.做好重要檔案信息資源的保密工作；6.加強(qiáng)檔案信息工作的信息化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動，檔案宣傳工作和利用者進(jìn)行教育活動。

二、高校檔案管理目前存在的問題

1.檔案機(jī)構(gòu)設(shè)立在管理體制上不健全，黨辦、校辦下的科級建制占絕大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致歸屬校辦管理，編制少，人手不足，從而必然分工不夠具體，職責(zé)難以劃分清楚；2.檔案工作人員素質(zhì)偏低，大多數(shù)是半路出家，沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)上崗，業(yè)務(wù)知識缺乏，業(yè)務(wù)不精通已成普遍現(xiàn)象；3.檔案門類不全，不能滿足各種人群的具體需要；4.檔案材料不夠全面的收集，首先由于設(shè)備不全，所以檔案收集工作受到很大的限制，很多的學(xué)校不重視檔案管理工作，不購置完整的電子設(shè)備，把節(jié)省下來的經(jīng)費(fèi)過分地投資于科研建設(shè)，資金的分配有失妥貼，無論是在人員和時間方面還是在資金上，對檔案管理方面的投入都明顯不足，沒有認(rèn)識到合理的利用檔案資源是可以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益來反哺科研建設(shè)的，能夠處理好二者的關(guān)系是一舉兩得的好事；5.檔案管理沒能真正發(fā)揮作用，缺乏檔案管理意識。

三、高校檔案管理工作措施及創(chuàng)新

知識經(jīng)濟(jì)時代，信息爆炸時代都是當(dāng)今時代的特點(diǎn)。各行各業(yè)都在這個時代中發(fā)生著日新月異的變化。檔案管理工作要想跟得上時代發(fā)展的步伐，在新形勢下拓寬和創(chuàng)造更加廣闊的檔案管理空間，就必須在檔案管理的理論知識方面有所創(chuàng)新。政府職能部門都應(yīng)在隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善這一關(guān)鍵時刻考慮和應(yīng)對更大的問題，挑戰(zhàn)更加嚴(yán)峻的新局勢，另外，政府職能以及行政管理模式必然隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善不斷的變化與自我完善，對于檔案工作者來說工作的繁重必然與日俱增。檔案工作者如果沒有在新問題新挑戰(zhàn)面前，從思想上給予高度重視，在行動上積極去探索新的路子，在實(shí)踐上不斷創(chuàng)新，那么，定會被新的形勢發(fā)展所拋棄，非但不會促進(jìn)檔案管理工作的前進(jìn)，而且會嚴(yán)重地制約著檔案管理工作。

（一）檔案管理的創(chuàng)新基本含義

檔案管理工作的變化能否有明確的認(rèn)識直接關(guān)系到檔案管理人員要在思想觀念方面創(chuàng)新，如何對檔案管理工作的變化有明確的認(rèn)識要從過去檔案工作主的特性來看，從前是為政治服務(wù)，是相對封閉的，所以服務(wù)的方式也是被動接待為主，檔案工作在改革開放之后，產(chǎn)生了重大的轉(zhuǎn)變，不僅要為政治服務(wù)，而且還要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、教學(xué)科研、編史修志所服務(wù)。而且還要面向社會全面開放，并且要主動地開放檔案管理信息的資源，主動為改革開放的經(jīng)濟(jì)建設(shè)所服務(wù)。新的社會在社會主義市場經(jīng)濟(jì)建立后對檔案事業(yè)提出了新的更高的要求。檔案工作者只有在日益變化的新形勢下解放思想，更新理念，拓展創(chuàng)新，并且要研究新情況新問題，實(shí)現(xiàn)新的突破。創(chuàng)新思想的培養(yǎng)必須時刻是檔案管理工作者所重視的，創(chuàng)新思想不是平白無故的空想，必須以已有知識和技能以及思維想融合并產(chǎn)生在實(shí)踐當(dāng)中，創(chuàng)新思想必須具有獨(dú)特性，新穎性，靈活性，邏輯性，創(chuàng)新思想是可以不斷的培養(yǎng)的。所以，在工作中要十分注重創(chuàng)新思維的培養(yǎng)。檔案管理者如要在技術(shù)管理創(chuàng)新首先，要努力推進(jìn)管理模式的創(chuàng)新，自覺并且不斷堅(jiān)持在管理方法上的創(chuàng)新，在管理手段現(xiàn)代化不斷創(chuàng)新，堅(jiān)決摒棄因循守舊的思想，擺脫禁錮在檔案管理的落后理念。利用好檔案管理其實(shí)是利用好信息資源，同樣會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會效益，把被動的服務(wù)變成主動的服務(wù)，從靜態(tài)的管理與服務(wù)變成動態(tài)的管理與服務(wù)，積極從封閉的管理模式轉(zhuǎn)變成開放性的管理模式，要從單一的服務(wù)面向多元化多面的服務(wù)。并且，檔案管理工作要建立系統(tǒng)高效的數(shù)字化管理模式，由此才可以與新時代下的爆炸的信息時代想匹配，不會在日益繁重的數(shù)字與文字中苦苦掙扎。

（二）高校檔案管理工作具體措施

1.提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重要性的認(rèn)識。首先要把檔案管理工作納入學(xué)校工作規(guī)劃中的一部分。并要求教職員工對檔案管理知識進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)。把檔案管理工作作為學(xué)?？蒲泄芾碓u審晉級考核標(biāo)準(zhǔn)之一。2.健全高校檔案管理的外部設(shè)施及規(guī)章制度建設(shè)。首先，要派專職領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常工作的開展，要配備一定數(shù)量的專職檔案管理人員，根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)要求的特殊性，在全校形成相對穩(wěn)定的、牢固的、更新自主的檔案工作系統(tǒng)，更好的實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化，合理化，常規(guī)化，標(biāo)準(zhǔn)化管理。3.加強(qiáng)檔案管理工作人員素質(zhì)，穩(wěn)定隊(duì)伍，提高檔案管理人員素質(zhì)是提高檔案管理水平的必不可少的重要條件，在配備檔案人員中，要注重文化、年齡、性別、專業(yè)結(jié)構(gòu)層次的比例結(jié)構(gòu)，逐步增加檔案專業(yè)人員隊(duì)伍素質(zhì)的提升，要改變檔案管理人員穩(wěn)定性差的問題以及因此而產(chǎn)生的一系列問題，并且努力改善工作條件和福利待遇，更要從政治上關(guān)心檔案人員的成長［2］。4.不斷地提高檔案服務(wù)功能。服務(wù)也是一種管理，管理亦是一種服務(wù)，檔案管理人員的服務(wù)程度可直接檢驗(yàn)檔案管理工作優(yōu)與劣。標(biāo)準(zhǔn)比比皆是：是否檔案內(nèi)容完整，是否檔案查閱方便，把檔案利用者是否視為客戶，等等。

檔案保護(hù)因?yàn)槭且豁?xiàng)非常細(xì)致且煩瑣的工作，所以一定要定期檢查，而且要隨時檢查，更要隨時反省，防患于未然，要能夠意識到任何一個小小的疏忽將會給社會給國家?guī)頍o法挽回的損失，而高校檔案管理工作人員目前的工作相對而言比較被動，不同程度的存在不按規(guī)章制度辦事的現(xiàn)象，以及缺乏檔案保護(hù)意識和檔案管理責(zé)任人不明確的問題，責(zé)權(quán)界限不清的問題，還有問題相互推托的情況。對于檔案的質(zhì)量、數(shù)量重視不夠。與教學(xué)任務(wù)和其他的檔案管理相比較，對學(xué)生檔案的管理工作的重視不夠，對學(xué)生檔案管理的體制不完善。學(xué)校檔案的重要組成部分就是學(xué)生檔案，但是，高校往往對其忽視，沒有認(rèn)識到對于學(xué)生檔案工作的重要性，而且沒有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程。

［1］呂光.淺議高校檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)措施［J］.產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2006，（3）.

［2］馬新.淺談我國高等學(xué)校的檔案管理工作［J］.黑龍江科技

信息，2010，（5）.

［責(zé)任編輯：曲占峰］

Problem s and Solutions of Archives Management in College and University

WEI Xin

University archives management in college and university is engineering systems that mainly control in for mation,including inputting,storage and processing,outputting information and transmission of information.Comparing with other literature management activities,it has particularities that other file management systems do not have.It plays very important role in the basic management in college and university.Under the influence of a variety of circumstances,many of the problems and shortcomings are placed in front of the current university administration.In view of this situation,analyze and provide constructive advice and recommendations to improve and strengthen archives management in college and university.

archives management in college and university;existing problems;solutions

G717

：A

：1008-7966（2014）03-0159-02

2014-04-11

魏欣（1973-），女，黑龍江寧安人，工作人員。