加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理 積聚發(fā)展正能量

丁 琨

（蘇州市吳江區(qū)公安局，江蘇蘇州，215200）

科技的高速發(fā)展，推動(dòng)了公安工作的不斷創(chuàng)新與提升，一些傳統(tǒng)的工作方法在調(diào)整，更多全新的工作理念在生成，而與公安戰(zhàn)線息息相關(guān)的檔案工作也面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)。當(dāng)前新形式下，如何創(chuàng)新開展檔案工作，使其更好地服務(wù)公安服務(wù)大眾，將是一項(xiàng)重要的任務(wù)。

2013年以來，蘇州市吳江區(qū)公安局深度思考公安工作現(xiàn)代化建設(shè)，謀求新時(shí)期檔案管理工作向深度轉(zhuǎn)型發(fā)展，為公安檔案工作不斷積聚“正能量”，以推動(dòng)檔案工作全面加速、提升、增效，努力打造服務(wù)型公安形象。

一、檔案現(xiàn)代化管理工作的新思考

1.檔案工作發(fā)展新機(jī)遇

回顧這幾年的檔案工作，經(jīng)歷者無不深有感觸：現(xiàn)代科技特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為檔案工作的發(fā)展提供了強(qiáng)大的推動(dòng)力。檔案不再是傳統(tǒng)意義上的一本本厚重的卷冊。從硬件上來說，我們已經(jīng)從只擁有裝訂機(jī)、榔頭、針線等“冷兵器”的基礎(chǔ)配置提升到了電腦、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等一系列高科技武器；而從軟件上來說，簡單的word文檔、excel表格直至目前的檔案信息管理系統(tǒng)，無不彰顯著“檔案科技時(shí)代”的來臨。

與此同時(shí)，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度也是空前的。自1994年省公安廳在全省部署開展了派出所爭創(chuàng)合格檔案室活動(dòng)之后，各級公安機(jī)關(guān)精心組織、大力推動(dòng)，經(jīng)過20年的不斷努力，各派出所檔案管理工作都達(dá)到了一個(gè)較高的水平。而隨著一系列公安派出所檔案工作制度的不斷完善，檔案工作也逐步從幕后走向前臺，納入派出所年度工作計(jì)劃與考核。各所都明確了分管領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任民警，檔案工作的相關(guān)規(guī)定及本所檔案管理工作情況都能了然于心，各項(xiàng)檔案管理的規(guī)章制度一一予以落實(shí)，碰到相關(guān)的設(shè)備、經(jīng)費(fèi)、人員等實(shí)際困難也是大力幫助解決。這一系列的改變鼓舞人心，激勵(lì)檔案工作者不斷提升工作質(zhì)量，提高自身的創(chuàng)新能力與服務(wù)水平。

2.檔案工作面臨新調(diào)整

發(fā)展是主流，創(chuàng)新是必然。檔案工作不斷前進(jìn)變革的同時(shí)，與傳統(tǒng)的一些經(jīng)驗(yàn)做法形成對峙也是不可避免的。隨著形勢任務(wù)的變化和公安信息化的深入推進(jìn)，派出所檔案工作內(nèi)容和方式也發(fā)生著變化。在實(shí)際工作中，我們意識到，一些歸檔過程中碰到的實(shí)際問題，用原先的做法行不通，而新的標(biāo)準(zhǔn)又沒有出臺，這種讓檔案工作者備感無力的情形急需引起上級相關(guān)部門重視，并及時(shí)做出調(diào)整。舉例來說，我們的重點(diǎn)人口卷、場所行業(yè)及企事業(yè)單位管理卷等等，按以往慣例，社區(qū)民警會(huì)將林林總總的相關(guān)材料一一收集，每到歸檔之時(shí)，都是滿滿當(dāng)當(dāng)一桌子。而如今社區(qū)民警直接將材料錄入大平臺，通過系統(tǒng)進(jìn)行操作，更加高效、便捷、科學(xué)，基本實(shí)現(xiàn)“無紙化”管理。這就讓檔案材料的收集變得十分“尷尬”。“拿什么歸檔”是碰到此類情形之后，每一個(gè)檔案工作者都感到頭痛的問題。

而與之相反，一些新增的、能體現(xiàn)公安工作實(shí)際情況，有歸檔價(jià)值的材料則需要考慮是否該將之納入檔案管理。光靠一個(gè)備查卷，難以應(yīng)對各種層出不窮的新事物，同時(shí)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)乃大勢所趨，電子檔案、實(shí)物檔案等新興的抑或冷僻的檔案種類也應(yīng)該得到更多重視。

二、不斷挖潛提升檔案現(xiàn)代化管理水平

1.探索檔案現(xiàn)代化管理的學(xué)習(xí)方法

檔案工作涵蓋整個(gè)派出所工作的方方面面。戶籍、文書、社區(qū)、案件都有涉及，新型的科技、視聽、電子、實(shí)物等檔案形式也相繼出現(xiàn)，這就要求檔案工作者必須對相關(guān)部門的工作流程及業(yè)務(wù)知識都能有個(gè)大概了解。這么大的學(xué)習(xí)范圍，光靠坐在辦公桌前等材料或是等解決方法是絕對行不通的，只有多問多學(xué)、勤記勤練。同時(shí)計(jì)算機(jī)知識與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用能力也需要不斷提升，基本的打字、制表、錄入、查詢等都是現(xiàn)代檔案工作的必備能力。互聯(lián)網(wǎng)上刊載的與檔案管理相關(guān)的知識與技能也可以通過平時(shí)的學(xué)習(xí)積累轉(zhuǎn)化為自身能力，從而運(yùn)用到實(shí)戰(zhàn)中去。

2.制定檔案現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)規(guī)范

檔案工作的一個(gè)明顯的特點(diǎn)就在于其時(shí)間上的滯后性。一份完整的檔案材料的產(chǎn)生，通常是在整個(gè)相對應(yīng)事件告一段落之后才會(huì)進(jìn)入歸檔序程。傳統(tǒng)的戶籍類、文書類、視聽類以及各類臺賬等，都是本年度的工作對象，即為上一年的工作內(nèi)容。即便是時(shí)間上相對較短的業(yè)務(wù)類材料，固然有“隨結(jié)案、隨立卷、隨歸檔”的要求，也總是在案件偵查告一段落之后，材料才出現(xiàn)在檔案工作者手中，因此很容易讓人對檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)同。

所幸隨著公安檔案工作的不斷推進(jìn)，各項(xiàng)制度不斷確立，考核內(nèi)容不斷完善，逐步提升了整個(gè)檔案工作在公安工作中的地位。大環(huán)境得到改善的同時(shí)，更要求我們在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)中要不斷規(guī)范自身行為，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。在材料積累、收集方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料與現(xiàn)代化的電子文檔、數(shù)據(jù)表格都要齊頭并進(jìn)；在檔案的整理、立卷、歸檔方面，既要重視材料的裝訂質(zhì)量與相對應(yīng)的目錄統(tǒng)計(jì)，也要及時(shí)將檔案內(nèi)容錄入公安檔案管理系統(tǒng)，并保持高度的正確率與全面性；在檔案利用開發(fā)方面，不僅要重視對內(nèi)服務(wù)，更要將服務(wù)群眾的理念深植入心，完善利用效果的反饋、記載工作，從而發(fā)揮派出所檔案的重要作用。

3.推行檔案現(xiàn)代化的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

“身在公安最基層，為群眾辦好每一件小事就是本分。”這樸實(shí)的話語代表的是檔案工作者的心聲。要圍繞如何說群眾話、辦群眾事，摸索總結(jié)出行之有效的工作技巧與語言方法，以增強(qiáng)轄區(qū)群眾對我們的親切感和認(rèn)同感。在做好檔案工作的同時(shí)，不斷利用各種宣傳渠道進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳教育工作，讓檔案走近群眾、服務(wù)群眾。

公安窗口是與群眾進(jìn)行接觸溝通的最前沿，因此要推行現(xiàn)代化的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，就要對提供戶籍查檔服務(wù)提出更嚴(yán)格的要求。不僅要做到業(yè)務(wù)熟練、查檔快速，更要對群眾笑臉相迎、熱情服務(wù)。老百姓上門求助時(shí)心情復(fù)雜，有著急上火的，有忐忑不安的，甚至還有心存疑慮、情緒對立的。檔案工作者在面對這些負(fù)面情緒時(shí)，要以真誠感化人、以服務(wù)感動(dòng)人、以材料說服人，做到有憑有據(jù)、有情有理，讓老百姓懷揣著滿意與感動(dòng)而歸。