角色理論視閾下的高校院系教學(xué)秘書的工作分析*

曾玲艷,郭春珍

(龍巖學(xué)院 經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院,福建 龍巖 364012)

角色理論認(rèn)為管理者承擔(dān)著人際關(guān)系的角色、信息傳遞的角色和決策者的角色，這些角色在管理過程中對于管理者高效履行職能有著重要的促進(jìn)作用。學(xué)習(xí)角色理論并運(yùn)用到實踐工作中，有利于工作職能得到更好地實施。在新的形勢下，現(xiàn)代教學(xué)管理工作有了新的特點，對教學(xué)秘書的素質(zhì)和要求也有了新的變化。高校教學(xué)秘書更應(yīng)該加強(qiáng)角色理論學(xué)習(xí)，充分了解工作內(nèi)容和性質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮職能，適應(yīng)新形勢下的要求，使自己具備在新形勢下做好教學(xué)秘書工作的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。

一、明茨伯格的管理者角色理論概述

明茨伯格將角色運(yùn)用到管理學(xué)中，將角色定義為屬于有一定職責(zé)或者地位的人而具有一套有條理的行為。他將管理者的工作角色分為三類，即人際關(guān)系角色、信息傳遞角色和決策制定角色。

人際關(guān)系角色基于管理者的地位和職責(zé)，其中聯(lián)絡(luò)者角色理論要求管理者要專門建立自己的非正式的信息系統(tǒng)，這種信息系統(tǒng)建立在柔性管理的手段中，并對促進(jìn)管理職能的實施非常有效。

信息傳遞角色理論要求管理者拓展信息來源渠道，確保信息能夠支撐工作的順利開展。而信息傳遞角色包括信息監(jiān)督者角色、信息傳播者角色和發(fā)言人角色。其中信息監(jiān)督者角色的管理者需要通過各種內(nèi)外部渠道主動收集、甄別和整理信息；信息傳播者角色的管理者必須分享并分配信息，即內(nèi)外部信息擴(kuò)散傳播，并在必要情況下，還需要分別向成員傳遞信息。

決策制定角色即管理者作出抉擇活動，它包括企業(yè)家、危機(jī)處理者、資源分配者和談判者四種角色。危機(jī)處理者角色的管理者要非自愿地回應(yīng)壓力，及時應(yīng)對突發(fā)事件。資源分配者角色負(fù)責(zé)在組織內(nèi)部分配責(zé)任、設(shè)計組織結(jié)構(gòu)、決定分工和協(xié)調(diào)工作。

二、高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)涵

高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作的一線管理者，是院系分管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的有力助手。在日常的工作中，教學(xué)秘書需要聯(lián)系教務(wù)處及各院(系)協(xié)調(diào)有關(guān)教學(xué)事務(wù)，需要協(xié)調(diào)老師、學(xué)生和師生之間的各種關(guān)系，需要做好學(xué)校各部門領(lǐng)導(dǎo)和院系領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)與老師、領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生、老師與學(xué)生之間“上傳下達(dá)”的溝通工作。教學(xué)秘書既是服務(wù)者、組織者，又是管理者，他們需要通過一定的組織形式、管理方式促使教學(xué)活動正常進(jìn)行，并在教學(xué)工作中起著監(jiān)督管理的作用。

(一)教務(wù)管理

教務(wù)管理是教學(xué)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是高校教學(xué)秘書工作的重要內(nèi)容。主要包含以下幾點：

1．參與制(修)訂、匯編、校對各專業(yè)人才的培養(yǎng)方案。培養(yǎng)方案是教學(xué)工作開展的綱領(lǐng)性文件，方案的科學(xué)性可以促使教學(xué)工作順利開展。但在實際工作中，方案的制定總有存在著諸多問題，這便要求教學(xué)秘書要充分了解各專業(yè)教學(xué)特點，及時提出修訂、調(diào)整人才培養(yǎng)方案的建議或措施，進(jìn)而使人才培養(yǎng)方案更為合理。

2．編排課程表。在編排課程表之前需充分了解老師們的個人需求，這就需要與每個老師進(jìn)行充分溝通，才能盡量滿足老師的需求。同時編排課程表還要注意：教室和老師上課時間不能沖突、課程性質(zhì)要求3節(jié)連上還是分單雙周教學(xué)和兩次課時之間需間隔多長等問題。

3．實踐教學(xué)安排與管理。著力于培養(yǎng)應(yīng)用型人才的高校，他們在專業(yè)教學(xué)內(nèi)容上實踐教學(xué)學(xué)時需達(dá)到20%以上。因此，實踐教學(xué)也是此類高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。而創(chuàng)新實踐教學(xué)的工作安排和管理，是提高教學(xué)質(zhì)量的重要抓手。

(二)學(xué)務(wù)管理

學(xué)務(wù)管理與學(xué)生的切身利益休戚相關(guān)，是教學(xué)管理中備受關(guān)注的環(huán)節(jié)。主要包括學(xué)生信息管理、組織學(xué)生網(wǎng)上選課、重修課程的網(wǎng)上報名、學(xué)籍異動處理(學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)的處理等)、學(xué)生成績管理(整理、變更、歸檔等)、畢業(yè)資格審核以及畢業(yè)生檔案歸檔等工作。

(三)考務(wù)管理

考務(wù)管理是教學(xué)管理中要求較高、相對復(fù)雜的部分。主要包括期中、期末考試安排、課程重修或補(bǔ)考安排、畢業(yè)班大清考安排以及協(xié)助教務(wù)處組織各種等級考試(大學(xué)英語四、六級考試，省或國家級計算機(jī)等級考試)和各種職業(yè)技能的鑒定等工作。

(四)教學(xué)常規(guī)管理

教學(xué)管理工作是務(wù)實且又繁重復(fù)雜，而要使教學(xué)管理工作有序地開展，就需要將教學(xué)管理工作常規(guī)化，即進(jìn)行教學(xué)常規(guī)管理。教學(xué)常規(guī)管理的工作主要有期初、期中、期末的教學(xué)常規(guī)檢查，調(diào)、停課安排，教師工作量統(tǒng)計，教師聽課評課等教研活動，教師獎勵和處分的材料等。教學(xué)常規(guī)檢查由院系自查和教務(wù)處檢查組成，檢查可以召開學(xué)生座談會、老師座談會等形式，也可以按照教學(xué)工作目標(biāo)體系來檢查教學(xué)材料。

(五)教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案的收集與管理是教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容。檔案資料主要有教學(xué)管理文件(學(xué)校的和院系的，主要是學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)分制管理規(guī)定、學(xué)位授予細(xì)則、學(xué)生違規(guī)處罰條例、教師教學(xué)要求等)、培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)課表、考試安排表、學(xué)生花名冊、學(xué)生成績匯總表、往年的試卷或?qū)嶒瀳蟾妗厴I(yè)實習(xí)材料、畢業(yè)論文或設(shè)計、教師業(yè)務(wù)檔案和課程檔案等等。

三、高校教學(xué)秘書的工作特征

(一)服務(wù)性

教學(xué)秘書工作主要是為教學(xué)管理服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教師服務(wù)和為學(xué)生服務(wù)。這表明教學(xué)秘書工作的根本特征是服務(wù)性。教學(xué)秘書服務(wù)的對象是老師和學(xué)生，但由于個體差異性，情況復(fù)雜性，常常會有不同的情況需要教學(xué)秘書幫忙解決。因此，教學(xué)秘書必須認(rèn)真對待，全心全意做好服務(wù)工作。

(二)綜合性

教學(xué)秘書既要負(fù)責(zé)院系全部的教務(wù)、學(xué)務(wù)及考務(wù)工作，又要承擔(dān)教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)的協(xié)助性工作，還要處理教學(xué)的具體事務(wù)和突發(fā)事件，有時還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作，而這些工作涉及教學(xué)工作的方方面面，涉及教師和學(xué)生的切身利益，工作繁重、難度較大、責(zé)任重大，因此教學(xué)秘書工作是綜合性的工作。

(三)時效性

教學(xué)秘書的工作是服務(wù)和綜合的，所以很多工作都要未雨綢繆，這也要求教學(xué)秘書工作的時效性。主要體現(xiàn)在所有的教學(xué)準(zhǔn)備工作必須在新學(xué)期開學(xué)前完成，否則就會影響教學(xué)工作的正常開展，同時考務(wù)準(zhǔn)備工作也要及時。從而保證了教學(xué)資源的有效配置和獲取最佳的教學(xué)效益。

(四)周期性和靈活性

教學(xué)秘書的日常工作是有規(guī)律性的，每學(xué)年一個周期，工作量和工作內(nèi)容呈現(xiàn)周期性特點，同時又具有靈活性。而在教學(xué)工作中難免會發(fā)生突發(fā)事件，這就要求教學(xué)秘書要在繁瑣復(fù)雜的日常事務(wù)和突發(fā)事件之間尋求平衡點，靈活處理兩者關(guān)系，找到最佳的解決方式。

四、高校教學(xué)秘書職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力拓展的途徑和方法

(一)提升人文素養(yǎng)，增強(qiáng)人際溝通能力

人文素養(yǎng)就是“以人為對象、以人為中心的精神”，即以人為本。這就要求教學(xué)秘書在日常的工作中秉持服務(wù)意識，具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，全心全意為教學(xué)服務(wù)，關(guān)心老師，尊重學(xué)生，為師生創(chuàng)造和諧的工作學(xué)習(xí)環(huán)境。良好的人際關(guān)系有利于工作的順利開展和進(jìn)行，能起到事半功倍的作用。

(二)提升科學(xué)素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)工作能力

科學(xué)素養(yǎng)是指不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，運(yùn)用科學(xué)知識，解決工作問題，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力的素養(yǎng)。當(dāng)今世界，知識和科技日新月異，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)自覺關(guān)注和學(xué)習(xí)教育改革和發(fā)展的新動態(tài)、新趨勢、新思想和新理念，學(xué)習(xí)工作所需的相關(guān)知識和技能，不斷提高業(yè)務(wù)能力。

(三)提升管理素養(yǎng)，提高合作協(xié)調(diào)能力

管理素養(yǎng)是指管理者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力。有的學(xué)者將管理素養(yǎng)概括為十種基本的管理能力，有的著作將管理素養(yǎng)歸納為五種基本的管理能力。但就教學(xué)秘書而言，應(yīng)具備四種基本的管理能力，即敏捷的思維能力、合理利用時間的能力、分析歸納能力和溝通協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書的工作紛繁復(fù)雜，整個過程必須保持清醒的頭腦、敏捷的思維，能從錯綜復(fù)雜的關(guān)系中抓住重點，合理利用時間，分清主次，分析歸納有用的資訊，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息，能夠跟相關(guān)部門和人員溝通合作，做好“上令下達(dá)”和“下情上報”工作。

(四)提升資訊素養(yǎng)，增強(qiáng)創(chuàng)新工作能力

資訊素養(yǎng)是指“使人能夠更有效地選擇、查找及評估傳統(tǒng)或網(wǎng)上資源的技巧”，是確認(rèn)信息、檢索及尋獲信息、組織及整理信息、使用及創(chuàng)造信息和評估信息的能力(張臺隆，2004)。在信息自動化的新形勢下，數(shù)字化校園、校園一卡通、無紙化辦公、教學(xué)管理系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化等新事物的不斷涌現(xiàn)，對教學(xué)秘書的工作提出了更高更新的要求。教學(xué)秘書要提高資訊處理能力，利用現(xiàn)代化辦公條件及網(wǎng)絡(luò)社交工具，及時搜集、加工、處理和合理運(yùn)用資訊，更好地為教學(xué)管理服務(wù)。

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊伍中最基層的組織者和管理者，是各項教學(xué)管理工作的執(zhí)行者。教學(xué)秘書的工作順利與否直接影響到教學(xué)工作的水平的高與低以及質(zhì)量的好與壞。教學(xué)秘書是高校教學(xué)工作不可缺少的工作人員。而教學(xué)秘書的工作具有綜合性、周期性、靈活性等特點，這就要求教學(xué)秘書不斷學(xué)習(xí)，培養(yǎng)創(chuàng)新精神和能力，擁有工作所需的業(yè)務(wù)知識和能力，為高校的教學(xué)和育人工作貢獻(xiàn)力量。

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