高校檔案創(chuàng)新管理的現(xiàn)狀及對策初探

張文華

(山東廣播電視大學(xué)，山東 濟南 250014)

時代在變化，經(jīng)濟在發(fā)展，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高校檔案像一面鏡子，真實的反應(yīng)了學(xué)校發(fā)展的進程，檔案管理工作越來越受到人們的重視，已經(jīng)成為學(xué)校發(fā)展的重要組成部分。由國家教育委員會6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理”中明顯說明了這一點。

一、高校檔案管理工作存在的現(xiàn)狀

1.學(xué)校思想重視不夠，管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理看起來簡單，其實是一個系統(tǒng)的復(fù)雜的工作，對管理人員要求很高，必須具備較高的思想意識及專業(yè)水準，否則很難勝任此項工作。但是由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠，加上各種待遇相對于專職教師有所區(qū)別，造成管理人員在工作中得過且過，牢騷滿腹，“人在曹營心在漢，思想不專一”，甚至出現(xiàn)嚴重的跳槽的想法，既使在檔案辦公室工作的人員，也養(yǎng)成了諸多不良的毛病，整體素質(zhì)水平不高。

2.檔案管理手段落后，經(jīng)費投入不足

雖然計算機已在高校檔案部門廣泛應(yīng)用，學(xué)校也配置了較高的管理軟件，由于管理手段落后，從計算機里呈現(xiàn)出來的檔案信息，還遠遠達不到現(xiàn)在檔案管理的要求，與高校的整體發(fā)展不能同步。也有部分學(xué)校決策者認識程度存在差異，管理手段落后，對檔案經(jīng)費投入太少，造成各種設(shè)施不健全，辦公條件差，檔案設(shè)施陳舊，工作人員的待遇低下，這些都嚴重影響了學(xué)校檔案工作的正常開展。

3.檔案管理制度不健全

無規(guī)矩不成方圓，任何事情必須有制度來制約才能達到最優(yōu)質(zhì)的效果。在檔案管理中一樣，必須有健全的制度才能使該項工作落到實處，雖然大部分學(xué)校也相應(yīng)的建立了一些管理制度，但是由于制度不健全，不能相互制約，讓制度基本上流于形式，工作人員不能按照制度來工作，對工作中出現(xiàn)失誤的人員沒有相應(yīng)的懲罰措施，工作中得過且過。

4.檔案利用率低

由于檔案人員的素質(zhì)不高，很多檔案信息不全，有用的內(nèi)容不全，無用的內(nèi)容寫了不少，實效性極差，這就不能為用人單位提供第一手相對可信的資料，不能發(fā)揮其本身的實用價值，造成檔案利用率不高的現(xiàn)象時有發(fā)生。

二、做好高校檔案管理工作的對策分析

1.變革檔案管理模式

計算機廣泛普及為檔案工作提供了科技保障，改變了過去完全靠手工填寫的歷史，大量復(fù)雜的手工勞動逐漸由計算機取代，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為電子文檔，變被動工作為主動工作，極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。模式上悄悄的在發(fā)生變化，由被動的、手工的、封閉的轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥?、電子的、開放的，這是高校檔案發(fā)展的必然趨勢。

2.創(chuàng)新檔案管理理念

理念決定思路，思路決定行動，要想把檔案管理工作真正落到實處，就必須轉(zhuǎn)變觀念，思想獲得解放，徹底地更新原有的落后思想。理念創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，要想管理過程中不斷變革，就必須在理念上做好調(diào)整，確保檔案價值的實效性。工作中我們牢牢把握“解放思想、實事求是、與時俱進、求真務(wù)實”的精神實質(zhì)，運用科學(xué)發(fā)展觀的思想不斷推進高校檔案管理創(chuàng)新，切實做好檔案的管理工作，為用人單位提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.創(chuàng)新管理工作機制

創(chuàng)新管理工作機制是改變過去檔案管理現(xiàn)狀的關(guān)鍵，和其他部門一樣引入競爭機制，實行競爭上崗，調(diào)動工作人員的積極性，激發(fā)個人潛力，達到能者上庸者下的格局，開拓創(chuàng)新的開展工作。要讓那些工作態(tài)度怠慢，思想意識不高的工作人員要有危機感，加大內(nèi)在的能動性，讓整個工作充滿活力。同時也加大獎勵制度，對那些工作突出的人員從物質(zhì)及年度考核中給予獎勵，在晉升職稱中給予照顧，營造良好的工作環(huán)境，讓他們干的舒心，干的輕松，找到相對的心理平衡。

4.加大經(jīng)費投入強化檔案管理的手段

信息化正在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，學(xué)校要在年度預(yù)算中加大投入，改善檔案管理條件，在硬件和軟件方面提供強大的支持，推進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。在管理手段上，進一步建立健全和完善各項規(guī)章制度，要積極引進新的管理技術(shù)，提高科技含量，使檔案管理手段由舊變新。

5.切實提高檔案工作人員的思想覺悟與素質(zhì)水平

針對高校檔案管理的工作人員也必須具備創(chuàng)新意識和創(chuàng)新精神，為此，我們要積極主動的培養(yǎng)他們的這種意識，全方位的加大管理人員的工作責(zé)任感。檔案部門雖然是“清水衙門”，我們要有“做個草根”的精神，耐得住寂寞，吃得了清苦，只有踏踏實實的一步一個腳印地開展工作，才能不愧對自己的良心。同時，一定要清清楚楚的認識到自己工作的價值所在，并非是可有可無的，我們要樂于奉獻，向先進學(xué)習(xí)，不斷進取，實現(xiàn)自己的人生價值。做個默默無聞的耕耘者，不做無所事事的守望者。

檔案管理既是管理又是業(yè)務(wù)，因此必須有過硬的專業(yè)本領(lǐng)，超高的創(chuàng)新理念，扎扎實實的業(yè)務(wù)功底才行，工作人員要從思想上充分認識到所從事工作的意義和責(zé)任，不斷加強自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷探索創(chuàng)新，對自己的工作提出高要求，以高姿態(tài)的熱情投入到工作中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，管理人員更要緊跟發(fā)展步伐，多學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)，新的工作方法，新的工作思路，不能落伍，不能被淘汰。

總而概之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校工作中不可缺少的組成部分，在加強檔案收集、整理的同時，又要提高我們的服務(wù)意識，跟上時代的節(jié)奏，我們要切實提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，把等、靠思想轉(zhuǎn)變?yōu)殚_拓創(chuàng)新觀念，把被動利用轉(zhuǎn)變主動開發(fā)，切實轉(zhuǎn)變工作理念。

［1］白光強.管理王國探密［M］.北京:中國經(jīng)濟出版社，2007.

［2］夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理［M］.南京:南京大學(xué)出版社，2002.