村集體經(jīng)濟組織財務現(xiàn)金支出的“原始憑證不合法手續(xù)不完備”問題之我見

郝樹朋

村集體經(jīng)濟組織財務現(xiàn)金支出的“原始憑證不合法手續(xù)不完備”問題之我見

郝樹朋

村集體財務執(zhí)法審計入賬“原始憑證不合法、手續(xù)不完備”問題，一直是相當部分村集體經(jīng)濟組織財務管理中存在的普遍的、較多的問題且多不被重視，原因是多方面的。那么何為“原始憑證不合法、手續(xù)不完備”呢？找到它的成因，把握好兩者的區(qū)別，準確定性和查糾此問題，對提高執(zhí)法審計的質(zhì)量，避免執(zhí)法過錯；對正確評估其內(nèi)控制約機制的有效性，規(guī)范村集體財務很有現(xiàn)實意義。下面就對此及相關問題談談自己的一點淺見。

一、什么是外來合法原始憑證

1、原始憑證按來源渠道分為外來的和自制的（自制的本文略）兩種。外來原始憑證是指在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時從其他單位或個人直接取得的原始憑證。比如在商場購物商場開具的發(fā)票、出差住宿旅店給開具的住宿費收據(jù)等。

2、合法原始憑證包括：（1）原始憑證所記錄反映的經(jīng)濟事項合法；（2）原始憑證上應填寫事項均一一填寫的全面、清晰、數(shù)字大小寫一致正確、蓋章名稱與發(fā)票臺頭一致。其中的“全面”也包括“付款人”一項不能空白。其中的“清晰”包括兩個方面的意思：一是字跡、數(shù)字、要清晰，沒有刮、補、挖、擦涂痕跡；二是所購商品名稱或開支項目要清晰具體，不能用模糊的“辦公用品”等非具體商品名稱或開支項目名稱來代替；（3）開票單位或個人開出發(fā)票、收據(jù)的蓋章或簽名名稱，應與應收款單位或個人的名稱相同。比如為本村小學開支教師節(jié)慰問款，該學校應當以學校的名義出具收據(jù)并蓋章，而不能由校長個人名義等代簽收。（4）由于多數(shù)發(fā)票的商品欄數(shù)所限，一次性購買較多不同商品而發(fā)票不能承載的，應當要求銷售方出具具體的購料單，作為原始憑證的附件入賬。比如購電料詳單、村委會在本村定點小賣部定期結(jié)算的每次購買商品時經(jīng)辦人的簽名單等。

3、不合法原始憑證的成因和重點問題

（1）“客觀不能”，即客觀上確實無法取得正式憑證，這里主要指發(fā)票。由于現(xiàn)實情況的復雜性，有的銷售方受客觀條件所限，確實無法取得正規(guī)發(fā)票給購買者，例如村集體在農(nóng)貿(mào)市場購買小雜品等。由于這些銷售者大多是無需辦理稅務登記的小商販，甚至是農(nóng)戶的自產(chǎn)自銷，客觀上沒有也不可能給購買者開具正規(guī)發(fā)票。

（2）“主觀不愿、故意、不知”。①主觀上不愿意取得正規(guī)發(fā)票，確切地說是不愿為了使用正規(guī)發(fā)票而支付稅款。所以一些商品銷售者為了少繳稅費、商品購買者為了低價夠買商品，就不要不開正規(guī)發(fā)票了。②銷售方出具的原始憑證被村集體購買經(jīng)辦人故意不合法。一些村集體經(jīng)濟業(yè)務經(jīng)辦人故意籠統(tǒng)模糊商品名稱或開支事項。如將購買的非單位公用的書籍，要求銷售方開成“學習資料”，將定期在本村定點小賣部結(jié)算購買的商品，在未附購貨明細的情況下開寫成“辦公用品”等。③做為農(nóng)村集體經(jīng)濟業(yè)務經(jīng)辦人甚至有的財務負責人更換較頻繁，沒有和很少經(jīng)過專業(yè)培訓，對合法原始憑證相關要求并不詳知，所以對對方開具的發(fā)票、收據(jù)看不出問題、提不出合法要求則在所難免。

原始憑證被故意被不合法問題，是原始單據(jù)不合法問題中的重點問題，應當特別注意。

二、什么是完備的開支手續(xù)

1、開支手續(xù)完備與否，筆者認為應從小、大兩個范圍去認定。小范圍是指村集體在帳內(nèi)原始憑證上記載的準完整與否，大范圍還應包括帳外對此項開支是否符合預算要求、限額審批等開支審批程序是否履行等，也就是說凡是未落實村集體開支審批制度有關規(guī)定就支出現(xiàn)金的，均屬開支手續(xù)不完備問題（大范圍開支手續(xù)完備問題本文略）。

2、完備的開支手續(xù)應該包括以下幾點

（1）財務負責人根據(jù)具體開支事項和額度預批支出。

（2）經(jīng)辦人據(jù)此支款辦理經(jīng)濟事項完畢后，在獲得的合法原始憑證上簽上經(jīng)辦人字樣、自己的名字和簽名日期。

（3）財務負責人在此憑證上審核簽名，并寫明具體開支事由或具體購物用途、注明簽審日期。

（4）經(jīng)辦人據(jù)此報賬。

上述第二、三步是開支手續(xù)完備的核心，之后是民主理財程序（本文略）。

三、不合法原始憑證與開支手續(xù)不完備的區(qū)分

一張已經(jīng)入賬的原始憑證，可能存在“原始憑證不合法、開支手續(xù)不完備”的多個問題，那么那些是“原始憑證不合法”問題，那些是“開支手續(xù)不完備”問題呢？筆者認為，不合法原始憑證指的是接收到的外單位和個人出具的發(fā)票、收據(jù)存在的不合法問題；而開支手續(xù)不完備則是指接收到外單位和個人出具的發(fā)票、收據(jù)后，村集體相關人員沒有為該原始憑證履行規(guī)定的手續(xù)就入賬的是開支手續(xù)不完備問題。可以看出，不合法原始憑證問題主要是開票方的問題，開支手續(xù)不完備則是村集體自己的問題，兩個問題一前一后，相對獨立，界限分明。

四、完備開支手續(xù)嚴密內(nèi)控機制

完備開支手續(xù)，是為了記錄和再現(xiàn)經(jīng)濟活動的關鍵節(jié)點，以達到明晰責任、民主管理加強制約的目的?？梢姮F(xiàn)金支出手續(xù)完備與否，應是評估村集體經(jīng)濟組織財務管理內(nèi)控制約機制是否有效的主要指標之一。執(zhí)法審計中時有發(fā)現(xiàn)，個別村集體的現(xiàn)金支出業(yè)務由財務負責人“一條龍”辦理。什么意思呢？就是從支款、經(jīng)辦、付款、審批均是同一個人獨攬，筆者稱這種現(xiàn)象為“一條龍”支出，直接實例是已入賬的支出原始憑證上手續(xù)不全，主要特征是沒有經(jīng)辦人簽名，其成因主要是審批人在原始憑證上審核簽名但不愿再顯現(xiàn)自己還是經(jīng)辦人形成；還有不少的案例是原始憑證上開支事由用途或無或不詳，其成因相當一部分是故意不為之。使村集體的經(jīng)濟活動不能詳準全面的再現(xiàn)，產(chǎn)生管理制約漏洞，有可能掩蓋著這樣和那樣的看似問題不大的大問題。我們知道，嚴密有效的內(nèi)控制約機制是確保村集體資金安全、有效的重要保證，完備開支手續(xù)是確保村集體資金安全、有效的重要保證之一，因而我們對村集體現(xiàn)金開支手續(xù)不完備問題不可輕視，應加強審計監(jiān)督，嚴格執(zhí)法，認真加以解決。

五、“不合法原始憑證開支手續(xù)不完備”與“白條入賬”

筆者認為，“白條入賬”是一個沒有標準定義且有認識差異的一些財務管理和審計執(zhí)法人員的習慣口語，但執(zhí)法法規(guī)中都沒有“白條入賬”一詞。所以在審計執(zhí)法中將“原始憑證不合法、開支手續(xù)不完備”的問題慣性簡化定性為“白條入賬”，極易形成審計執(zhí)法案件的于法無據(jù)、定性錯誤的執(zhí)法過錯，因此應當特別注意糾正。

（作者單位：辛集市農(nóng)村經(jīng)濟管理站）