醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討

鄧曉霞

摘 要：作為醫(yī)院整體管理工作中的基礎(chǔ)，檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮著不容小覷的作用。本文先對醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及其中的問題進(jìn)行分析，然后針對各項(xiàng)問題提出相應(yīng)的創(chuàng)新解決措施，以望能為相關(guān)人士提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵字：醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

檔案是醫(yī)院開展各項(xiàng)管理的重要參考依據(jù)之一，也是醫(yī)院發(fā)展的重要財(cái)富，更是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。所以，不斷加強(qiáng)檔案管理對醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)來說至關(guān)重要。社會(huì)主義模式下的市場經(jīng)濟(jì)格局不斷發(fā)生著變革，醫(yī)院要適應(yīng)這種變化就必須要從基礎(chǔ)性的檔案管理入手，積極建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，并將制度的執(zhí)行落實(shí)到位。此外，相關(guān)工作人員必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題，并針對問題采取有效的解決措施，從而保證醫(yī)院在市場變動(dòng)中保持穩(wěn)定的發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 相關(guān)制度不健全

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，科技技術(shù)日新月異，檔案的外延及內(nèi)涵都在隨之發(fā)生變化，但是，通過對醫(yī)院進(jìn)行走訪，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)醫(yī)院對于內(nèi)部檔案管理的內(nèi)容沒有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及模式，各個(gè)醫(yī)院基本上都是按照自身的實(shí)踐及理解來進(jìn)行檔案管理，這就促使一些應(yīng)該進(jìn)行管理的檔案沒有得到及時(shí)的管理。此外，醫(yī)院檔案管理基本都由各個(gè)科室進(jìn)行分散管理，檔案分類不明、檔案保存重復(fù)等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這樣的分散式管理大大降低了檔案的利用率，更使得檔案缺乏安全性和完整性?？傊?，缺乏統(tǒng)一管理制度的檔案管理模式讓部分珍貴材料的收集和管理得不到足夠重視，使得檔案管理與信息管理的嚴(yán)重脫節(jié)，造成缺乏檔案管理的完整性和醫(yī)院信息資源的整合性。

1.2 缺乏專業(yè)管理人員

當(dāng)前，多數(shù)醫(yī)院在發(fā)展過程中都只對醫(yī)療技術(shù)人員專業(yè)技能及素質(zhì)的提升予以關(guān)注，而檔案管理人員的管理能力和素質(zhì)涵養(yǎng)尚未被納入人員培養(yǎng)的要求和計(jì)劃當(dāng)中，所以部分醫(yī)院的檔案管理人員并非專業(yè)出身，學(xué)歷相對偏低，自身所掌握的知識層面也較為狹窄。此外，醫(yī)院檔案管理人員少有進(jìn)修機(jī)會(huì)，系統(tǒng)化的相關(guān)培訓(xùn)也比較匱乏，這就造成多數(shù)檔案管理人員的管理水平和職業(yè)素養(yǎng)與時(shí)代發(fā)展的需求相脫節(jié)，缺乏時(shí)代所需的活力與開拓創(chuàng)新。

1.3 現(xiàn)代化檔案設(shè)施匱乏

信息時(shí)代的來臨迫切要求醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。但是，當(dāng)前許多醫(yī)院尤其是中小型醫(yī)院的檔案管理設(shè)施過于陳舊，難以滿足時(shí)代對檔案管理提出的新要求。對于檔案管理，計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、防磁柜、刻錄機(jī)、空調(diào)、加濕機(jī)及滅火器等各種硬件設(shè)施必須要具備，且檔案的存放保管必須科學(xué)合理。此外，醫(yī)療用房不足、檔案用房狹窄及管理技術(shù)落后等也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理設(shè)施方面存在的主要問題，許多醫(yī)院甚至還在利用手工進(jìn)行檔案收集和檢索。這種陳舊落后的管理方式對檔案的收集、運(yùn)用及調(diào)研來說非常不利，更為檔案管理的發(fā)展帶來了很大程度的限制。

2 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)

2.1 建立完善的管理制度，規(guī)范管理行為

檔案管理工作具有很強(qiáng)的條理性，通過建立健全的管理制度可以改善當(dāng)前檔案管理隨意性較為嚴(yán)重的局面，確保檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合單位自身的實(shí)際情況逐步進(jìn)行檔案的收集、保管、借閱、保密、移交及銷毀等規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格管理檔案庫房，保證檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，有章可循。此外，還要對醫(yī)院不同載體及不同門類的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理與考核，使得檔案管理能夠同步于醫(yī)療業(yè)務(wù)的考核評價(jià)及發(fā)展。

2.2 明確收集方式和范圍，科學(xué)進(jìn)行檔案分類

一切能夠反映醫(yī)院發(fā)展的重要事項(xiàng)和活動(dòng)、具有利用及研究價(jià)值的聲像與影視制品、圖片、文檔和電子信息等資源以及醫(yī)院涉及經(jīng)營的各項(xiàng)記錄都屬于歸檔內(nèi)容。歸檔的聲像與影視制品、圖片要保證足夠清晰完整，文字檔案要保證內(nèi)容書寫工整清晰。醫(yī)院可將日常收集、定期收集及年終收集三種收集方式相結(jié)合進(jìn)行檔案資料的采集。為了進(jìn)一步確保檔案的完整性，醫(yī)院要在年終時(shí)進(jìn)行各個(gè)科室資料文件的統(tǒng)一清查和整理。

按照內(nèi)容可將檔案分為文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、實(shí)物、聲像及電子檔案、基建檔案、特體檔案及科技檔案等；按照保存期限可將檔案分為定期檔案和永久檔案；按照檔案性質(zhì)可將檔案分為業(yè)務(wù)檔案、綜合檔案及政工檔案等。檔案管理工作人員要熟知檔案的各種分類方式，以保證醫(yī)院能夠?qū)n案資料予以有效利用，從而展現(xiàn)出檔案管理的重要性。

2.3 配備專業(yè)管理人員，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

檔案管理人員的專業(yè)技能及綜合素養(yǎng)是檔案管理順利進(jìn)行及持續(xù)發(fā)展的重要保障，醫(yī)院必須要選擇德才兼?zhèn)涞娜瞬胚M(jìn)行檔案管理。檔案管理人員要懷著一顆負(fù)責(zé)任的心來對待工作，落實(shí)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)細(xì)節(jié)。檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和條理性，這就需要管理人員在具有強(qiáng)烈的責(zé)任感的前提下還具備一定程度的基本技能和專業(yè)水平。所以，醫(yī)院檔案管理水平與人才培養(yǎng)及提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)等方面密切相關(guān)。當(dāng)前醫(yī)院要做的就是將檔案管理人才的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃當(dāng)中，通過讓檔案管理人員參加交流學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)及進(jìn)修等方式來提升其業(yè)務(wù)水平。此外，檔案管理人員還要自覺進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，不斷提升自身能力，全面投身于檔案管理工作，從而促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.4 抓好檔案網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)管理信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息管理及辦公自動(dòng)化的快速普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足新時(shí)代提出的嶄新的管理要求。這些科技技術(shù)的發(fā)展，在一定程度上使得檔案的內(nèi)涵得以延伸。一方面，醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)相對繁忙，所產(chǎn)生的檔案多而復(fù)雜，每年的影像資料及數(shù)萬份病案等都需要進(jìn)行歸檔，傳統(tǒng)的檔案儲存方式將會(huì)占用很大的空間，甚至可能加深醫(yī)療用房的緊張程度。這種時(shí)候，將檔案資料通過計(jì)算機(jī)存入電腦或刻成光盤，大大節(jié)省了檔案的存儲空間。另一方面，傳統(tǒng)的檔案存儲工作量相對較大，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)人力，也不利于使用者進(jìn)行檔案查閱。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理之后，在很大程度上提升了檔案存儲的工作效率，減少了人力資源的浪費(fèi)，使用者也能夠通過計(jì)算機(jī)快速準(zhǔn)確的找到所需檔案資料，從而順利開展各項(xiàng)工作?？傊?，實(shí)施檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，這樣不僅能更加方便地保存信息更可以減少存檔空間。醫(yī)院必須實(shí)現(xiàn)檔案領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)化，將辦公自動(dòng)化、數(shù)字化及信息化貫穿于檔案的起草、修改、檢索、打印、登記及匯總統(tǒng)計(jì)等每一個(gè)管理環(huán)節(jié)，只有這樣才能讓檔案管理保持與時(shí)俱進(jìn)的腳步。

3 結(jié)束語

檔案管理是自古以來就一直在進(jìn)行的一項(xiàng)工作，社會(huì)的快速發(fā)展將紙質(zhì)化的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮幼鳛檩d體的管理模式。雖然無論在模式還是在意識上，無論從工作流程還是從手段上，檔案管理工作還在不斷地涌現(xiàn)出創(chuàng)新和改革，但是，信息化時(shí)代的來臨及社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)化的不斷完善迫使醫(yī)院的發(fā)展面臨著更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。醫(yī)院必須看清當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展形式，對醫(yī)院現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題予以調(diào)查和關(guān)注，同時(shí)提出有價(jià)值的解決措施，以全面促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。

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