榆林中小煤炭企業(yè)銷售管控系統(tǒng)的研究與應(yīng)用

郭紅波，石鎮(zhèn)祥

(榆林學(xué)院 信息工程學(xué)院，陜西 榆林 719000)

煤炭作為我國的主要能源，在國家經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中占據(jù)著重要的地位。經(jīng)歷了煤炭行業(yè)“十年黃金期”，煤炭生產(chǎn)工業(yè)得到空前的發(fā)展。市場的繁榮致使地方煤炭企業(yè)形成了“粗放式”管理現(xiàn)狀[1]，隨著近年來煤炭市場降溫，煤炭企業(yè)之間的競爭越加激烈，越來越多的企業(yè)意識到精細(xì)化管理的重要性。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，互聯(lián)網(wǎng)+時代，只有借助規(guī)范化的管理手段，并結(jié)合成熟信息技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)向管理要效益的目標(biāo)[2-3]。同時，在信息化推進(jìn)的過程中，不能只考慮到技術(shù)的先進(jìn)性，還要考慮到企業(yè)的投入成本和具體業(yè)務(wù)需求。

1系統(tǒng)建設(shè)的必要性分析

榆林市煤炭資源豐富，能源產(chǎn)業(yè)發(fā)達(dá)，整個地區(qū)有600余家煤礦和洗煤廠，除了部分大型國有企業(yè)外，中小煤炭企業(yè)占據(jù)了半數(shù)以上。對于煤炭銷售業(yè)務(wù)，與大型煤企相比，沒有穩(wěn)定的銷售渠道和物流運(yùn)輸保障[4]，中小煤企的客戶大多分散且不穩(wěn)定，而且客戶的來源長期依賴一些有銷售渠道的業(yè)務(wù)員來維系，俗稱“煤販子”。業(yè)務(wù)員不僅是幫助煤炭企業(yè)和客戶之間建立銷售關(guān)系的中間人，同時也實(shí)際參與到了煤炭銷售過程中，比如煤炭物流發(fā)貨和賬務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)，而且每個業(yè)務(wù)員名下通常維護(hù)著多家下游客戶。

另外，出于監(jiān)管的需要，政府煤炭管理部門要求區(qū)域內(nèi)各個煤礦使用統(tǒng)一的磅房系統(tǒng)，作為區(qū)域內(nèi)所有煤礦的通用系統(tǒng)，該系統(tǒng)功能有限，只停留在對空車和重車噸位的記錄。對于煤礦而言，無法做到對內(nèi)和對外的全方位數(shù)據(jù)化監(jiān)管和控制。因此，部分煤礦采用了智能射頻卡模式，但是該模式涉及到規(guī)范化停車場等基礎(chǔ)設(shè)施和相關(guān)硬件設(shè)備的建設(shè)，具有成本高、周期長的特點(diǎn)，不符合中小煤炭企業(yè)的實(shí)際需求。還有一部分中小煤礦采用傳統(tǒng)的通行證出入模式，這種模式管理漏洞特別多，導(dǎo)致內(nèi)外勾結(jié)偷煤、漏煤事件常有發(fā)生。

由于煤炭產(chǎn)品的銷售一般具有數(shù)量多、金額大的特點(diǎn)，因此作為上游煤炭生產(chǎn)和加工商，如何既能保證對外銷售業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，又能有效控制內(nèi)外業(yè)務(wù)人員的徇私舞弊，同時還要處理好業(yè)務(wù)員這個中間環(huán)節(jié)是煤炭企業(yè)銷售管理過程中最為重要的一環(huán)。鑒于此，本文提出一個實(shí)用性強(qiáng)，且能低成本、零周期投入使用的銷售管控系統(tǒng)，封堵管理漏洞，實(shí)現(xiàn)高效、透明化管理，從而保護(hù)企業(yè)切身利益。

2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計

銷售管控系統(tǒng)以發(fā)貨單為核心，覆蓋了中小型煤炭企業(yè)的所有銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，涉及到了業(yè)務(wù)員、發(fā)貨單管理員、煤車司機(jī)、裝車工、磅房工作人員和門衛(wèi)這幾個崗位人員的聯(lián)動協(xié)作。發(fā)貨單一式四聯(lián)、編號統(tǒng)一，包括提煤單、裝車聯(lián)、出門證和存根聯(lián)，按本裝訂，每本發(fā)貨單包含多份單據(jù)，而一份單據(jù)只能用于一車煤炭的銷售業(yè)務(wù)。

發(fā)貨單管理員將未使用的發(fā)貨單新增入庫，業(yè)務(wù)員作為客戶的代理人，按本領(lǐng)取發(fā)貨單并繳納押金，發(fā)貨單管理員在系統(tǒng)登記領(lǐng)用情況。業(yè)務(wù)員領(lǐng)取發(fā)貨單并根據(jù)下游客戶的實(shí)際需求，在發(fā)貨單上填好客戶、煤種后交給該客戶委托運(yùn)輸?shù)拿很囁緳C(jī)，煤車司機(jī)填寫車號，空車駛?cè)氲V區(qū)，手持提煤聯(lián)作為空車過磅依據(jù)，磅房人員填寫皮重，并在系統(tǒng)輸入提煤單編號、業(yè)務(wù)員、客戶名稱、煤種、皮重和車牌號等空車過磅信息。司機(jī)空車過磅以后，到了煤場裝車，將裝車聯(lián)交給鏟車司機(jī)，然后重車過磅，再由磅房人員填寫毛重并將提煤單收回，同時，磅房人員完善該單交易中的毛重等重車信息。重車準(zhǔn)備駛出礦區(qū)，將裝車聯(lián)交給門衛(wèi)，門衛(wèi)核對貨單無誤后，煤車出門。

業(yè)務(wù)員在使用完整本發(fā)貨單后，將存根聯(lián)統(tǒng)一交回，發(fā)貨單管理員在系統(tǒng)登記使用情況，其中有作廢單據(jù)需求在系統(tǒng)作廢該單號。提煤單、裝車聯(lián)和出門證由各部門統(tǒng)一定時回收，全部業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖

本文提出的銷售管控系統(tǒng)，以發(fā)貨單為核心，業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)時，以流程化管理作保障，業(yè)務(wù)發(fā)生后，以發(fā)貨單編號為核心基礎(chǔ)，使得整個業(yè)務(wù)在事中和事后都得到了有效的控制。只有當(dāng)統(tǒng)一編號的提煤單、裝車聯(lián)和出門證全部在系統(tǒng)核銷無誤后，才代表此項(xiàng)業(yè)務(wù)全部結(jié)束。由于發(fā)貨單業(yè)務(wù)中單據(jù)數(shù)量龐大，工作人員在發(fā)放、回收等管理過程中任務(wù)量特別大，鑒于此，專門設(shè)計了配套的軟件系統(tǒng)，并結(jié)合條形碼技術(shù)，充分發(fā)揮信息技術(shù)在企業(yè)管理中的作用。

3 軟件系統(tǒng)的設(shè)計

3.1 功能設(shè)計

根據(jù)上述業(yè)務(wù)流程的設(shè)計，考慮到煤炭企業(yè)各個崗位工作人員的實(shí)際工作環(huán)境和條件限制，將軟件核心業(yè)務(wù)集中鎖定到發(fā)貨單和磅房崗位上，系統(tǒng)功能設(shè)計為基礎(chǔ)管理、發(fā)貨單管理、單據(jù)回收管理、磅房管理和系統(tǒng)管理五大模塊，總體功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

圖2 軟件系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

(1)基礎(chǔ)信息管理模塊主要是對系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)員、客戶和煤種信息的新增、刪除、修改和查詢。其中，在客戶的管理中體現(xiàn)其和業(yè)務(wù)員之間的從屬關(guān)系，在業(yè)務(wù)員管理中包含其信用額度的設(shè)置。

(2)發(fā)貨單管理模塊主要負(fù)責(zé)發(fā)貨單的日常管理和企業(yè)外部業(yè)務(wù)員的交互業(yè)務(wù)，包括發(fā)貨單新增入庫、業(yè)務(wù)員的領(lǐng)用和回收、企業(yè)內(nèi)部的查詢統(tǒng)計等業(yè)務(wù)。該模塊結(jié)合條形碼掃描槍作業(yè)。

(3)單據(jù)回收管理主要負(fù)責(zé)內(nèi)部提交的各類單據(jù)的核銷業(yè)務(wù)，包括提煤單、裝車聯(lián)、出門證和作廢單的回收處理。該模塊與前面的發(fā)貨單模塊業(yè)務(wù)聯(lián)動，一旦某一本發(fā)貨單被業(yè)務(wù)員領(lǐng)用，該本發(fā)貨單包含的所有單號將自動輻射產(chǎn)生，等待回收。同時，提供查詢統(tǒng)計功能，操作人員可以全面監(jiān)控所有發(fā)貨單的使用情況，精準(zhǔn)跟蹤每一張單據(jù)。該模塊業(yè)務(wù)全程使用條形碼掃描槍作業(yè)。

(4)磅房管理模塊是對過磅信息的完整記錄，包括過磅信息的錄入、審核業(yè)務(wù)。除此之外，為銷售人員提供高效的報表功能，可根據(jù)業(yè)務(wù)員、客戶和煤種等條件靈活統(tǒng)計，方便與客戶對賬，同時供企業(yè)銷售部門全面掌握煤炭銷售狀況。

(5)系統(tǒng)管理負(fù)責(zé)員工賬號、角色權(quán)限的分配和日常管理。

3.2 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計

據(jù)庫采用典型的“三范式”設(shè)計，根據(jù)上述軟件功能結(jié)構(gòu)，主要設(shè)計了業(yè)務(wù)員表、客戶表、煤種表、發(fā)貨單表和單據(jù)回收這5張業(yè)務(wù)表，設(shè)計工具使用PowerDesigner。其余用戶表、角色表等系統(tǒng)表在文中不再贅述。

業(yè)務(wù)員表、客戶表和煤種三張數(shù)據(jù)庫表，主要用來存儲系統(tǒng)運(yùn)行必要的基礎(chǔ)信息，支撐系統(tǒng)中基礎(chǔ)模塊業(yè)務(wù)，從而為其他模塊提供所需的基礎(chǔ)信息，其中客戶表和業(yè)務(wù)員表是多對一的聯(lián)系。

磅房表中存儲著企業(yè)所有煤炭銷售數(shù)據(jù)，每條過磅記錄對應(yīng)每一車煤的銷售狀況，詳細(xì)地記錄了客戶、煤種、價格、車牌號等信息，其中狀態(tài)有“正?！焙汀白鲝U”兩種狀態(tài)，煤種編碼是外鍵。同時，每條過磅數(shù)據(jù)與唯一的發(fā)貨單編號相對應(yīng)，是用發(fā)貨單管控煤炭銷售過程的必要依賴。磅房管理由于需要具備審核功能，因此審核標(biāo)志字段以0、1、2三種狀態(tài)存儲，表示未審核、未通過和審核通過狀態(tài)。

發(fā)貨單表用來存放整本發(fā)貨單的新增、領(lǐng)用和回收記錄，因?yàn)樵擁?xiàng)業(yè)務(wù)涉及到與業(yè)務(wù)員之間的交互，因此業(yè)務(wù)員編碼字段設(shè)置為外鍵。其中，發(fā)貨狀態(tài)用0、1、2分別表示未領(lǐng)用、已領(lǐng)用待回收、已回收三種業(yè)務(wù)狀態(tài)。

單據(jù)回收表是用來存放每一張發(fā)貨單對應(yīng)的各聯(lián)的回收記錄，因此有提煤狀態(tài)、裝車狀態(tài)和出門狀態(tài)對應(yīng)這三種狀態(tài)，0代表未回收、1代表回收。由于每本發(fā)貨單對應(yīng)著多張發(fā)貨單，因此發(fā)貨單本編碼是外鍵。另外，對于作廢單據(jù)，專門設(shè)置了一個作廢狀態(tài)標(biāo)志。

4系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

對于中小煤炭企業(yè)的銷售管控系統(tǒng)，系統(tǒng)的用戶量相對較少，但是其發(fā)貨單和過磅的數(shù)據(jù)量又比較大，平均每天這兩類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)就能產(chǎn)生幾千條記錄?？紤]到上述特點(diǎn)，系統(tǒng)采用具有高效數(shù)據(jù)處理能力的C/S架構(gòu)[5]，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過程使用C#編程語言、Winform框架和Sql Server數(shù)據(jù)庫。由于系統(tǒng)包含功能較多，受篇幅所限，本文將以一個發(fā)貨單模塊來描述系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過程。

4.1 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

系統(tǒng)采用三層架構(gòu)和實(shí)體類庫(Model)來實(shí)現(xiàn)，三層架構(gòu)分為：表現(xiàn)層(UI)、業(yè)務(wù)邏輯層(BLL)、數(shù)據(jù)訪問層(DAL)。

實(shí)體類庫(Model)主要存放數(shù)據(jù)庫中的表字段。數(shù)據(jù)訪問層(DAL):主要是存放對數(shù)據(jù)類的訪問，即對數(shù)據(jù)庫的添加、刪除、修改、更新等基本操作；業(yè)務(wù)邏輯層(BLL)對傳送數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯判斷分折，并進(jìn)行傳送正確的值。用戶界面層(UI)是人機(jī)交互的接口，輸入時傳遞數(shù)據(jù)給BLL層，查詢時將數(shù)據(jù)正確返回到界面。

4.2 發(fā)貨單模塊的實(shí)現(xiàn)

發(fā)貨單管理模塊的操作可以分為新增、領(lǐng)用、回收和統(tǒng)計查詢四大業(yè)務(wù)板塊，程序流程如圖3所示。

(1)新增：操作人員進(jìn)入發(fā)貨單新增界面，通過輸入每本發(fā)貨單的首頁和最后一頁的單據(jù)號，自動添加該本發(fā)貨單的本編碼，將未入庫的發(fā)貨單新增，并將該本貨單的發(fā)貨狀態(tài)設(shè)置為0。

(2)領(lǐng)用：在業(yè)務(wù)員領(lǐng)用發(fā)貨單時，操作員進(jìn)入領(lǐng)用界面，自動顯示未領(lǐng)用的發(fā)貨單列表，根據(jù)實(shí)際領(lǐng)用發(fā)貨單的本編碼查詢篩選，并進(jìn)行登記其領(lǐng)用狀況。保存之后狀態(tài)自動更新為1，并將該本發(fā)貨單所有的單號輻射到單據(jù)回收數(shù)據(jù)庫表中。

(3)回收：業(yè)務(wù)員交回發(fā)貨單時，操作員進(jìn)入回收界面，自動顯示已領(lǐng)用待回收的發(fā)貨單列表，根據(jù)實(shí)際交回的發(fā)貨單本編碼查詢篩選，并登記其回收狀況，保存之后狀態(tài)自動更新為2，至此，該發(fā)貨單所有業(yè)務(wù)全部結(jié)束。

(4)統(tǒng)計查詢：根據(jù)輸入的發(fā)貨單編號、單據(jù)狀態(tài)、時間段等條件查詢數(shù)據(jù)庫中所有發(fā)貨單記錄，并統(tǒng)計單據(jù)數(shù)量。

以上功能在操作時自動讀取操作員和操作時間，全部兼容條形碼掃描槍作業(yè)。

圖3 發(fā)貨單管理程序流程圖

4.3 系統(tǒng)應(yīng)用

X煤礦于2010年在榆林市榆陽區(qū)成立，主要從事煤炭開采、加工等方面業(yè)務(wù)，年產(chǎn)量達(dá)200萬噸。2016年以來煤炭市場升溫，產(chǎn)量和銷售迅速上升的同時,銷售發(fā)貨方面的管理漏洞也愈加明顯，經(jīng)常出現(xiàn)單據(jù)丟失、人工統(tǒng)計誤差頻繁等狀況，給磅房工作人員和業(yè)務(wù)員在核對銷售數(shù)據(jù)時造成很多困難，而且在雙方對銷售數(shù)據(jù)有爭議時需要查詢手工底賬，費(fèi)時又費(fèi)力，效率極其低下。為了進(jìn)一步強(qiáng)化管理，X煤礦考察了智能一卡通等方案，發(fā)現(xiàn)不僅系統(tǒng)建設(shè)成本高，而且匹配系統(tǒng)的智能停車場更是不具備實(shí)施條件，因此于2018年委托榆林學(xué)院智能礦山團(tuán)隊(duì)研發(fā)了本系統(tǒng)。

系統(tǒng)于2018年11月在X煤礦上線運(yùn)行，為了方便維護(hù)和更新，租賃阿里云服務(wù)器，解決了C/S架構(gòu)軟件維護(hù)困難的問題，目前穩(wěn)定運(yùn)行，累計數(shù)據(jù)存儲量達(dá)二百萬條。在磅房數(shù)據(jù)管理中，提供審核和報表功能，體現(xiàn)了銷售數(shù)據(jù)透明化和共享性。在銷售管控方面，通過發(fā)貨單統(tǒng)一編號精準(zhǔn)跟蹤各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，在2019年度全年核對銷售業(yè)務(wù)時，實(shí)現(xiàn)了零差錯控制。同時，在所有涉及發(fā)貨單的業(yè)務(wù)中，全面兼容條形碼掃碼槍作業(yè)，大幅度地提高了員工的工作效率，有效地降低了人力成本。

5總結(jié)

本文在分析榆林地區(qū)榆林中小煤炭企業(yè)銷售模式特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，提出了一個基于發(fā)貨單的銷售管控系統(tǒng)。文章首先詳細(xì)設(shè)計了系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，接著對軟件系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)庫設(shè)計給出了詳細(xì)的說明，然后描述了系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中采用的技術(shù)架構(gòu)和開發(fā)過程，最后介紹了系統(tǒng)目前的實(shí)際應(yīng)用狀況。該系統(tǒng)不只是一個單純的軟件系統(tǒng)，同時充分融合了發(fā)貨單管理業(yè)務(wù)，省去了高昂的硬件建設(shè)成本，是企業(yè)應(yīng)對當(dāng)前銷售管理問題的低成本、高效率的解決方案。系統(tǒng)經(jīng)過一年多運(yùn)行，充分證明了其價值所在，撰寫本文是本著成果共享的目的，以期對地方煤炭企業(yè)幫助或借鑒。