淺析計算機(jī)技術(shù)在無紙化辦公中的應(yīng)用

陳麗麗

摘 要：無紙化辦公已經(jīng)成為各領(lǐng)域各行業(yè)的主流辦公模式，而計算機(jī)技術(shù)作為無紙化辦公有效實(shí)現(xiàn)的重要技術(shù)支撐，貫穿于無紙化辦公工作的整個過程，因此，可以說計算機(jī)技術(shù)催生了無紙化辦公。本文簡要介紹無紙化辦公的概念與特點(diǎn)，重點(diǎn)分析計算機(jī)技術(shù)在無紙化辦公中的應(yīng)用，以期使計算機(jī)技術(shù)在無紙化辦公中得到更好的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù)；無紙化辦公；應(yīng)用

1 無紙化辦公概述

無紙化辦公是將計算機(jī)技術(shù)與辦公相結(jié)合的新的辦公模式，是指在不用紙張辦公，在無紙化辦公環(huán)境中進(jìn)行的一種工作方式。無紙化辦公是人們在辦公中依靠計算機(jī)及計算機(jī)的相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對文字、圖形、圖像、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等信息進(jìn)行收集、處理、儲存、更新、維護(hù)、使用及傳播等一系列處理過程，進(jìn)而高效快捷地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。在計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用下，無紙化辦公與傳統(tǒng)辦公模式相比具有一定的優(yōu)勢，而這些優(yōu)勢正是由于無紙化辦公具有如下幾個特點(diǎn)：

第一，便捷高效性。傳統(tǒng)的辦公模式下，各種文件傳送、申請、單據(jù)的審批、簽字、蓋章等工作必須通過人員或郵遞的方式進(jìn)行，而這些傳送方式需要一定的時間才能完成。在無紙化辦公模式下，這些工作可依托計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，節(jié)省了大量的寶貴時間，同時由于無紙化辦公系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據(jù)各單位自身的實(shí)際情況來設(shè)計出個性化的流程，給工作提供了便捷條件，提高了工作效率。

第二，節(jié)約環(huán)保性。傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙張文件為主，這樣將消耗大量的紙張、油墨等材料。節(jié)約資源、倡導(dǎo)低碳是現(xiàn)代提倡的辦公理念，無紙化辦公可以通過計算機(jī)進(jìn)行編輯、瀏覽文件等，可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文件傳輸，這樣可以節(jié)省大量的資源，同時也做到了低碳環(huán)保辦公。

2 計算機(jī)技術(shù)在無紙化辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用分析

2.1 計算機(jī)Office辦公軟件等技術(shù)在無紙化辦公中的應(yīng)用

Office辦公軟件在無紙化辦公中的應(yīng)用最為普遍。Word、Excel、Powerpoint等是Office辦公軟件的常用組件。Word的主要功能是文本的輸入、編輯、修改、排版、頁面設(shè)置等。在無紙化辦公中，應(yīng)用Word來起草各種業(yè)務(wù)文本文件，如各種行文、通知、報告、論文、合同、寫作、排版等文字集中的工作，同時Word可以制定固定的文本模板。Word軟件的應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的筆紙方式的業(yè)務(wù)文本模式，利用模板節(jié)省了對同一類型文字材料制作的時間，方便了辦公人員對文字綜合材料的編輯、修改和儲存?zhèn)浞?。Excel的主要功能是表格數(shù)據(jù)處理工作。在無紙化辦公中，應(yīng)用Excel制作各種表格及數(shù)據(jù)處理工作，如進(jìn)行財務(wù)預(yù)算報表、人事工資統(tǒng)計報表、各種清單、數(shù)據(jù)匯總、數(shù)據(jù)跟蹤、函數(shù)運(yùn)算等工作。Excel軟件的應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的筆紙繪制表格、記錄數(shù)據(jù)及采用計算器進(jìn)行數(shù)據(jù)計算分析等方式，方便辦公人員對各類表格的制作，利用 Excel中自帶的函數(shù)、公式及模板對數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、核對、匯總、分析處理等工作。Word和Excel都是基于計算機(jī)的辦公軟件，為無紙化辦公提供了便利，提高了工作效率。

2.2 計算機(jī)多媒體技術(shù)在無紙化辦公中的應(yīng)用

計算機(jī)多媒體技術(shù)（Multimedia Technology）是利用計算機(jī)對文本、圖形、圖像、聲音、動畫、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關(guān)系和人機(jī)交互作用的技術(shù)。在無紙化辦公中，計算機(jī)多媒體技術(shù)應(yīng)用較為廣泛。在傳統(tǒng)的教育培訓(xùn)、召開會議、工作報告等各種交流活動中，主講人都是單純地以文稿形式進(jìn)行宣讀講解；在無紙化辦公中，對計算機(jī)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，都以計算機(jī)、投影儀等設(shè)備展示文字、圖形、圖像、音頻、視頻一體化，以圖文并茂、生動形象、人機(jī)交互的方式進(jìn)行的，打破了傳統(tǒng)信息交流媒體只能單向、被動地傳播信息，實(shí)現(xiàn)了人對信息的主動選擇和控制。計算機(jī)多媒體技術(shù)在無紙化辦公中的應(yīng)用，使其能夠更大地滿足辦公需求，為辦公活動提供更全面的技術(shù)支持與服務(wù)，提高了辦公的層次。

2.3 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息傳播技術(shù)在無紙化辦公中的應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)信息傳播技術(shù)是指將加工處理后的信息主動或被動地利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播的技術(shù)。在不斷提高辦公要求下，信息實(shí)時共享成為提高辦公效率的必要條件，而辦公信息實(shí)時共享必須在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息傳播技術(shù)的支持下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息傳播技術(shù)是依賴計算機(jī)而存在的。在無紙化辦公中應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息傳播技術(shù)已不可或缺。隨著Internet的迅猛發(fā)展及無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)Wi-Fi的發(fā)展，人們可以通過計算機(jī)在車站、廣場、賓館、咖啡廳、機(jī)場、車上等場所進(jìn)行辦公，并以E-mail 方式來接收郵件；以O(shè)A辦公軟件來進(jìn)行工作文件的傳遞、工作的請示及審批、通知的發(fā)布等；以視頻會議方式進(jìn)行遠(yuǎn)程會議的召開及工作的處理等。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息傳播技術(shù)在無紙化辦公中的應(yīng)用，打破了固定場所中紙質(zhì)方式的辦公模式，超越了空間的限制，縮短了信息傳遞的時間，達(dá)到信息實(shí)時傳遞，提高了信息處理的能力，靈活的工作程序，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的無紙化辦公。

3 結(jié)語

計算機(jī)Office辦公軟件技術(shù)、計算機(jī)多媒體技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息傳播技術(shù)，在無紙化辦公中的應(yīng)用已經(jīng)給辦公系統(tǒng)帶來了巨大的變化。隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各領(lǐng)域各行業(yè)的辦公人員應(yīng)該學(xué)習(xí)更多、更新的計算機(jī)技術(shù)，進(jìn)而不斷提高無紙化辦公效率與辦公質(zhì)量，使無紙化辦公水平滿足社會發(fā)展與進(jìn)步的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]張萬建.計算機(jī)信息傳輸技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2010，（30）：103.

[2]羅麗麗.完善高校無紙化辦公系統(tǒng)，提升行政管理效能[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2011，（34）：258.

（作者單位：中共牡丹江市委學(xué)校）