新時期下獨立學(xué)院行政秘書應(yīng)具備能力探析

柏賀達

摘要：獨立學(xué)院的行政秘書不是某個領(lǐng)導(dǎo)的專門秘書，而是為整個二級院系領(lǐng)導(dǎo)群體及所屬師生服務(wù)的，工作兼具管理性、服務(wù)性、奉獻性、協(xié)助性、參謀性、知識性、專業(yè)性及綜合性等諸多的特點。與此同時隨著時代的發(fā)展，新的教育體制改革和獨立學(xué)院自身更新也給行政秘書賦予了新的挑戰(zhàn)，本文將以作者多年獨立學(xué)院行政秘書的工作實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，探析新形勢下獨立學(xué)院行政秘書所應(yīng)具備的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院 行政秘書 能力

秘書，古已有之，該稱謂最早在我國出現(xiàn)的形式是指宮禁秘藏之書或秘密機要的文件。后來統(tǒng)治階級為保管宮廷中機密公文、書籍而專門設(shè)置了秘書這個職務(wù)。隨著人類社會的發(fā)展，資本主義市場經(jīng)濟逐漸發(fā)展擴大，秘書這個職位的演變也經(jīng)歷了從官職向社會職業(yè)轉(zhuǎn)變的過程。秘書這個崗位本是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴而存的，有領(lǐng)導(dǎo)自然就要有秘書的存在。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是一種有別于同事關(guān)系的特殊關(guān)系。這種關(guān)系處理的好壞事關(guān)乎全局工作的開展和秘書工作的成敗。獨立學(xué)院的行政秘書不是某個領(lǐng)導(dǎo)的專門秘書，而是為整個二級院系領(lǐng)導(dǎo)群體及所屬師生服務(wù)的，工作兼具管理性、服務(wù)性、奉獻性、協(xié)助性、參謀性、知識性、專業(yè)性及綜合性等諸多的特點。與此同時隨著時代的發(fā)展，新的教育體制改革和獨立學(xué)院自身更新也給行政秘書賦予了新的挑戰(zhàn)，本文將以作者多年獨立學(xué)院行政秘書的工作實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，探析新形勢下獨立學(xué)院行政秘書所應(yīng)具備的素質(zhì)。

1 多元化才能

獨立學(xué)院行政秘書往往所負(fù)責(zé)的工作面大，接觸職能部門范圍廣，需要在工作中勤奮學(xué)習(xí)，培養(yǎng)多元化的才能。比如：行政秘書日常主要工作重點就是為領(lǐng)導(dǎo)或本系或部門起草，撰寫申請、報告、發(fā)言稿、規(guī)章制度等，這就要求其應(yīng)具備的最基本素養(yǎng)是應(yīng)用文寫作的能力；獨立學(xué)院的黨支部書記、工會小組長，往往是由行政秘書兼做，這就要求行政秘書具有很高的政治領(lǐng)悟力和較高覺悟，方便相關(guān)工作的開展；行政秘書由于主要負(fù)責(zé)公文的來往記錄及傳遞，信息的溝通及協(xié)調(diào)，所以行政秘書通常也兼職本系或者部門的檔案管理員工作，這就要求行政秘書必須具備檔案整理、保存、提檔等，即檔案管理的能力；行政秘書還經(jīng)常是本部門或系的資產(chǎn)管理員，這就要求其必須具備資產(chǎn)的申請采購、建檔、日常維護等資產(chǎn)的管理能力；當(dāng)今是信息化社會，行政秘書往往還是本系或部門的信息聯(lián)絡(luò)員，即負(fù)責(zé)本系或部門網(wǎng)站的維護，建設(shè)等工作，這就要求行政秘書具有一定的計算機和互聯(lián)網(wǎng)的使用技能等等。

2 組織能力

此處的組織包括對工作項目合理分類的組織能力及活動的組織能力。獨立學(xué)院行政秘書面對著紛繁復(fù)雜的各項工作，需要通過對全局的把握，分配時間精力于各項工作中，保證各項工作能夠順利完成；行政秘書還應(yīng)該是一個好組織者，他需要為會議和活動作計劃，并落實安排，組織數(shù)據(jù)的填報等等。

3 協(xié)調(diào)溝通能力

獨立學(xué)院行政秘書需要與領(lǐng)導(dǎo)、同事、學(xué)生、其他職能部門等不同的角色打交道。在與領(lǐng)導(dǎo)的工作接觸中，好的溝通能力是秘書了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)思維方式和工作方法的有效途徑，也是汲取知識和豐富閱歷的智慧之源。通過思想的上下互動，才能協(xié)助好領(lǐng)導(dǎo)完成各項工作；在與其他同事的工作接觸中，良好的協(xié)調(diào)溝通能力，不僅可以避免產(chǎn)生誤解和矛盾，而且可以大大增加工作效率，便于組織其他教職工一起工作，又快又好的完成領(lǐng)導(dǎo)所交辦的任務(wù)；在與學(xué)生和其他職能部門的工作接觸中，好的協(xié)調(diào)溝通能力就像獨立學(xué)院整個管理機械部件中的潤滑劑，可以大大提高工作效率，甚至左右工作的完成結(jié)果。

4 靈活應(yīng)變應(yīng)對能力

盡管獨立學(xué)院行政秘書并沒有決策權(quán)，但是在一些特殊的情況之下，行政秘書還是要對一些問題進行處理和控制，以此來防止問題的擴大或減少損失的出現(xiàn)，這就是應(yīng)變能力。

靈活的應(yīng)變應(yīng)對能力是獨立學(xué)院行政秘書的職責(zé)所在，貢獻所在，價值所在。靈活的應(yīng)變應(yīng)對能力需要行政秘書通過所具備的多元化才能游刃有余的處理工作中的各項事務(wù)，尤其是處理突發(fā)事件。這種靈活應(yīng)變應(yīng)對能力也經(jīng)常需要行政秘書能夠想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想在開始做事之前，通過對事態(tài)變化的留心觀察和把握，適時的應(yīng)變應(yīng)對。

5 獲取新知識，并立足本職開拓創(chuàng)新的能力

隨著我國高校教育改革的不斷深化與拓展，高校管理不斷成熟與發(fā)展，對行政秘書的要求也越來越高。這對于我們行政秘書來說，既是機遇也是挑戰(zhàn)。一方面，我們要抓住利用機遇，充分利用自己已有的才能，為學(xué)院的管理與發(fā)展做出應(yīng)有貢獻。另一方面，我們還要堅持學(xué)習(xí)新知識、新觀念和新技能，走在時代變革的前面，時刻準(zhǔn)備迎接工作中的新要求、新挑戰(zhàn)。

立足本職，開拓創(chuàng)新，強調(diào)的是行政秘書要有創(chuàng)新意識。它是高校行政秘書服務(wù)日常行政管理工作的基本準(zhǔn)則，所有工作都必須以此為向?qū)АＴ谌粘５男姓芾砉ぷ髦?，行政秘書除了要對有關(guān)信息材料分類整理，向院系領(lǐng)導(dǎo)匯報外，更重要的是對所面對的工作任務(wù)首先進行一個全面的綜合分析，形成自己的思想和見解，利用創(chuàng)造性思維去貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖來完成工作任務(wù)，在看似呆板滯后的工作中尋求突破。開拓創(chuàng)新能力的形成需要行政秘書主動從工作觀念、方法和手段中尋找思路，敢于創(chuàng)新，只有不斷的勇于創(chuàng)新，去做、去實踐，才能為以后的工作開拓思路、方法從而更好的為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)。

6 團隊合作能力

隨著時代的進步，獨立學(xué)院行政秘書所涉及到的工作大多已不是能由其一人所能完成的，比如統(tǒng)計數(shù)據(jù)類報表的填寫，就需要系內(nèi)各教研室或老師協(xié)作完成，這就需要團隊合作的能力。營造好的人際關(guān)系環(huán)境是行政秘書處理團隊合作工作的基礎(chǔ)條件，之后就需要行政秘書能夠從全局及局部角度出發(fā)，擺清自身所處位置，團結(jié)合作，共同完成所分派任務(wù)。

7 個人心理容量修養(yǎng)

好的獨立學(xué)院行政秘書一定要具備好的心理容量修養(yǎng)。行政秘書的工作不僅繁雜，而且枯燥，加班是家常便飯，但往往得不到大家的認(rèn)可，收入與付出也多不成正比，這就需要行政秘書有較好的心理容量修養(yǎng)，以積極的心態(tài)面對工作；良好的心理容量修養(yǎng)還表現(xiàn)在能夠守得住秘密，行政秘書的日常工作經(jīng)常是與領(lǐng)導(dǎo)和機密文件打交道，涉及面廣，要求行政秘書能在平凡的崗位上仍然守住秘密，否則勢必造成院系內(nèi)部的混亂和矛盾。心理容量最重要的表現(xiàn)是能以海納百川的心態(tài)面對工作中的人、工作中的事。行政秘書往往是一個院系的窗口，形象往往代表著整個系的形象，所以行政秘書在待人接物方面一定要有禮貌有涵養(yǎng)，不管你正為多少繁雜的工作煩惱，都要將最好的精神面貌呈現(xiàn)出來。另外，行政秘書要懂得不管工作多辛苦，心內(nèi)的委屈有多少，都要用積極的心態(tài)面對工作，面對自己，能夠在日常生活中利用點點滴滴的時間學(xué)習(xí)新的技能，通過讀書、參加培訓(xùn)等等各種渠道完善自己、提高自己，將自己打造成綜合業(yè)務(wù)能力強的行政管理工作者。

參考文獻：

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