談環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量管理體系文件的宣貫

袁力

(江蘇省環(huán)境監(jiān)測(cè)中心，江蘇 南京 210036)

環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系文件是監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系建立和存在的基礎(chǔ)和證據(jù)，是質(zhì)量體系運(yùn)行的依據(jù)，是對(duì)質(zhì)量體系進(jìn)行管理、審核或評(píng)價(jià)的依據(jù)，是規(guī)范全體員工達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)的最適用、最切合實(shí)際的質(zhì)量法規(guī)，也是所有人員的行為規(guī)范和工作準(zhǔn)則［1］。員工對(duì)體系文件的正確理解和執(zhí)行反映了質(zhì)量管理體系的運(yùn)行效果，而全面保證和落實(shí)體系文件的宣貫則是體系運(yùn)行效果的重要因素。為此，結(jié)合工作實(shí)踐，從體系文件的宣貫職責(zé)、時(shí)機(jī)和形式上探討體系文件的宣貫內(nèi)涵，以切實(shí)發(fā)揮宣貫作用，為環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)體系文件的宣貫提供參考和借鑒。

1 各有側(cè)重，理清體系文件的宣貫職責(zé)

監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系文件一般包括兩類，一是內(nèi)部制定的文件，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、儀器操作規(guī)程、質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄等，二是來(lái)自外部的文件，包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、儀器說(shuō)明書(shū)等。其文件范圍廣泛，因此宣貫不能局限于某一方面，要做到宣貫全面并真正落到實(shí)處，必須分清宣貫職責(zé)，發(fā)揮不同層次人員的作用。

1.1 最高管理層負(fù)責(zé)通用性法律法規(guī)的宣貫

環(huán)保法律法規(guī)是每個(gè)進(jìn)入環(huán)保系統(tǒng)的人員應(yīng)該了解的行業(yè)法規(guī)，最高管理層處于機(jī)構(gòu)的頂層，對(duì)法律法規(guī)的獲取及領(lǐng)會(huì)應(yīng)更深刻及全面，對(duì)監(jiān)測(cè)人員學(xué)習(xí)掌握與監(jiān)測(cè)有關(guān)的法律法規(guī)起著指導(dǎo)性的作用。

1.2 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的宣貫

一般來(lái)說(shuō)，質(zhì)量負(fù)責(zé)人具有組織、建立、實(shí)施和維持機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理體系及其文件化工作的職責(zé)，建立的文件之間相互關(guān)聯(lián)，文件之間的接口必須清晰、準(zhǔn)確，通過(guò)對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的宣貫，給全體人員勾畫(huà)出實(shí)驗(yàn)室管理輪廓線，對(duì)管理體系有一個(gè)宏觀的了解［2］，使全體員工充分理解在質(zhì)量手冊(cè)這一綱領(lǐng)性文件下，如何實(shí)施和執(zhí)行其具體化的程序文件。

1.3 質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄、質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的宣貫

質(zhì)量記錄是體系運(yùn)行及管理的質(zhì)量活動(dòng)記錄，一般由質(zhì)量管理部門(mén)審核確定。通用型的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范首先應(yīng)由質(zhì)量管理部門(mén)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，再向相關(guān)部門(mén)及人員傳達(dá)宣貫，將有利于執(zhí)行效果的督促檢查。

1.4 檢測(cè)專業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)技術(shù)記錄、方法標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等的宣貫

技術(shù)記錄是根據(jù)檢測(cè)參數(shù)而設(shè)計(jì)的原始觀察及導(dǎo)出記錄，其設(shè)計(jì)和使用者是各專業(yè)部門(mén)，方法標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范更具不同檢測(cè)領(lǐng)域的專業(yè)性，由專業(yè)部門(mén)組織宣貫，其針對(duì)性強(qiáng)并更加合理。

1.5 綜合評(píng)價(jià)部門(mén)負(fù)責(zé)環(huán)境質(zhì)量及污染物控制等評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的宣貫

隨著環(huán)境質(zhì)量及污染物控制或排放標(biāo)準(zhǔn)的不斷發(fā)布及更新，對(duì)新標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用的準(zhǔn)確理解更顯重要，由綜合評(píng)價(jià)部門(mén)負(fù)責(zé)宣貫，強(qiáng)化了新標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用的準(zhǔn)確及規(guī)范性，為合理評(píng)價(jià)環(huán)境質(zhì)量提供保障。

2 有的放矢，找準(zhǔn)體系文件的宣貫時(shí)機(jī)

體系文件的宣貫時(shí)機(jī)應(yīng)根據(jù)體系文件的建立、修改及補(bǔ)充完善或標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范發(fā)布更新等不同時(shí)期，以及機(jī)構(gòu)人員重大變化、新進(jìn)人員等不同階段來(lái)確定，以保證全體員工持續(xù)理解和執(zhí)行體系文件［3］，及時(shí)了解和掌握文件內(nèi)容的更新和變化，積極參與并融入到體系運(yùn)行中。

2.1 質(zhì)量管理體系建立時(shí)的宣貫時(shí)機(jī)

該時(shí)期是體系文件宣貫的第一次，主要宣貫本單位制定的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等，使全體人員包括管理、技術(shù)、檢測(cè)和核查人員了解建立質(zhì)量管理體系的重要性，理解他們?cè)隗w系中的職責(zé)和作用，提高人人參與質(zhì)量體系的認(rèn)識(shí)，為后續(xù)執(zhí)行體系文件，使質(zhì)量管理體系運(yùn)行進(jìn)入既定軌道打下基礎(chǔ)。

2.2 質(zhì)量管理體系文件修訂后的宣貫時(shí)機(jī)

質(zhì)量管理體系是持續(xù)完善和不斷改進(jìn)的體系，當(dāng)認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則發(fā)生變化、當(dāng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置和人員發(fā)生變化、當(dāng)體系日常運(yùn)行及內(nèi)外部審核有修改完善需求時(shí)，均會(huì)對(duì)體系文件進(jìn)行修訂，修訂后的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行宣貫。

2.3 新標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范發(fā)布后的宣貫時(shí)機(jī)

檢測(cè)方法標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范是出具檢測(cè)數(shù)據(jù)的首要依據(jù)，其理解和執(zhí)行力最終體現(xiàn)了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否，當(dāng)新標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，應(yīng)從專業(yè)角度理解標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容或更新內(nèi)容，在適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)有針對(duì)性地實(shí)施宣貫，確保標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用的準(zhǔn)確和一致性。

2.4 人員變化后的宣貫時(shí)機(jī)

當(dāng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部新增部門(mén)或部門(mén)職責(zé)調(diào)整時(shí)、當(dāng)較多人員換崗時(shí)，體系文件需要修訂，宣貫重點(diǎn)應(yīng)針對(duì)新增部門(mén)及換崗人員，使其盡快掌握新崗位職責(zé)以及與體系的關(guān)聯(lián)性;當(dāng)機(jī)構(gòu)新進(jìn)人員時(shí)，應(yīng)進(jìn)行體系文件宣貫，使其了解本單位的質(zhì)量方針及目標(biāo)、了解所在部門(mén)的工作權(quán)限及本人的崗位職責(zé)、了解本人工作所依據(jù)的文件等，對(duì)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系具有初步的認(rèn)識(shí)。

3 形式多樣，豐富體系文件的宣貫形式

體系文件能否深入人心，真正成為每個(gè)員工的工作指南，并樂(lè)于接受和便于理解，其宣貫形式發(fā)揮著重要的作用，若宣貫過(guò)于單一冗長(zhǎng)或針對(duì)性不強(qiáng)，會(huì)使人興趣下降或乏味，起不到宣貫的效果。因此，采取形式多樣的宣貫方式，是激發(fā)關(guān)注度的良好策略，也能取得事半功倍的效果。

3.1 集中授課型宣貫

該形式適用于體系建立后的第一次宣貫以及體系文件改版并發(fā)生較大變化時(shí)。集中宣貫要求內(nèi)容全面，準(zhǔn)備充分，宣貫人應(yīng)理解認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則條款要求，能說(shuō)清說(shuō)透本單位體系文件及其實(shí)施要求與準(zhǔn)則條款要求的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

3.2 分散型宣貫

當(dāng)體系文件的修改內(nèi)容涉及部門(mén)和人員范圍少、或全體人員難于集中時(shí)，采用按專業(yè)部門(mén)宣貫，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)采樣、實(shí)驗(yàn)室分析、監(jiān)督管理部門(mén)等分別宣貫，或單獨(dú)對(duì)有需求的部門(mén)宣貫。分散型宣貫也適用于檢測(cè)方法標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范的宣貫。

3.3 內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)宣貫

將所有體系文件發(fā)布在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，供全體人員隨時(shí)學(xué)習(xí)。當(dāng)體系文件發(fā)生修訂時(shí)，可將修訂涉及的文件內(nèi)容及時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)更新發(fā)布，向全體人員宣貫，確保體系文件現(xiàn)行有效。網(wǎng)絡(luò)宣貫的優(yōu)點(diǎn)是及時(shí)性和全面性。

3.4 編制參考題宣貫

編制一套本單位質(zhì)量體系運(yùn)行參考題，可采取問(wèn)答題的方式，并對(duì)每道題注明應(yīng)該學(xué)習(xí)掌握的部門(mén)或崗位人員，供大家進(jìn)一步學(xué)習(xí)理解和重新溫習(xí)，不斷灌輸體系運(yùn)行知識(shí)，消化和鞏固學(xué)習(xí)成果，提高質(zhì)量體系的運(yùn)行效果。

3.5 利用試卷宣貫

根據(jù)需要在某特定時(shí)期內(nèi)采用考試方式進(jìn)行宣貫，可采用閉卷和開(kāi)卷兩種形式。閉卷一般針對(duì)年輕員工，通過(guò)一段時(shí)間強(qiáng)化學(xué)習(xí)，考察其掌握程度;開(kāi)卷針對(duì)的人群可多可少，視不同需要靈活變通。例如，某單位在2013年對(duì)體系文件進(jìn)行了較大范圍的改版修訂，為確保學(xué)習(xí)宣貫的有效性，了解單位全體人員對(duì)體系文件的理解掌握情況，根據(jù)各部門(mén)人員的崗位特性及應(yīng)知要求，采取一人一卷的方式，編制了宣貫試卷90余套，采用開(kāi)卷考核形式，要求認(rèn)真學(xué)習(xí)單位發(fā)布實(shí)施的體系文件，在兩個(gè)月時(shí)間內(nèi)獨(dú)立完成答題，最后再整理出答題中存在的集中問(wèn)題，在后續(xù)的宣貫中講解，取得了良好的效果。

3.6 通過(guò)競(jìng)賽宣貫

競(jìng)賽可在部門(mén)間進(jìn)行，要求專業(yè)部門(mén)、管理部門(mén)均派員參加，既可達(dá)到學(xué)習(xí)的目的，又可以提高全員的參與意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，是一個(gè)全員發(fā)動(dòng)的時(shí)機(jī)，更是一個(gè)全面普及的過(guò)程。

4 結(jié)語(yǔ)

體系文件宣貫是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，對(duì)認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則的理解、對(duì)持續(xù)改進(jìn)的管理體系的正確實(shí)施，需要不斷地接受、學(xué)習(xí)和傳播新知識(shí)，反復(fù)持續(xù)地宣傳，最終形成人人參與的良好氛圍，使質(zhì)量管理體系中各個(gè)過(guò)程的實(shí)施處于受控狀態(tài)，達(dá)到預(yù)期的質(zhì)量目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行。

［1］英智威.如何保證實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行［J］.現(xiàn)代測(cè)量與實(shí)驗(yàn)室管理，2012，20(2)：49 －50.

［2］陳衛(wèi)豐，倪曉天.實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量負(fù)責(zé)人必須重視的宣貫第一課［J］.污染防治技術(shù)，2011，24(1)：68 －70.

［3］中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì).ISO/IEC 17025：2005檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則［S］.